Contabilización de Asientos Contables en un ERP

La contabilidad es el pilar fundamental de cualquier empresa, y el registro preciso de las transacciones financieras es esencial para su salud económica. Un asiento contable es un registro formal de una transacción comercial que indica qué cuentas se han cargado o abonado. Para que todo esto funcione correctamente, es necesario registrar cada transacción de forma adecuada en un asiento contable, que posteriormente se contabilizará en el libro mayor -el sistema nervioso central de los datos financieros de tu empresa-.

En contabilidad empresarial, el cargo corresponde al dinero que entra, y el abono, el dinero que sale. Según Harold Averkamp, de AccountingCoach, «la contabilidad por partida doble se refiere al sistema, con 500 años de antigüedad, en el que cada transacción financiera de una empresa se registra mediante un asiento en al menos dos de sus cuentas del libro mayor. Al menos una cuenta tendrá un importe anotado como débito y al menos otra tendrá un importe anotado como crédito. Además, el total de los importes anotados como débitos debe ser igual al total de los importes anotados como créditos».

Los cargos aumentan los activos y los gastos, mientras que los abonos aumentan los pasivos, el patrimonio neto y los ingresos. Además, tal y como explica BILL, los cinco tipos principales de cuentas empresariales son: activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos.

Se denomina asiento contable al conjunto de apuntes contables de cada una de las anotaciones o registros que se hacen en el Libro diario de contabilidad, con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación cuantitativa o cualitativa en la composición del patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de una empresa. La diferencia entre asiento contable y los apuntes contables, es que los apuntes detallan el registro contable por cada cuenta, mientras el Asiento indica los apuntes contables de un movimiento, por ejemplo, compra nacional.

El Rol Fundamental del ERP en la Contabilización

Los asientos contables son el primer paso para crear un historial financiero fiable y basado en datos para tu empresa. Estos procesos pueden resultar complicados, sobre todo a medida que tu empresa crece en tamaño y complejidad. Una buena práctica para los asientos contables es automatizar estos procesos mediante la implementación de una solución moderna de planificación de recursos empresariales (ERP) con aplicaciones de contabilidad integradas. Con una solución ERP integral basada en la nube, como Acumatica, dispondrás de funciones de contabilización que te ayudarán a garantizar y automatizar cada paso del proceso.

El libro mayor, también conocido como «libro de asientos originales», es el registro cronológico inicial de todas las transacciones de tu empresa. Los asientos del libro mayor son datos brutos. Simplemente muestran, de forma precisa y secuencial, cómo se gasta el dinero de tu empresa. El libro mayor recoge la información del diario contable, la organiza y garantiza que los valores se carguen y abonen en las categorías contables adecuadas, de modo que se puedan calcular los saldos de las cuentas.

Además, te conviene adjuntar la documentación importante, como facturas y recibos, a los asientos contables, para que se pueda verificar la exactitud de cada transacción mediante la comparación de los documentos.

Tipos de Asientos Contables y su Gestión en el ERP

Dentro de la contabilidad, podemos encontrarnos los siguientes tipos de asientos contables. La pantalla de ‘Gestión de asientos’ permite realizar filtros por tipo de asiento que necesitamos obtener:

• Asiento de apertura: es el primer asiento del ejercicio y se realiza en los inicios de cada ejercicio contable. El asiento de apertura siempre es automático porque está ligado al cierre, pero si es el primer año que utiliza un programa ERP o es una sociedad nueva, el asiento de apertura hay que hacerlo manualmente.
• Asientos generales: son los que se realizan en la empresa todos los días para registrar las operaciones rutinarias.
• Asientos de regularización: se encarga de cerrar todas las cuentas de gastos e ingresos, y traspasarlas a la cuenta de pérdidas y ganancias. Se realiza para determinar si la empresa obtuvo beneficios o pérdidas al final del año.
• Asiento de cierre: Es el último asiento cuyo propósito es saldar todas las cuentas patrimoniales de la empresa. Creará un asiento en el que saldará los saldos de las cuentas de Activos y Pasivos. Generalmente las cuentas de cierre (por ejemplo, la 1290.00000 y 1330.00000 en el PGC español) su saldo a final de año es 0, ya que cuando se presentan las cuentas anuales en el Registro Mercantil, ya se han tenido que distribuir los beneficios o pérdidas del año y por lo tanto el saldo ha de ser 0. Si no se han distribuido los beneficios o pérdidas del año anterior, esas cuentas tendrán 2 movimientos en el asiento de cierre.

Asientos Contables Predefinidos y Programables

Los asientos contables predefinidos son los registros obligatorios en el Libro Diario, siguiendo la normativa contable vigente, de los flujos económicos y monetarios que se desarrollan en cualquier empresa o transacción comercial. Contabilizar asientos contables predefinidos puede llegar a ser una labor tediosa que resta tiempo a otras gestiones dentro del departamento contable. Por eso, los asientos contables predefinidos son una forma de aligerar ese trabajo y ahorrar un tiempo que luego puede emplearse en otras tareas.

Los asientos contables predefinidos son aquellos registros contables que se corresponden con movimientos económicos y/o monetarios recurrentes que deben introducirse en el Libro Diario. La característica principal de un asiento predefinido es que suele ser un asiento que se repite de forma periódica, con una misma estructura. Al hacer el registro automático nos proporciona muchas ventajas, sobre todo en tiempo y en eficiencia, ya que funcionan como plantillas que se rellenan con mayor rapidez.

La evolución en el diseño, usabilidad y mejoras tecnológicas de las ERP existentes en materia de contabilidad han permitido que las tareas de contabilización sean cada vez más ágiles y cómodas, aunque también más exigentes si tenemos que responder ante la administración.

Por ejemplo, en Holded, los asientos contables predefinidos se generan cuando se da de alta un documento de compra, de venta o cuando se automatizan gastos e ingresos recurrentes. Cuando se da de alta un documento de factura, ya sea de venta o de compra, se genera, de forma automática el asiento correspondiente en el Libro Diario, con lo que no es necesario recurrir a la parte contable del programa para contabilizar la factura. El asiento que se realiza siempre es de acuerdo con la normativa contable vigente y queda registrado en el Libro Diario, generando información en los Libros Mayores y, en última instancia, generando los Estados Contables, que se presentarán al Registro Mercantil una vez cerrado el ejercicio fiscal.

Para generar asientos contables predefinidos de facturas de ventas o compras, habrá que realizar los siguientes pasos:

1. Daremos de alta el documento de factura (ya sea de ventas o compras).
2. Añadiremos el concepto, el precio y el impuesto correspondiente.
3. Nos aseguramos de utilizar las cuentas contables, descripción y tags (etiquetas) correspondientes en categorización.
4. Comprobaremos en el diario que se han registrado correctamente.

En la parte inferior se verá que se ha realizado el registro del IVA correspondiente, el cual, de forma automática también quedará registrado en el modelo fiscal de IVA que ofrece el programa para su presentación trimestral o mensual y anual. Hay que señalar que si durante la revisión no aparece esta parte de registro del IVA, no se habrá trasladado el importe en el cálculo de liquidación del impuesto del mismo período, con lo que habrá que revisar la acción.

Como ya hemos dicho, SQL Conta permite automatizar la introducción de asientos gracias a las plantillas de asientos programables incluidas en el software de contabilidad. Si elegimos la opción ASIENTO PROGRAMABLES, nos mostrará un menú, donde nos permitirá elegir algún asiento programable ya existente.

Operaciones Comunes que Generan Asientos Contables Predefinidos

La automatización de asientos contables abarca diversas operaciones rutinarias que, de otro modo, requerirían una entrada manual repetitiva. A continuación, se presenta una tabla que resume algunas de estas operaciones y los tipos de asientos que generan automáticamente en un ERP:

Beneficios de Usar Asientos Contables Predefinidos en un ERP

Se recomienda la utilización de los asientos contables predefinidos para:

• Agilizar el proceso contable: Al tener los asientos contables predefinidos, se reduce la dedicación en tiempo a tareas mecánicas y de comprobación, pudiendo dedicar el tiempo a generar un valor añadido al negocio.
• Evitar errores humanos: Cuantos menos asientos contables se realicen manualmente, menos errores de tecleo tendremos en el diario.
• Automatización de impuestos: La automatización de asientos permite la generación automática de los impuestos, con lo que permite saber a todas horas los importes de la siguiente liquidación.

El Proceso de Contabilización en un ERP: Simulación y Real

Este proceso utiliza la parametrización de los Tipos de asientos contables. Los asientos contables también pueden obtenerse de forma automática durante el cálculo o la generación del evento resultante de una acción unitaria a la que se ha sometido el bien (registro/supresión de un bien contable, cambio de imputación contable, traspaso, etc.). Para ello, es necesario que la opción Contabilización inmediata esté activa para el tipo de asiento definido para contabilizar las dotaciones y/o el evento. Cuando la parametrización del proceso ha finalizado, es posible memorizarlo con un código de identificación.

Un ERP permite realizar una simulación del proceso. Esta casilla, marcada por defecto, permite realizar la simulación del proceso. Los asientos contables no se generan, pero la traza visualizada al final del proceso permite visualizar la lista detallada de cada uno de los asientos. Si el proceso se realiza en real, la traza sólo muestra, además de los parámetros introducidos (sociedad, planta y nota de la parametrización de los tipos de asientos procesados), la lista de los asientos generados agrupados por planta y tipo de asientos.

El proceso se realiza en una única sociedad a la vez. La lista presenta sólo las sociedades en las que el usuario está completamente autorizado (en toda la sociedad o en todas las plantas de la sociedad). Este campo permite seleccionar la sociedad en la que se aplica el proceso de interfaz. Después de seleccionar una sociedad, se seleccionan por defecto todas las plantas. Este cuadro presenta todas las plantas asociadas a la sociedad seleccionada. La tabla muestra la lista de las plantas asociadas a las sociedades en las que el usuario está autorizado. Se marca la casilla para que la planta se tenga en cuenta en el proceso. Cada línea del cuadro permite indicar un tipo de asiento para procesar. Por defecto, este cuadro está vacío.

Para lanzar el proceso en modo real, hay que desmarcar la casilla de simulación. En ese caso, no es posible cancelar el cierre y las actualizaciones se guardan en la base de datos.

Asientos Provisionales y Definitivos

El proceso procede primero a la supresión de los posibles asientos provisionales anteriores generados para el periodo (incluido si este periodo es un periodo cerrado) y crea nuevos asientos: estos nuevos asientos provisionales anulan y reemplazan los obtenidos con anterioridad. De esta forma es posible proceder tantas veces como se desee a la generación de los asientos de dotación relativos a este periodo (las amortizaciones quedan marcadas como A contabilizar).

El proceso procede primero a la supresión de los posibles asientos provisionales ya contabilizados para el periodo y crea asientos definitivos: estos asientos definitivos anulan y reemplazan los asientos provisionales anteriormente obtenidos y el proceso marca los importes procesados como Contabilizados. Si se han obtenido asientos definitivos para el periodo durante un proceso anterior, estos asientos se conservan, nunca se suprimen.

Los asientos contables generados en las tablas temporales se almacenan, tras la validación por la tarea contable, en las tablas contables del dossier ERP. En contabilidad PGC, la noción de asiento provisional se basa en la noción de asiento de simulación; estos asientos se identifican a la vez mediante la zona CAT (simulación activa o inactiva) y por la zona REFINT con una referencia, que permite distinguir los asientos definitivos de los provisionales y de los asientos provisionales anulados. Los asientos provisionales PGC se tienen en cuenta por las utilidades del menú Simulaciones del dossier contable ERP. Esta función puede lanzarse en Batch.

Los cierres de periodos se autorizan desde el momento en que ya no queda ningún importe Por calcular. El cierre de ejercicio no está autorizado mientras quede como mínimo un importe por contabilizar en al menos uno de los bienes: por tanto, es necesario que los asientos contables se hayan generado en Definitivo en todos los periodos del ejercicio.

Cuando el ERP está asociado a un dossier contable, la tarea contable valida estos asientos y los pasa a las tablas contables definitivas. Cuando el ERP se utiliza con una herramienta de contabilidad distinta, el proceso de interfaz contable puede suprimir los asientos provisionales situados en las tablas temporales pero no puede suprimir directamente los enviados a la contabilidad. En este caso, puede ser aconsejable no suprimir las tablas temporales del ERP ya que los asientos provisionales ya se han tenido en cuenta en un proceso de interfaz, pero sí se pueden marcar como anulados para que puedan ser tomados en consideración en un proceso de exportación hacia la contabilidad.

Gestión Centralizada de Asientos en un ERP

Un formulario de gestión de asientos de una aplicación ERP permite consultar y gestionar los asientos contables de la empresa de una manera centralizada. Además de poder consultar e imprimir los diferentes balances que reflejarán la situación de una empresa en un momento determinado.

En este tipo de pantallas, se suelen diferenciar varias partes:

• Menú superior de opciones y procesos: Permiten acceder a diferentes acciones y ejecutar procesos relacionados con los asientos, como por ejemplo, copiar asientos.
• Cabecera: En la que encontramos los campos de filtro.
• Grid inferior: Donde se visualizarán los asientos y sus apuntes en función de los filtros que se realicen en la parte superior.
• Botonera inferior: Son accesos directos a diferentes acciones que se pueden realizar desde el formulario de 'Gestión de Asientos'.

Los principales campos que se observan dentro de la grid de gestión de asientos son:

• Asto.: Número de asiento contable dentro del ejercicio.
• Apte.: Número de apunte dentro del asiento contable al que pertenece.
• Subcuenta: Subcuenta del apunte contable.
• Fecha: Fecha del asiento.
• Documento: En el caso de que el asiento se haya generado automáticamente desde la aplicación, identificador del objeto que ha generado el asiento. Al pulsar doble click se puede acceder automáticamente a la ficha del objeto.
• Fecha Doc: Fecha del documento asociado al asiento contable.
• Concepto: Breve descripción del asunto del asiento contable.
• D/H: Indica si el apunte dentro del asiento es un apunte de debe (D) o de haber (H).
• C.Coste: El centro de coste o conjunto de centros de coste asignados.
• Contrapartida: Subcuenta de contrapartida del apunte contable.
• Observaciones: Observaciones del asiento contable.

Al seleccionar un apunte contable, en la parte izquierda del formulario se muestra información analítica, y en la parte derecha del formulario, se puede ver la información del saldo del asiento, de la fecha o de la cuenta seleccionada. Además de la descripción de la subcuenta y la contrapartida.

Principales Errores a Evitar en la Contabilización con un ERP

Cuando se diseñan asientos contables predefinidos o se manejan transacciones en un ERP, debemos tener mucho cuidado en los siguientes aspectos para garantizar la precisión contable:

• Asignación correcta del tipo impositivo: Es importante saber y asignar bien si se trata de un bien que grava al 21%, 10% o 4%, si el gasto lleva retención o si se trata de una transacción intracomunitaria o extracomunitaria.
• Asignación de la cuenta de gasto/ingreso o balance: Es crucial en la acción de categorización cuando damos de alta un documento de ingreso o gasto.
• Correcta conciliación bancaria: Si cometemos errores en la conciliación bancaria, deberemos recurrir al Libro Diario para corregir el asiento.