Cómo gestionar la facturación en un espacio de coworking audiovisual

En el competitivo mercado actual, donde el sector del coworking ha experimentado un crecimiento significativo, la gestión eficiente de la facturación es crucial. Los usuarios se han acostumbrado a la comodidad de resolver problemas al instante y desde la comodidad de su hogar u oficina, incluyendo la búsqueda y reserva de espacios de trabajo en línea. La mayoría de las personas, por no decir todas, suelen buscar un espacio de coworking disponible en línea y están listas para pagar por la reserva si esta opción está disponible. Por ello, es momento de aprender más sobre los sistemas automatizados de pagos de coworking y los beneficios que pueden traer a tu negocio.

¿Qué es un sistema de pago para coworking?

Un sistema financiero soporta la transferencia de fondos de proveedores (ahorradores) a los usuarios (prestatarios) y de los pagadores a los beneficiarios, usualmente a través del intercambio de débitos y créditos entre instituciones financieras. Consiste en el mecanismo sin el uso de papel (como las transferencias de fondos electrónicos) para gestionar las transacciones del comercio electrónico y también es llamado mecanismo de pago. En español simple, un sistema de pago para un espacio de coworking es la posibilidad de pagar para reservar con una tarjeta bancaria o con cualquier otro método de pago.

Si hablamos sobre el nicho de coworking, los pagos en línea son la norma. Después de encontrar una sala de reuniones aceptable, el usuario paga por la reserva en línea. Esto te ahorra mucho tiempo y automatiza las ganancias, ya que no necesitas realizar ningún esfuerzo para recibir el pago. Con un sistema de pagos de coworking, el dinero será transferido de inmediato a tu cuenta bancaria. Esto resuelve el problema cuando el usuario reserva su estación de trabajo y nunca aparece.

Además, un sistema de pagos de coworking te ayudará a tener más ganancias. Cuando los residentes se queden sin créditos de salas de reuniones, pueden escoger otro método de pago y pagar con tarjeta. No hay necesidad de un community manager para gestionar estas transacciones. El sistema de pagos en línea puede ser usado para reservar un hot desk o fixed desk.

Sin embargo, un sistema de pagos no es una solución universal totalmente efectiva. Por ejemplo, esta no es una solución perfecta de facturación cuando se ofrece un espacio privado de oficina en renta. El precio de una oficina privada usualmente es alto, así que las personas usualmente no tienen el crédito disponible en sus tarjetas bancarias. Una oficina usualmente es rentada por una empresa y no por un individuo. Las empresas requieren recibos debido a que necesitan pagar impuestos, así que en este caso, es mejor usar la combinación de una factura y una transferencia bancaria.

Tipos de sistemas de pago

Al escoger el mejor método de pago de coworking, debes considerar dos tipos principales de sistemas de pago:

Opciones de pago global

• Presentadas por: Corporaciones reconocidas globalmente como Stripe, PayPal y MercadoPago.
• Pros:
  • Los métodos de pago de los proveedores famosos de este servicio son usualmente más fáciles de integrar con el software de coworking de tu elección.
  • Proporcionan documentación extensa para los desarrolladores.
  • Los usuarios confían en los sistemas de pago que conocen, normalmente tienen una mejor experiencia con marcas populares conocidas y usadas por millones de personas. El hecho de que sus pagos sean procesados por un líder global los deja tranquilos.
• Contras:
  • Si estás usando una empresa de pago global, las tarifas suelen aumentar.
  • Esos gigantes ofrecen un soporte ligeramente limitado a los métodos de pago locales.

Opciones de pago locales

• Presentadas por: Empresas populares más pequeñas entre los emprendedores locales. Ejemplos: KakaoPay, Transbank, iPay.
• Pros:
  • Los proveedores de servicio locales son más baratos comparados a las empresas globales, lo que significa que el costo va a reducirse.
  • Suelen aceptar más tipos de métodos de pago locales y proporcionan un mejor soporte para los idiomas locales. Como resultado, las facturas y los documentos financieros están mejor adaptados.
• Contras:
  • El problema con los sistemas de pago locales es que son más difíciles de integrar con tu página web o con tu software de coworking debido a las malas API.
  • Usualmente solo soportan idiomas y métodos de pago locales, así que los clientes extranjeros pueden tener dificultades.
  • Las posibilidades de que el software de coworking soporte la integración también son bajas.

¿Necesito un sistema de pago en línea?

Aceptar pagos virtuales para un espacio de coworking es conveniente tanto para ti como para tus clientes. Permites que los residentes del espacio paguen facturas y reservas de un salón con tarjetas de débito y crédito. Esto significa menos procesos de pago largos y complicados. Activas los pagos instantáneos al simplificar la reserva y reducir el tiempo para recibir el pago a solo 1-2 semanas.

Algunos clientes prefieren pagar luego con una factura. La herramienta incorporada de facturas simples te ahorrará tiempo y dinero al no necesitar la compra de un software de facturación individual o procesar la reserva de cada salón por separado. Los miembros reservan habitaciones y añaden un gasto a la factura del mes. Al final del mes, el administrador o moderador finaliza la factura y los miembros pueden pagar con una tarjeta de crédito o indicar si desean pagar por transferencia bancaria.

Considerándolo todo, tomar la decisión de integrar un sistema de pagos de coworking se reduce a los números. Sé racional y ten en cuenta el costo de la oportunidad. Pregúntate esto: ¿cuánto dinero puedes ahorrar si automatizas cierta rutina de pago? Digamos que automatizas la reserva de una habitación. Tu mánager gasta 2 horas a la semana gestionando pedidos de pago de reservas de un valor total de 250 dólares. Tú les pagas 20 dólares la hora, así que son unos 40 dólares a la semana. Ahora, si integras un sistema de pagos que automatice esto por 3% de las ganancias, vas a pagarle 7.5 dólares al sistema de pago en vez de los 40 dólares que le pagas a tu mánager. Conclusión: vas a ahorrar dinero con un pago automatizado en este caso. Intenta calcularlo con tu negocio para ver los números.

Cómo escoger el mejor sistema de pago para tu negocio

Cuando estamos escogiendo soluciones de software, el precio puede convertirse en un factor decisivo. Aun así, el pago más barato no significa que sea el mejor. Siempre debes pensar en el costo total de implementación. ¿Cuánto vas a pagar para integrar el sistema en tus flujos de trabajo? Siempre compara el precio inicial y el monto total.

Desde nuestra experiencia, si estás automatizando pagos de salas de reuniones (algunas veces aplica lo mismo a los hot desks), una opción astuta es optar por un sistema de pagos que sea muy fácil de integrar y amigable para los desarrolladores. Sin embargo, si estás automatizando pagos de oficina, entonces podría ser mejor optar por el más barato.

Recomendamos que te tomes un tiempo y calcules el costo total de la oportunidad. Hemos preparado una plantilla simple y gratis para calcular la ganancia total o las pérdidas al implementar un sistema de pago en tu espacio de coworking.

Factores clave para la elección

1. Costo de implementación: Más allá de la tarifa por transacción, considera los gastos de integración.
2. Facilidad de integración: La compatibilidad con tu software de coworking existente es crucial.
3. Soporte para desarrolladores: Una buena documentación API puede reducir el tiempo y costo de integración.
4. Reputación y confianza: Los sistemas de pago reconocidos globalmente suelen generar mayor confianza en los usuarios.
5. Métodos de pago locales: Si tu audiencia es mayormente local, un sistema que soporte diversas opciones locales puede ser ventajoso.
6. Idiomas soportados: Es importante si tienes una clientela internacional.
7. Adaptación a documentos financieros: La facilidad para generar facturas y otros documentos adaptados a la normativa local.

Beneficios de un programa de facturación

Hoy en día parece ser que hay mucha gente que se ha decidido a dar el salto y emprender un negocio por su cuenta. Mantener a flote este tipo de negocio conlleva muchas responsabilidades, entre ellas llevar la contabilidad y facturación de los servicios que estás ofreciendo al día. Cuando utilizas un programa de facturación puedes sacar mucho provecho de las diferentes funciones que este ofrece.

Además, podrás automatizar su pago a través de domiciliación bancaria o facilitarlo ofreciendo pagos online. Asimismo, un programa de facturación como Debitoor, gracias a su diseñador de facturas, te permite crear un diseño propio y exclusivo para tus facturas. También podrás personalizar tus facturas añadiendo tu logo, los colores de tu negocio, etc. Esto te permitirá distinguirte del resto de competidores y dar una imagen vanguardista.

Integrar un sistema de pagos es extremadamente beneficioso para tu negocio y conveniente para tus clientes. Son utilizados para pagar en línea productos y servicios. Así que es natural que proporciones esta conveniencia en tu espacio de coworking. Por otro lado, ofrecer opciones de pago de coworking en línea a tus clientes puede aumentar tus ganancias. Cuando se les acaben los créditos, ellos pueden pagar la reserva de un salón de reuniones con una tarjeta bancaria.

Tabla comparativa de sistemas de pago (ejemplo)