Guía completa para constituir tu startup en el País Vasco

Dar el paso de crear una empresa puede generar vértigo, ya sea por el miedo a la competencia o por los trámites obligatorios para montar un negocio propio. Sin embargo, en el País Vasco, el ecosistema de emprendimiento tecnológico está en constante expansión, ofreciendo un entorno dinámico para las nuevas empresas.

Una startup es una empresa de nueva creación que busca un modelo de negocio escalable y repetible, generalmente basado en la tecnología o la innovación. Su objetivo principal es dar respuesta a una necesidad concreta del mercado y crecer rápidamente. Si esta es tu meta como emprendedor, es crucial conocer cómo crear una startup y los pasos necesarios para lidiar con la burocracia, que, afortunadamente, se ha simplificado en los últimos años.

La figura del notario y la digitalización de los trámites

La firma de constitución de la sociedad es el primer paso que se debe abordar y este debe formalizarse ante notario. Un trámite que, desde el pasado mes de noviembre, es mucho más ágil y sencillo para los nuevos emprendedores. En esa fecha se marcó un importante hito con la aprobación de la Ley de transposición de directivas de la Unión Europea, que incluye la digitalización de actuaciones notariales.

Con la nueva norma, los ciudadanos y las empresas pueden realizar de forma online muchos actos ante el notario que elijan sin necesidad de desplazarse, pero con la misma seguridad jurídica que cuando acuden a una notaría. Los servicios digitales que prestan estos profesionales se pueden realizar en la sede electrónica Portal Notarial del Ciudadano.

Un primer paso online: constitución de sociedades en 24 horas

Dentro de los nuevos servicios que los notarios pueden prestar íntegramente destacan los de carácter mercantil, como la constitución de sociedades de forma online. "Se puede constituir una sociedad en 24 horas por vía telemática con la máxima seguridad jurídica y con una sola visita a la notaría", explica María Teresa Barea, notaria y portavoz del Consejo General del Notariado. El notario, explica, pedirá por vía electrónica la denominación social, tramitará telemáticamente el NIF de la compañía y el pago de impuestos a Hacienda, y presentará vía online en el registro mercantil la documentación necesaria. "Los socios deberán aportar el certificado bancario de ingreso del capital social en la cuenta de la sociedad", señala.

Asesoramiento clave

La figura del notario, resalta Barea, supone una ayuda clave en los primeros momentos de una nueva empresa. Una ayuda que no sólo pasa por la formalización del papeleo y la firma de los documentos, sino también por la labor de asesoramiento.

"Se asesorará gratuitamente y de forma imparcial al futuro empresario si este lo solicita, por ejemplo, sobre el tipo de sociedad más adecuado -limitada o anónima- a su proyecto o sobre posibles cláusulas que incorporar a los estatutos. Esta labor de orientar se puede hacer extensiva a otros temas relacionados con la constitución de la sociedad, como la repercusión que puede tener la empresa en el patrimonio del matrimonio o de la pareja o en una futura sucesión", detalla Barea, quien recuerda que el emprendedor puede seguir optando por realizar los trámites de constitución de la sociedad de forma presencial si así lo desea. "O bien parte del papeleo de modo online y otra parte de forma física", explica.

Criterios legales y protección de activos intangibles

El asesoramiento legal por parte de un abogado es otro punto importante, "fundamentalmente cuando se trata de ideas innovadoras o nuevos modelos de negocios apoyados por las tecnologías emergentes", sostiene Cristina Villasante, socia del despacho Ecija.

"Es importante que los fundadores hagan un análisis previo sobre la viabilidad jurídica del negocio. Deben conocer, desde el principio, cuáles son las obligaciones legales que requiere el proyecto que se quiere montar. Esto ocurrirá si la actividad está regulada o si el proyecto que se va a desarrollar será en entornos digitales o tecnológicos. Por ejemplo, hay que analizar la normativa en relación con el tratamiento de datos personales, los servicios a distancia y comercio electrónico, la ciberseguridad...", explica la abogada de Ecija.

La protección de los activos intangibles es otro paso clave en la primera fase de creación de una compañía. "Así se evitan vulnerabilidades frente a terceros", resalta Villasante. Estos activos abarcan desde el core (actividad) del negocio hasta la marca, o productos que son determinantes para el funcionamiento del proyecto, como un software, una aplicación, una plataforma, un diseño o una innovación.

Estas medidas de protección tendrán que formalizarse desde el punto de vista legal, "mediante el registro en los organismos públicos pertinentes", detalla la socia de Ecija, y desde el contractual con la incorporación de cláusulas para regular los derechos de propiedad intelectual.

El pacto de socios: un documento esencial

Un punto esencial al comenzar un nuevo proyecto es la redacción de un pacto de socios. Se trata de un documento en el que quedarán por escrito los aspectos esenciales del funcionamiento de la nueva empresa en los que están de acuerdo sus fundadores y que, de cara al futuro, será un mecanismo para evitar o abordar situaciones de desacuerdo o conflicto.

"En él se establecerán los derechos de cada uno de ellos con respecto a la sociedad más allá de los estatutos sociales. Se regularán cuestiones como la atribución de derechos o privilegios, o la organización de la sociedad. Un buen pacto de socios puede evitar muchos problemas en el futuro en caso de rupturas de confianza, una vez puesto en marcha el proyecto, o de cualquier otra eventualidad como la entrada de nuevos socios en el capital de la empresa", explica Villasante.

Mario Fernández, CEO y fundador de Hobeen, una plataforma que ayuda a las instituciones y las empresas a desplegar soluciones de ahorro energético y sostenibilidad, relata que empezó como fundador en solitario y fue más tarde, tras la segunda ronda de financiación, cuando ya puso las bases para el pacto de socios, con la entrada de inversores. "Nos dejamos asesorar por el despacho de abogados que nos llevó la operación e hicimos un documento muy estándar", detalla Fernández, quien añade que es muy complicado acertar con los socios, ya que hay que tener muy claro a quién vas a dar una parte de tu compañía. "Es lo más costoso y valioso que tienes como emprendedor, ya que es el capital social de tu empresa".

Diferencias entre estatutos sociales y pacto de socios

Cuando se trata de cómo crear una startup, hay que tener en cuenta que esta suele revestir forma mercantil. Lo más habitual es recurrir a la Sociedad de Responsabilidad Limitada o a la Sociedad Anónima y, para la constitución de este tipo de entidades, la legislación exige que se redacten unos estatutos sociales. Los estatutos son un documento legal que regula el funcionamiento interno de la sociedad. Son públicos y deben inscribirse obligatoriamente en el Registro Mercantil, lo que los hace oponibles frente a terceros.

Tanto los estatutos sociales como el pacto de socios son documentos que despliegan efectos legales, de ahí que lo más aconsejable sea contar con expertos en la materia a la hora de abordar su redacción.

Otros aspectos esenciales para el éxito de una startup

Más allá de los trámites ante notario y los aspectos legales, los emprendedores consideran esenciales otras cuestiones que fueron determinantes para el buen funcionamiento de sus proyectos en los primeros momentos.

Tener claros los hitos

Joaquín Cusí, CEO y fundador de UAP, startup con una tecnología para purificar el aire de diversos espacios, sugiere "hacer un plan de hitos que vayan confirmando si tiene sentido o no el proyecto, y si no se cumplen dejarlo radicalmente porque desgasta mucho". Cusí añade que también es fundamental "estudiar bien el mercado y su tamaño, así como quiénes son los clientes, sin olvidar una buena planificación del cash flow (flujo de caja), porque el dinero desaparece muy rápido".

Un buen equipo

La construcción de un buen equipo es algo primordial para Miguel Signes, fundador de FlexmyRoom, startup dedicada a integrar seguros de viaje en el proceso de reserva de los hoteles. "No puedes hacerlo todo tú solo. Busca cofundadores y colaboradores que compartan tu visión y que al mismo tiempo tengan habilidades complementarias. Se debe buscar la alineación desde el principio con la visión de hacia dónde va la empresa", explica Signes.

Para Vicente Ruiz, CEO de TBIG Finance, es importante que una vez que los emprendedores tienen clara qué idea van a lanzar para solucionar un problema concreto y que existe un mercado, "hay que estructurar y dimensionar el negocio desde un punto de vista de la estructura legal, una correcta planificación financiera, el plan de ventas y el equipo necesario, entre otras cuestiones". Ruiz insiste en que "lo importante en cualquier negocio es ejecutar bien en tiempo y forma una idea.

Pasos para la constitución legal de una startup en el País Vasco

Antes de ponerte a trabajar, tienes que hacer una serie de trámites y lidiar con la burocracia. Aquí te detallamos los pasos clave:

1. Escoger y registrar el nombre de la empresa

Para operar en el mercado, cualquier empresa debe tener un nombre que la identifique y la diferencie del resto. El primer paso para poder registrar el nombre de manera oficial es obtener del Registro Mercantil Central un documento que acredita que ninguna otra entidad está utilizando el nombre elegido. En este caso, el interesado debe proponer tres alternativas de denominación. El documento no solo acredita que no hay ninguna empresa con el nombre elegido, sino que reserva la denominación indicada para que se pueda hacer su registro. Este certificado tiene una validez de seis meses, por lo que el registro de la nueva entidad deberá hacerse antes de que transcurra ese tiempo. Si no se hace así, será necesario realizar el trámite de nuevo.

• La denominación elegida debe ser clara, distintiva y no inducir a error sobre la naturaleza o actividad de la sociedad.
• No puede ser idéntica o muy similar a una marca ya registrada.
• Puede ser una denominación subjetiva (nombre de los socios) u objetiva (relacionada con la actividad).
• El Registro Mercantil Central cuenta con una bolsa de denominaciones disponibles para agilizar el proceso.
• La tramitación se puede hacer de forma presencial, pero es más rápido y sencillo hacer la gestión en la Sede Electrónica del Registro Mercantil Central.

2. Elaborar el contrato de sociedad

El pacto de socios o contrato de sociedad es el documento que establece las reglas de funcionamiento de la empresa y la relación entre todos los involucrados. Define los derechos y obligaciones de cada socio a fin de evitar futuros conflictos, asegurando que el proyecto se pueda llevar a cabo de manera armoniosa.

• Define los roles, responsabilidades y aportaciones de cada socio.
• Anticipa y resuelve posibles desacuerdos futuros.
• Protege la inversión al establecer las condiciones de entrada y salida de los inversores.
• Define los mecanismos de toma de decisiones importantes.
• Establece la valoración inicial de la empresa, lo que puede ser útil de cara a las futuras rondas de financiación.

Al ser un contrato privado no está sujeto a formalidades en cuanto a su contenido, pero es aconsejable que incluya cláusulas relativas a:

• Identificación de los socios.
• Objeto social.
• Aportaciones de cada socio.
• Régimen de participación en los beneficios.
• Régimen de administración.
• Duración de la sociedad.
• Causas de extinción.
• Transmisión de participaciones.
• Resolución de conflictos.
• Cláusulas de arrastre y tag along.
• Veda de competencia.
• Confidencialidad.

3. Redactar los estatutos sociales

Como se mencionó anteriormente, los estatutos sociales son un documento legal que regula el funcionamiento interno de la sociedad. Son públicos y deben inscribirse obligatoriamente en el Registro Mercantil.

4. Abrir una cuenta bancaria para la sociedad

Para poder operar en el mercado, la startup debe tener una cuenta bancaria abierta exclusivamente a su nombre. La realización de este trámite exige la presentación en el banco del certificado negativo de denominación expedido por el Registro Mercantil Central, en el que consta el nombre que tendrá la futura entidad. En este momento también se deposita en la cuenta el capital social mínimo inicial, cuyo importe varía en función del tipo de forma mercantil escogida. En el caso de las startups que adoptan la forma de Sociedad de Responsabilidad Limitada, que es lo más común, desde que entró en vigor la Ley Crea y Crece basta con tener depositado un euro en esa cuenta bancaria para poder poner la empresa en marcha.

5. Otorgar escritura pública de constitución

La escritura pública es un documento oficial otorgado por un notario, que recoge de forma fehaciente la voluntad de los socios de constituir una sociedad mercantil. Sería algo así como el acta de nacimiento de la startup. Otorgar escritura pública es una formalidad legal sin la que la entidad no puede existir y adquirir la personalidad jurídica que necesita para operar en el mercado. La escritura contiene:

• Identificación de los socios.
• Denominación social.
• Objeto social.
• Domicilio social.
• Capital social.
• Órganos sociales.
• Estatutos sociales.

Para otorgarla es necesario presentar la certificación negativa de denominación social, el certificado bancario de desembolso del capital social y los estatutos sociales. Los socios deben comparecer por sí mismos o mediante representante debidamente autorizado para firmar el documento.

6. Obtener el NIF

El Número de Identificación Fiscal (NIF) es el número que identifica a las personas jurídicas en todas sus gestiones administrativas y fiscales. Es esencial para emitir facturas, firmar contratos y presentar declaraciones de impuestos. En el mes siguiente a la constitución de la empresa (de otorgar la escritura pública) se solicita en Hacienda un NIF que tiene carácter provisional. Es imprescindible obtenerlo antes de comenzar las operaciones comerciales, de adquirir bienes o servicios, e incluso antes de contratar personal. La solicitud se hace a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, cumplimentando el modelo 036 y marcando la casilla 110.

7. Inscripción en el Registro Mercantil

Una vez que la empresa está legalmente constituida, se presenta la escritura pública de constitución en el Registro Mercantil para que este proceda a su inscripción. En la actualidad, este trámite lo suele realizar de oficio el notario. Tras la inscripción, la entidad adquiere personalidad jurídica propia y ya está lista para operar en el mercado. Una vez hecho este trámite, hay que presentar un nuevo modelo 036 en Hacienda para solicitar el NIF definitivo.

El ecosistema emprendedor en el País Vasco

Euskadi es un importante hub de emprendimiento tecnológico con más de 900 empresas emergentes de base tecnológica, con programas internacionales de emprendimiento capaces de atraer a las mejores Startups de todo el mundo para desarrollar soluciones de mayor valor añadido. El Gobierno Vasco, a través del Grupo SPRI, refuerza su marca Up! Euskadi, una nueva iniciativa público-privada de BIND, creada en colaboración con las Organizaciones Dinamizadoras de Clústeres (ODC) de la industria.

El reciente informe sobre las empresas tecnológicas e innovadoras en Euskadi para el año 2024, presentado por Ecosistema Startup y desarrollado en colaboración con Dealroom (principal proveedor en la inteligencia de datos ligados a los ecosistemas tecnológicos en Europa y el mundo), revela un panorama dinámico y en expansión. Con un total de 698 empresas tecnológicas, de las cuales 311 son startups, 111 son scaleups y 276 son pymes, esta clasificación se realiza en base a lo establecido en la Ley de Startups y con el apoyo de ENISA. La valoración estimada del conjunto de las start-up vascas supera los 1.500 M€.

SPRI es la agencia de desarrollo empresarial dependiente del Gobierno Vasco que pretende potenciar la actividad empresarial de Euskadi. Up!Euskadi es el blog del sistema vasco de emprendimiento. Garapen es la asociación vasca de agencias de desarrollo. Las agencias de desarrollo tienen como misión promover el desarrollo socioeconómico en cada comarca.