Consejos para trabajar en coworking con llamadas y videollamadas por Skype

Trabajar en espacios de coworking ofrece flexibilidad y un ambiente colaborativo, pero también presenta desafíos, especialmente cuando se trata de gestionar llamadas y videollamadas. Skype, una herramienta de comunicación versátil, se ha convertido en una solución indispensable para conectar equipos, clientes y colaboradores. Nació en el año 2003 y permite trabajar con diferentes señales de voz gracias a un protocolo IP que convierte la voz en paquetes digitales, que se envían a través de internet.

Skype: Más que una herramienta de videollamadas

Skype es una aplicación que permite hacer videollamadas con personas que pueden estar al otro lado del mundo, siendo muy útil si trabajas en remoto, tienes clientes, quieres conectar con las personas de tu empresa, quieres dar clases de forma online, eres nómada digital, o también si estás estudiando y necesitas hacer una videollamada para realizar un trabajo. La comunicación efectiva es fundamental para el éxito de cualquier emprendimiento o pequeña y mediana empresa (Pyme).

No se limita únicamente a videollamadas; con esta aplicación podrás desde compartir archivos en línea hasta mantener una conversación por chat. Sus principales características incluyen:

• Realizar llamadas a teléfonos fijos y móviles.
• Enviar mensajes de texto.
• Compartir archivos y emoticonos.
• Compartir pantalla o incluso subtitular un diálogo.

Cómo empezar a usar Skype

Para comenzar a utilizar Skype, es necesario crear una cuenta de Microsoft, ya que Skype forma parte de su ecosistema de aplicaciones. Si ya tienes una cuenta de Microsoft, puedes usarla para iniciar sesión en Skype.

1. Crear una cuenta de Microsoft: Visita el sitio web de Skype y selecciona la opción de crear una cuenta.
2. Iniciar sesión y configurar: Abre la aplicación de Skype e inicia sesión con tu cuenta de Microsoft. Completa tu perfil añadiendo una foto y otros detalles relevantes.

Funciones de Skype para empresas

Skype ofrece una amplia gama de funciones diseñadas para facilitar la comunicación y colaboración en el entorno empresarial:

• Videollamadas y llamadas de voz: Permite realizar reuniones virtuales con hasta 50 participantes, ideal para coordinar equipos distribuidos geográficamente o para mantener contacto directo con clientes y socios.
• Mensajería instantánea: Facilita la comunicación rápida y efectiva.
• Compartición de pantalla: Útil para presentaciones y demostraciones en tiempo real.
• Envío de archivos: Permite enviar y recibir archivos de diferentes formatos.
• Grabación de llamadas: Muy útil para mantener un registro de reuniones importantes o para revisarlas posteriormente.
• Integración con otras herramientas de Microsoft: Se integra perfectamente con Outlook, OneDrive y Microsoft Teams.
• Ahorro de costos: Ofrece llamadas gratuitas entre usuarios de Skype y tarifas competitivas a teléfonos fijos y móviles.
• Flexibilidad y movilidad: Disponible en múltiples dispositivos (ordenadores, tabletas y smartphones). Skype web es una posibilidad con la que puedes disfrutar de las mismas prestaciones de la app, pero en tu ordenador.

Gestión de contactos en Skype

Una vez generado el perfil, debes obtener contactos. Lo más sencillo es enviar tu nombre de usuario a conocidos, amigos o quien te interese. Para agregar contactos, accede a la pestaña de "Contactos" y busca el usuario por su nombre. Una vez lo encuentres, dale a "Agregar". En el momento que algún contacto te agregue, Skype te enviará una notificación para que aceptes (o no) esa invitación.

Protocolo y buenas prácticas en videollamadas desde un coworking

Las reuniones de trabajo online, ahora más que nunca, son inevitables. Para las empresas, eran una forma de reducir costes y desplazamientos innecesarios, y también una buena forma de poner en común aspectos de un proyecto en marcha sin perder las ventajas de una reunión presencial. Respetar algunas normas es importante para continuar con la rutina con cierta normalidad. El modo de teletrabajo exige un alto nivel de disciplina.

Preparación antes de la llamada

Para poder descargar y utilizar Skype gratis, solo es necesario instalar la última versión disponible del programa, la puedes descargar de manera gratuita en la página web oficial de Skype. Si tienes que hacer una videollamada, ya sea para asistir a una clase, hacer una entrevista o tener una reunión, conviene que te asegures de que tu micrófono, cámara web y conexión estén correctas. El procedimiento habitual es hacer una llamada de prueba por Skype, una funcionalidad del propio programa que podrás encontrar en tu lista de contactos.

Considera los siguientes puntos para una experiencia óptima:

• Asegura una buena conexión: Si tu internet no funciona correctamente, busca un lugar donde puedas tener mejor conexión. La mala comunicación que genera una conexión lenta puede afectar al contenido de la reunión.
• Conéctate desde un ordenador: Conectarse desde un dispositivo móvil transmite inestabilidad en la pantalla, no pueden verse documentos ni tampoco podremos compartir pantalla.

Durante la videollamada

La experiencia generada con el teletrabajo en equipos virtuales marcará una nueva era en la forma de trabajar. Es importante establecer una serie de pautas tanto para jefes como para empleados.

1. Sé puntual: La puntualidad es muy importante a la hora de asistir a cualquier evento profesional y en las reuniones en línea tiene que ser igual. Al conectarse a tiempo mostrarás profesionalidad y responsabilidad.
2. Enciende la cámara: Anima a los participantes a que hagan lo mismo. La cámara debe estar a la altura de tus ojos, mirando directamente a la pantalla y no a la cámara para mantener el contacto visual.
3. Evita lugares ruidosos: Evita cafeterías o una sala donde haya mucha gente. Las reuniones normalmente se fijan con bastante antelación como para tener tiempo a buscar un sitio tranquilo y sin distracciones.
4. Cuida tu imagen y fondo:
   • No hace falta que te plantes delante de la cámara con un traje o un vestido de noche, pero tampoco es aconsejable parecer sin afeitar o con ropa de estar por casa.
   • Evita estampados, colores flúor o grandes pendientes que distraerían la atención y podrían generar brillos en la cámara.
   • Asegúrate de tener un fondo lo más despejado y ordenado posible para evitar distracciones. Si el único sitio donde puedes realizar la videollamada es delante de unas estanterías, customiza su parte visible para convertirlas en un fondo que no te robe protagonismo.
   • Si el único fondo disponible no tiene posibilidad de cambio, otra opción sería desenfocarlo en un par de sencillos pasos. Cuando inicies la llamada, pulsa en el icono de la cámara de Skype. Se abrirá una nueva ventana con los ajustes de vídeo y podrás seleccionar la opción ‘Desenfocar mi fondo’.
   • No te pongas de espaldas a una fuente de luz como si fuera un interrogatorio, y si viene de arriba intenta que las sombras no distorsionen tus facciones.
5. Mantén una postura adecuada: Que la comodidad de tu hogar no se convierta en una dejadez extrema. Hay que mostrarse relajado, pero eso no puede traducirse en una espalda arqueada o una mano tapando la cara.
6. Gestiona las interrupciones: Puede pasar que durante una videollamada aparezca un niño o una mascota cruzando por delante de la cámara. Sé comprensivo si sucede, pero trata de minimizarlas en lo posible.
7. Toma notas: Es mucho más eficiente y preciso poder tomar notas mientras estás en la llamada.
8. Interactúa con los participantes: Evita que se dispersen al realizar pausas para preguntas.
9. Comparte la estructura de la llamada: Al principio de esta para captar la atención de los participantes. Marca los objetivos, los posibles resultados y cualquier tema del que quieras hablar en la llamada.
10. Graba la reunión: Para que posteriormente puedas echarle un vistazo y analizar qué ha ido mal (o bien) o incluso para recabar datos que se te han podido pasar por alto siempre puedes grabar la reunión.

Integrando Skype en tu PYME y sacando el máximo provecho al teletrabajo

Integrar Skype en tu Pyme puede parecer un desafío, pero con un enfoque adecuado, se puede lograr de manera efectiva.

Pautas para la implementación en PYMES

• Capacitación del personal: Es fundamental que todos los miembros del equipo estén familiarizados con las funciones y el uso de Skype.
• Configuración de cuentas empresariales: Si tu Pyme cuenta con un equipo grande, considera la creación de cuentas empresariales de Microsoft para cada empleado.
• Establecimiento de protocolos de comunicación: Define claramente cómo y cuándo se debe utilizar Skype para la comunicación interna y externa.
• Monitoreo y evaluación: Es importante monitorear el uso de Skype en tu empresa y evaluar su impacto en la productividad y la comunicación.

Consejos avanzados para usuarios de Skype

• Mantén tu perfil actualizado: Asegúrate de que tu perfil de Skype tenga una foto reciente y la información de contacto correcta.
• Utiliza etiquetas y grupos: Organiza tus contactos y chats utilizando etiquetas y grupos.
• Aprovecha las funciones de estado: Utiliza las funciones de estado de Skype (disponible, ocupado, ausente, etc.) para informar a tus colegas sobre tu disponibilidad.
• Configura notificaciones inteligentes: Ajusta las notificaciones de Skype para recibir alertas solo de los mensajes y eventos más importantes.
• Utiliza los atajos de teclado: Familiarízate con los atajos de teclado de Skype para agilizar la navegación y el uso de la aplicación.

Casos de uso de Skype en el entorno empresarial

Skype se presenta como una herramienta indispensable para emprendedores y pymes que buscan mejorar su comunicación y colaboración:

Productividad y bienestar en el teletrabajo y coworking

Cuando tenemos que vivir situaciones ajenas a nuestra voluntad, no queda más remedio que adaptarnos a lo que está pasando e intentar sacar el máximo partido a los acontecimientos. La clave para conseguir desarrollar un teletrabajo efectivo consiste principalmente en combinar el trabajo propiamente dicho con una alimentación variada y equilibrada y un estilo de vida activo en el que exista tiempo también para el ocio.

Consejos para un teletrabajo productivo

• Dúchate y vístete: Es la pauta de arranque para saber que estás trabajando aunque estés en casa.
• Establece un espacio de trabajo específico: Alquilar oficinas o puestos en espacios de coworking puede ser una solución para muchos autónomos y pequeños empresarios.
• Organízate programando tu jornada laboral: Mantén la misma rutina.
• Respeta los descansos: Haciendo pequeñas pausas para estirar las piernas y descansar la mente.
• Desconecta al finalizar la jornada: Desarrolla un ritual de apagado.
• Separa las tareas domésticas de las laborales: Evita ir continuamente a la cocina; picar a todas horas no te hará más productivo.
• Crea una pequeña rutina de actividad física y mantén tu horario de sueño.

Teletrabajo en equipo

Muchas veces, para completar un proyecto, necesitas especificaciones de tu equipo. Es conveniente seguir unas recomendaciones para teletrabajar eficientemente en equipo:

• Transmite confianza: Cumpliendo los compromisos adquiridos en tiempo y forma. Evita excusas derivadas de tu teletrabajo.
• Sé riguroso en las reuniones virtuales.
• Marca un momento para compartir información con compañeros o superiores. Con cinco minutos es suficiente.
• Reconoce el trabajo bien hecho públicamente.
• Cumple un horario laboral que coincida en gran medida con el de tu equipo.
• Prioriza el trabajo más importante.
• Si necesitas una respuesta inmediata, haz una llamada telefónica.
• Aprovecha para formarte: Existen multitud de plataformas que ofrecen cursos online.

Otras herramientas de comunicación para el teletrabajo

Si te sientes algo ‘perdido’ y no sabes qué herramienta utilizar, aquí tienes algunas opciones además de Skype:

• Slack: Para comunicación en equipo.
• Hangouts: Permite realizar videollamadas de hasta 10 personas en simultáneo, enviar mensajes y hacer llamadas de voz.
• Microsoft Teams: Ofrece chat ilimitado, llamadas de audio o vídeo en grupo o individuales, 10 GB de almacenamiento de archivos compartidos y 2 GB de almacenamiento personal por usuario en su versión gratuita.
• Zoom: Herramienta de conferencia en la nube que permite realizar llamadas de video y audio de hasta 1.000 participantes, grabar conversaciones y añadir transcripciones automáticas.
• Whereby: Herramienta de reuniones a través de vídeo que se puede utilizar desde cualquier navegador sin necesidad de descargar una aplicación.
• Adobe Connect: Plataforma de videoconferencia con total personalización de la interfaz, adaptándose a cada necesidad.
• Cisco Webex: Herramientas que abarcan desde reuniones en línea con funciones propias de mensajería, videollamada, uso compartido de archivos y pizarra, hasta llamadas de conferencia en la nube.
• Workplace: Para la comunicación interna de las empresas.

Trabajar desde casa forma parte de la nueva normalidad, por lo que ahora pasamos más tiempo que nunca realizando llamadas de trabajo. Sin embargo, sin una planificación adecuada, las llamadas pueden perder sentido rápidamente. Cabe destacar que la experiencia generada con el teletrabajo en equipos virtuales marcará una nueva era en la forma de trabajar.