Factura Electrónica Obligatoria para Pymes en España: Fechas Clave y Requisitos

La digitalización continúa avanzando en España, y una muestra clara es la implantación obligatoria de la factura electrónica para pymes y autónomos. La factura electrónica será obligatoria en España a partir de 2026 para todas las transacciones entre empresas y autónomos, aunque su aplicación se hará de manera escalonada y por fases.

Este 2025 será el año de transición para que pymes y autónomos adapten sus procesos para incorporar la facturación electrónica de forma definitiva. Para que no te pillen, hemos preparado este artículo con todo lo que necesitas saber, desde el porqué de este cambio hasta los requisitos del sistema de facturación de empresas Verifactu.

¿Qué es la Factura Electrónica?

La factura electrónica es un documento en formato digital que sustituye a la factura en papel y que se envía y recibe a través de sistemas electrónicos. Es una factura en formato digital con el mismo valor legal que una factura en formato convencional.

Su objetivo principal es simplificar procesos, reducir costes y garantizar una mayor transparencia en las operaciones. Además, cumple con estrictos requisitos de autenticidad e integridad.

Tipos de Factura Electrónica

• Factura B2B: entre dos empresas.
• Factura B2C: entre una empresa y un consumidor.
• Factura con un organismo público: si la factura es a cargo de la administración pública.

¿Por Qué es Obligatoria la Factura Electrónica?

Esta obligación se deriva de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, también conocida como Ley Crea y Crece, que establece la facturación electrónica para empresas y autónomos como única forma oficial de emitir facturas, con el fin de prevenir la morosidad, aumentar la transparencia y evitar el fraude.

La nueva obligatoriedad de la factura electrónica es una de las medidas de la Ley Crea y Crece para combatir la morosidad comercial y facilitar la transición digital. Según indica la Ley, éstos son los objetivos de la implantación de la factura electrónica obligatoria en España:

• Luchar contra la morosidad, haciendo más fácil el seguimiento de las facturas y sus plazos de pago
• Reducir costes en las transacciones comerciales de las pymes.
• Impulsar la transformación digital en las empresas, principalmente en las pymes.
• Fomentar el uso de medios electrónicos para la transferencia mercantil.
• Aumento del control para evitar el fraude fiscal por parte de la Agencia Tributaria.
• Facilidad para presentar las autoliquidaciones de impuestos. La Agencia Tributaria, al tener los datos de las facturas electrónicas, podrá facilitar la presentación de los modelos fiscales a los autónomos y PYMEs.

Fechas Clave para la Implementación

La Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, establece que todas las empresas y autónomos deben emitir y recibir facturas electrónicas. La ley establece un periodo de adaptación para que empresas y autónomos puedan ir incorporando la facturación electrónica con sus clientes, en función del volumen de facturación.

El plazo para adaptarse a la factura electrónica empezará a contar desde el momento de la aprobación del reglamento específico de facturación electrónica, que todavía sigue pendiente. Una vez en vigor el reglamento, el plazo para adaptarse a la obligación va a depender fundamentalmente de cuánto factures cada año.

Un calendario escalonado: fechas de adopción. Así que ten en mente 2026, si eres de los que facturan.

Plazos de Adopción Según Facturación:

1. Empresas que facturen más de 8 millones de euros: Tendrán 1 año desde la entrada en vigor del reglamento de la factura electrónica para aplicar la factura electrónica obligatoria en todas sus operaciones comerciales. Lo previsible es que el reglamento específico se apruebe para 2025, por lo que las empresas que facturen más de 8 millones tendrían hasta 2026 para adaptarse totalmente a la nueva realidad de facturación electrónica.
2. Empresas que facturen menos de 8 millones de euros: En el caso de las empresas y autónomos con una facturación anual menor a los 8 millones de euros los plazos son algo más laxos, pues tendrán 2 años después de la entrada del reglamento específico de la factura electrónica para empezar a emitir facturas electrónicas. Por lo tanto, si el reglamento específico se aprueba en 2025, las empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones tendrán que haber adoptado la factura electrónica obligatoria antes de 2027. Además, los autónomos van a tener un tercer plazo especial: un año más para empezar a informar de los estados de sus facturas -es decir, si están pagadas, pendientes de pago, etc.-. Los trabajadores por cuenta propia no tendrán esta obligación hasta los tres años desde la entrada en vigor del reglamento. Si el reglamento se aprueba en 2025, no deberían tener esta obligación hasta 2028.

Sistema VeriFactu

Con el nuevo sistema, las empresas deberán enviar sus facturas electrónicas a través del Sistema VeriFactu, gestionado por la Agencia Tributaria. Además de la obligación de empresas y autónomos de emitir sus facturas de forma electrónica, existe otra novedad: a partir de julio de 2026, todas las empresas y autónomos deberán enviar en tiempo real y formato electrónico, todas sus facturas a Hacienda, así que en 2026 existirá una doble novedad obligatoria para la mayoría de autónomos y empresas: la facturación electrónica e informar a Hacienda de todas las facturas en tiempo real, que es como lo están haciendo actualmente las grandes empresas sujetas a SII (Suministro Inmediato de Información).

Para transmitir las facturas a Hacienda en tiempo real, el fisco habilitará el programa VERIFACTU, que será gratuito hasta un límite de 100 facturas. Es posible transmitir las facturas a través de otros programas, siempre que estén homologados. Esta obligación de transmisión de facturas en tiempo real entrará en vigor, como decíamos, el 1 de Julio de 2026.

Opciones para Emitir Facturas Electrónicas

Los autónomos que deban adaptarse a la obligación de emitir facturas electrónicas tendrán dos vías principales para hacerlo.

1. Programas de facturación privados: Utilizar un programa de facturación privado que esté homologado por la normativa vigente. Estos programas no solo permiten emitir facturas electrónicas en el formato adecuado, sino que también suelen incluir funcionalidades adicionales, como la automatización de pagos, la gestión de ingresos y gastos o la visualización de los impuestos en tiempo real.
2. Plataforma pública de la Agencia Tributaria: La segunda opción será la plataforma pública que está desarrollando la Agencia Tributaria, la cual permitirá a los autónomos emitir facturas electrónicas de forma gratuita. Aunque esta opción será más básica en comparación con los programas privados, será suficiente para cumplir con la normativa de facturación electrónica, aunque sin las funcionalidades adicionales que tienen los programas de facturación de pago.

Requisitos Legales de las Facturas Electrónicas

Dentro de la Ley Crea y Crece existen una serie de requisitos legales de la factura electrónica obligatoria, todos ellos de cumplimiento obligatorio para todas las empresas y profesionales autónomos. Los requisitos más destacados son:

• Emitir todas las facturas en formato electrónico.
• Las factura electrónicas deben de estar emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado, como Quipu.
• Las facturas electrónicas deben de contener un código identificativo de carácter alfanumérico y un código QR. También deben de incorporar la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU».
• Todas las facturas electrónicas deben cumplir los requisitos del reglamento de facturación.
• Facilitar el acceso digital a la factura, de forma que se pueda leer, descargar, copiar e imprimir por parte de los clientes de forma gratuita. Este acceso debe estar disponible durante, al menos, 4 años.
• Los programas de facturación deberán de garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación.

¿Qué Sucede si No Cumples con los Plazos?

Podrías enfrentarte a sanciones por parte de Hacienda. Además, están previstas sanciones en caso de falta de trazabilidad de las facturas o vulneración de la integridad documental de las mismas.

Todas las empresas deberán cumplir con la obligación de las facturas electrónicas y cumplir los requisitos legales o podrán enfrentarse a sanciones como apercibimiento o multas de hasta 10.000 euros.

Recomendaciones para la Transición

Los expertos recomiendan iniciar la transición a partir de septiembre de 2025. Aprovechar los últimos meses del año te ahorrará sorpresas desagradables el 1 de enero.

Beneficios de la Factura Electrónica

• Combate la morosidad: La facturación electrónica facilita a los autónomos y empresas el control de los pagos pendientes.
• Permite acceder a las facturas y a toda la información en tiempo real.
• Reduce el uso de papel.
• Aportan mayor seguridad.
• Permiten ahorrar espacio.
• Se reduce la huella de carbono.
• Se fomenta la digitalización.
• Se reducen costes.