Guía Completa de Consultoría y Gestión del Conocimiento para PYMES

Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) son el corazón de la economía. Con su capacidad para generar empleo y fomentar la innovación, estas empresas desempeñan un papel crucial en el crecimiento y desarrollo del país. Sin embargo, emprender y dirigir una empresa del tamaño que sea, no es tarea fácil. En este artículo exploraremos los aspectos básicos de la gestión de PYMES y proporcionaremos consejos prácticos para llevar tu negocio hacia el éxito.

Las PYMES enfrentan desafíos únicos, como recursos limitados, competencia en el mercado internacional y la necesidad de maximizar cada inversión. En la era actual, la información ya no es poder, sino el conocimiento. Por lo tanto, resulta apropiado plantearse cómo pueden las pymes gestionar el conocimiento necesario para competir en un entorno globalizado, tecnológicamente acelerado y con las limitaciones de recursos que las caracterizan.

La Revolución del Conocimiento en las PYMES

Tal como lo señala Flaherty (2001), la tecnología es el motor del cambio y el conocimiento (es decir, la información en acción) es su combustible; por lo tanto, el ritmo de todo cambio se puede observar en el avance de las herramientas tecnológicas y en la calidad del conocimiento que está presente en cada momento de la historia.

Nos encontramos en la cuarta revolución industrial, la cual no será sólo la ‘industria 4.0’ sino la revolución del conocimiento en todas sus dimensiones. Esta revolución estará marcada por la reunión de lo físico con lo digital y lo biológico, a través del uso intensivo de Internet, de la digitalización y de la comunicación en línea. En su libro Post-capitalist Society, Drucker (1994) establece que el recurso básico de la nueva economía no es ni la tierra, ni el trabajo, ni el capital, sino el conocimiento. El valor se genera ahora por la productividad y la innovación, resultado de aplicar el conocimiento al trabajo.

Importancia Estratégica del Conocimiento

La importancia estratégica que tienen los datos, la información y el conocimiento se puede aprovechar mejor si, de manera consciente, la organización articula el sistema de gestión de la calidad, orientado a mejorar la relación con los clientes, con la gestión documental, orientada a capturar, organizar y facilitar los documentos que contienen los datos y la información, con la gestión del conocimiento, que se enfoca en encontrar y poner a disposición de la organización, el conocimiento que requiere para mejorar su desempeño.

La Gestión del Conocimiento (Knowledge Management) es una disciplina de uso cotidiano en el mundo de las empresas y organizaciones, puesto que influye directamente en el modo específico de administrar los recursos informativos y de saber que son, o pueden ser, patrimonio específico de la empresa. Se suele decir, no sin razón, que vivimos en una economía del conocimiento. Por lo que este es uno de los activos más importantes de la empresa moderna, independientemente de su tamaño. La sociedad del conocimiento ha propiciado que las pymes y los autónomos también obtengan beneficios de este recurso.

Dada la importancia del conocimiento para la eficiencia y la productividad, es fundamental que las pymes administren su conocimiento de manera efectiva. La gestión del conocimiento es cualquier sistema que ayuda a las personas de una organización a compartir, acceder y actualizar el conocimiento y la información empresarial.

Desafíos y Soluciones de Gestión en PYMES

Un estudio anterior (Álvarez-Álvarez et al., 2013), estableció la convergencia entre los enfoques de la gestión del conocimiento, de la calidad y documental con el propósito de configurar un modelo de gestión del conocimiento. Este estudio mostró que el eje articulador entre la gestión del conocimiento, la gestión de la calidad y la gestión documental deberían ser los procesos que define el sistema de gestión de la calidad.

La norma técnica internacional NTC ISO 9001:2015, ampliamente utilizada por organizaciones en todo el mundo, propone unos requerimientos mínimos para implementar un sistema de gestión de la calidad (Icontec, 2015) y promueve que las organizaciones adopten un modelo de gestión por procesos, que se orienta a incrementar la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas, mediante el cumplimiento de sus requisitos. La comprensión y gestión de los procesos que se interrelacionan constituyendo un sistema contribuye al logro de los resultados previstos y, al controlar y regular las interrelaciones e interdependencias entre los procesos del sistema, se puede mejorar el desempeño global de la organización.

Los principios de la gestión de la calidad según la norma ISO 9001:2015 son:

• Enfoque al cliente.
• Compromiso de las personas.
• Enfoque a procesos.
• Toma de decisiones basada en la evidencia.
• Mejora.

El Modelo de Creación del Conocimiento de Nonaka y Takeuchi

La teoría con mayor afinidad y correlación con el sistema de gestión de la calidad basada en el modelo NTC ISO 9001:2015 es la teoría de la creación del conocimiento de Nonaka y Takeuchi (Camison-Zornoza, Boronat-Navarro, Villar-López, & Puig-Denia, 2009). Según estos autores, el conocimiento es “un proceso humano y dinámico de justificación de las creencias personales para perseguir la verdad”. La creación del conocimiento se inicia a nivel individual como una “creencia verdadera justificada” y luego, a través de las interacciones sociales de los individuos, estas creencias se consolidan y convierten en un conocimiento compartido a nivel de la organización.

El modelo se fundamenta teóricamente en dos dimensiones:

• Dimensión epistemológica: se desagrega en conocimiento tácito y conocimiento explícito.
• Dimensión ontológica: el conocimiento se desarrolla a nivel individual, grupal, organizacional e interorganizacional.

Ikujiro Nonaka (1994) ha desarrollado y propuesto un modelo de gestión del conocimiento, basado en la existencia de dos tipos de conocimiento:

• Conocimiento explícito: Puede ser expresado en palabras o números y puede ser rápidamente compartido y transmitido en forma de datos, fórmulas científicas, especificaciones, manuales y similares.
• Conocimiento tácito: Es altamente personal, siendo muy complicado formalizarlo, comunicarlo o compartirlo.

El modelo de Nonaka y Takeuchi es un proceso en espiral de interacción entre conocimiento explícito y conocimiento tácito, comúnmente denominado SECI, por las iniciales de los patrones que maneja:

1. Socialización: Intercambio de conocimiento tácito entre individuos, basado en la empatía y en compartir experiencias de vida. Involucra procesos de captura de conocimiento a través de la proximidad física.
2. Externalización: El conocimiento tácito se vuelve explícito, traduciéndose a formas comprensibles que pueden ser entendidas por otros.
3. Combinación: Conversión de un conocimiento explícito en formas más complejas de conocimiento explícito. Claves son los procesos de comunicación, difusión y sistematización de conocimiento (captura e integración de nuevo conocimiento, diseminación y edición/proceso de conocimiento explícito).
4. Internalización: Convertir conocimiento explícito en conocimiento tácito, donde el individuo hace suyo el conocimiento de la organización.

Para que estos procesos se puedan dar de mejor forma, Nonaka y Konno (1998) introducen el concepto de "Ba", un espacio compartido donde emergen relaciones, que puede ser físico, virtual, mental o cualquier combinación. Los cuatro tipos de espacios (Ba) corresponden a las cuatro etapas del modelo SECI:

• Espacio de origen: Para la fase de socialización, donde se comparten sentimientos, emociones, experiencias y modelos mentales.
• Espacio de interacción: Para la fase de externalización, donde el conocimiento tácito se hace explícito y el diálogo es clave.
• Espacio cibernético: Asociado a la fase de combinación, donde se genera y sistematiza nuevo conocimiento explícito.
• Espacio de ejercicio: Soporta la fase de internalización, donde el uso del conocimiento formal en la vida real o en aplicaciones simuladas permite que el conocimiento se interiorice.

Herramientas y Estrategias para la Gestión del Conocimiento en PYMES

La gestión del conocimiento se presenta de muchas formas diferentes. Es fundamental documentar todos los procesos de nuestra empresa con el objetivo de encontrar puntos de mejora. El problema aparece cuando hay que clasificar, analizar y sacar conclusiones a partir de esa documentación, que en determinadas ocasiones pueden generar volúmenes impracticables de datos. Para facilitar estos procesos, los avances tecnológicos nos han proporcionado herramientas adecuadas.

Las 5 herramientas clave de gestión del conocimiento para una PYME

1. Programas de capacitación: La tutoría, el seguimiento y otros programas de capacitación permiten a los empleados obtener conocimientos comerciales al ver trabajar a otros compañeros.
2. Sistemas de gestión de documentos: Herramientas como Google Drive y Dropbox permiten a las organizaciones almacenar documentos de la empresa en la nube, compartirlos y controlar los permisos de acceso.
3. Sistemas de administración de contenido (CMS): Estas herramientas funcionan como sistemas de gestión del conocimiento porque almacenan todas las conversaciones históricas, permitiendo a los empleados buscar información previamente discutida.
4. Chatbots: Representan la evolución natural de la gestión del conocimiento, utilizándose para responder a preguntas y solicitudes de información de los empleados. Permiten plantear preguntas en lenguaje natural y el chatbot muestra la mejor información de su base de conocimientos.
5. Consultorías Especializadas: Expertos externos pueden aportar modelos de consultoría diseñados para tu empresa, identificando y analizando problemáticas, construyendo el estado actual y futuro del problema, y desarrollando un plan de acción para implementar soluciones.

Objetivo: No perder el conocimiento de nuestra empresa

Como hemos señalado en este artículo, el conocimiento a menudo no está documentado, es de difícil acceso y corre el riesgo de desaparecer. Es muy común, por ejemplo, que los empleados renuncien o se jubilen, llevándose consigo lo que pueden representar décadas de conocimiento de la empresa. La gestión del conocimiento es importante porque estas situaciones son inevitables.

Además, algunos estudios afirman que el 44 por ciento de los empleados son deficientes o muy pobres en la transferencia de conocimientos. Todo esto se suma a que pasan el 30% de su tiempo buscando o recreando información que ya existe. Cuando el conocimiento no es compartido y accesible, los empleados pierden tiempo recreando soluciones, cometiendo errores que la gente cometió antes, no obteniendo los conocimientos que necesitan para ser productivos y respondiendo las mismas preguntas una y otra vez. Un intercambio de conocimientos deficiente da como resultado que las empresas funcionen de manera mucho menos eficiente y productiva.

Consultoría Especializada para PYMES: PYMECO

¿Dónde empezar? En esta importante consultoría para mejorar la gestión de la producción, PYMECO brinda planes de acción diseñados específicamente para tu empresa para que tengas éxito. Desde el primer contacto con el consultor hasta el final de la consultoría, obtendrás recomendaciones para ti y para tu negocio. Aprovecha esta importante consultoría para mejorar la gestión de la producción.

¿Qué ofrece la Consultoría PYMECO?

• Planes de Acción Personalizados: Diseñados específicamente para tu empresa.
• Identificación y Análisis de Problemas: Con el consultor identificaran y analizaran la problemática, construirán el estado actual del problema, construirán el estado futuro y construirán el plan de acción para implementar la solución.
• Métodos LEAN: El consultor trabajará con los mejores métodos LEAN logística que sirven para el análisis de problemas, para identificar las causas, sus efectos y su criticidad.
• Videoconferencias Personalizadas: Una vez que se lancen las 8 videoconferencias de hasta 2 horas con el consultor, querrás incrementar su presencia. Durante las videoconferencias, puedes solicitarle al consultor de aumentar o disminuir el tiempo de cada videoconferencia, todo dentro de la planificación que más te convenga.
• Ahorro de Tiempo y Dinero: Al escoger la consultoría online ahorrarás tiempo y dinero.

Elige claramente el problema que has identificado y permítele al consultor aportarte los modelos de consultoría diseñados para tu empresa. Envíale al consultor por correo electrónico la información clara y detallada de tu necesidad y comienza a recibir ese fascinante y profesional ayuda y experiencia del consultor y muchos más.

Tal vez quieres un consultor que pueda hacer todo, desde identificar el problema hasta implementar la solución. O tal vez quieras trabajar en equipo con el consultor y participar y seguir paso a paso la consultoría. De cualquier modo, necesitas conocer las características de esta consultoría. No hay nada peor que una consultoría sin trazabilidad.

Aspectos Fundamentales para el Éxito de una PYME

La gestión de PYMES requiere un enfoque equilibrado en la planificación estratégica, la gestión financiera, el cumplimiento legal y la innovación constante. Mantén una mentalidad abierta, busca asesoramiento cuando sea necesario y nunca subestimes el poder del networking y la adaptabilidad.

1. Planificación y Estrategia: Toda empresa exitosa comienza con una sólida planificación y estrategia. Definir tu visión, misión y objetivos a corto y largo plazo es esencial.
2. Cumplimiento Legal y Normativo: Cumplir con las regulaciones y leyes es crucial para el buen funcionamiento de tu PYME. Regístrate adecuadamente, obtén los permisos necesarios y comprende las obligaciones fiscales.
3. Gestión Financiera Rigurosa: Llevar un control financiero preciso es fundamental para la gestión de PYMES. Mantén registros detallados de ingresos y gastos, emite facturas correctamente y haz un seguimiento riguroso de tu flujo de efectivo.
4. Gestión Eficiente del Talento: Si cuentas con empleados, es vital gestionarlos de manera eficiente. Cumple con las normativas laborales, elabora contratos claros y establece políticas internas.
5. Presencia Digital: En la era digital, tener una presencia en Internet es esencial.
6. Innovación y Adaptación: El entorno empresarial es dinámico, por lo que la innovación y la adaptación son esenciales.
7. Networking Estratégico: Establecer conexiones sólidas en el mundo empresarial puede abrir puertas a nuevas oportunidades. Participa en eventos, ferias y encuentros de networking para ampliar tu red de contactos.
8. Planificación de Crisis: Nadie está exento de enfrentar crisis. Prepárate para situaciones difíciles mediante la elaboración de un plan de crisis y continuidad.
9. Evaluación Continua del Rendimiento: Evaluar el rendimiento de tu empresa es esencial para tomar decisiones informadas.
10. Crecimiento Sostenible: A medida que tu PYME crezca, enfócate en un crecimiento sostenible.