Protección de Datos para PYMES: Obligaciones y Cumplimiento

La protección de datos es un tema delicado y vital para todas las empresas, incluidas las pymes (pequeñas y medianas empresas) en España. Cumplir con la normativa en materia de protección de datos no es una cuestión opcional para las empresas: es una obligación legal que afecta tanto a grandes corporaciones como a pymes y autónomos.

La creciente implementación de regulaciones, impulsada por normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), afecta a grandes multinacionales y pequeñas empresas por igual, debiendo adaptarse todas a los mismos estándares de cumplimiento.

A menudo, existe la percepción de que estas normativas se centran en las grandes compañías, pero en realidad, las pymes están bajo el mismo criterio legal. El incumplimiento de esta normativa puede derivar en importantes sanciones económicas, pero también pone en juego la reputación de tu empresa.

¿En qué empresas es obligatorio cumplir la ley de protección de datos?

Cualquier organización que, como parte de su actividad, trate datos personales -como nombres, direcciones, teléfonos o cuentas bancarias- debe cumplir la normativa. Todas aquellas empresas que realicen un tratamiento de datos personales de terceros, por ejemplo de clientes, empleados o proveedores, están obligadas a cumplir la ley de protección de datos. Por lo tanto, siempre que en la empresa se realice un tratamiento de datos personales, está obligada a cumplir con la protección de datos.

Esto incluye, por ejemplo:

• Clínicas o consultas médicas
• Academias y centros formativos
• Tiendas online
• Despachos profesionales
• Comercios físicos
• Profesionales autónomos

De hecho, incluso actividades aparentemente simples como guardar el teléfono de un cliente, enviar una newsletter o tener cámaras de videovigilancia implican obligaciones legales.

La protección de datos para empresas pequeñas suele ser menos compleja que la protección de datos para empresas grandes o compañías transnacionales. Sin embargo, como puede ocurrir con la protección de datos para autónomos en determinados casos, tampoco podemos olvidarnos que hay pymes que, por la actividad que desarrollan, pueden realizar tratamientos de datos a gran escala o tratar datos especialmente protegidos.

Consecuencias del incumplimiento

La normativa europea de protección de datos (RGPD) establece sanciones que pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual global en los casos más graves. Estas infracciones contemplan multas de hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de facturación anual (la cuantía que resulte superior).

Aunque estas cifras suelen aplicarse a grandes empresas, las multas para pymes pueden llegar fácilmente a decenas o cientos de miles de euros, lo suficiente para poner en riesgo cualquier negocio.

Los artículos 71 al 74 de la LOPDGDD indican las conductas que son susceptibles de ser sancionadas. Por su parte, el artículo 83 del RGPD recoge los factores que se tendrán en cuenta a la hora de imponer las multas administrativas.

Tabla de Sanciones Potenciales

Después de analizar resoluciones de la AEPD y casos reales, los fallos más frecuentes en pequeñas empresas suelen ser sorprendentemente cotidianos. Algunos ejemplos incluyen la falta de medidas de seguridad, como ordenadores sin contraseña o bases de datos accesibles, o el envío de comunicaciones comerciales sin consentimiento expreso.

¿Qué empresas deben tener Delegado de Protección de Datos (DPO)?

El Reglamento de Protección de Datos (RGPD) incluye una obligación desconocida para muchas pymes: tener contratado un Delegado de Protección de Datos (DPO). Este trabajador funciona como nexo entre la empresa y la AEPD, verificando que el tratamiento de datos que se hace en el negocio o compañía es acorde a la normativa.

Si bien esta obligación entró en vigor con la puesta en marcha del reglamento -aumentando ampliamente los casos en que es necesaria su incorporación-, su papel clave se está consolidando con las nuevas especificaciones por parte de la AEPD ante el auge de la IA (por ejemplo, con el uso de agentes para tratar datos).

El artículo 37.1 del RGPD recoge los supuestos en que es obligatorio la designación de un Delegado de Protección de Datos. Con carácter general y según las fuentes consultadas, debido a las características de esta clasificación, las microempresas quedarán fuera de este cumplimiento. Adicionalmente, el Delegado de Protección de Datos también puede ser designado de manera voluntaria. Este perfil profesional debe nombrarse atendiendo a sus cualidades profesionales. Además, puede ser desempeñado tanto por personal interno como externo, ya se trate de una persona física o persona jurídica.

La designación del delegado de protección de datos no es obligatoria para todas las empresas, por lo que un paso imprescindible es determinar si por la actividad de nuestra empresa, lo necesitamos.

¿Cómo adaptar una empresa a la protección de datos?

Cumplir con la protección de datos requiere planificación y compromiso. Para adaptarse a la ley de protección de datos para empresas y cumplir con las obligaciones LOPD y RGPD, es necesario seguir una serie de pasos. Proteger los datos personales no solo es una exigencia legal, sino también una oportunidad para fortalecer la confianza de tus clientes y mejorar la eficiencia interna.

Pasos clave para la adaptación:

1. Identificar qué datos personales se van a tratar: El primer paso sería realizar una auditoría LOPD en protección de datos para detectar aquellas deficiencias en la materia o áreas a mejorar. En función de los resultados de esta auditoría (o evaluación de impacto en caso de las empresas que lo necesiten) se determinarán los puntos a subsanar y las acciones a implementar.
2. Determinar si se van a realizar cesiones de datos: Se producen cesiones de datos cuando contratamos a otra empresa para que nos preste un servicio que implique el acceso directo o indirecto a los datos que tratamos (es el caso, por ejemplo, de las gestorías que llevan las nóminas de la empresa). Es sumamente importante que las pymes cuenten con contratos claros que garanticen que los terceros también respeten la normativa de protección de datos.
3. Determinar si se debe designar un DPO: La designación del delegado de protección de datos no es obligatoria para todas las empresas, por lo que es un paso imprescindible determinar si por la actividad de nuestra empresa, lo necesitamos.
4. Implantar medidas de seguridad técnicas y organizativas: Es obligación del responsable del tratamiento implantar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos. Hoy en día existen múltiples herramientas de ciberseguridad accesibles y asequibles que las pymes pueden utilizar para protegerse. Algunas recomendaciones incluyen el uso de firewalls, antivirus actualizados, sistemas de cifrado de correos electrónicos y la autenticación multifactorial. Una de las principales novedades sobre control horario en las empresas es que ahora ya NO está permitido fichar mediante dispositivos biométricos.
5. Elaborar la documentación necesaria: Esto incluye el registro de actividades de tratamiento, las cláusulas informativas, las cláusulas contractuales para encargados del tratamiento y las medidas de seguridad a adoptar.
6. Habilitar la vía para ejercer los derechos ARSULIPO: Habilitar una vía para que los interesados puedan enviar sus solicitudes de derechos ARSULIPO (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición). Las solicitudes de derechos ARSULIPO deben gestionarse siempre en tiempo y forma, es decir, hay que responderlas dentro del plazo dado por la ley, que es de un mes.
7. Elaborar las políticas de protección de datos: Aunque las pymes pueden ahorrar tiempo y recursos utilizando plantillas estándar para implementar políticas de privacidad y gestionar el consentimiento de los usuarios, la falta de conocimiento y control de las normativas vigentes nos lleva a desaconsejar completamente esta práctica.
8. Elaborar un protocolo de respuesta ante brechas de seguridad: Para poder responder de manera eficaz ante las brechas de seguridad, es necesario elaborar un protocolo de actuación en estos eventos.
9. Programar auditorías periódicas: Realizar auditorías periódicas ayuda a identificar y minimizar los riesgos en el tratamiento de datos personales.
10. Determinar la base jurídica que legitima el tratamiento: Establecer la base legal para cada tratamiento de datos, como el consentimiento claro de los usuarios o un interés legítimo.
11. Formar al equipo: La formación es un elemento clave para garantizar que todo el personal de una pyme entienda la importancia de la protección de datos. Poner en marcha programas de formación periódica permite actualizar al personal y garantizar una mayor protección de datos.

Desafíos para las PYMES

A diferencia de las grandes corporaciones, las pymes suelen tener limitaciones en cuanto a personal especializado en ciberseguridad y protección de datos, y suelen carecer de los recursos técnicos y financieros para poner en marcha soluciones avanzadas. Uno de los principales obstáculos a los que se enfrentan las pymes en el ámbito de la protección de datos es la falta de recursos, tanto humanos como tecnológicos.

En muchas ocasiones, las pymes no pueden contar con un equipo dedicado exclusivamente a la protección de datos, lo que las deja desprotegidas frente a incumplimientos o a la implementación de soluciones inadecuadas. La inversión en ciberseguridad es otra área crítica en la que muchas pymes fallan. Las pequeñas empresas suelen subestimar los riesgos con más frecuencia de lo deseable, lo que las hace más propensas a sufrir ataques que pongan en riesgo los datos de sus clientes.

Muchas pymes optan por externalizar servicios críticos como la gestión de IT o el almacenamiento de datos. Y, aunque es cierto que puede ser una solución eficiente en términos de recursos, también acarrea varios riesgos. La subcontratación sin una adecuada verificación de los proveedores puede llevar a incumplimientos normativos, especialmente si estos no cumplen con las regulaciones del RGPD y la LOPDGDD.

Herramientas y recursos de la AEPD

La AEPD ha elaborado la herramienta FACILITA_RGPD, que proporciona ayuda para la elaboración del registro de actividades de tratamiento, las cláusulas informativas, las cláusulas contractuales para encargados del tratamiento y las medidas de seguridad a adoptar. Además, para la adaptación y cumplimiento del RGPD, la AEPD dispone de materiales, recursos y herramientas en su página web que tienen por objetivo facilitar la adaptación y cumplimiento del RGPD.

Entre estos materiales, destaca la denominada “Hoja de ruta” dirigida al sector privado, así como la publicación de diferentes guías sobre el RGPD. Por último, para aquellas dudas y consultas sobre la aplicación del RGPD, la AEPD cuenta con el canal INFORMA_RGPD para resolverlas.

¿Es obligatorio contratar una empresa especializada en protección de datos?

Aunque cumplir con el RGPD es obligatorio, contratar una empresa especializada en protección de datos no lo es. Sin embargo, existen varias razones por las que puede ser una excelente idea hacerlo. Complejidad del cumplimiento, la figura del Delegado de Protección de Datos (DPO), la evaluación de riesgos y auditorías, y el ahorro de tiempo y recursos son algunas de ellas.

Contratar una empresa especializada en protección de datos no solo te ayudará a cumplir con la normativa, sino que también te ofrecerá una serie de servicios que protegerán a tu empresa a largo plazo. Tendrás a tu disposición un equipo de profesionales especializados en protección de datos en empresas. No importa el tamaño de tu empresa ni su sector de actividad.