Coworking con Almacén: Ventajas y Desventajas para Pymes y Autónomos

El mundo laboral está experimentando una gran transformación en los últimos años. Considerado en otro tiempo un lujo o una rareza dentro del ámbito laboral, el teletrabajo ha llegado para quedarse. Su adopción se aceleró en respuesta a la pandemia de la covid-19. Ahora las empresas han reconocido las ventajas del trabajo en remoto para ser ágiles y flexibles.

¿Estás pensando en emprender un negocio y aún no tienes claro si vas a comprar o alquilar un local? Quizá deberías plantearte una tercera opción: el coworking, una tendencia que está ganando terreno entre pymes y autónomos.

Hoy España tiene más de 900 espacios de coworking, gracias a los cuales ocupa el tercer puesto en el ranking mundial, solo superada por Estados Unidos y Alemania, según El Economista.

¿Qué es el Coworking?

El coworking es una manera de trabajar que permite a profesionales, autónomos y pymes de diferentes sectores compartir un mismo espacio de trabajo. Estas personas llevan sus proyectos de manera independiente, pero comparten oficina y equipamiento.

A diferencia de los típicos centros de negocio o las oficinas compartidas, en los espacios de coworking existe un gestor que trabaja a tiempo completo. Entre otras funciones, se encarga de crear oportunidades profesionales entre los miembros, actuando como catalizador de nuevas sinergias de trabajo.

¿Cómo Funciona un Espacio Coworking?

Los espacios de coworking para empresas y profesionales ofrecen planes flexibles que se adaptan a todo tipo de necesidades. Puedes elegir un puesto dedicado o fijo, a tiempo completo, pero si prefieres trabajar solo por las mañanas o las tardes puedes contratar un puesto por horas. También puedes elegir un escritorio en una zona compartida o una oficina individual.

Generalmente se paga una cuota mensual que da derecho al uso de una serie de servicios adicionales, como el uso del salón de reuniones o del espacio de almacenamiento. En algunos espacios de coworking esos servicios se contratan de manera independiente, según las necesidades de la pyme o el autónomo.

Ventajas del Coworking para Pymes y Autónomos

Formar parte de un lugar de coworking aporta grandes ventajas y beneficios al trabajo y a los resultados. Son espacios pensados para poner en práctica la filosofía de compartir oficina con otras empresas y profesionales autónomos.

A continuación, exploramos algunas de las ventajas más destacadas:

1. Acceso a un Espacio de Trabajo Profesional

El coworking te brinda un espacio de trabajo equipado con todos los servicios y herramientas que necesitas para ser más productivo. También te permitirá proyectar una imagen más profesional de cara a tus clientes, sobre todo cuando necesitas celebrar reuniones o realizar presentaciones de proyectos.

2. Reducción de Costes

Una de las mayores ventajas de los espacios de coworking es que permiten reducir costes, sobre todo en comparación con el alquiler de una oficina. No tendrás que preocuparte por los recibos de los suministros y podrás desgravar ese coste sin problemas, no hay limitaciones como en el caso de los gastos que puedes deducir si eres autónomo y trabajas en casa.

3. Ampliación de la Red de Contactos

Los gestores de los espacios de coworking no solo trabajan para crear sinergias entre los coworkers sino que también impulsan los contactos externos. Podrás ampliar tu red de contactos fácilmente gracias a la interacción con otros emprendedores o a los eventos que se organizan, lo cual puede representar una gran oportunidad de desarrollo para tu negocio.

4. Aumento de la Productividad y Mejora de la Salud Mental

Un estudio realizado en la Universidad de California descubrió que sentirse solos en el trabajo afecta al desempeño y la productividad laboral. De hecho, uno de cada seis profesionales que trabajan en casa sufren problemas psicológicos como la depresión y la ansiedad, según una encuesta de Epson. El coworking te ayudará a combatir el aislamiento e incluso te permitirá ser más productivo, pues no te expondrás a las interrupciones que suelen producirse en casa.

5. Conciliación de la Vida Laboral y Personal

Trabajar en casa encierra dos grandes riesgos: no desconectarse nunca del trabajo o dedicar demasiado tiempo a las tareas del hogar. El coworking te permite establecer límites más claros, lo cual favorecerá la conciliación y, a la larga, se revertirá en una mejor calidad de vida.

Desventajas del Coworking

Por supuesto, el coworking también tiene algunas desventajas: tendrás que renunciar a un poco de privacidad y estarás expuesto a los típicos ruidos de las oficinas.

Aunque, a veces, la falta de espacio puede ser un inconveniente para pasarse al coworking. Tanto si tienes una empresa como si eres autónomo, tener todo el material de trabajo organizado, localizado y en un lugar seguro es una necesidad. Sobre todo, si trabajas en un lugar de coworking, ya que no tienes oficina fija ni un acceso las 24 horas del día a tus imprescindibles del trabajo.

Coworking con Almacén: Una Solución Integral

Un almacén exclusivo y único para tu empresa o para ti te da muchas comodidades y tranquilidad. Una ventaja de alquilar un almacén es la ubicación. La mayoría de los espacios de coworking se encuentran en el centro de Madrid, por lo que uno de los trasteros puede ser de mucha utilidad.

La amplia disponibilidad horaria es otro aspecto importante. Puedes acceder a tu almacén de lunes a viernes de 8:00 a 21:00h y fines de semana de 8:00 a 19:00h con una clave automatizada de uso personal. Los almacenes se adaptan a todo tipo de necesidades y perfiles profesionales para que todos encuentren el espacio ideal para su trabajo.

Tipos de Almacenes y sus Usos:

• Lockers: Ideales para documentos, archivadores y material de escritorio.
• Trasteros Pequeños: Adecuados para bicicletas, sillas o estanterías pequeñas.
• Trasteros Medianos: Perfectos para tiendas online, visitadores médicos o pequeñas librerías.
• Trasteros Grandes: Recomendados para fisioterapeutas o artistas que necesiten guardar equipos o obras de arte.
• Trasteros XL: Óptimos para productoras audiovisuales, centros de distribución o restauradores de muebles y antigüedades.

¿Cómo Elegir el Espacio de Coworking Adecuado?

La respuesta a esta pregunta depende de las necesidades de la empresa o emprendedor. Ambos tipos de espacios de trabajo tienen sus ventajas y desventajas.

En general, los centros de negocios son una buena opción para las empresas que necesitan flexibilidad, servicios y comunidad.

Factores a Considerar:

• Flexibilidad: Ajusta tu contrato según tus proyectos. Aumenta horas en meses ocupados y reduce en vacaciones.
• Ubicación: No cuesta lo mismo un coworking en el centro que uno en las afueras.
• Servicios: ¿Puedo llevar visitas? ¿Hay opciones para reuniones virtuales? ¿Qué pasa si necesito más espacio?

El Diseño de la Oficina y su Impacto

El espacio donde tu empresa lleva a cabo su actividad puede influir tanto en el desarrollo de sus trabajadores como de sus tareas. Por eso, es importante conocer las diferencias que un centro de negocios y un edificio de oficinas ofrecen, para que puedas considerar diversos aspectos a tener en cuenta en el desarrollo de tu empresa o proyecto.

El diseño ha cambiado mucho a lo largo del tiempo. Hoy en día, las estructuras deben promover la cooperación y la comunicación.

Existen diferentes formatos de oficinas, cada uno con sus ventajas y desventajas:

1. Oficina Individual: Permite trabajar sin interrupciones, pero consume mucho espacio.
2. Oficina Abierta (Open Spaces): Promueve la organización en equipo, pero puede ser ruidosa.
3. Oficina Grupal: Combina las ventajas de las individuales y las abiertas, pero puede tener problemas de ruido.
4. Oficina Combinada: Adecuada para actividades que combinen el trabajo orientado a proyectos con el individual.
5. Oficina Reversible: Flexible y adecuada para diferentes usuarios, pero los costos de diseño interior pueden ser altos.
6. Escritorio y Espacio de Trabajo con Mesa Caliente: Requiere menos sitio para los empleados, pero exige una política de escritorio limpio.

Elementos a Tener en Cuenta para Montar una Oficina

Lo primero que tenemos que considerar, si estamos planteándonos hacerlo así, es si somos o no capaces, mentalmente, de gestionar nuestra actividad con eficacia.

Además del mobiliario básico (escritorios y sillas ajustables), es crucial considerar las comunicaciones:

• Soluciones Internas para el Espacio: Planificación, conexión de alta velocidad, disponibilidad y acceso.
• Telefonía: ¿Teléfonos IP? ¿Líneas? ¿Cableado rj11? ¿Centralita?

En un coworking, muchos de estos requisitos son gestionados por el equipo del centro, facilitando la adaptación a las necesidades de cada profesional.

En un contexto en que muchas empresas se ven obligadas a reducir costes y una gran cantidad de profesionales han sido despedidos, el coworking o la oficina compartida puede ayudar a mantener un proyecto empresarial o bien crearlo de nuevo. No se trata solo de convivir con otros autónomos y free lances en un mismo espacio. La iniciativa plantea una nueva concepción de cómo pueden ser de enriquecedoras las relaciones entre profesionales de diversos ámbitos, crear sinergias y allanar el camino a los que deciden dejar de buscar trabajo para crear el suyo propio.

El coworking también puede generar situaciones peculiares, como, por ejemplo, que en una misma oficina convivan dos empresas que en un momento dado podrían competir por un determinado cliente.

Consideraciones Legales y Financieras

Muchos autónomos no otorgan a la elección de su ubicación la importancia que merece. Son demasiados los autónomos que asustados por el precio de los alquileres en las calles principales, optan por locales en calles poco transitadas, lo que les aboca a una dura supervivencia en el mejor de los casos.

Debes valorar si la ubicación elegida te va a ayudar a maximizar tus beneficios. Estos aspectos influyen en tu capacidad de atraer clientela así que debes analizar en que zona de tu población te conviene ubicarte y si te compensa una calle o zona de mucho tránsito de personas o vehículos y un local muy atractivo.

En cuanto a la actividad en casa, la nueva normativa permite deducirnos los suministros de la casa (agua, luz, gas, teléfono, internet) en un 30% aplicable a la parte de nuestra casa destinada a la actividad. Si vivimos de alquiler Hacienda no aceptaba, en principio, la deducción de la parte proporcional de la renta. Sin embargo, una reciente sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Madrid ya ha declarado el derecho a deducirse la parte proporcional.

La Ley de la Propiedad Horizontal establece la prohibición de realizar actividades que sean molestas, insalubres o peligrosas. Por otro lado, tenemos que tener en cuenta que nuestro negocio se desarrolla en nuestra casa, pero es posible que para ello necesitemos utilizar, en mayor o menor medida, zonas comunes de la comunidad de propietarios. Si esto es así, dependiendo de en qué consista dicho uso, podemos también tener problemas y deberíamos negociarlo con los demás propietarios. Por último, debemos consultar los estatutos de la comunidad de propietarios porque pueden contener prohibiciones de determinadas actividades.