Todo sobre la Cotización Media por Formación Profesional para PYMES

En el panorama laboral actual, la formación profesional continua es un pilar fundamental para la competitividad de las empresas, especialmente las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Una parte esencial de este sistema es la cotización por formación profesional, una contribución obligatoria que tanto empleadores como trabajadores realizan a la Seguridad Social. Pero, ¿qué implica exactamente esta cotización, cómo se calcula y cómo pueden las PYMES aprovecharla para el desarrollo de sus equipos?

La Obligación de Cotizar por Formación Profesional

Todos los trabajadores y trabajadoras que cotizan al Régimen General de la Seguridad Social tienen la obligación de hacerlo en razón de su actividad laboral. Esto se realiza a través del abono de una cuota en la que participa tanto el empleado como la empresa. Dentro de las normas de cotización a la Seguridad Social, existen cotizaciones específicas, como las de desempleo, protección frente al cese de actividad (Fogasa) y la cotización por formación profesional.

La cotización en la nómina es la contribución económica obligatoria que tanto la empresa como el trabajador realizan al sistema de Seguridad Social por cada salario devengado. En cada nómina se detrae una parte del sueldo del empleado y la empresa aporta otra parte adicional, destinándose ambas a financiar las prestaciones y fondos de la Seguridad Social (pensiones, salud, desempleo, formación, etc.). Esta obligación de cotizar está impuesta por ley: la Ley General de la Seguridad Social (Real Decreto Legislativo 8/2015) establece que la cotización es “obligatoria en todos los regímenes del sistema”, incluyendo conceptos como el desempleo, el Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) y la formación profesional.

La finalidad de estas cotizaciones es garantizar la sostenibilidad del sistema de protección social, bajo el principio de solidaridad: con lo recaudado se cubren las distintas contingencias y se financian programas que benefician a los trabajadores a lo largo de su vida laboral. Desde un punto de vista legal, la cotización en nómina es indisponible e irrenunciable. Esto significa que ni el trabajador ni el empresario pueden pactar dejar de cotizar o cotizar por debajo de lo establecido, ya que constituye una obligación imperativa derivada de la ley. El Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015) también refuerza esta idea al consagrar entre los derechos laborales básicos el derecho a la seguridad social y a la protección en las distintas contingencias. Asimismo, reconoce el derecho a la formación profesional en el trabajo (art. 4.2.b ET), subrayando la importancia de la mejora profesional continua dentro de la relación laboral.

En suma, las cotizaciones en la nómina no solo financian prestaciones clásicas como la jubilación o el desempleo, sino también políticas activas como la formación de los trabajadores, lo que muestra su doble finalidad: protectora (ante riesgos sociales) y promotora (desarrollo de capital humano).

Cotización por Formación Profesional: Aplicación y Porcentaje

Dentro de los distintos tipos de cotizaciones que figuran en una nómina, existe una partida específica denominada “cotización por formación profesional”. Esta cuota de formación profesional se aplica sobre la base de cotización por contingencias profesionales (es decir, la base salarial que incluye todos los conceptos remuneratorios relevantes, usualmente la misma base que se usa para calcular desempleo y accidentes).

En la cotización por formación profesional, la aportación corre a cargo de la empresa y de los y las trabajadoras. No hay que confundir este concepto con el de la cotización del contrato de formación en alternancia.

Tanto el empleador como el trabajador aportan a esta cotización: una parte va a cargo de la empresa y otra, mucho menor, a cargo del empleado, de forma similar a como ocurre con otras cotizaciones sociales. En España, el tipo de cotización por formación profesional ha sido tradicionalmente del 0,7% de la base de cotización. Este porcentaje se distribuye normalmente de la siguiente manera:

• El 0,60% a cargo de la empresa.
• El 0,10% a cargo del trabajador.

Por ejemplo, si un trabajador tiene una base de cotización de 1.500 € mensuales, la empresa aportará 9 € y al trabajador se le descontarán 1,5 € cada mes en concepto de formación profesional.

Aunque el porcentaje es reducido, su impacto acumulado es significativo: para el trabajador supone una pequeña deducción en su salario neto todos los meses, y para la empresa representa un coste laboral más (un incremento del coste de la seguridad social sobre el salario bruto del empleado).

Conviene señalar que las leyes de Presupuestos Generales del Estado pueden ajustar estos tipos; de hecho, la normativa más reciente prevé un ligero incremento del tipo de formación profesional en próximos ejercicios, elevándolo del 0,7% al 0,8% (repartido entre empresario y trabajador).

La recaudación por formación profesional tiene un carácter finalista, es decir, está destinada exclusivamente a financiar actividades formativas para el empleo. Por mandato legal, estas aportaciones no se integran en la “caja única” de la Seguridad Social para pensiones, sino que van afectadas a programas de formación.

En términos económicos y de gestión, esta cuota supone para las empresas una obligación de gasto, pero a la vez una inversión en capital humano, puesto que los fondos aportados retornan al tejido productivo en forma de acciones formativas que mejoran las competencias de la plantilla.

El Papel de FUNDAE en la Formación Bonificada

La Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE, también conocida como Fundación Tripartita hasta 2015), se encarga de impulsar y coordinar la formación bonificada para las empresas. Esta entidad colabora con el Servicio Público de Empleo y es la que ejecuta las políticas públicas de Formación Profesional relacionada con el empleo. Su objetivo es poner en valor la importancia de la formación como vehículo para adaptarse a los cambios que pueda requerir el mercado.

En formación bonificada la empresa organiza cursos de capacitación para sus empleados y luego recupera total o parcialmente el coste de esa formación mediante bonificaciones en sus cotizaciones a la Seguridad Social. Este sistema está regulado por la normativa de formación para el empleo, destacando la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, que regula el Sistema de Formación Profesional para el Empleo en el ámbito laboral, desarrollada por el Real Decreto 694/2017.

Dichas normas configuran un modelo en el que las empresas disponen de un crédito anual para formación calculado en función de lo cotizado el año anterior en concepto de formación profesional. Así, lo que cada empresa y sus trabajadores han aportado vía cuota de formación se convierte en un saldo a favor (crédito) que pueden usar para bonificarse cursos de formación.

Las empresas que cotizan por la contingencia de formación profesional disponen de un montante anual para la formación de sus trabajadores y trabajadoras. Este difiere de unas a otras en función del tamaño de la empresa y de la cuantía cotizada por formación. Dicho crédito de formación anual procede de bonificaciones en las cotizaciones de la Seguridad Social. Así, la formación bonificada corre a cargo de la empresa y del empleado o empleada a través de sus aportaciones a la Seguridad Social.

Cabe contextualizar la formación bonificada como parte de las políticas activas de empleo. Los recursos procedentes de la cotización por formación profesional financian tanto la formación de demanda (bonificada por las empresas) como otras iniciativas de formación de oferta para trabajadores desempleados o ocupados.

En el caso de la formación bonificada, el curso resulta gratuito para el empleado (no tiene que pagarlo de su bolsillo ni la empresa se lo descuenta del salario), y la empresa soporta inicialmente el coste pero luego lo descuenta de sus cuotas a la Seguridad Social. Esto implica que no se trata de una subvención externa, sino de un sistema de derecho en el que la empresa y los trabajadores financian su propia formación con sus aportaciones. De hecho, mes a mes ambos (empresa y trabajador) han ido aportando una cantidad en concepto de formación profesional, y esas aportaciones conforman el crédito disponible para formación.

Si la empresa realiza cursos, puede aplicar la bonificación correspondiente en sus boletines de cotización (TC, Sistema RED) hasta agotar el crédito; si no realiza formación, el crédito no utilizado expira (normalmente al finalizar el año, salvo posibilidad de acumulación para empresas de menos de 50 trabajadores según la normativa vigente). Este sistema está intrínsecamente ligado al derecho de los trabajadores a la formación continua.

En consecuencia, la formación programada por las empresas actúa como una herramienta para mejorar la cualificación de la plantilla y aumentar su competitividad, al tiempo que asegura que los fondos aportados mediante la cotización por formación se reinviertan en los propios trabajadores. Organismos como la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE), junto con el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), gestionan y supervisan estas iniciativas, garantizando que se cumplan los requisitos y finalidades previstos en la ley (por ejemplo, que la formación esté alineada con el puesto de trabajo y que se respete el crédito máximo asignado).

Cálculo del Crédito Disponible y Cofinanciación

El crédito anual de formación es la cantidad que las empresas pueden usar para financiar acciones formativas bonificadas a través de FUNDAE. Se obtiene a partir de las cotizaciones del año anterior y del tamaño de la plantilla, garantizando siempre un mínimo de 420 €. La asignación del crédito anual de formación está regulado en la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el sistema de formación profesional para el empleo en el ámbito laboral, y en el Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, que la desarrolla. Esta normativa establece que todas las empresas que coticen por formación profesional tienen derecho a un crédito anual para financiar acciones formativas dirigidas a sus trabajadores.

La ley prevé que el crédito se genere el 1 de enero de cada ejercicio y que su importe dependa de lo aportado por la empresa en concepto de formación profesional en el año anterior y del tamaño de la plantilla. Además, el Real Decreto 694/2017 detalla los requisitos que deben cumplir las empresas para beneficiarse de las bonificaciones.

Las empresas se pueden bonificar el importe de la formación siempre y cuando se realice dentro del ejercicio correspondiente. Tendrán un importe máximo sobre el total de cada acción formativa. Esta cantidad dependerá del tipo de acción formativa, número de horas y trabajadores asistentes al curso. En función de la modalidad elegida, la empresa puede bonificarse una cantidad alumno/hora u otra: para cursos presenciales será hasta 13€/hora por alumno y, para modalidad online, hasta 7,5€/hora por alumno.

El cálculo del crédito de formación parte de la cuota ingresada por formación profesional el año anterior. Sin embargo, su utilización no es automática. Cabe señalar que este sistema de bonificación se regula con carácter solidario, es decir, que empresas pequeñas pueden llegar a tener un crédito mayor de la propia cuota aportada.

Acorde al volumen de la plantilla, las empresas deberán cofinanciar la formación en un pequeño porcentaje sobre el importe total de la acción formativa. A partir de 5 trabajadores y, según tramos, el porcentaje de cofinanciación será mayor cuánto más trabajadores tenga la empresa.

La normativa de formación bonificada establece que las empresas con más de cinco trabajadores deben participar en la financiación de la formación aportando un porcentaje del coste total con recursos propios. El importe bonificable resulta de horas del curso × número de participantes × módulo aplicable.

Tabla de Cofinanciación Obligatoria

Tipos de Acciones Formativas y Requisitos

FUNDAE regula dos tipos de acciones formativas en las empresas: Formación subvencionada y Formación programada.

Formación Subvencionada

En el primer caso, la formación se financia a través de subvenciones y está dirigida tanto a trabajadores ocupados como a desempleados. Estos cursos son ofrecidos por empresas de formación inscritas en el correspondiente registro de centros de formación. Sin embargo, supone un porcentaje bajo respecto a la Formación programada para empresas.

Formación Programada (Bonificada)

Son estas acciones programadas a las que nos referiremos en los siguientes apartados y que, conjuntamente, empresa y Centro de Emergencias Salvamento y Socorrismo pueden organizar para formar a los trabajadores en diferentes materias, pudiendo bonificarlas: Primeros Auxilios, Reanimación Cardiopulmonar y Desfibrilación externa, Rescate acuático y Salvamento y Socorrismo, y Formación en emergencias adaptado a cada tipo de empresa.

Requisitos para Acceder a la Formación Bonificada

La duración del curso no tiene límite máximo de horas, si bien debe ser de, al menos, 2 horas lectivas. Hay que tener en cuenta que se realizan en horario laboral, por lo que no deben superar las 8 horas diarias, con la excepción de que se imparta en un solo día. Eso sí, el número de horas debe ser acorde al contenido de la acción formativa.

En cuanto al contenido del curso, no hay una materia específica, si bien debe tener una relación con la propia actividad de la empresa, estando así orientados a mejorar las habilidades de los trabajadores.

En la modalidad de formación presencial, el número máximo de asistentes al curso no puede ser mayor de 30, siendo 25 si se trata de un Certificado de Profesionalidad. En caso de teleformación, el número máximo de asistentes puede llegar hasta 80. También existen límites de aforo por grupo: máximo 30 participantes en formación presencial y 80 en teleformación.

Se debe además llevar un control de asistencia, tanto en la modalidad presencial, a través del modelo establecido o a través de la plataforma si fuese teleformación. Los asistentes deben también rellenar un cuestionario de evaluación a la finalización del curso.

Cuando se comunica la finalización del curso, deben señalarse los asistentes que han participado en el curso, habiendo asistido, al menos, un 75% de las horas, así como el coste en el que se haya incurrido, entregándoles un diploma de asistencia a los alumnos en los siguientes dos meses desde la fecha de finalización. En cuanto a los seguros sociales, se señalará la cuantía y el mes en el que se van a bonificar. De este modo, es la propia aplicación la que va a calcular el coste máximo a bonificar, siendo el menor de los siguientes importes: crédito disponible, costes incurridos en la propia formación y el límite del coste.

En caso de algún cambio previo a la formación referente al horario, lugar y fecha del curso, debe ser comunicado con al menos 4 días de antelación. Si los cambios estuviesen relacionados con la fecha de inicio indicada en la aplicación, debe haber un margen de 7 días entre la fecha de comunicación de dicho cambio y el nuevo inicio del curso. Cualquier otro cambio que surgiese, puede comunicarse antes del comienzo del curso.

Trámite Administrativo para Bonificar la Formación

La bonificación no es un proceso difícil, más aún cuando hay empresas especializadas, centros de formación acreditados o asesorías que realizan estas gestiones. Muchas empresas dejan de lado la formación bonificada por desconocimiento en sí de la existencia de esta herramienta o de la carga documental que creen les pueda suponer.

Para utilizar el crédito anual de formación, la empresa debe seguir un proceso administrativo dentro de la plataforma de FUNDAE. Una vez tengamos decidido el curso a realizar por parte de los trabajadores, el centro formador, fecha, horario, presupuesto y demás información relevante, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Calcular la cuantía total de la que dispone la empresa acorde a lo anteriormente mencionado respecto a la cotización realizada en concepto de formación. Para ello se revisan los datos de los recibos de Liquidación de Cotizaciones ingresados (Base otras cotizaciones) del ejercicio anterior.
2. Una vez dentro de la plataforma, la empresa debe crear la acción formativa, así como comunicar el inicio del grupo formativo. La tramitación de la bonificación de los cursos para trabajadores se lleva siempre a cabo a través de una aplicación telemática. Además, la normativa exige comunicar el inicio de la formación con al menos dos días hábiles de antelación.
3. Realizar la formación.
4. Informar de la finalización del curso en la aplicación. Una parte importante del proceso consiste en conservar toda la documentación relacionada con la formación: programa, controles de asistencia, facturas, justificantes de pago o listas de participantes. Cuando el curso ha terminado, la empresa debe introducir en FUNDAE los costes en los que ha incurrido: honorarios del proveedor, materiales, tutorización, alquiler de espacios, etc.
5. Aplicar la bonificación por formación en los recibos de Liquidación de Cotizaciones a la Seguridad Social hasta la presentación del boletín del mes de diciembre de ese año en curso. La bonificación no se recibe directamente, sino que se descuenta en los Seguros Sociales. Para ello, el importe indicado en el informe de FUNDAE se aplica en el boletín de cotización (RLC) o en el fichero CRA del mes correspondiente.

Una vez finalizado el ejercicio, Fundae comprobará que se cumplen los requisitos pertinentes para dichas bonificaciones. Hay que tener en cuenta que las empresas en las que se imparte la formación y que se van a bonificar, deben adelantar el importe del coste de dicho curso para su posterior bonificación. Las empresas con menos de 10 trabajadores que no presenten TC2 aplicarán la bonificación en un documento TC1 complementario que no llevará asociado ningún documento TC2. Este documento estará codificado con clase de liquidación (CL)4 “Complementaria” y con clave de control (CC)95 “Bonificaciones por formación continua”.

Si la empresa tiene menos de 50 trabajadores, cuenta con la posibilidad de acumular el crédito no consumido y utilizarlo durante los dos ejercicios siguientes. El proceso de bonificación está sujeto a la supervisión del SEPE y de la Inspección de Trabajo.

El crédito anual de formación es un recurso estratégico para que las empresas mejoren las competencias de sus trabajadores sin un coste excesivo. Su cálculo depende de las cotizaciones del año anterior y del tamaño de la plantilla, y garantiza un mínimo de 420 euros para todas las organizaciones. Para optimizar el uso del crédito, es fundamental planificar las acciones formativas de acuerdo con las necesidades detectadas, respetar los plazos de comunicación y garantizar el cumplimiento de los requisitos de cofinanciación y de los módulos máximos.

Consideraciones Adicionales

• Las empresas disponen de un crédito de carácter anual para la formación que podrán hacer efectivo mediante la aplicación de bonificaciones a la Seguridad Social una vez realizada la formación.
• Mantener durante un período mínimo de 4 años la documentación justificativa de la formación por la que hayan disfrutado de bonificaciones.
• Apertura de nuevos centros y empresas de nueva creación:
  • Nuevos centros: El crédito inicial se incrementa con el resultado de multiplicar el número de trabajadores incorporados, en el momento de la apertura, por la bonificación media por trabajador.
  • Creación de nueva empresa: Se aplica una consideración especial para el cálculo inicial del crédito.

Las entidades de formación juegan un papel esencial como intermediarios vitales entre la cuota de formación y la capacitación efectiva de los trabajadores. Actúan como ejecutores clave de los programas de formación, gestionando hábilmente la bonificación correspondiente con la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE).