Guía de Contabilidad Esencial para Microempresas Familiares en España

Es común que los empresarios autónomos que se inician en negocios no partan de ningún conocimiento en materia contable. Esto puede dificultar el control y seguimiento sobre su actividad. La primera barrera es el vocabulario tan específico que se utiliza, y si a eso le sumamos el hecho de no saber muy bien ni lo que se pretende conseguir ni de qué manera hacerlo, es lógico el rechazo inicial que puede provocar. Para dominar el arte de cómo llevar la contabilidad, la preparación y la educación son fundamentales. Con un estudio adecuado, aprender a cómo llevar la contabilidad de un negocio es más sencillo de lo que parece.

¿Qué es la Contabilidad y Por Qué es Crucial para tu Negocio?

Podemos definir la contabilidad como el registro de las operaciones económicas realizadas por la empresa que se lleva a cabo siguiendo las pautas establecidas en el Plan General de Contabilidad y demás normativa aplicable. Se trata de la recopilación de la actividad que realizan las entidades con el fin de agrupar, totalizar y sistematizar toda esa información. Llevar la contabilidad de una empresa es fundamental para conservar la salud financiera, hacer frente a las obligaciones legales y mercantiles. El registro correcto de ingresos, gastos, activos y deudas es fundamental para elaborar una serie de informes que describen la realidad económica.

El objetivo de la contabilidad es informar de la situación económica y financiera de la empresa, que queda reflejada en las cuentas anuales. Toda esta información es muy útil y necesaria desde distintos puntos de vista:

• Para los socios o dueños del negocio: les servirá para poder tomar decisiones de cara al desarrollo de la actividad, a la mejora de resultados, a la conveniencia o no de aumentar o disminuir el endeudamiento, etc.
• Para Hacienda: sirve de base para calcular impuestos y obligaciones fiscales.
• Para las entidades de crédito: les sirve para valorar la idoneidad o no de conceder financiación a la entidad.
• Para cualquier tercero: las cuentas anuales se depositan en el Registro Mercantil y cualquiera puede acceder a ellas, permitiendo conocer datos relevantes de la entidad.

La Importancia de una Contabilidad Correcta

Para que la contabilidad sea correcta debe reflejar la imagen fiel de la empresa, es decir, la información que se obtenga de ella debe ser cierta, fiable y que refleje la realidad económica de la entidad de una manera objetiva. La importancia de esto es vital porque en caso contrario, es decir, si los datos que arroja no son reales las consecuencias son graves y ello porque:

• Las decisiones que se tomen a partir de unos números inexactos solo pueden ser erróneas.
• Los impuestos que se calculen tomando como base importes incorrectos darán lugar a cuotas equivocadas (lo que implicará la imposición de sanciones).

¿Qué es una Microempresa Familiar (MEF)?

Una Microempresa Familiar (MEF) es un emprendimiento que pertenece a una o más personas naturales que residen en la misma casa habitación. Este tipo de empresa puede desarrollar una variedad de actividades lícitas, como labores profesionales, oficios, industrias, artesanías, o la prestación de servicios o producción de bienes. La decisión de constituir una MEF dependerá de tus necesidades y expectativas como emprendedor. Si tienes un emprendimiento con poco capital (menos de 1000 UF) y deseas desarrollar el giro de tu empresa en tu casa, la MEF puede ser una excelente opción.

Ventajas y Limitaciones de una MEF

Es importante tener en cuenta que, si bien la MEF ofrece una serie de ventajas, también presenta ciertas limitaciones. Antes de tomar una decisión, evalúa cuidadosamente tus necesidades, expectativas y proyecciones de crecimiento.

Algunas de sus características incluyen:

• Flexibilidad de ubicación: Puedes operar tu negocio desde tu casa, incluso si está ubicada en una zona residencial.
• Límite de capital inicial: El capital inicial de la MEF no puede superar las 1.000 UF.
• Imposibilidad de tener socios: La MEF no permite la incorporación de socios.

Pasos Iniciales para una MEF

Si decides constituir una MEF, debes obtener y rellenar el Formulario de Inscripción de Registro, Declaración Jurada y Declaración de Inicio de Actividades en la municipalidad correspondiente. Esta organización inicial hará que evitemos pérdidas y facilita el registro diario.

Principios Clave de la Contabilidad

Según establece el Código de Comercio en su artículo 25, todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada de su actividad. Este registro no puede realizarse de la forma en la que cada uno crea más conveniente, sino que hay que seguir unas pautas muy concretas y determinadas, porque es la única manera de que el resultado sea entendible, fiable y comparable. En España, la normativa que determina los elementos y principios que son obligatorios en la contabilidad es, principalmente, el Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad. Algunos principios clave incluyen:

• Principio de empresa en funcionamiento.
• Principio de devengo.
• Principio de uniformidad.
• Principio de prudencia.
• El principio de no compensación.
• El principio de importancia relativa.

¿Cómo se lleva la Contabilidad?

Las empresas que están obligadas a llevar la contabilidad tienen, también, que elaborar los libros oficiales. La contabilidad, por tanto, ha de llevarse de la forma que permita tanto obtener estos libros y estados contables como brindar todo tipo de información sobre el desarrollo del negocio. Y todo esto se consigue utilizando un programa informático. No es obligatorio, desde luego, pero hoy día sería impensable hacerlo de otra manera.

Vocabulario Contable Básico

Para que empieces a familiarizarte con el vocabulario propio de la disciplina, te explicamos una serie de términos que se usan con bastante frecuencia y que es fundamental tener claros a la hora de empezar:

• Asiento contable: Es la anotación con la que se registran en la contabilidad las operaciones económicas que realiza la empresa. Siempre están formados por dos cuentas contables como mínimo y en cada una de ellas irá una cantidad de dinero. Son imprescindibles para expresar cada transacción económica que realice una empresa. Permiten detectar errores y fraudes, ya que establecen una gestión más transparente.
• Debe y haber: En los asientos contables hay dos partes diferenciadas: El debe, que es la parte izquierda. El haber, que es la parte derecha.
• Cargar: Cargar es anotar en el debe de un asiento contable.
• Activo: Es el conjunto de bienes y derechos de la empresa. Todo lo que tiene.
• Pasivo: Es el conjunto de las deudas y obligaciones de la empresa. Todo lo que debe.

Estados Contables Esenciales

Los Estados Contables son los encargados de recoger la información contable, siendo estos un tipo de informe que se dirige tanto a usuarios internos como externos. Algunos de los más importantes son:

• Balance de situación: Es el informe que muestra la situación patrimonial y financiera de la entidad en un momento determinado. En este documento se recoge lo que tiene la empresa, lo que debe y su capital. Se divide en tres bloques: activo, pasivo y fondos propios.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: Este informe muestra el resultado de la actividad de la empresa. Contiene los diferentes tipos de ingresos y gastos, así como el beneficio o la pérdida obtenidos.

Así podremos conocer, por ejemplo, todos los bienes y derechos con los que cuenta la entidad y las deudas que ha contraído (con el balance de situación) o el beneficio o la pérdida que ha originado el negocio (en la cuenta de pérdidas y ganancias). Con un programa de contabilidad el trabajo de mecanización consiste en introducir todas las operaciones mediante los correspondientes asientos contables. A partir de ahí la herramienta es la que ordena y sistematiza todos los datos y con solo pulsar una tecla se consigue cualquier información que se desee. Por supuesto, también elabora los libros obligatorios y las cuentas anuales.

Cuentas y Operaciones Obligatorias para un Negocio

Cada empresa debe gestionar un conjunto de cuentas de acuerdo con el Plan General Contable para reflejar de manera precisa su actividad económica. Estas incluyen:

• Cuentas de activo.
• Cuentas de pasivo.
• Cuentas de pérdidas y ganancias.
• Cuentas de orden.

Libros Contables Obligatorios

Los libros de contabilidad nos proporcionan un registro fiel y estricto de las operaciones de la empresa, imprescindibles para su contabilidad. Todo empresario, ya sea autónomo o una sociedad, debe mantener una contabilidad ordenada. Los libros obligatorios generalmente incluyen:

• El Libro Diario: Es el que contiene todos los asientos contables del ejercicio económico. En él aparecerán por orden de fechas, se inicia con el asiento de apertura y termina con el asiento de cierre contable. Debe registrar todas las operaciones relativas a la contabilidad de la empresa.
• El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Debe abrirse con el balance inicial de la empresa y actualizarse trimestralmente.

Ambos libros están obligados a ser legalizados en el Registro Mercantil. Además, las entidades mercantiles tienen que presentar en el Registro Mercantil las cuentas anuales. Los libros deben ser presentados en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal. Las cuentas anuales deben ser depositadas en el Registro Mercantil del domicilio social dentro del mes siguiente a su aprobación. Estas cuentas incluyen el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, y otros documentos relevantes como la memoria y, en su caso, el informe de auditoría.

Desde 2013, la legalización de los libros contables debe realizarse en formato electrónico. Esto incluye no solo el Libro de Inventario y Cuentas Anuales y el Libro Diario, sino también cualquier otro libro obligatorio como los de actas o los de socios o acciones nominativas.

Sí, dependiendo de la forma jurídica y la actividad de la empresa, pueden ser necesarios libros adicionales. Otro de los libros mercantiles de llevanza obligatoria es el Libro de Actas en el que han de constar todos los acuerdos tomados por las juntas generales de la sociedad, tanto ordinarias como extraordinarias, así como los acuerdos tomados por los demás órganos colegiados de la misma (consejo de administración, etc.). También deben legalizarse anualmente los libros de actas y los de acciones nominativas o el libro registro de socios. En caso de cese en la actividad, el empresario tiene igualmente obligación de conservar los libros y demás documentación de la empresa por plazo de seis años.

Para la gestión de un negocio, resulta ineludible contar con una buena forma de llevar la contabilidad. Con carácter general la mayoría de las empresas hacen coincidir el cierre contable con el año natural. La administración de la empresa, tendrá un plazo de 3 meses desde el cierre del ejercicio, para formular las cuentas. Por lo tanto, será de vital importancia, no solo realizar una correcta contabilización de las operaciones llevadas a cabo por la empresa, sino también un control sobre las obligaciones contables a las que estamos expuestos.

Excepciones para Empresarios Individuales

En el caso de los empresarios individuales acogidos al Régimen de Estimación Objetiva del IRPF, no están obligados a llevar libro alguno, si bien deben conservar los justificantes de sus operaciones.

Consejos para Llevar la Contabilidad en una Empresa

Llevar la contabilidad de una empresa de manera efectiva es fundamental para su éxito y crecimiento. Aquí te presento algunos consejos prácticos para gestionar la contabilidad empresarial de manera eficiente:

1. Registra todas las transacciones financieras de manera regular y precisa.
2. Separa las finanzas personales de las empresariales: abre cuentas bancarias separadas para las finanzas personales y empresariales. Esto simplificará el seguimiento y evitará confusiones.
3. Lleva un seguimiento detallado de los gastos empresariales.
4. Realiza análisis y reportes financieros: genera y revisa periódicamente los estados financieros clave, como el balance, el estado de resultados y el flujo de efectivo, para entender la salud financiera de tu empresa.
5. Busca asesoramiento profesional: considera trabajar con profesionales contables o asesores financieros para obtener orientación especializada en áreas complejas o para tomar decisiones financieras cruciales.
6. Realiza la conocida «conciliación bancaria», que consiste en justificar cada movimiento contable con su factura.

Herramientas Tecnológicas en Contabilidad

El dominio de las nuevas tecnologías es básico para realizar la función contable hoy en día. Básicamente, para llevar la contabilidad se necesita un programa contable y los justificantes de las operaciones. Las ventajas que conlleva trabajar con un programa de contabilidad en la nube son importantes. Al ser tecnología en la nube, te despreocupas de copias de seguridad, de actualizaciones, de ocupación de espacio en los ordenadores.

Entre los mejores programas de contabilidad está Holded, el cual destaca por varios motivos:

• Es un programa de contabilidad integrado dentro de un software de gestión de empresa, lo cual permite la posibilidad de traspasar información de unas secciones a otras con solo pulsar un botón: facturación, CRM, recursos humanos…
• Contiene muchas posibilidades de automatización que ahorran tiempo y dinero.
• Permite integrarse y es compatible con un buen número de herramientas de terceros.
• Cuenta con planes básicos y económicos (desde 29 euros al mes) que permiten a empresas que son pequeñas o que están empezando poder acceder a este tipo de herramientas tan potentes.

Saber cómo llevar la contabilidad de una empresa de forma profesional es un aspecto esencial en el triunfo de cualquier negocio. Llevar la contabilidad de una empresa es algo que supone una formación y una actualización normativa continuas. La metodología online semipresencial te permite un aprendizaje flexible, adaptándose a los horarios laborales.