Factura Electrónica Obligatoria para Pymes y Autónomos en España: Fechas Clave y Requisitos

La factura electrónica está transformando la manera en que las empresas gestionan sus operaciones. La digitalización está transformando la forma en que las empresas y los autónomos gestionan sus procesos administrativos, y uno de los cambios más relevantes en este sentido es la llegada de la factura electrónica obligatoria, una medida que pretende modernizar las relaciones comerciales, reducir la morosidad y mejorar el control fiscal en España. Pero, ¿sabes si estás obligado a implementarla? En este artículo te contamos en qué casos es obligatoria la factura electrónica y qué perfiles empresariales deben adoptarla, para que puedas prepararte con antelación y evitar sanciones.

La obligatoriedad de la factura electrónica fue aprobada en la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre), que establece la progresiva implantación de este sistema en todas las operaciones entre empresas y autónomos (B2B). Realmente, es una pregunta, hasta cierto punto, equivocada.

Así que ten en mente 2026, si eres de los que facturan. Un calendario escalonado: fechas de adopción.

La nueva normativa marca un antes y un después para todos los autónomos en España. La Ley Crea y Crece establece que todos los autónomos deberán emitir y remitir facturas electrónicas en cualquier relación comercial que mantengan con otras empresas o profesionales. No hay excepción por tamaño, sector o volumen de facturación. Da igual si trabajas solo, si eres freelance, si estás empezando o si llevas años con tu negocio.

La factura electrónica exige que pymes y autónomos elaboren estos documentos en formato digital tal y como lo hacen en papel, de modo que se recojan todos los datos de la factura y los motivos del servicio.

Sin embargo, esa no es la filosofía. Aunque sea una reforma diferente, tienes una referencia próxima: el proyecto Verifactu. De este ya se saben algunas cosas importantes, fruto de normas como el reglamento Verifactu o la Orden HAC/1177/2024.

Con todo este trabajo adelantado, en el momento en el que haya una factura electrónica obligatoria, verás como todo fluye con facilidad. Seguramente, lo iremos concretando a lo largo de 2025 y 2026.

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, regula la obligación de factura electrónica en todas las operaciones entre empresarios y profesionales en un único artículo y una Disposición Final. El contenido de la norma referido a este tema es muy escueto y, salvo el respeto a los estándares europeos y a la regulación fiscal, deja todos los aspectos específicos, características y funcionamiento a un posterior desarrollo reglamentario.

Es importante recordar que este reglamento, además de establecer cómo debe funcionar la facturación electrónica, también regulará las obligaciones de los desarrolladores de software. Estos deberán garantizar que sus productos cumplen con los requisitos de la Agencia Tributaria, y en caso contrario, podrían enfrentarse a sanciones que pueden alcanzar los 150.000 euros. Por eso, la publicación del reglamento marcará un punto de inflexión.

La transformación digital en los negocios ha venido para quedarse. Uno de los principales cambios de este fenómeno es la futura obligación de emitir facturas electrónicas que afectará a todos los autónomos y empresas en España, que tendrán que adaptarse a esta realidad para cumplir con los plazos de la nueva Ley Crea y Crece.

¿Qué es la Factura Electrónica?

La factura electrónica es un documento digital equivalente a una factura tradicional en papel, pero con la ventaja de que se emite, se recibe y se conserva digitalmente. Su objetivo principal es simplificar procesos, reducir costes y garantizar una mayor transparencia en las operaciones. Además, cumple con estrictos requisitos de autenticidad e integridad.

Beneficios de la Factura Electrónica

• Simplificación de procesos
• Reducción de costes
• Mayor transparencia
• Cumplimiento de requisitos de autenticidad e integridad

¿Cuándo Entrará en Vigor la Factura Electrónica en España?

Hoy por hoy, no hay una fecha exacta de entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria que recoge la Ley Crea y Crece porque los plazos están supeditados a la publicación del Reglamento y de la posterior Orden Ministerial. Según la Unión de Profesionales y Trabajadores Autónomos la facturación electrónica no será obligatoria, al menos, hasta el año 2027.

El plazo para adaptarse a la factura electrónica empezará a contar desde el momento de la aprobación del reglamento específico de facturación electrónica, que todavía sigue pendiente. Y hasta que no se ponga en marcha el reglamento, no empezará a correr el plazo para usar facturas electrónicas en operaciones con otras empresas.

Una vez en vigor el reglamento, el plazo para adaptarse a la obligación va a depender fundamentalmente de cuánto factures cada año.

Plazos de Adaptación:

1. Empresas que facturen más de 8 millones: 1 año desde la entrada en vigor del reglamento.
2. Empresas que facturen menos de 8 millones: 2 años desde la entrada en vigor del reglamento.
3. Autónomos: Un año adicional para informar de los estados de sus facturas (pagadas, pendientes, etc.).

Por ejemplo, si una pyme o profesional recibe una factura un martes deberá informar al emisor -o a Hacienda- de su recepción, como tarde, el lunes. Muchos autónomos en Galicia todavía utilizan sistemas tradicionales para facturar.

La gran transformación radica en que dejarán de ser válidas las facturas en PDF, Word o Excel, que hasta ahora eran habituales. Estos formatos no cumplen con los requisitos de seguridad ni permiten la trazabilidad que exige la normativa. Esto significa que los negocios tendrán que actualizar sus procesos, capacitarse en el uso de nuevas herramientas y, sobre todo, adquirir un software homologado que les permita emitir facturas válidas a nivel legal.

Opciones para Emitir Facturas Electrónicas

Los autónomos que deban adaptarse a la obligación de emitir facturas electrónicas tendrán dos vías principales para hacerlo.

1. Programa de facturación privado: Utilizar un programa de facturación privado que esté homologado por la normativa vigente.
2. Plataforma pública de la Agencia Tributaria: Utilizar la plataforma pública que está desarrollando la Agencia Tributaria, la cual permitirá a los autónomos emitir facturas electrónicas de forma gratuita.

La Agencia Tributaria Española (AEAT) ofrece un sistema propio de recepción de facturas electrónicas llamado FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas). FACe permite que los proveedores presenten sus facturas electrónicas en un entorno validado, con trazabilidad, estructura definida y plena validez legal.

Relación entre la Factura Electrónica y la Ley Antifraude

Muchos autónomos siguen confundiendo la Ley Crea y Crece -sobre factura electrónica- y la Ley antifraude -que afecta a los programas para facturar-. Aunque ambas leyes tienen un impacto significativo en la facturación, sus enfoques, plazos y objetivos son distintos.

Plazos de la Ley Antifraude:

• A partir de julio de 2025: Las empresas que se dedican a producir o distribuir programas de facturación sólo podrán vender softwares homologados según los nuevos requisitos de la Ley antifraude.
• A partir del 1 de enero de 2026: Todas las empresas (sociedades) deberán haber cambiado sus softwares y contar con programas de facturación que cumplan los requisitos de la Ley antifraude.
• A partir del 1 de julio de 2026: El resto, es decir los autónomos persona física, deberán haber cambiado sus softwares y contar con programas de facturación que cumplan los requisitos de la Ley antifraude.

Requisitos Legales de las Facturas Electrónicas

Dentro de la Ley Crea y Crece existen una serie de requisitos legales de la factura electrónica obligatoria, todos ellos de cumplimiento obligatorio para todas las empresas y profesionales autónomos. Los requisitos más destacados son:

• Emitir todas las facturas en formato electrónico.
• Las factura electrónicas deben de estar emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado.
• Las facturas electrónicas deben de contener un código identificativo de carácter alfanumérico y un código QR.
• También deben de incorporar la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU».
• Todas las facturas electrónicas deben cumplir los requisitos del reglamento de facturación.
• Facilitar el acceso digital a la factura, de forma que se pueda leer, descargar, copiar e imprimir por parte de los clientes de forma gratuita. Este acceso debe estar disponible durante, al menos, 4 años.
• Los programas de facturación deberán de garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Sanciones por No Adaptarse a la Facturación Electrónica

Todas las empresas deberán cumplir con la obligación de las facturas electrónicas y cumplir los requisitos legales o podrán enfrentarse a sanciones como apercibimiento o multas de hasta 10.000 euros.

El Kit Digital y la Facturación Electrónica

Con el objetivo de modernizar el tejido productivo en España, el Gobierno lanzó el Bono Kit Digital, unas subvenciones para apoyar económicamente a las pymes en su proceso de digitalización y que serán clave para facilitar la transición a la factura electrónica obligatoria. Con estas subvenciones, los autónomos y empresas pueden contratar más de una decena de servicios de manera gratuita e implementarlos en su negocio.

Los autónomos y empresas que todavía no hayan solicitado estas ayudas deberían darse prisa. El Kit Digital terminará en diciembre de 2024 para todos los autónomos y empresas que tengan tres empleados o más en su plantilla (todos los segmentos excepto el 3). Por su lado, los autónomos y microempresas del segmento 3 (menos de tres empleados) van a tener algo más de tiempo y podrán solicitar el Kit Digital hasta diciembre de 2026.

Es importante que la incorporación de la factura electrónica se lleve a cabo con una serie de buenas prácticas.

Recomendaciones para la Transición a Verifactu

Los expertos recomiendan iniciar la transición a partir de septiembre de 2025. Aprovechar los últimos meses del año te ahorrará sorpresas desagradables el 1 de enero.

¿Es complicado adaptarse a la factura electrónica?

No necesariamente.