Criterios Contables y Normativa Específica para Microempresas en España

Para emprender un negocio o gestionar uno existente, es fundamental conocer la estructura empresarial más adecuada y la normativa que la rige. Las microempresas constituyen una parte vital del tejido empresarial en muchos países. Según el informe Cifras Pyme 2024, en diciembre de 2024 en España había 2.948.527 empresas, de las cuales 1.139.427 eran microempresas. Esto supone que el 38,64 % de las empresas de nuestro país son microempresas. Por lo tanto, si estás pensando en emprender o ya tienes un negocio pequeño, es importante que conozcas los requisitos para una microempresa y cómo se diferencian de los autónomos, las pymes y las grandes empresas.

¿Qué es una Microempresa y Cuáles son sus Requisitos?

Los requisitos para considerar una empresa como microempresa dependen de cada país, aunque pueden variar en función del procedimiento para el que se requiera esta calificación. A nivel general, una microempresa se define por su tamaño en términos de número de empleados e importes financieros. Un autónomo, por ejemplo, puede considerarse microempresa si cumple con los criterios de número de empleados e importes financieros y ejerce una actividad económica.

Las pymes (pequeñas y medianas empresas) incluyen tanto microempresas como pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, existen diferencias clave. Las pymes pueden tener hasta 249 empleados y facturar hasta 50 millones de euros, mientras que las microempresas deben mantenerse por debajo de los 10 empleados y los 2 millones de euros de facturación. Las obligaciones fiscales y contables de una gran empresa son mucho más complejas que las de una microempresa, que disfruta de ciertos beneficios fiscales y menores exigencias contables.

Conocer los requisitos que tiene que cumplir una microempresa es fundamental para elegir la estructura empresarial más conveniente. Estos son los criterios generales que definen una microempresa a efectos contables en la normativa española, especialmente para acogerse a criterios específicos:

Estos requisitos son la base para determinar las obligaciones fiscales, las ayudas disponibles y los requisitos legales específicos para cada tipo de empresa. Las microempresas, por su tamaño, gozan de una tributación reducida y una simplificación contable, lo que facilita la gestión contable y financiera. Además, pueden acogerse al Plan General de Contabilidad para Pymes y se les otorgan facilidades en la contratación.

La Normativa Contable Específica para Microempresas en España

La gestión contable es fundamental para la transparencia y el control financiero de cualquier empresa. La normativa española exige que las empresas lleven su contabilidad conforme al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad (PGC). Posteriormente, la incorporación de España a la hoy Unión Europea trajo consigo la armonización de las normas contables vigentes en aquel momento con el Derecho comunitario derivado en materia contable, en adelante Directivas contables (la Cuarta Directiva 78/660/CEE y la Séptima Directiva 83/349/CEE).

En este contexto, la Ley 16/2007 habilitó al Gobierno para aprobar una norma complementaria del Plan General de Contabilidad, un texto ajustado a las necesidades informativas de las pequeñas y medianas empresas (Plan General de Contabilidad de PYMES o Plan de PYMES). Este Plan recoge el tratamiento contable de las operaciones realizadas, con carácter general, por estas empresas y simplifica criterios de registro, valoración e información a incluir en la memoria.

El Plan General de Contabilidad de Pymes presenta una estructura idéntica al Plan General de Contabilidad, pero reduce sus contenidos y simplifica algunos aspectos puntuales. La aplicación de este Plan es opcional para las empresas que cumplan las condiciones establecidas en el artículo 175 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas para la formulación de balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados. Adicionalmente, se exige que la empresa no se encuentre en alguno de los supuestos de exclusión regulados en el apartado 2 del artículo 2 de este real decreto.

Simplificaciones Clave del Plan General de Contabilidad de Pymes

El Plan General de Contabilidad de Pymes ha sido diseñado para ofrecer una herramienta que facilite la aplicación del nuevo marco contable, simplificando algunos criterios y regulando solo las operaciones más habituales en el entorno empresarial de las PYMES. Su estructura es la misma que la del Plan General de Contabilidad, pero con adaptaciones significativas:

• En la segunda parte, "normas de registro y valoración para pequeñas y medianas empresas", se han eliminado las normas relativas a ciertas operaciones consideradas de escasa realización por estas empresas.
• Asimismo, se han simplificado algunos de los criterios de registro y valoración, fundamentalmente relacionados con los instrumentos financieros.
• Debe también resaltarse la eliminación de la norma relativa a activos no corrientes y grupos enajenables de elementos, mantenidos para la venta, cuyo contenido no resulta de aplicación a las empresas usuarias del Plan General de Contabilidad de Pymes.
• La tercera parte contiene los modelos de las cuentas anuales para las pequeñas y medianas empresas, que son iguales a los modelos abreviados del Plan General de Contabilidad, pero prescindiendo de subagrupaciones, epígrafes y partidas de información en memoria relativos a operaciones no insertadas en el PGC-Pymes.
• Mención especial requiere la eliminación del estado de ingresos y gastos reconocidos y la simplificación del estado de cambios en el patrimonio neto de pequeñas y medianas empresas. Este último estará formado únicamente por un documento que contempla todos los cambios en el patrimonio neto.
• Ha de resaltarse la eliminación de los grupos 8 y 9 que reflejan los gastos e ingresos registrados directamente en el patrimonio neto, respectivamente.

Es importante destacar que el artículo 3 de este real decreto prohíbe la aplicación parcial del Plan General de Contabilidad de Pymes, exigiendo que se considere como un cuerpo completo. Si una empresa que aplique este Plan realiza una operación no regulada en él, ha de remitirse a las normas correspondientes del Plan General de Contabilidad, con la excepción de la norma de registro y valoración de activos no corrientes y grupos enajenables de elementos, mantenidos para la venta.

Criterios Contables Específicos para Microempresas (Artículo 4 del Real Decreto)

El artículo 4 de este real decreto desarrolla el mandato, recogiendo las circunstancias que han de cumplir las empresas para que puedan optar por la aplicación de los criterios contables específicos de las microempresas, que se refieren a los límites de activo, cifra de negocios y número de trabajadores mencionados anteriormente.

Una vez cumplidos estos requisitos, las microempresas pueden aplicar criterios específicos en dos áreas principales:

1. Acuerdos de Arrendamiento Financiero (Leasing): El primer criterio específico se refiere al tratamiento contable de los acuerdos de arrendamiento financiero y otros de naturaleza similar, estableciéndose la imputación de la cuota devengada en el acuerdo, como un gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias. En el momento en que se ejerza la opción de compra procederá registrar el activo por el importe satisfecho, aplicando el criterio valorativo del precio de adquisición. Los arrendatarios de los acuerdos de arrendamiento financiero u otros de naturaleza similar que no tengan por objeto terrenos, solares u otros activos no amortizables, contabilizarán las cuotas devengadas en el ejercicio como gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias. En la memoria de las cuentas anuales, deberá indicarse el valor razonable o valor al contado del activo calculado al inicio del arrendamiento y su vida útil estimada, las cuotas abonadas, la deuda pendiente de pago y el importe por el que se pudiese ejercer la opción de compra, si la hubiere. La información acerca de las cuotas deberá suministrarse diferenciando la parte que corresponda a la recuperación del coste del bien y la carga financiera.
2. Impuesto sobre Beneficios: El otro criterio específico se refiere al registro contable del impuesto sobre beneficios, considerándose como gasto por impuesto el importe que resulte de las liquidaciones fiscales del ejercicio corriente, es decir, el gasto por impuesto sobre beneficios se hace equivalente al gasto por impuesto corriente. El gasto por impuesto sobre beneficios se contabilizará en la cuenta de pérdidas y ganancias por el importe que resulte de las liquidaciones fiscales del impuesto sobre sociedades relativas al ejercicio.

Las entidades que realicen actividades no mercantiles que vengan obligadas por sus disposiciones específicas a aplicar alguna adaptación del Plan General de Contabilidad, podrán optar por aplicar los contenidos del Plan General de Contabilidad de Pymes y los criterios contables específicos para microempresas, siempre y cuando cumplan los requisitos exigidos para ello.

Obligaciones Contables Generales para PYMES

Independientemente de las simplificaciones, todas las PYMES en España, incluyendo las microempresas, deben llevar una contabilidad ordenada y presentar cuentas anuales. La normativa española exige que las empresas lleven su contabilidad conforme al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad (PGC), o al PGC-PYMES si cumplen los requisitos.

Libros Contables Obligatorios

Para cumplir con la normativa vigente, estas empresas deben llevar un registro detallado de sus operaciones económicas, a través de los siguientes libros:

• Libro Diario: Este libro es esencial para registrar cronológicamente todas las transacciones diarias de la empresa, incluyendo detalles como la fecha, el concepto y el importe de cada operación.
• Libro Mayor: Este registro complementa al Libro Diario, agrupando las transacciones por cuenta, lo que permite un seguimiento detallado de los saldos de cada cuenta contable.
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Este libro incluye el balance inicial del ejercicio, inventarios trimestrales y las cuentas anuales, como el balance de situación, pérdidas y ganancias y cambios en el patrimonio neto. Las pequeñas y medianas empresas deberán formular el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria, que son los documentos que forman parte de sus cuentas anuales.

Los libros contables deben ser legalizados en el Registro Mercantil, un trámite que garantiza la autenticidad y transparencia de los datos. Las cuentas anuales deben presentarse en el Registro Mercantil dentro de los seis primeros meses del ejercicio siguiente, en cumplimiento del Código de Comercio y el Real Decreto 1515/2007. El incumplimiento de las obligaciones contables puede dar como resultado sanciones administrativas, dificultades en el acceso a financiación y deterioro de la imagen empresarial.

Otros Requisitos Legales, Fiscales y Operativos

Más allá de los aspectos contables, las microempresas y PYMES deben ceñirse a otros requisitos concretos para su operación legal y fiscal.

Requisitos Legales y Fiscales

1. Selección de la Forma Jurídica: El primer paso para crear una pyme en España es seleccionar la forma jurídica que mejor se adapte al negocio. Las opciones comunes incluyen Empresario individual (autónomo), Sociedad Limitada (SL) o Sociedad Anónima (SA). En este sentido, hay que tener en cuenta que con el tiempo se puede modificar la forma jurídica.
2. Inscripción en el Registro Mercantil: Independientemente de la forma jurídica, todas las pymes deben inscribirse en el Registro Mercantil, lo que es un paso obligatorio para la obtención de la personalidad jurídica.
3. Código de Identificación Fiscal (CIF) o Número de Identificación Fiscal (NIF): Este es necesario para cualquier actividad comercial.
4. Obligaciones Tributarias: El plano de los impuestos y la fiscalidad merece mención especial. Las microempresas están sujetas a:
   • Impuesto sobre Sociedades: Aplica a las ganancias obtenidas por las empresas.
   • IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): Las pymes deben cobrar y declarar el IVA sobre las ventas de bienes y servicios.
   • IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas): Aplicable a los autónomos y a la retención de impuestos en nóminas.

Requisitos Laborales y Operativos

En tercer lugar, hay unos requisitos ligados a aspectos laborales y operativos:

• Contratación de Personal: Contratar empleados conlleva unas responsabilidades y obligaciones. Ejemplo: si tienes una pequeña empresa familiar, sea cual sea tu sector, registra a todos tus empleados en la Seguridad Social desde el primer día.
• Prevención de Riesgos Laborales: Las pymes deben implementar medidas de seguridad y salud laboral, especialmente en sectores industriales o con alto riesgo.

En este entorno digital, la inversión en tecnología se ha convertido en un requisito fundamental para las pymes. Es aconsejable hacer una inversión en tecnología e implementar un sistema de contabilidad digital. Ejemplo: Hawkers, startup española, comenzó vendiendo gafas de sol a través de redes sociales e invirtió fuertemente en tecnología desde su inicio.

Casos de Éxito y Apoyo a las Microempresas

Cumplir con todos los requisitos es un desafío para cualquier microempresa y pequeña o mediana empresa. Sin embargo, muchos negocios han demostrado que es posible crecer y tener éxito aplicando una gestión rigurosa y aprovechando las herramientas disponibles. Por ejemplo:

• Bicicletas BH, empresa vasca con más de 100 años de historia, comenzó como una microempresa familiar.
• El Ganso, conocida marca de moda española, se inscribió en el Registro Mercantil como Sociedad Limitada (SL) en sus inicios, lo que les permitió formalizar su estructura y acceder a financiación.
• Eneko Atxa, chef y propietario del restaurante Azurmendi, gestiona su negocio gastronómico como una pyme, manteniendo un riguroso control contable.
• Paco & Lola, bodega gallega que produce vinos albariño, ha crecido de forma sostenida gracias a la contratación de personal cualificado y la correcta gestión de sus obligaciones laborales.
• Cervezas La Virgen, cervecería artesanal en Madrid, ha pasado de microempresa a una pequeña empresa reconocida a nivel nacional.
• Mr. Wonderful comenzó como un pequeño negocio de diseño gráfico y se ha convertido en una marca internacional de productos de papelería y regalos.

Afortunadamente, existen ayudas para la creación de empresas y subvenciones específicas para pymes en España. Ejemplo real: Panaderías Granier, que comenzó como una pequeña panadería en Barcelona, aprovechó las subvenciones locales y las ayudas a la innovación para expandir su negocio.