ABRA ERP: Un Sistema Potente para la Gestión Empresarial Integral

Seguro que has escuchado muchas veces la palabra ERP, pero quizá no conoces exactamente su significado. El concepto ERP responde a la expresión inglesa “Enterprise Resource Planning”, que en castellano significa Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. En líneas generales, el ERP consiste en un software o programa de gestión integrada a base de diferentes módulos, cada uno correspondiente a cada una de las distintas áreas que componen una empresa. Todos ellos están conectados entre sí y, a su vez, a una única base de datos.

Estos módulos (áreas) son capaces de combinarse entre sí generando así un todo perfectamente integrado que facilita y agiliza la interacción y la comunicación de los datos y, en consecuencia, su rápido procesamiento a gran escala, algo que resulta especialmente útil para el proceso de toma de decisiones en una compañía u organización. En este sentido, y resumiendo, el ERP es un software gracias al cual es posible gestionar todos los procesos operativos de la empresa integrando diferentes funciones de gestión sobre un único sistema.

Un sistema ERP se ocupa de todos los problemas de fragmentación de datos, dependencia del trabajo manual y deterioro de la comunicación entre equipos. Conecta finanzas, recursos humanos, cadena de suministro, ventas y otras áreas clave de la empresa en un único sistema. Un ERP permite y facilita la gestión eficiente y eficaz de una amplia variedad de procesos de las empresas, desde la adquisición de componentes y materias primas para la fabricación de productos hasta la gestión de proveedores, la contabilidad o las relaciones con la clientela, entre otros.

Los sistemas ERP no son solo para empresas gigantes con presupuestos ilimitados. ABRA es un sistema ERP checo diseñado para empresas que buscan una herramienta de gestión empresarial potente y personalizable. Cubre todas las áreas clave de la empresa, desde finanzas, ventas y producción hasta CRM, gestión de almacenes y servicios.

Principios Fundamentales que Definen el ERP

Dos son los principios fundamentales que definen el ERP:

• Módulos independientes totalmente compatibles con una única base de datos.
• Un motor de flujos de trabajo permite definir todas las tareas de un proceso y gestionar su aplicación en todos los módulos que componen el sistema.

El ERP, como software de gestión integrada que es, abarca la gestión de compras y ventas, la gestión de la contabilidad de clientes, activos, proveedores, personal, etcétera, la gestión de stocks, la gestión de todos los procesos de producción e incluso el control de la propia gestión.

Ventajas Concretas de la Utilización de un Sistema ERP

La mejora de la capacidad de gestión y de colaboración interna, la facilidad del acceso a la información, evitar la duplicación de datos, facilitar la toma de decisiones, un mayor control de la seguridad y la mejora de la relación con los clientes son las principales ventajas que aporta la utilización de un ERP a cualquier empresa.

• Mejora la capacidad de gestión y de colaboración entre los empleados: hay que tener en cuenta que toda la información está compartida en una base de datos común que facilita el trabajo coordinado. De esto se deriva una mayor productividad, un mejor rendimiento y retorno de inversión a largo plazo.
• Facilidad de acceso a la información: los datos se actualizan y comparten en tiempo real. El ERP centraliza la información, todos los departamentos contribuyen a él con su información y pueden acceder a ella y recuperarla en cualquier momento.
• Evitar duplicación de datos: al disponer de toda la información integrada y centralizada, se corrige la posibilidad de duplicar registros ni operaciones.
• Facilita la toma de decisiones: la gerencia de la empresa puede acceder directamente a la información centralizada y unificada. Este acceso inmediato al contenido favorece la toma de decisiones sin tener que perder más tiempo.
• Mayor control de la seguridad: al disponer de una base de datos centralizada, el control del contenido es más fácil de desarrollar que cuando se tiene la información diseminada en distinto servidores.
• Optimiza la relación con los clientes: gracias a todas sus funcionalidades, los tiempos de respuesta para los clientes se agilizan.

Integración y Funcionalidades de ABRA ERP

Base te proporciona las herramientas para emitir y gestionar facturas de forma eficiente y, para algunas de las integraciones contables, también recibos. Genera documentos con facilidad para pedidos multicanal y reenvíalos a ABRA.eu (ERP). Emite facturas para pedidos individuales o en bloque para todas tus publicaciones. El sistema puede hacer esta tarea por ti - sólo tienes que configurar las acciones automáticas adecuadas para que los documentos contables se generen automáticamente.

Si vendes a través de mercados de países extranjeros, Base te ayudará a emitir facturas en diferentes idiomas, con diferentes series de numeración y tipos impositivos. Esta integración también incluye una visión del inventario de ABRA.eu (ERP) para proporcionar la fuente de información del producto - importa los datos de tus productos al catálogo de Base y utilízalo para crear publicaciones en nuevos canales de venta, así como para configurar sin problemas la sincronización del stock y el precio entre tus canales y el inventario de ABRA.eu (ERP).

La integración profunda con el sistema contable y ERP Abra FlexiBee a través de REST API es adecuada para empresas medianas y grandes con una estructura contable compleja. Permite la sincronización de facturas emitidas y recibidas, donde los documentos de Modulario se registran directamente en la base de datos de FlexiBee con asientos contables completos, centro de coste, proyecto y actividad. Los cambios de FlexiBee se devuelven de forma bidireccional.

La gestión de almacén con múltiples depósitos es otra funcionalidad clave. FlexiBee mantiene las fichas de almacén y la valoración (FIFO, promedio), mientras que Modulario gestiona las salidas y entradas, reflejando en tiempo real los niveles de existencias. Además, se gestionan pedidos y facturas recibidas de proveedores: desde el módulo de Compras se envía el pedido a FlexiBee; al recibir la mercancía se contabiliza el albarán de entrada. La factura recibida se asocia automáticamente al pedido.

Para grupos empresariales, la multi-entidad e intercompany sincroniza varias unidades contables de FlexiBee simultáneamente, actuando Modulario como interfaz unificada para todo el grupo. La conexión bancaria y PSD2 permite a FlexiBee descargar los extractos, y Modulario añade el contexto CRM durante la conciliación (quién es el pagador, qué pedido, qué ubicación).

Implementación de la Integración con FlexiBee

1. En FlexiBee, active el acceso REST API y cree un usuario técnico con los permisos necesarios.
2. En Modulario, abra Configuración → Integraciones → FlexiBee e introduzca la URL de la instancia, nombre de usuario, contraseña y código de empresa (identificador url-safe).
3. Mapee los tipos de documento (factura-vydana, factura-prijata, zaloha, dobropis) y las series numéricas.
4. Vincule los centros de coste, proyectos, actividades y cuentas analíticas de FlexiBee.
5. Configure webhooks bidireccionales para notificación inmediata de cambios.
6. Realice una sincronización piloto con una empresa de prueba y verifique la corrección contable de los documentos.

Preguntas Frecuentes sobre la Integración con FlexiBee

• ¿Admite FlexiBee en la nube y en local (on-premise)? Sí, la integración funciona con la versión en la nube (flexibee.eu) y con instalaciones on-premise. En el caso on-premise necesitamos conexión mediante VPN o proxy inverso.
• ¿Cómo se gestiona la refacturación intercompany? En Modulario se emite el documento interno; Modulario lo contabiliza en ambas unidades contables de FlexiBee con las contracuentas establecidas en el contrato.
• ¿Qué ocurre con los asientos contables complejos según el tipo de gasto? Los asientos se extraen de FlexiBee. En Modulario podemos proponer el asiento según reglas (proveedor, categoría, centro), que el contable confirma.
• ¿La integración gestiona grandes volúmenes (miles de documentos al mes)? Sí, hemos probado volúmenes superiores a 50.000 documentos mensuales. El REST API de FlexiBee soporta operaciones en bloque; Modulario sincroniza de forma incremental.

La integración de WMS Consafe con Base.com está disponible como una implementación dedicada llevada a cabo por nuestros especialistas. Integrar la cuenta Base con Completio te permite controlar y gestionar tus pedidos de fulfillment en un sistema intuitivo. Conectándose a través de API, Base y el sistema Completio pueden intercambiar información sobre los nuevos pedidos que aparecen en tu sitio web o cuenta de marketplace. La integración Base x Completio es proporcionada por una empresa de terceros.

ERP en la Nube vs. Local: La Elección Correcta

Cuando Juan, dueño de una pequeña empresa de fabricación de muebles, decidió implementar un ERP (Enterprise Resource Planning), se enfrentó a una pregunta que lo paralizó: ¿Elegir un ERP en la nube o instalar uno en local? Un ERP es una herramienta que integra y gestiona las operaciones de una empresa, como la contabilidad, la logística, las ventas y los recursos humanos, en una única plataforma. Sin embargo, la gran pregunta es: ¿Dónde instalarlo? ¿En servidores propios (local) o en la nube?

La decisión entre un ERP en la nube o instalado en local depende de factores como el tamaño de tu empresa, tu presupuesto, y tus necesidades específicas. Si tu empresa es pequeña o está en crecimiento, un ERP en la nube puede ser ideal por su bajo costo inicial y escalabilidad. Si ya cuentas con un departamento de TI robusto y servidores disponibles, un ERP local puede ser una opción viable.

Juan optó por un ERP en la nube. Su empresa necesitaba una solución rápida, accesible desde múltiples ubicaciones y sin el costo inicial de un ERP local.

i-ERP: La Evolución Inteligente de los Sistemas ERP

Un sistema ERP ayuda a gestionar los diferentes procesos de una empresa. Estos software de gestión agilizan la actividad de la empresa. Sin embargo, con los avances tecnológicos, se les pide a los sistemas ERP que sean más analíticos e inteligentes. Por tanto, se ha creado el i-ERP que combina el ERP para gestionar los procesos con funcionalidades de inteligencia de negocio y artificial.

Un i-ERP o ERP inteligente es un software de gestión empresarial que se apoya en aplicaciones analíticas y tecnológicas. De esta forma, el i-ERP proporciona datos y análisis empresariales más precisos en tiempo real. Dentro del uso de la inteligencia artificial, hay una serie de elementos importantes como: aprendizaje automático (machine learning) e internet de las cosas (IoT).

Aprendizaje Automático (Machine Learning)

El aprendizaje automático se encarga de buscar patrones dentro de grandes volúmenes de datos que se encuentran dentro del sistema ERP. En el aprendizaje automático supervisado (machine learning supervised), el usuario le indica al sistema ERP un procedimiento y, así, cada vez que surja esta situación, el ERP ya sabe cómo proceder. En cuanto al aprendizaje automático no supervisado (machine learning unsupervised), el sistema aprende y crea procesos automatizados sin necesidad de humanos. Por ejemplo, el sistema podría establecer un flujo de trabajo no configurado al inicio, pero que se da siempre para un tipo de proceso empresarial. El ERP detecta que cada vez que hay una incidencia se le comunica al personal de mantenimiento y reparación, pero también a alguien de dirección (aunque no se había configurado este flujo inicialmente).

Internet de las Cosas (IoT)

El Internet de las cosas (IoT) puede proporcionar datos de procesos empresariales sin que el humano intervenga. Esto ocurre con frecuencia en la industria 4.0. Las máquinas de producción alimentan al ERP con datos de los procesos empresariales en tiempo real para mejorar la toma de decisiones. De esta forma, sin que ningún humano tenga que comprobar nada, el ERP conoce automáticamente la trazabilidad de la producción, de qué lote era qué material (registro por lotes) o si le falta aceite a alguna de las máquinas. Por ejemplo, gracias al IoT, se gestiona una máquina de producción de forma remota, usando límites de temperatura y otros ajustes para conservar la energía y reducir costes.

Con el i-ERP, todos los datos relevantes para la actividad de la empresa se encuentran recopilados dentro de un mismo almacén de datos. Esto permite que se reduzca el tiempo de obtención de análisis o de resultados de búsquedas, ya que se muestran en tiempo real. El i-ERP reconoce cuáles son los datos relevantes para cada contexto gracias a experiencias anteriores (aprendiendo con machine learning). Por ejemplo, un sistema ERP para un laboratorio farmacéutico tiene más de 1 millón de entradas de distintas combinaciones de pruebas de elementos químicos junto con sus resultados. Gracias a la posibilidad de poder consultar en tiempo real, se puede comprobar qué combinación de elementos químicos es la que da mejor resultado para un cierto caso.

Nota: la inteligencia de negocios realiza análisis de grandes volúmenes de información a tiempo real gracias a los sistemas “in-memory” de algunos sistemas de gestión de base de datos. En el caso de necesitar una rápida respuesta de los resultados de búsqueda, esto es muy útil para las organizaciones de servicio como los call center. Los clientes llaman a la empresa para conocer el estado de una factura o por una incidencia. El cliente le dice al contestador de la empresa cuál es el motivo de su contacto. Así, el i-ERP reconoce el tema por lo que ha mencionado el cliente y se le dirige a un mismo operador con el haya tenido una experiencia previa satisfactoria o hacia otro que sea experto en la resolución de un tipo de problemas.

“Estos sistemas [los i-ERP] se basan en la evaluación de tres dimensiones: una experiencia de usuario de ayuda y conversación; automatización y aumento de procesos extendidos; y conjuntos de datos seleccionados acompañados de acceso en contexto”- Henry Morris, IDC Fellow para la investigación sobre Worldwide Big Data, Analytics & Cognitive Software.

Otros Sistemas ERP Destacados en el Mercado

A la hora de escoger e implementar uno u otro ERP, será necesario seguir criterios que garanticen su óptima adecuación tales como sostenibilidad, facilidad de uso, características, seguridad de los datos, control de flujos, etcétera. En la actualidad, existe un gran número de proveedores de sistemas ERP, entre los que destacan especialmente SAP, PeopleSoft, Oracle, Baan, JDEdwards.

¿Cuáles son los ERP más utilizados en el mundo?

Descubrir cuál es el mejor ERP o cuáles son los ERP más utilizados a nivel global es una tarea complicada ya que, como es lógico, cada proveedor “tira hacia su propio terreno”, además de que los módulos que lo componen pueden ser vendidos de forma separada o bien como un paquete completo. Aun así, a continuación os mostramos cuáles son los paquetes ERP más implementados y utilizados en el mundo.

• SAP: El paquete ERP SAP, propiedad de la compañía alemana de mismo nombre es, sin lugar a duda, el más utilizado a nivel mundial, y esto se debe no solo a su carácter pionero (inició su andadura a comienzos de la década de los setenta), sino porque se trata del sistema que cuenta con un mayor número de funciones y que cubre un mayor número de áreas empresariales.
• Oracle: Oracle comenzó como una empresa de software para bases de datos y desde ahí, ha evolucionado hacia el ERP. Precisamente su experiencia en bases de datos le ha permitido situarse como un gran competidor en ERP hasta elevarlo al segundo lugar del ranking global después de SAP. Oracle Cloud ERP es una solución diseñada para grandes empresas que necesitan una gestión financiera avanzada, cumplimiento y control de riesgos. Es popular en el sector financiero, la sanidad, la construcción y las telecomunicaciones, por ejemplo.
• NetSuite: Muy lejos de SAP u Oracle se encuentra NetSuite que, sin embargo, destaca dentro de un escenario al alza, el de SaaS o “software-as-a-service”, es decir, software como servicio.
• Microsoft Dynamics 365: Es un ERP basado en la nube diseñado para pequeñas y medianas empresas. Ayuda a las empresas a gestionar las finanzas, la cadena de suministro, las ventas y la gestión de proyectos a la vez que se integra perfectamente con otros productos de Microsoft como Office 365, Power BI y Azure.
• Zoho ERP: Es una solución basada en la nube diseñada para PYMES que necesitan flexibilidad y automatización sin el alto coste de los sistemas ERP tradicionales.
• SAP S/4HANA: Es un moderno sistema ERP diseñado para empresas grandes y complejas que necesitan acceso instantáneo a los datos, automatización y escalabilidad. Este sistema ERP puede implantarse in situ, en la nube o en un entorno híbrido y se utiliza ampliamente en sectores como la fabricación, las finanzas, el comercio minorista y la logística.
• Odoo: Es un sistema ERP modular de código abierto que se adapta a empresas de todos los tamaños, desde nuevas empresas hasta grandes empresas. Ofrece aplicaciones integradas para ventas, marketing, almacenamiento, finanzas, RRHH, comercio electrónico y mucho más.

ERP Abas: Software de Alto Rendimiento para Medianas Empresas

El ERP Abas es un software de alto rendimiento para medianas empresas, ofreciendo una combinación perfecta de alta funcionalidad de producción y la flexibilidad necesaria para optimizar procesos de negocio únicos. Abas ERP le apoya de manera integral en todos los procesos empresariales: desde la compra y venta, pasando por la planificación, fabricación, almacenamiento y servicio, hasta la contabilidad y finanzas. Puede implantarse en un sitio ERP on-premise o en la nube.

Las funcionalidades de Abas ERP incluyen:

• Toma de decisiones basada en datos: Permite tomar decisiones totalmente informadas gracias a KPIs, evaluaciones, cuadros de mando fáciles de crear y otras funciones de BI.
• Conectividad sencilla: Facilita el intercambio de datos con soluciones de terceros. Con la herramienta de integración Abas connect, puede enlazar máquinas y plantas enteras.
• Gestión sólida de la producción: Gestiona eficazmente los procesos de fabricación, planifica recursos y plazos, y controla constantemente la producción.

Abas ERP ha sido desarrollado para fabricantes industriales, con un extenso conocimiento de la industria, experiencia en las mejores prácticas y una profunda comprensión de sus procesos y requisitos individuales. Sus principales sectores de actividad son la fabricación y producción.

Estadísticas y Usos de ERP en España

Las soluciones ERP son cada vez más utilizadas por las empresas, tanto a nivel internacional como nacional en España. De hecho, en la actualidad, más del 55% de pequeñas y medianas empresas de nuestro país han integrado algún tipo de solución ERP. El porcentaje de participación es mucho mayor entre las grandes compañías y multinacionales, a la vez que aún existe un gran desconocimiento por parte de la casi otra mitad de pymes que todavía no cuenta con ninguna de estas soluciones.

Cada año, la consultora CB Consulting lleva a cabo un pormenorizado estudio estadístico que incluye a más de 50.000 empresas pertenecientes a los más variados sectores económicos. En su último informe, se revela que el 55,4% de las compañías ya cuentan con una solución ERP integrada pero también deja en evidencia que el nivel de informatización se reduce a medida que la empresa es de menor tamaño, y que el 69,6% de las empresas que ya utilizan algún ERP, no conocen bien su funcionamiento y, en consecuencia, son incapaces de exprimir todas sus ventajas.

Evidentemente, las diferentes soluciones ERP existentes en la actualidad en el mercado resultan más o menos idóneas para según el área de trabajo a la que se aplique. Basándonos en ello, y en las conclusiones del estudio antes citado, estos son los ERP más utilizados en España en función del área de trabajo al que sean aplicados:

SAP, Sage, Microsoft Dynamics GP, NetSuite, Epicor y HindSite Software, son algunos de los ERP más utilizados por las empresas españolas.