¿Qué es la Consultoría de Sistemas de Calidad?

En un mercado cada vez más competitivo, la gestión de la calidad emerge como la mejor garantía para cualquier empresa que aspire a un mejor posicionamiento. La norma ISO 9001 se ha convertido en un estándar internacional de Sistemas de Gestión de Calidad, publicado por la Organización Internacional de Normalización (ISO).

Se trata de un certificado reconocido a nivel mundial, implementable en empresas de todos los sectores y tamaños. La norma establece un marco de trabajo para el desarrollo de procesos, con el objetivo de certificar la calidad de los productos y servicios, y satisfacer las necesidades de los clientes.

Una de las principales ventajas de su implementación es la mejora de los procesos, eliminando fallos sistemáticos y reduciendo el margen de error. En septiembre de 2015, se publicó la última versión de la ISO 9001:2015, estructurada en los siguientes apartados: contexto de la organización, liderazgo, planificación, apoyo, operación, evaluación del desempeño y mejora.

El Rol Crucial de la Consultoría en la Certificación ISO 9001

Para la certificación y puesta en marcha del Sistema de Gestión de Calidad, la consultoría juega un papel crucial en la mejora de la eficiencia y el rendimiento del negocio. Un consultor ISO es el profesional que acompaña y guía a la empresa en la implementación de medidas para mejorar resultados desde el punto de vista de la calidad. Desde una perspectiva global, trata de dar soluciones a las posibles carencias que pueda detectar a lo largo de todo el proceso productivo. Para ello, debe realizar una auditoría interna.

La figura del consultor garantiza la puesta en marcha de un sistema de gestión de calidad que redundará en beneficios tanto para la empresa como para los consumidores y que culminará con la obtención de una certificación oficial.

Etapas del Certificado de Gestión de la Norma ISO 9001

1. Análisis Interno: Un consultor homologado realiza un análisis interno de la empresa para identificar los procesos de gestión y el alcance de la organización en lo que a la calidad se refiere.
2. Elaboración del Cronograma: Partiendo de esta base, se elabora un cronograma de trabajo, definiendo plazos, responsables y actividades para conseguir la certificación.
3. Desarrollo e Implementación: Es necesario elaborar la información documentada y los registros que requiere la norma ISO 9001. Durante esta fase, es fundamental formar al personal de la compañía, ya que es necesaria la implicación de la organización en su conjunto para la puesta en marcha del sistema.
4. Evaluación Interna: Una vez finalizada la implementación y puesta en marcha del Sistema de Gestión de Calidad, hay que realizar una evaluación para comprobar cuál es el grado de cumplimiento real de la compañía. Un experto consultor se encarga de realizar la auditoría interna para medir la eficacia del sistema y detectar los errores para corregirlos antes de la auditoría de certificación.
5. Auditoría de Certificación: El consultor asignado a la compañía está presente durante la auditoría de certificación, ya que su papel es clave para finalizar el proceso de forma exitosa. La garantía de certificación se determina por contrato entre la empresa certificadora y la dirección de la compañía cliente. Ambas partes se comprometen con sus obligaciones y derechos.
6. Certificación: Al finalizar el proceso, la empresa cliente tiene la certificación ISO 9001 adaptada de forma precisa a sus características y necesidades concretas.

En España, AENOR es el organismo encargado de fijar las distintas certificaciones dependiendo del fin que se persiga en cada proceso. Esas etiquetas o sellos de calidad se entienden como el resultado final de un proceso a través del cual una empresa garantiza que sus productos o servicios se obtienen o gestionan cumpliendo las normas fijadas por el organismo competente, en este caso, AENOR.

La implantación de los sistemas de calidad, que es la función principal del consultor ISO, no se limita a un área específica de las empresas, sino que afecta a cualquier departamento. Por esa razón, el consultor debe asumir varias responsabilidades:

• Análisis de los diferentes ámbitos de la empresa.
• Comprueba el manual de calidad de la empresa y lo actualiza según la normativa vigente.
• Diseñará sus propias normas de calidad internas.
• Diseña una estrategia que permita solucionar aquellos problemas o carencias que detecte en la empresa.
• Asume la puesta en marcha de ese plan de resolución, buscando nuevos recursos o mejorando los que ya existen.
• Debe hacer un seguimiento de los índices de calidad y comprobar su evolución. Si no es positiva, replanteará las normas.
• Establece no solo los estándares de calidad de los productos, sino también de los procesos e incluso de las instalaciones.
• Supervisa que esos estándares se cumplan.
• Elabora los planes de auditoría y los aplica.

Formación de un Consultor de Calidad

Un consultor debe asumir la responsabilidad de liderar determinados cambios en la empresa, cambios relacionados con la calidad. Para ello, deberá trabajar con diferentes equipos. Solo un profesional cualificado y con la debida formación podrá abordar todo este proceso.

A la hora de plantearse esa formación, es necesario identificar el sector en el que se va a desempeñar la consultoría. El profesional debe conocer la actividad de su cliente y entender cómo funciona la organización. Contar con los conocimientos adecuados facilitará mucho el trabajo.

La norma ISO 9001 ha emergido como un faro guía para las empresas en su búsqueda de la excelencia operativa y la satisfacción del cliente. Su enfoque estructurado y su flexibilidad la convierten en un recurso invaluable para organizaciones de todos los sectores y tamaños. Sin embargo, su implementación no solo se trata de cumplir con requisitos formales; implica un compromiso total de la empresa y la colaboración activa de todos sus miembros.

Objetivos de una Consultoría ISO

El principal objetivo de cualquier consultor es prestar un servicio de asesoría que se traduzca en una serie de soluciones planteadas con un fin: aumentar la productividad de la empresa, sacando el mayor partido posible a los recursos con los que esta cuenta.

Ofreciendo un mejor servicio al cliente, un servicio de mayor calidad, la empresa verá como aumenta también su competitividad en el mercado.

Otro de los objetivos que un consultor suele marcarse es la reducción de costes de los procesos productivos. Eso implicará un análisis de todas las actividades para descubrir posibles tareas duplicadas, fallos organizativos o estrategias equivocadas. A su vez, esto permitirá reducir tiempos e inversiones, implementando procesos optimizados que garanticen el nivel de calidad perseguido.

Ventajas de la Certificación ISO 9001

Uno de los principales beneficios del certificado ISO 9001 es que el marco de trabajo que proporciona es flexible, algo esencial en el mercado actual, que está en constante evolución. Gracias a esta norma, cualquier organización puede mejorar su proceso productivo y no solo satisfacer las necesidades de sus clientes, sino anticiparse a las mismas.

Un buen desarrollo estratégico permite que cualquier problema que surja sea más fácil de solucionar. Al haber una base sólida, se acelera la toma de decisiones. Y, por último, el Sistema de Gestión de Calidad y la mejora continua de los procesos suponen un importante ahorro al reducirse los costes operativos, sin que la calidad se vea afectada lo más mínimo.

• Mejora continua de los procesos
• Reducción de costos operativos
• Ventaja competitiva en el mercado
• Optimización de la eficiencia empresarial

Es una norma de carácter global y, por lo tanto, estándar, para todas las empresas que quieran cumplir con los estándares de control de calidad. Supone una gran ventaja competitiva en el mercado nacional e internacional.

Al proporcionar un marco sólido para la toma de decisiones ágiles y la resolución de problemas, permite a las organizaciones mantenerse ágiles y adaptarse rápidamente a un entorno empresarial en constante cambio.

Salidas Profesionales de la Consultoría ISO

En cuanto a las salidas profesionales de la consultoría ISO, lo cierto es que se han multiplicado en los últimos años como consecuencia de una legislación cada vez más exigente con todos aquellos aspectos relacionados con los estándares de calidad, lo que se ha traducido en una mayor demanda por parte de las empresas, que se han visto obligadas a asumir que este tipo de consultores son hoy un perfil imprescindible en cualquier equipo de trabajo.

Un consultor ISO puede desempeñar sus funciones en diferentes áreas, por lo que puede ejercer como:

• Responsable del departamento de calidad.
• Responsable del departamento de RRHH.
• Responsable de procesos.
• Consultor.
• Auditor (tanto interno como externo).
• Asesor en la certificación de empresas.
• Responsable o director de calidad de los sistemas de gestión.
• Investigador en el ámbito de la gestión de los RRHH.
• Formación en materia de calidad.

Un consultor de calidad debe ser imparcial, muy observador y capaz de establecer un canal de comunicación con todos los equipos en los que trabaje. Para el empresario, contar con el apoyo de este profesional, le permitirá lograr mejores resultados y entender mejor cómo funciona el mercado.

Si bien la implantación de un sistema de calidad puede hacerse desde dentro, lo cierto es que al contratar a un consultor lo que la empresa se garantiza es el asesoramiento durante todo el proceso y una reducción de tiempos. Gracias a su experiencia también asumirá cuestiones como las relacionadas con la recopilación de documentación y los trámites administrativos. La meta no es únicamente lograr determinada certificación, sino que su implantación suponga importantes mejoras para la organización.

En última instancia, la certificación ISO 9001 va más allá de garantizar la calidad; es un distintivo de excelencia que refuerza la reputación de la empresa, abre nuevas oportunidades de negocio y proporciona una ventaja competitiva en un mercado cada vez más exigente.