Guía esencial de contabilidad para pequeños negocios
Entender los conceptos de la contabilidad básica es una gran herramienta en cualquier empresa. La contabilidad es el instrumento que nos permitirá disponer de toda la información económica de nuestra empresa. La contabilidad significa trazar un rumbo para las finanzas de tu pequeña empresa: te muestra exactamente de dónde viene tu dinero, a dónde va y cuánto tienes.
Esta información te ayuda a tomar decisiones estratégicas sobre tu empresa, como cuánto cobrar por tus productos, si comprar nuevo material o cuándo contratar a más personas. Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) están en constante expansión, lo que a su vez genera una variedad de necesidades y desafíos. Dado que estas empresas son jóvenes y relativamente pequeñas, a menudo no cuentan con los recursos económicos suficientes para mantener un gran equipo de trabajo.
📒 Cómo llevar la CONTABILIDAD de un NEGOCIO pequeño en EXCEL
Conceptos fundamentales para el control financiero
Para organizar de manera sencilla las finanzas de la empresa, el Plan de Cuentas permite diferenciar pasivos, activos, así como ingresos y gastos. La gestión de tesorería es otra de las piezas clave en la contabilidad de cualquier empresa: sólo conociendo el estado de liquidez del negocio es posible optimizarlo y hacer frente a los pagos que tenemos en el futuro y a las inversiones que vamos a acometer.
| Concepto | Descripción |
|---|---|
| Libro mayor | Resumen las operaciones económicas o cuentas contables realizadas por la empresa. |
| Memoria | Este documento es de obligada presentación, por lo que debe tenerse especialmente en cuenta. |
| Cierre contable | Proceso por el que determinamos el resultado del ejercicio, revisando cuentas para detectar errores y duplicidades. |
| Cuentas de gestión | Reflejan los gastos e ingresos del ejercicio en la cuenta contable. |
Errores comunes y buenas prácticas
Repasemos cuáles son los errores comunes al llevar la contabilidad de un negocio pequeño:
- No separar las finanzas personales de las del negocio: Mantener separados los gastos de la empresa y los personales es la regla más importante de la contabilidad empresarial. Abre una cuenta bancaria de empresa independiente.
- Hacer todo manualmente: La contabilidad manual es propensa a errores y puede llevar mucho tiempo. El software de contabilidad automatiza estos procesos.
- No controlar el flujo de caja: Saber cuánto dinero entra y sale cada mes es básico para mantener la liquidez.
- No trabajar con un profesional: Aunque pienses que puedes hacerlo todo solo, contar con un asesor contable o fiscal puede marcar la diferencia.
Herramientas y soluciones de software
Actualmente existen ya múltiples soluciones y programas de contabilidad para todo tipo de necesidades y empresas. Entre las opciones más destacadas se encuentran:
- Holded: Es un software de gestión contable y administrativa que se destaca como una de las herramientas más completas del mercado. Su conciliación bancaria automática facilita la reconciliación de facturas.
- ContaSol: Un software contable que se ha mantenido como una de las opciones más clásicas y valoradas entre los usuarios que buscan una solución gratuita.
- Sage 50: Una de las soluciones más reconocidas en el ámbito de la contabilidad analítica, con capacidad de personalización y acceso desde múltiples dispositivos.
- Visionwin: Un software contable gratuito que destaca por su facilidad de uso, ideal para aquellos que no tienen conocimientos previos.
- Cuéntica: Plataforma online diseñada específicamente para autónomos y pequeñas empresas que buscan llevar un control eficiente de su contabilidad.
Al conectar tus cuentas bancarias comerciales y tarjetas de crédito a un software, las transacciones financieras del negocio aparecerán en una cola y se agruparán en categorías. Cuando apruebes las categorías, las transacciones se colocarán automáticamente en tus estados financieros.