Control Horario Digital Subvencionado para Pymes: Clave para la Digitalización y el Cumplimiento Normativo

La digitalización se ha convertido en un factor clave para la competitividad de las empresas en España. El Programa Kit Digital, impulsado por el Gobierno y financiado con fondos europeos, ofrece una oportunidad única para que pymes y autónomos modernicen sus procesos internos.

Una de las áreas en las que más impacto puede tener esta ayuda es en el registro horario digital de los trabajadores, ya que la normativa laboral no solo obliga a registrar la jornada, sino que en breve exigirá hacerlo exclusivamente con métodos digitales.

¿Qué es el Kit Digital y por qué es relevante para el control horario?

El Kit Digital es un programa de subvenciones gestionado por Red.es que busca impulsar la digitalización del tejido empresarial. El registro horario lleva siendo obligatorio para todas las empresas en España desde 2019, independientemente de su tamaño. Sin embargo, hasta ahora muchos seguían utilizando sistemas poco seguros que incluso han provocado sanciones a empresas.

La entrada en vigor del registro horario digital en pymes se producirá, tal y como señala el propio Ministerio de Trabajo, antes del verano de 2026.

El Kit Digital control horario es una oportunidad única para modernizar la gestión laboral de las empresas españolas, permitiendo cumplir los requisitos legales de manera sencilla y fácil, desde cualquier dispositivo.

Origen y objetivos del Kit Digital

El Plan España Digital 2025 fue presentado el 23 de julio de 2020 como una Agenda actualizada que impulsa la Transformación Digital de España para relanzar el crecimiento económico, reducir la desigualdad, aumentar la productividad y aprovechar las oportunidades de las nuevas tecnologías. En desarrollo de dicha agenda, el 27 de enero de 2021 se adoptó el «Plan de Digitalización de las PYMEs 2021-2025».

El 27 de abril de 2021, el Consejo de Ministros aprobó el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de la economía española, instrumento fundamental para el desarrollo de los fondos europeos de recuperación “Next Generation EU”. Este plan se estructura en torno a la transición ecológica, la transformación digital, la igualdad de género y la cohesión social y territorial.

Posteriormente, el 8 de julio de 2022, se presentó la “Agenda España Digital 2026”, manteniendo los diez ejes estratégicos de la versión inicial y añadiendo dos nuevos ejes transversales para impulsar proyectos estratégicos de gran impacto a través de la colaboración público-privada y la cogobernanza del Estado y las Comunidades Autónomas.

La inversión 3 del componente número 13 del «Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia» (Impulso a la pyme), en línea con el «Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025», tiene por objetivo la digitalización de pequeñas y medianas empresas, microempresas y personas en situación de autoempleo. Busca incorporar reformas e inversiones orientadas a facilitar la creación de empresas, su crecimiento y su restructuración, a mejorar el clima de negocios, así como a seguir impulsando los importantes procesos de aumento de productividad mediante la digitalización, la innovación y la internacionalización.

Entre las actuaciones de dicha inversión, se encuentra el denominado «Programa Digital Toolkit» (en español, «Kit Digital») dotado con un presupuesto de 3.067 millones de euros que tiene por objetivo fomentar la digitalización de las pequeñas empresas, microempresas y personas en situación de autoempleo.

Bases reguladoras y convocatorias

El 30 de diciembre de 2021, se publicó en el Boletín Oficial del Estado número 313 la Orden ETD/1498/2021, de 29 de diciembre, por la que se aprueban las bases reguladoras de la concesión de ayudas para la digitalización de pequeñas y medianas empresas, microempresas y personas en situación de autoempleo, en el marco de la Agenda España Digital 2025, el Plan de Digitalización PYMEs 2021-2025 y el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España- Financiado por la Unión Europea - Next Generation EU (Programa Kit Digital).

Esta orden ha sido modificada por varias órdenes posteriores, siendo la última la Orden TDF/240/2025, de 1 de marzo (BOE núm. 62 de 13 de marzo de 2025).

En este contexto, Red.es, organismo público competente para la concesión de las ayudas del Programa «Kit Digital», pone en marcha convocatorias de ayudas destinadas a la digitalización de empresas. Una de estas convocatorias está destinada a empresas del Segmento III (entre 0 y menos de 3 empleados), y el plazo de presentación ha sido ampliado hasta el 31/10/2025 a las 11:00 horas.

Las ayudas de esta Convocatoria tienen la consideración de subvención directa y consistirán en disposiciones dinerarias destinadas a financiar la adopción de una o varias soluciones de digitalización de las disponibles en el Catálogo de Soluciones de Digitalización del Programa Kit Digital recogido en la plataforma Acelera pyme.

Requisitos para las soluciones de digitalización

Estas ayudas también podrán destinarse a la adopción de soluciones de digitalización cuyo fin sea sustituir a las soluciones ya adoptadas por el beneficiario, siempre que supongan una mejora funcional. Habrá mejora funcional cuando concurran las siguientes circunstancias:

• Que la solución de digitalización sea completamente nueva y cumpla todos los requisitos mínimos de la categoría a la que pertenezca, conforme al Anexo IV de las Bases Reguladoras.
• Y que la solución a sustituir no cumpla alguno de los requisitos mínimos exigidos en la misma categoría de solución de digitalización correspondiente.

No habrá mejora funcional cuando se trate de:

• El desarrollo, progreso, aumento o enriquecimiento de los servicios y funcionalidades de la solución existente.
• La actualización de versiones de software por el proveedor, esto es, releases que el proveedor publique sobre una versión existente.
• Upgrades o mejora de versiones.

Obligaciones del beneficiario

El beneficiario se obliga al cumplimiento de lo establecido tanto en las Bases Reguladoras, como en esta Convocatoria, así como en lo dispuesto en el Ordenamiento Jurídico general. En particular deberá:

• Cumplir las obligaciones recogidas en el artículo 14 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones.
• Cumplir la normativa aplicable al Mecanismo de Recuperación y Resiliencia dentro del Instrumento Europeo de Recuperación («Next Generation EU»).
• Cumplir las obligaciones contenidas en las Bases Reguladoras, las que se determinen en la Convocatoria, las que figuren en la resolución de concesión de las ayudas y en las instrucciones específicas que dicte Red.es.
• Comunicar a Red.es la obtención de otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos para el mismo gasto subvencionable.
• Registrar en su contabilidad, en un código contable diferenciado, el detalle de todas las transacciones relacionadas con la actividad subvencionada y conservar la documentación justificativa durante un plazo mínimo de cuatro (4) años.
• Declarar a Red.es todas las ayudas de minimis recibidas durante los dos ejercicios fiscales anteriores y durante el ejercicio fiscal en curso.
• Formalizar los correspondientes Acuerdos de Prestación de Soluciones de Digitalización con los Agentes Digitalizadores Adheridos.
• Entregar a Red.es la información necesaria para medir la contribución de la actividad subvencionada.
• Atender a los requerimientos para evaluar el Nivel de Madurez Digital.
• Establecer medidas eficaces y proporcionadas para evitar el fraude, la doble financiación y la falsificación de la documentación.
• Garantizar mediante declaración responsable el pleno cumplimiento de la normativa medioambiental vigente y del principio de «no causar daño significativo» (DNSH).

Documentación a presentar

En la solicitud electrónica, deberá presentar, en caso de que actúe por medio de representante voluntario, la Autorización de representante voluntario en el marco del Programa Kit Digital contemplada en el Anexo II de la Convocatoria. No se admitirán aquellas “Autorizaciones de representante voluntario en el marco del Programa Kit Digital” que no sigan este modelo y/o no estén debidamente cumplimentadas y firmadas con los requisitos de firma electrónica del Anexo V de la presente Convocatoria.

En caso de oposición expresa a la consulta de oficio, deberá aportar la documentación detallada en el Anexo I de la Convocatoria.

La Importancia del Control Horario Digital para Pymes

Implementar un sistema de control horario en una pyme no es solo una obligación legal en España desde 2019; también es una forma de mejorar la organización interna, reducir errores administrativos y optimizar la productividad. El control horario en pymes es obligatorio para cumplir la normativa sobre registro horario digital, y las aplicaciones de fichaje son las soluciones más recomendadas.

El bono digital cubre gran parte de la inversión en función del segmento y tamaño de la empresa. Es conveniente consultar a los agentes digitalizadores (empresas que proporcionan el servicio) para conocer la última información y las convocatorias activas.

Ventajas de un sistema de control horario digital

Un sistema de control horario digital permite que los trabajadores fichen su entrada y salida, ya sea desde el móvil, una tablet o el ordenador y desde cualquier ubicación. Además, facilita la gestión del tiempo, turnos, vacaciones e incidencias.

Nuestra herramienta de control horario, por ejemplo, permite fichar desde cualquier ubicación, ya sea en la oficina o en remoto. Además, el sistema registra automáticamente la jornada laboral, sin depender de hojas Excel ni tareas manuales. Por si fuera poco, también genera informes listos para auditoría o inspecciones laborales en cuestión de segundos. Esto permite controlar y organizar tickets, albaranes y otros documentos laborales.

Los sistemas de registro horario con papel y bolígrafo se deben evitar debido a su falta de seguridad y los riesgos de sanciones.

Soluciones de Control Horario Digital para Pymes

Existen diversas aplicaciones de control horario que ofrecen garantías legales, soporte técnico y funcionalidades avanzadas. A continuación, se presentan algunas de las soluciones recomendadas:

Comparativa de software de control horario para pymes

Las necesidades de cómo fichar en una empresa pequeña varían según el modelo de trabajo. El sistema de fichaje para empresas pequeñas más adecuado es el que cubre con precisión las necesidades reales de una plantilla de hasta 250 personas: perfiles con movilidad variable, posible presencia en varios centros y equipos con modelos de trabajo mixtos.

Para el control horario para empresas de 5 empleados o de 10 trabajadores, la relación calidad-precio se mide por lo que ese precio incluye.

Nota: Puedes ampliar información en estas guías: software de control horario y aplicaciones de control horario.

IniziasCHECK: una solución integral

Con IniziasCHECK, cumplir con la normativa laboral es más fácil que nunca. Nuestra plataforma facilita el control horario y la gestión de la presencia de tus empleados, permitiendo un seguimiento sencillo de las jornadas laborales tanto de trabajadores desplazados como subcontratados. Además, IniziasCHECK te ofrece una solución integral para gestionar horarios, absentismo y la planificación de personal y recursos.

Almacena y administra las horas de entrada y salida de tus empleados de manera centralizada, optimizando la eficiencia y garantizando el cumplimiento normativo. Tus empleados pueden fichar desde cualquier dispositivo, con geolocalización y registro horario obligatorio. Permite que los empleados soliciten vacaciones o notifiquen bajas.

Si buscas una app de control de horas de trabajo, puedes probar la app gratis durante 14 días y luego acceder a un plan ajustado al número de empleados.

Desde que implementamos IniziasCHECK en nuestra empresa, la gestión de horarios y la asistencia de nuestros empleados ha mejorado notablemente. La plataforma es intuitiva y nos permite llevar un control preciso en tiempo real, lo que ha reducido significativamente los errores y el tiempo dedicado a estas tareas administrativas. Además, el soporte al cliente ha sido excepcional, siempre dispuesto a ayudarnos en lo que necesitamos. IniziasCHECK ha sido una herramienta clave para optimizar la planificación de nuestro personal y recursos. Antes, gestionábamos los horarios en papel, lo que resultaba tedioso y propenso a errores. Ahora, todo está centralizado y accesible. La implementación de IniziasCHECK en nuestra tienda minorista ha transformado completamente cómo manejamos la asistencia y los horarios de nuestros empleados. La facilidad para registrar las horas de entrada y salida ha sido un gran beneficio.

Cómo Acceder a la Subvención del Kit Digital para Control Horario

Muy sencillo. Solicita información en el formulario y nosotros nos encargaremos de gestionar y tramitar todo el papeleo necesario para acceder a la subvención. Para iniciar la gestión, únicamente te tendrás que registrar como cliente de Control Laboral. Todo el papeleo y gestión la realiza nuestro equipo.

El Gobierno de España ha lanzado un conjunto de subvenciones para la digitalización de empresas. Es la oportunidad perfecta para la transformación digital de pymes. Además del registro horario, podrás escoger entre los diferentes agentes pertenecientes al programa Kit Digital.