Guía Completa: Tiempo y Proceso para Abrir una PYME en España

En los últimos años, la actividad emprendedora en España ha mostrado una notable recuperación. El año pasado se crearon 102.169 nuevas empresas en España, superando la barrera de las 100.000 nuevas constituciones, según reveló Axesor. Esta cifra representa el tercer máximo histórico desde 2008, reflejando un optimismo renovado tras la pandemia. Si estás considerando emprender, es fundamental conocer los requisitos y pasos para formalizar la constitución de tu negocio y comenzar a facturar lo más rápido posible.

¿Cuánto tiempo se necesita para crear una empresa en España?

España se sitúa en el puesto 85 mundial según el informe Doing Business, que evalúa 190 países de todo el planeta. Se considera tiempo necesario para crear una empresa al "número total de días de calendario necesarios para que una persona inscriba una empresa". En España se tardan 13 días de media en poder crear una empresa, siendo este uno de los países de la Unión Europea (UE) en los que más tiempo se requiere para ello.

El Banco Mundial asume que el tiempo mínimo requerido para cada procedimiento es de un día, excepto para aquellos procedimientos que pueden ser completados online para los cuales el tiempo requerido es medio día. Aunque haya procedimientos que puedan realizarse simultáneamente, éstos no pueden comenzar en el mismo día. Es decir, los procedimientos simultáneos comienzan en días consecutivos con excepción de aquellos que pueden ser completados online.

No obstante, la realidad puede variar. El Colegio de Registradores publicó recientemente su Anuario Mercantil, donde refleja tanto el número de constituciones de sociedades mercantiles como el tiempo medio que se tardó en inscribir y poner en marcha estas empresas.

• Tramitación presencial: En 2024, el plazo medio de tramitación para constituir una sociedad de forma presencial, desde la solicitud de admisión del nombre en el Registro Mercantil Central hasta la inscripción en el Registro Mercantil, alcanzó una media de 55,45 días, ligeramente superior al año anterior.
• Tramitación telemática: Si la tramitación es telemática, este procedimiento supuso 39,2 días de media en 2024, un dato muy similar al del año anterior.

La Ley “Crea y Crece” (BOE-A-2022-15818) reduce el capital social para la creación de una Sociedad Limitada a 1 euro para facilitar el proceso a los emprendedores.

Contexto internacional y evolución en España

El tiempo mínimo que se requiere para registrar una empresa debería ser de un día, a excepción para aquellos procedimientos que necesiten ser completados vía online para los que se les da un límite de medio día. Un informe del Doing Business 2019 del Banco Mundial posicionó a Nueva Zelanda como el país con mejores posibilidades para hacer negocios, gracias a las facilidades para obtener la licencia de construcción y por lo factible que allí resulta registrar una propiedad, además, la media para constituir una empresa es de 0.5 días.

Singapur y Dinamarca ocuparon el segundo y tercer lugar, respectivamente, por obtener una media de creación de startup de día y medio. Aunque España ocupó el trigésimo lugar en el ranking del Doing Business 2019 su calificación en general fue positiva con respecto a otras regiones de la Unión Europea tales como Francia, Portugal y Holanda. Pese a que, siempre ha estado en una posición “inferior” con respecto al resto de 189 economías mundiales es debido a que en total se tiene una media de 12.5 días en abrir un negocio, frente a los 9.3 de media de los países de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE).

Durante el 2018, se lograron crear 96.289 empresas en España, suponiendo una inversión de más de 5.300 millones de euros, una tendencia vista de manera muy positiva dentro del sector empresarial tras un 2017 que parecía haber roto el camino de la recuperación que se inició en 2009. Madrid ocupó el primer lugar con la constitución de 21.661 sociedades mercantiles, representando el 22,8% del total nacional y un 6.1 más, comparativamente con 2017. Tras la capital española se situaron Cataluña con 17.653 empresas creadas y Andalucía con 16.018, mientras que, las regiones menos activas fueron La Rioja con 405, Cantabria con 753 y Navarra con 833.

La actividad de creación de startups sigue concentrándose en Madrid, Cataluña, Andalucía y Valencia representando el 70.3% de todas las empresas creadas a principios de año.

10 Pasos para crear una empresa en España

Crear un negocio desde cero implica mucha paciencia, perseverancia y atención a los requisitos que solicita el Registro Mercantil. Aquí te detallamos los 10 pasos fundamentales:

1. Elige la forma jurídica

El primer paso para abrir una empresa es decidir su forma jurídica, la cual dependerá de factores como la naturaleza de la actividad, el alcance del proyecto, el número de socios y la responsabilidad legal que estás dispuesto a asumir. De esa elección también dependerán las obligaciones fiscales y de contabilidad que asumirás, así como la inversión económica inicial para la constitución de la empresa.

En España existen varias formas jurídicas para llevar a término una empresa legalmente. La forma jurídica más común para los pequeños empresarios, así como para realizar operaciones comerciales dentro del tráfico jurídico es la Sociedad Limitada. Aquí te presentamos las más habituales:

• Empresario individual (autónomo): Si no tienes socios, puedes crear una sociedad limitada unipersonal (SLU) para restringir tu responsabilidad fiscal al capital aportado. Es la más habitual en nuestro país. Para darse de alta como empresario autónomo hay que dar dos pasos: la inscripción en el régimen especial de trabajadores autónomos (RETA) y la declaración censal. En general, el autónomo tardaría menos de un día en darse de alta como tal.
• Sociedad Limitada (SL): Si vas a asociarte con otras personas, podrías crear una sociedad de responsabilidad limitada (SL). Es la más habitual en nuestro país. Para crear una Sociedad Limitada la legislación obliga a depositar un capital mínimo de 3.000 euros en la cuenta bancaria asociada. Para las sociedades limitadas los trámites se alargan hasta los 6,125 días de media, frente a los 36,5 días que se tardaba en 2007.
• Sociedad Anónima (SA): Otra posibilidad es crear una sociedad anónima (SA), cuyo capital puede ser fraccionado en acciones y repartido entre los socios.
• Sociedad Cooperativa: Sus socios son al mismo tiempo propietarios y trabajadores. En este caso necesitarás al menos tres socios y estos ejercerán al mismo tiempo como trabajadores de la empresa.
• Sociedad Civil: Otra opción a considerar.

2. Obtén la certificación negativa del nombre

Entre los requisitos para montar una empresa se encuentra obtener la certificación negativa del nombre que hayas elegido para tu negocio. Este documento acredita que no existe otra sociedad operando con ese mismo nombre, por lo que evita duplicidades y problemas legales de cara al futuro. Puedes pedirla en el Registro Mercantil Central acudiendo a sus oficinas físicas, rellenando el formulario web en su sede online o remitiendo una carta por correo postal. Si el nombre que solicitas está libre, quedará reservado durante seis meses. La certificación negativa tiene una vigencia de tres meses, prorrogable por otros tres, el tiempo necesario para realizar el resto de los trámites legales para constituir la empresa.

3. Redacta los estatutos sociales

Los estatutos sociales rigen el funcionamiento de la empresa y, aunque se pueden modificar posteriormente, lo ideal es dejarlos claros desde el inicio para evitar posibles controversias entre los socios. Deben reflejar la información básica de la empresa, como su denominación, domicilio social, duración prevista, objeto social y público al que se dirige. También deben recoger todo lo relacionado con el capital social inicial para constituir la empresa, así como la política de participaciones; es decir, su división entre los socios y formas y circunstancias de los traspasos. Los estatutos sociales también deben incluir la estructura organizativa de la empresa, indicando desde cómo se administrará hasta qué retribución recibirá el administrador. Señalarán, además, cómo se votan las decisiones y cómo se distribuyen los beneficios y pérdidas entre los socios, cuál será el fondo de reserva y por qué causas y cauces se puede disolver la sociedad.

4. Abre una cuenta bancaria a nombre de la empresa

Uno de los requisitos para montar una empresa consiste en aportar un capital social mínimo. Según el tipo de sociedad que constituyas, tendrás que depositar ese dinero en una cuenta bancaria a nombre de la empresa. En el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, el capital mínimo que establece la ley es de 3.000 euros, mientras que para las sociedades anónimas esa cifra asciende a 60.000 euros. En cambio, para las sociedades cooperativas, el capital social mínimo depende de la regulación autonómica y del sector de actividad, aunque normalmente oscila entre 1.500 y 3.000 euros. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas. Te servirá para acreditar el capital social en la constitución de la empresa.

5. Solicita el número de identificación fiscal (NIF) en la Agencia Tributaria

El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un código alfanumérico que tendrás que usar en todos los documentos relacionados con tu negocio, tanto para la constitución de la sociedad como para la presentación de impuestos y la facturación de la actividad. Para obtener el NIF, tendrás que rellenar el modelo 036, que puedes presentar telemáticamente en la Agencia Tributaria. Recibirás un NIF provisional con el que puedes comenzar a facturar y en un plazo de seis meses te proporcionarán el definitivo, cuando presentes una copia de la escritura de constitución de la sociedad.

6. Firma la escritura pública ante notario

Si tienes socios, tendréis que acudir ante un notario para firmar la escritura pública de constitución de la sociedad. Tendrás que presentar una serie de documentos, entre ellos los estatutos sociales, la certificación negativa del nombre de la empresa expedida por el Registro Mercantil Central, la certificación bancaria del depósito del capital social y los documentos de identificación de cada uno de los socios. Cabe aclarar que, si los socios están casados en régimen de separación de bienes, tendrán que presentar las capitulaciones matrimoniales. Si están casados en régimen de gananciales, el cónyuge tendrá que acudir a la firma de la escritura pública. Si la aportación al capital social de alguno de los socios no es dineraria, deberá presentar una relación de los bienes en la que se desglose su descripción y valoración, así como la cantidad de acciones o participaciones que se atribuyen a esa aportación. Cuando se trata de bienes inmuebles, por ejemplo, tendrá que presentar los datos registrales.

7. Inscribe la empresa en el Registro Mercantil

El Registro Mercantil da constancia de la creación de la empresa. Al inscribir los actos de los empresarios, otorga a la sociedad plena capacidad jurídica y le permite ser reconocida por proveedores, entidades bancarias, inversores, entidades públicas y otras figuras con las que se relacionen. De hecho, todas las sociedades deben estar inscritas en el Registro Mercantil. Para ello, solo tienes que acudir a la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliado tu negocio e inscribirlo. Deberás presentar todos los documentos que acrediten la constitución de la sociedad, como la escritura pública y el NIF. Y no olvides legalizar los libros de sociedades. Para realizar este trámite tienes un plazo de dos meses desde el momento en que firmes la escritura de la constitución.

8. Date de alta en IAE

El Impuesto de Actividades Económicas se aplica a todas las pymes y autónomos que desempeñan una actividad profesional, empresarial o artística en España. Por consiguiente, para abrir una empresa tienes que tramitar el alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas en la Agencia Tributaria, indicando la actividad empresarial que vas a desarrollar, un trámite que puedes hacer de manera presencial en las sedes físicas o directamente online. Si vas a ejercer como administrador de la sociedad, también tendrás que darte de alta en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria y en el RETA, donde figurarás como autónomo societario. Ten en cuenta que los autónomos societarios no pueden acogerse a las bonificaciones para autónomos y que tu cuota de la Seguridad Social será más alta que la de los autónomos inscritos en el régimen general.

9. Registra patentes y marcas

Inscribir tu empresa en el Registro Mercantil no te garantiza que tu logotipo, eslogan o cualquier producto que crees estén protegidos. Necesitas registrarlos en la Oficina Española de Patentes y Marcas. Tu marca es uno de los activos intangibles de tu negocio y cuando la registras, la proteges para que otras empresas o personas no puedan usarla, lo cual aporta un valor añadido a tu actividad. Por otra parte, registrar la patente te ofrecerá la titularidad y derecho exclusivo de explotación, impidiendo que terceros puedan plagiarla o usarla sin tu consentimiento.

10. Obtén el certificado electrónico

La Administración está apostando cada vez más por los medios electrónicos, por lo que el último paso para crear una empresa en España consiste en obtener el certificado electrónico para tu negocio, el cual te facilitará muchos trámites y te ahorrará muchísimo tiempo.

Otros trámites y consideraciones

Una vez que hayas completado los trámites de constitución, deberás solicitar el NIF definitivo. Puedes realizarlo de forma telemática en Hacienda con certificado digital, presentando el modelo 036 con la casilla 120 marcada, junto con:

• Copia de la escritura pública
• Certificado de inscripción en el Registro Mercantil
• Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal
• Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos, este documento no será necesario).

Una vez estén todos los trámites realizados, el siguiente paso es lanzar tu producto o servicio a la venta. Ya sea en un espacio físico u online, céntrate en darlo a conocer entre tu público objetivo. Sería interesante que lanzaras una campaña de publicidad para llegar al mayor número de personas.

Inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas (REA)

Este es otro trámite importante que puede ser necesario dependiendo de tu actividad.

El Estado ha llevado a cabo medidas con el fin de reducir tanto los trámites como el gasto para constituir una empresa. La Agencia de Evaluación y Calidad (AEVAL), destaca que se han elaborado 283 medidas desde 2008 en este sentido. Uno de los factores determinantes en la disminución en los tiempos de tramitación y costes económicos se encuentra en el impulso de la creación de empresas por medios electrónicos.

Costos asociados a la creación de una PYME

Aunque cada negocio es distinto, ciertos costes son inevitables. Además de la inversión inicial para constituirla, debes elegir la forma jurídica apropiada según los tipos de empresas en España, así como los costes fijos.

• Notaría: Es un gasto inherente a la firma de la escritura pública.
• Inscripción en el Registro Mercantil: Deberás pagar una tasa para inscribir tu nueva empresa.
• Obligaciones fiscales: Se incluyen los primeros impuestos como el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados en la Modalidad de Operaciones Societarias.
• Página web o e-commerce: Aquí se incluye tanto los servidores como el diseño web. Aun así, existen alternativas para ahorrar dinero en esta partida.
• Software: Los programas informáticos necesarios para la gestión del negocio.

Es fundamental elaborar un presupuesto de la empresa que recoja los ingresos y gastos del negocio. Para ello, es recomendable realizar un análisis del umbral de rentabilidad para identificar los costes fijos y variables, así como un estado de pérdidas y ganancias y un estado de cuentas que muestre los activos, pasivos y fondos propios de la empresa en un momento dado. Aunque hay quien puede arrancar su negocio con capital propio, en la mayoría de los casos se necesita capital externo.

En el caso de las sociedades limitadas, entre el papeleo están el certificado de denominación social, el certificado de depósito bancario, la solicitud del NIF, el otorgamiento de la escritura pública, el ITP/AJD y la inscripción en el registro mercantil. Una vez realizados los trámites de constitución, están los relativos a la actividad. Ambos tipos de empresarios deberán inscribir la empresa en la seguridad social, dar de alta a trabajadores y adquirir el libro de visitas. En lo que tiene que estar atento el empresario es al concretar en qué sector realiza su actividad, ya que el gasto puede ser notable en los demás trámites a realizar. Para ventas a domicilio los costes extras son nulos, mientras que si es una distribuidora de alimentación el gasto podría incrementarse en 1.613 euros.

Como verás, la cantidad de días que tarda en crear una empresa en España no ha sido un obstáculo para convertirla en una cuna de startups. Solo tienes que tomar en cuenta y conocer paso a paso, los trámites que debes realizar para que el proceso fluya con normalidad y sea lo menos engorroso posible.