El Rol Fundamental de un Consultor en la Implementación de Sistemas ERP y CRM

En el ámbito profesional actual, los acrónimos ERP y CRM se han vuelto omnipresentes. Para las empresas, la implementación de un software ERP es una decisión estratégica de gran relevancia, que no debe tomarse a la ligera. Es crucial considerar si la solución se adaptará a las particularidades del negocio y si contribuirá a una mayor eficacia. Esta es la razón por la cual muchas empresas consideran la consultoría ERP.

Cuando una empresa se plantea cambiar de ERP o implementarlo por primera vez, es natural que surjan dudas. Se busca una solución de software avanzada, escalable, que se adapte al negocio y optimice los procesos de gestión empresarial. Similarmente, el CRM (Customer Relationship Management) es clave para la gestión de clientes y la estrategia de marketing y ventas.

¿Qué es un Consultor ERP?

Un consultor ERP es un profesional especializado en el asesoramiento a empresas para elegir, implementar y optimizar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Una de las cualidades esenciales de un consultor ERP es su dominio técnico en el desarrollo de soluciones de software, combinado con un profundo conocimiento en gestión empresarial.

La misión principal de los consultores ERP es comprender las necesidades de gestión y planificación de una empresa. Su objetivo es ayudarles a elegir, implementar, parametrizar y hacer un uso eficaz del software de gestión empresarial. Para cubrir todos los procesos de una empresa, es fundamental disponer de un ERP personalizado.

La elección de un software de planificación de recursos empresariales es una decisión trascendental para cualquier empresa, que debe considerar no solo las necesidades presentes, sino también las futuras.

Funciones y Responsabilidades de un Consultor ERP

La consultoría ERP se ejecuta dentro del marco de un proyecto de implementación. Por ejemplo, un Consultor del Módulo Logístico de un ERP es responsable de identificar los requerimientos del negocio para el diseño. Su alcance puede ir desde la adquisición de materiales, hasta su almacenamiento y distribución. Los ERP suelen estar organizados en módulos, que a su vez se relacionan con un conjunto de procesos dentro de la cadena de valor de la empresa. Después del análisis de las diferentes áreas, se identifican las principales necesidades de gestión que la empresa debe llevar a cabo. Una vez determinadas las necesidades, se procede a definir el alcance del proyecto de implementación ERP.

Los requerimientos para un Consultor ERP varían de acuerdo a su especialidad. Por ejemplo, un experto en el Módulo de Finanzas y Contabilidad, suele tener grado de Contador.

Perfiles y Salarios de Consultores ERP

Para un consultor ERP no es suficiente contar con un grado universitario relevante. De acuerdo al nivel de responsabilidad y años de experiencia, los sueldos pueden variar considerablemente. Por ejemplo, si el consultor domina una vertical de negocio especializada (ej. manufactura, retail, servicios). El salario para un consultor ERP que inicia su carrera en EE.UU está en $47.000 al año, aproximadamente. En promedio, el salario anual está en un rango alrededor de los $67.000. En otros países, como en Alemania, el rango salarial para consultores ERP va desde los 48.000 € a los 72.000 €.

Definición y Rol de los Sistemas ERP y CRM

ERP y CRM son dos acrónimos muy usados en el ámbito profesional, y su correcta comprensión es crucial para la gestión empresarial.

¿Qué es un ERP? Enterprise Resource Planning

Con ERP nos referimos al Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales). Un ERP abarca mucho más que el CRM, permitiendo a la empresa dar un salto en la gestión. Con un ERP, la rapidez en el análisis de lo que ocurre en la empresa impulsará la toma de decisiones más adecuadas. Esto se logra al disponer de información en tiempo real y tener la trazabilidad de los productos y procesos administrativos. La integración de un ERP no es un proceso autocomplaciente, sino el primer paso en la transformación digital de la pyme, llevando a un análisis objetivo de la empresa y a la unión en torno a una herramienta que cambiará procesos y modos de organización.

Un ERP es un software de “back office”, es decir, de uso y procedimientos internos que no repercuten directamente en la relación con los clientes. Un ERP trabaja en el intercambio de información entre departamentos y el control de los mismos, ayudando a reducir costes de producción, un control del stock y almacenaje, una supervisión de las ventas (no en la gestión de las mismas, sino por ejemplo en ver qué productos son los más vendidos), un control de las facturas y una administración de la contabilidad o las nóminas. Es decir, un ERP controla gran parte de los procesos internos de una empresa, por ejemplo, dando inputs al departamento de producción sobre los productos más vendidos y al mismo tiempo compartiendo información con el departamento financiero sobre costes, beneficios, etc.

En definitiva, un ERP, que suele ser una herramienta modular, actúa sobre las siguientes dimensiones de una empresa:

• Producción
• Nóminas
• Control de venta
• Control de stock
• Contabilidad y finanzas
• Suministro y proveedores

El objetivo final de un ERP es centralizar la gestión integral de una empresa en una herramienta, buscando una mejor comunicación interdepartamental y un mejor acceso a los datos. Sin embargo, un ERP es un software complejo que requiere complejas acciones y decisiones. Al unir tantos departamentos, su contratación suele ser costosa; al realizarse muchas veces a medida, el mantenimiento también lo es; al aglutinar tanta información, el aprendizaje y formación suele ser larga y compleja. Lo mismo ocurre con la puesta en marcha del software, requiriendo tiempo, esfuerzo y dinero.

Por tanto, un ERP suele ser un software que se instala en empresas de tamaño mediano y grande, ya que estamos hablando de una inversión importante tanto en aspectos económicos, como de tiempo y personal. Al mismo tiempo, no todas las empresas gestionan stock o fabrican productos (como por ejemplo agencias, consultoras y demás empresas de servicios profesionales), módulos esenciales a la hora de sacar partido de un ERP.

Las soluciones ERP ofrecen la capacidad de gestionar y sistematizar procesos complejos, de forma integrada, confiable y escalable. En general, estos sistemas mejoran la eficiencia y el control, aunque con algunas diferencias importantes entre los partners de implementación, que se reflejan en las metodologías de gestión de proyectos.

¿Qué es un CRM? Customer Relationship Management

Por otro lado, CRM es el acrónimo de Customer Relationship Management (Gestión de las relaciones con clientes). Este nos permite avanzar en la gestión de nuestros clientes y potenciales clientes.

Un software CRM también se considera un “front office” porque es una herramienta que sí afecta a la relación con clientes y a los procesos externos. La finalidad del CRM es ordenar la información del cliente, ponerla en el centro de la empresa, ayudar en la gestión o seguimiento comercial y poder trazar estrategias tanto de ventas como de marketing. Al contrario que un ERP, el CRM contiene información de clientes, por lo que es una herramienta más dinámica y ágil tanto en uso como implantación, aprendizaje, funcionalidades y precio.

La implantación de un CRM es fundamental para realizar un marketing depurado y acertado, ya que, en un contexto como el actual, las acciones de promoción o comunicación deben ser segmentadas lo máximo posible para aumentar ratios de conversión y minimizar costes tanto por lead como por cliente. El CRM es también clave para el correcto desempeño del departamento comercial de cualquier empresa. Especialmente en las pymes, acostumbradas a trabajar con Excel, ya que ayuda a profesionalizar el ciclo de ventas y realizar un seguimiento certero y personal a cada lead para acabar por ofrecer mejores resultados en venta.

En definitiva, el CRM es un software centrado en el cliente cuya finalidad es mejorar su relación con la empresa (tanto antes de la venta como después) y aumentar las ventas.

Diferencias Clave entre ERP y CRM

Los sistemas ERP y CRM comparten una característica vinculante común: ambos optimizan de manera considerable los procesos comerciales. La implementación de los sistemas ERP y CRM en la empresa - independientemente del segmento económico o tamaño de la misma - automatizan extraordinariamente los procesos y mejora la gestión empresarial. El resultado final, por tanto, es la consolidación de un mejor servicio o producto, con la consiguiente fidelización del cliente.

Aunque tienen propósitos distintos, ERP y CRM son totalmente compatibles. Sus funciones en la empresa son complementarias.

Tabla Resumen: Diferencias entre ERP y CRM

Ventajas de Implementar un ERP y/o un CRM

Las soluciones de software como ERP y CRM brindan múltiples beneficios a las empresas:

• Ganar agilidad: Disponer de la información en tan solo un clic redunda en una optimización grande de decenas de procesos y una mayor capacidad de centrar energía y atención en el "core business".
• Mejorar nuestro autoconocimiento: Disponer de la trazabilidad de todos los procesos productivos y administrativos es otra de las claves.
• Tener un software a medida: Utilizar herramientas sencillas e intuitivas en el uso, que se ajusten a las necesidades de la actividad y el tipo de gestión, es otra de las claves. Por ejemplo, a3ERP es un buen ejemplo de software con el que trabajan muchas pequeñas y medianas empresas, lo que le ha permitido conseguir una gran adaptabilidad. Y a3innuva ERP es el ERP online que integra la contabilidad y la facturación, además de garantizar una escalabilidad más cómoda para el negocio.
• Actualización permanente: Estar siempre al día ante cualquier cambio legal para enviar la información requerida por la AEAT desde el mismo programa es fundamental y abre la puerta a una mayor eficiencia.

Competitividad y eficiencia son dos conceptos que se instalarán en nuestra empresa si empezamos a trabajar con estos software de gestión interna.

¿Pueden las Empresas Trabajar con ERP y CRM al Mismo Tiempo?

Dependerá de la naturaleza de cada empresa y de la idoneidad de implantar dos herramientas con tan profundo calado en la misma. De hecho, las implantaciones tradicionales de ERP, solían incorporar un módulo de CRM. Sin embargo, los mismos desarrolladores de ERP, suelen tener un CRM externo e independiente, ya que lo recomendable es tener un software dedicado especialmente a la tarea comercial.

Dicho esto, ERP y CRM son totalmente compatibles. Son diferentes y tienen que medirse por diferentes baremos, pero su labor en la empresa es complementaria.

Esperamos que ahora tengas más claro qué es un consultor ERP, y qué son los sistemas ERP y CRM. Este conocimiento te ayudará a dar un paso importante para el avance de tu empresa, haciéndola aún más competitiva.

Si te interesa el ámbito del ERP, este software de gestión y el control de los procesos internos de la empresa, puedes consultar el ebook gratuito ¿Estás listo para elegir ERP?, un documento donde se analiza al detalle las diferentes variables que debemos manejar para dar un paso como éste.