La Cuenta de Resultados: Una Herramienta Financiera Imprescindible para Emprendedores

Dentro de la contabilidad para pymes y, en realidad, de cualquier empresa, uno de los elementos más importantes es la cuenta de resultados. Aprende qué es una cuenta de resultados, un informe financiero muy importante para las empresas. Si tienes una empresa o estás pensando ponerla en marcha puede que te suene el término cuenta de resultados. Para entender cómo va realmente un negocio, no basta con mirar el saldo bancario. Necesitas adentrarte en uno de los documentos clave de las finanzas corporativas: la cuenta de resultados. La cuenta de resultados o cuenta de pérdidas y ganancias es uno de los estados financieros que, junto con la memoria y el balance, forman parte de las cuentas anuales. Las cuentas anuales tienen una gran importancia porque recogen información financiera y contable de la empresa que puede ser de interés para el personal interno y externo de la compañía.

¿Qué es una Cuenta de Resultados?

Una cuenta de resultados, también la conocemos como cuenta de pérdidas y ganancias, es el informe periódico que refleja todos los gastos, ingresos y beneficios o pérdidas de una empresa. La cuenta de resultados de una empresa, también denominada cuenta de pérdidas y ganancias, es un estado financiero que refleja los ingresos y gastos que ha tenido una empresa en un periodo determinado. Por lo tanto, la cuenta de resultados indica lo que ha ganado o perdido una empresa. Se calcula restando a los ingresos que se han obtenido en un periodo los gastos generados durante el mismo tiempo. El saldo positivo (beneficio) o negativo (pérdida) que arroja la cuenta de resultados como la diferencia entre el total de ingresos generados menos el total de gastos incurridos, es lo que se conoce como resultado del ejercicio. Su objetivo principal es mostrar el resultado neto de ese periodo, es decir, si la actividad de la empresa ha generado beneficios o pérdidas. La fórmula más sencilla que responde a la pregunta qué es la cuenta de resultados es: Resultado neto = Ingresos - Gastos. Este documento no solo ofrece una visión estática, sino que muestra el desempeño económico y la capacidad de la empresa para generar riqueza a lo largo del tiempo.

Según expertos, una cuenta de resultados es “un resumen (un documento sintético) sobre los ingresos y gastos que se han registrado en un ejercicio económico”, define el profesor Félix Barahona Márquez, coordinador del Grado en Administración y Dirección de Empresas de la Universidad Internacional de La Rioja (UNIR). Para Francisco de Asís de Ribera, profesor de Matemáticas Financieras de Comillas ICADE, es “uno de los estados financieros básicos que nos permite evaluar la marcha de una empresa durante un determinado periodo”.

Importancia y Funciones de la Cuenta de Resultados para Emprendedores

La cuenta de resultados busca evaluar cuán rentable ha sido una empresa a lo largo de un periodo determinado (normalmente, un año) y su rendimiento financiero. Su principal función, por tanto, es el rendimiento financiero que acabamos de mencionar, y permite comprobar la eficacia (o no) de las operaciones que se han llevado a cabo. La cuenta de resultados ofrece una información imprescindible para controlar la evolución de un negocio o una empresa. La función de la cuenta de resultados en la gestión empresarial va mucho más allá de ser un simple requisito legal. Es una herramienta de diagnóstico, planificación y control. Pero también tiene otros objetivos:

• Toma de decisiones. Los directivos de una empresa toman como referencia la cuenta de resultados para tomar decisiones informadas (aumentar precios o reducir gastos si hay pérdidas, explorar nuevas vías de negocio, etc.). La cuenta de resultados es la base para la toma de decisiones informadas y ayuda a determinar si un precio de venta cubre los costes y deja un margen adecuado.
• Identificar áreas de mejora. Como mencionábamos en el punto anterior, la toma de decisiones depende en gran medida de este documento financiero, que nos va a ayudar a corregir debilidades y potenciar fortalezas. Permite identificar qué partidas de gasto son las que más impacto tienen en la rentabilidad, orientando posibles reducciones o ajustes.
• Cumplir con la legalidad. Todas las sociedades (anónimas, limitadas, comanditarias, fondos de pensiones, etc.) están obligadas por ley a hacer públicas sus cuentas anuales según dictan los principios contables y, en consecuencia, a presentar anualmente su cuenta de resultados. Todas las sociedades (anónimas, limitadas, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, los fondos de pensiones y otras que deban, por ley, hacer públicas sus cuentas anuales) están obligadas a formular la cuenta de resultados con carácter anual. Además de formular las cuentas, las empresas deben presentarlas en el Registro Mercantil antes de un periodo que va de tres a seis meses -dependiendo de su modalidad- posterior al término del ejercicio (normalmente coincide con el año natural, pero en algunos casos puede no ser así). Gracias a que se trata de un Registro público, cualquier persona puede acceder a la información contable de cualquier empresa.
• Informar a inversores, accionistas y/o demás partes interesadas. Al igual que los directivos usan la cuenta de resultados para tomar decisiones informadas sobre el devenir de la empresa, inversores o accionistas podrán hacer lo propio con el capital invertido. Es útil para inversores que quieran participar en la empresa o realizar una inversión en ella. Inversores y entidades financieras usan la PyG para evaluar la capacidad de la empresa de generar flujos de efectivo y, por tanto, su solvencia y potencial de crecimiento.
• Medición de la rentabilidad. La principal utilidad de la cuenta de resultados es determinar si la empresa está siendo rentable. Permite medir márgenes, analizando los diferentes niveles de resultado para identificar qué parte de los ingresos se convierte realmente en beneficio después de cubrir diferentes tipos de costes. También evalúa la eficiencia, permitiendo ver si los gastos de explotación están siendo excesivos o si hay áreas donde se puede mejorar la eficiencia operativa.

Cuenta de Resultados vs. Balance: Una Distinción Fundamental

Tanto el balance como la cuenta de resultados nos van a ofrecer información muy valiosa sobre la situación económico-financiera de una empresa. Pero no nos muestran lo mismo. El balance nos muestra esa situación en un momento concreto, mientras que la cuenta de resultados nos “habla” de todo lo que ha sucedido en la empresa en un periodo determinado (un ejercicio fiscal, un trimestre, un mes). Por ponerlo en metáforas, el balance sería una fotografía y la cuenta de resultados, un vídeo que transcurre a lo largo de un periodo. La principal diferencia entre el balance y la cuenta de resultados es que el balance muestra la situación financiera de la compañía en un momento determinado mientras que con la cuenta de resultados se pueden conocer todos los ingresos y gastos que se han producido en la empresa durante todo el ejercicio. Y es que esta última muestra las variaciones en la liquidez de la empresa.

Cómo Elaborar una Cuenta de Resultados

La actividad de cualquier empresa es una sucesión de operaciones continuas: ventas y prestación de servicios, pago de proveedores y nóminas, compra de mercancías,... Esa sucesión de operaciones se traduce en la realización de unos ingresos y la incursión en unos gastos, tanto financieros como no financieros. Para hacer la cuenta de resultados, lo más importante es tener controlados todos los ingresos y gastos de la empresa, con documentación acreditativa. Es recomendable hacer una clasificación inicial de estos movimientos para exponer de forma más sencilla la información.

¿Cuándo se debe hacer una cuenta de resultados?

Con carácter general y obligatorio, en cada ejercicio fiscal, salvo que seas autónomo/a. Lo que no quiere decir que para este último colectivo no sea igualmente interesante mantener actualizada esta información, ya que también debe saber si es o no rentable su negocio. Con carácter general, la cuenta de resultados se realiza al final de un ejercicio fiscal (un año), pero eventualmente también se puede hacer trimestral, semestral o mensualmente, para observar la evolución de dicha compañía en el corto plazo. La cuenta de resultados del ejercicio suele referirse a las actividades realizadas a lo largo de un año o ejercicio económico, aunque a nivel de gestión es deseable sacar los datos de manera intermedia, ya sea mensual o trimestralmente. Más allá de la obligatoriedad, cualquier empresa debería elaborar una cuenta de resultados con una frecuencia menor cuando necesite información puntual sobre el estado de la misma de cara a tomar decisiones económicas de calado. Todas las decisiones económicas relativas a la empresa se tienen que ver reflejadas en los estados financieros. Elaborarlos e interpretarlos no es tarea fácil. Cualquier emprendedor necesita poseer unas nociones mínimas que le ayuden en el análisis para la adecuada toma de decisiones sobre recorte de costes, inversión, necesidades de financiación, etc.

Estructura y Elementos de la Cuenta de Resultados

La estructura de la cuenta de resultados se diseña por niveles de resultado para facilitar el análisis de dónde provienen las ganancias o las pérdidas. La estructura ha de ir de más a menos (es decir, de los ingresos totales a los beneficios netos), y sigue este modelo: Ingresos totales - ingresos netos - margen bruto o EBITDA - BAII o resultado de explotación - BAT o beneficio antes de impuestos - Beneficio neto. Estas son las partidas o cuentas elementales en una cuenta de resultados, que especificaremos a continuación. El formato está separado por bloques relacionados por el tipo de actividad por el que se generan (ordinaria, financiera, extraordinaria, etc.). Una vez agregados todos los ingresos y gastos derivados de una misma actividad aparecen subtotales. Por tanto, la elaboración de la cuenta de resultados no puede ser un hecho aislado sino que tiene que constituir un todo con el resto de estados financieros. Cada movimiento económico de la empresa se traduce en un movimiento contable en el que entran en juego, como mínimo, dos cuentas, realizándose un apunte en el debe -cargar- y otro en el haber -abonar-. Por ejemplo, si se venden mercaderías se hará un abono en Ingresos de la cuenta de resultados y un cargo en Bancos (de balance) por el importe cobrado en efectivo, haciendo otro apunte en la cuenta Clientes (de balance) por la cantidad pendiente de cobro (además del movimiento del IVA).

Paso a paso para hacer una cuenta de resultados:

1. Recopilar datos. En primer lugar, debemos recopilar los datos necesarios para poder elaborarla.
2. Consignar los ingresos totales. Después deberemos consignar los ingresos totales y, de arriba abajo, iremos restando las distintas partidas que van aminorando la ganancia.
   • Ingresos o ventas netas. En su subepígrafe, desglosaremos los distintos tipos de ingresos, si los hay: por venta de bienes, de servicios, otros ingresos. Son los ingresos generados por la actividad principal u ordinaria de la empresa (ventas de bienes o prestación de servicios).
3. Restar los gastos de explotación.
   • Gastos totales. En un subapartado, desglosamos las distintas partidas: por una parte, gastos generales (coste de compra de materias primas, transporte, alquileres, suministros, otros) y por otra, gastos de personal (sueldos y salarios, pagos a la Seguridad Social). Recogen los gastos asociados a la actividad ordinaria, como el coste de las ventas, los gastos de personal, los servicios exteriores, las amortizaciones y otros gastos de gestión corriente.
   • Amortizaciones. En un subapartado, reflejamos el coste por depreciaciones y amortizaciones. Incluye la amortización mensual de los gastos de establecimiento, del inmovilizado material y del inmaterial, reflejando el importe que hay que trasladar cada mes a gasto de la empresa por cada uno de los conceptos.
4. Calcular el Resultado de Explotación (EBITDA / BAII). Resultado de explotación, que es la cifra que nos ha quedado al restar depreciaciones y amortizaciones al EBITDA. Este resultado indica la rentabilidad del negocio antes de considerar aspectos financieros e impuestos, siendo un indicador clave de la eficiencia operativa. El EBITDA (beneficio antes de impuestos, depreciación y amortización) se obtendrá por la diferencia entre los ingresos y gastos de explotación derivados de la actividad ordinaria de la empresa: venta de mercaderías, aprovisionamientos, gastos de personal, etcétera.
5. Considerar el Resultado Financiero. En un subapartado inferior, consignamos ingresos y gastos no operativos (sobre todo, financieros) y hacemos la cuenta. Incluyen los resultados derivados de las operaciones financieras: ingresos financieros (intereses cobrados por inversiones, dividendos, etc.) y gastos financieros (intereses pagados por préstamos o deudas). Este resultado se obtiene de calcular la diferencia entre los ingresos y los gastos financieros, como son las diferencias de cambio, los ingresos de participaciones en capital, etcétera.
6. Obtener el Resultado Antes de Impuestos (BAI / BAT). Es la suma del resultado de explotación y el resultado financiero. Debajo, solo nos quedará consignar el coste de los impuestos y tributos.
7. Restar el Impuesto sobre Beneficios. Es el impuesto que grava el beneficio de la empresa.
8. Determinar el Beneficio Neto (Resultado Neto). Es el beneficio o pérdida final que la empresa ha generado en el periodo y que pasa a formar parte de su patrimonio. Es el resultado total, en el que se incluyen todos los resultados de un periodo determinado de una empresa.

Para mayor claridad, podemos resumir los componentes principales en la siguiente tabla:

Principios Contables Aplicables

La normativa contable y, en particular, el Plan General de Contabilidad, establecen una serie de normas o criterios a la hora de elaborar la contabilidad de una empresa. Son los llamados principios contables:

• Principio de Prudencia: Los ingresos sólo se contabilizan cuando de verdad se generan; pero los riesgos o las pérdidas, se contabilizan cuando se conocen. Por este principio se contabilizarán los gastos en la medida en que sean previsibles y los ingresos tan sólo si son efectivos.
• Principio de No Compensación: Las cuentas son individuales, no se pueden compensar saldos entre sí.
• Principio de Uniformidad o Coherencia: La interpretación de las normas contables otorga cierto margen de discrecionalidad; pero los criterios que se adopten para la contabilidad de una empresa, deben mantenerse en el tiempo.
• Principio de Empresa en Funcionamiento.
• Principio de Devengo.

Teniendo en cuenta estos criterios, en la práctica, la cuenta de resultados se elabora así: “Partiendo de la facturación, que se sitúa en la parte superior del documento, a continuación, y de arriba abajo, deben figurar las diversas partidas de gastos que van aminorando la ganancia”, argumenta Barahona. Agrupando los gastos por su naturaleza iremos obteniendo los diferentes tipos de beneficio.

Análisis e Interpretación de la Cuenta de Resultados

Lo primero y más obvio es que, al llegar al punto final, el beneficio neto, este debe ser positivo para que la empresa sea sostenible a medio y largo plazo. Esto es evidente. Pero ¿qué más información podemos extraer de una cuenta de resultados? En primer lugar, ver cuál es el beneficio proporcional. Si los ingresos son de 500.000 euros y el beneficio neto de 1.000 euros, podríamos tener un problema de gestión. Por ejemplo, imaginemos que nuestra empresa arroja un beneficio de 1.000 euros. Si no modificamos ninguna partida, si no tomamos ninguna decisión, la simple compra de un ordenador que se ha quedado obsoleto nos va a dejar en números rojos en el ejercicio siguiente.

Analizar nuestra cuenta de resultados va a incidir en nuestra planificación financiera. ¿Qué partida de ingresos nos deja mejores márgenes? Comparando diferentes partidas, ¿cuál es excesiva en comparación con los ingresos y gastos? Podemos, por ejemplo, comparar margen de beneficio con el de explotación. Si a ese margen le restamos los costes fijos vamos a poder conocer el nivel de gestión o de productividad. Es decir, podremos interpretar si qué partida de gastos está llevándose una parte excesiva de beneficio. En el caso de que se haya elaborado un plan de negocio, tendremos una cuenta de resultados provisional con la que podemos comparar la cuenta de resultados real que se está generando en el día a día, y así controlar las desviaciones por partidas de ingreso y gasto, permitiéndonos analizar las causas y tomar medidas correctoras a tiempo. El tipo de negocio en el que nos movamos condicionará el análisis de la cuenta de resultados. Es decir, no hay que realizar un estudio aislado de la cuenta de pérdidas y ganancias, sino que hay que tener en cuenta las características del sector, ya que hacen que los datos obtenidos se puedan interpretar de una u otra forma. No obstante, el análisis de la cuenta de resultados es muy importante a la hora de tomar decisiones, con independencia del tipo de negocio de que se trate. Por ejemplo, con su estudio podemos decidir la reducción del coste de las ventas, controlando las condiciones óptimas con los proveedores y haciendo una evaluación y prevención de la calidad del proceso productivo.

La Importancia de la Liquidez en el Análisis

A la hora de estudiar la evolución de tu cuenta de resultados, compararla con las de tus competidores o analizar si el plan de negocio presentado es viable, no debes fijarte sólo en el resultado obtenido. El hecho de que la cuenta de pérdidas y ganancias no refleje el beneficio esperado, no quiere decir que el negocio no vaya sobre ruedas. No te dejes engañar por las apariencias y mira más allá de las conclusiones que, a primera vista, te ofrecen los números. El hecho de que las ventas sean elevadas no implica que la empresa disponga de dinero y que, por tanto, tenga un colchón financiero que le sirva para garantizar su supervivencia. ¿Por qué es importante la liquidez? Gracias a ella se podrá hacer frente a los pagos o salarios de los trabajadores, amortización de préstamos de entidades bancarias, pago de las mercancías adquiridas en la fecha prevista, etcétera, además de servir como estupenda tarjeta de presentación para los diferentes agentes que interactúen con la empresa.

A la hora de contabilizar los ingresos del ejercicio, devengamos aquellos que corresponden al periodo, pero suele ocurrir que el cobro no se haga efectivo hasta los 30, 60 o 90 días, dependiendo de muchos factores: sector, poder de negociación de la empresa, cliente, etcétera. Existen determinadas partidas que, por la forma de ser calculadas, pueden incrementar o disminuir el gasto reflejado en la cuenta de resultados:

• El método para amortizar un bien, condiciona el resultado del ejercicio. Las empresas están obligadas a reflejar en sus cuentas el desgaste de sus inmovilizados (las máquinas, por ejemplo) reduciendo su valor contable año a año. Esta amortización puede ser lineal, creciente, decreciente, etc. Además, Hacienda marca unas normas para considerar gasto deducible la amortización. Dentro del marco legal, si se amortiza al número máximo de años permitidos, la cantidad reflejada como amortización será menor y por tanto mayor el beneficio.
• Variación por insolvencias de tráfico. Se podrá trasladar a la cuenta de resultados, dentro de unos baremos legales, la dotación por correcciones valorativas, por depreciación reversible de existencias y por el saldo de las partidas de deudores y clientes.

Tipos de Cuenta de Resultados para un Análisis más Profundo

Aunque el formato legal (PGC) es el estándar, en la gestión interna se utilizan otros tipos de cuenta de resultados para facilitar el análisis:

• Cuenta de resultados analítica o de gestión. No sigue el formato legal, sino que se organiza por función o por segmento. Esto proporciona una visión más detallada de la rentabilidad de cada área.
• Cuenta de resultados previsional o presupuestaria. Es una proyección futura de ingresos y gastos. Es esencial para la planificación y el control presupuestario, pues permite a la empresa anticiparse a las situaciones y establecer objetivos. También es muy habitual hacer una cuenta de resultados previsional, que sirve para realizar una previsión de los ingresos y gastos que se pueden tener en un tiempo determinado. Este tipo de cuenta de resultados se utiliza cuando se va a poner en marcha un negocio.

La cuenta de resultados no solo te dice cuánto has ganado o perdido, sino también por qué. La aplicación en la nube de Billage ayuda a los pequeños empresarios a elaborar una cuenta de resultados básica, permitiéndote controlar tus gastos e ingresos de una manera sencilla.