Configuración Avanzada de Condiciones de Pago en su ERP Exact

La correcta configuración de las condiciones de pago en un sistema ERP es fundamental para la gestión financiera de cualquier empresa, permitiendo un control exhaustivo de vencimientos, cobros y pagos. En el contexto de ERPs como Exact Dimoni, esta configuración impacta directamente la operatividad de la Terminal Punto de Venta (TPV) y la coherencia de los apuntes contables.

Mantenimiento de Formas de Pago y Tipos de Efectos en Exact Dimoni

Exact Dimoni gestiona las áreas financieras y contables de la empresa. Con miles de clientes, nuestro sistema es reconocido como un estándar de gestión en el mercado español. Dispone de generadores de informes y automatismos diversos. Esto permite llevar un control exhaustivo de vencimientos de cobros y pagos, remesas bancarias, instrumentos múltiples (efectivo, tarjetas, transferencias, talón, letras, recibos, pagarés, confirming y factoring, etc).

Acceso y Configuración Básica de Formas de Pago

Desde la ficha de Caja, accesible desde la colección de cajas del ERP, se puede abrir el mantenimiento de las formas de pago asociadas a la caja. Al pulsar sobre esta opción, se abre una ventana donde se indican las formas de pago que se van a asociar en AHORA TPV y se mostrarán en la ventana de cobro del ticket. Para dar de alta nuevas formas de pago es necesario posicionar el cursor en la línea en blanco inmediata al último registro y seleccionar del desplegable una forma de pago que no esté incluida ya. Solo es posible establecer una de las formas de pago como predeterminada marcando el check Predeterminada. La columna Solo Cart. se utiliza para indicar que la forma de pago no se mostrará al realizar un cobro en la TPV, se mostrará únicamente en los cobros de efectos. De esta manera podemos diferenciar entre formas de pago aptas para cobrar ticket, y formas de pago solo para cobrar efectos de clientes.

Configuración de Cuentas Contables para Tipos de Efecto

En la siguiente pestaña (Tipos de efecto) se pueden establecer las cuentas contables para cada tipo de efecto de la forma de pago. En la columna Subcuenta se puede escoger la subcuenta. Para que se tengan en cuenta estas subcuentas en las formas de pago diferentes a la Contado, es necesario aplicar una configuración adicional.

Formas de Pago No Contado y Generación de Efectos

Es importante revisar que las formas de pago y los tipos de efectos asociadas a las mismas, estén debidamente configuradas. Una forma de pago asociada a caja que no se considere como contado debería, obligatoriamente, generar un efecto en cartera. En caso contrario, se tendría una configuración por la que el movimiento de cobro no entraría ni como efectivo en caja, ni como efecto pendiente de cobro en cartera, con lo que el importe no se registraría y podría generar inconsistencias en la cartera y los apuntes contables.

Para ello, se debe revisar tanto el mantenimiento de los tipos de efectos asociados a la caja como el mantenimiento de los tipos de efectos del ERP, accesible desde el menú superior de un objeto Forma de Pago.

En entornos en los que hay una incorrecta configuración se pueden encontrar registros en la tabla Cajas_TPV_Anticipos_Directos, relacionando las facturas cobradas con ese tipo de forma de pago, y los anticipos generados para no perder el importe cobrado. Estos anticipos se quedan asociados a los clientes, sin cobrar, con lo que se deben gestionar posteriormente desde el ERP para darlos por cobrados y generar las rectificaciones oportunas en los movimientos contables.

Configuración de Formas de Pago con Vencimiento

Para que una forma de pago muestre la fecha de vencimiento en la ventana de cobro de la TPV, es necesario configurarla de la siguiente forma. Al crear o editar la forma de pago, hay que definirla como variable. Solo las formas de pago variable generan formas de pago hijas. En el mantenimiento de las formas de pago del objeto caja, se debe habilitar el check Fecha de vencimiento. Así habilitamos en la TPV la petición de Fecha de Vencimiento en la forma de pago (por ejemplo, Talón) desde la ventana de cobro cuando el cliente del ticket es de crédito.

Solución a Errores de Acceso a TPV por Forma de Pago Predeterminada

Es posible encontrar un error en AHORA TPV al realizar el login por el cual, en lugar de entrar de forma correcta a la TPV, se redirecciona a la pantalla de login sin mostrar ningún error. Esto puede deberse a una incorrecta configuración de la forma de pago de la Caja. El proceso de inicialización de la TPV requiere, de forma obligatoria, que exista una forma de pago marcada como "por defecto" en la caja.

Integración de Condiciones de Pago con Sistemas ERP Externos y Plataformas Financieras

La gestión moderna de las condiciones de pago no se limita solo a la configuración interna de un ERP, sino que se extiende a su capacidad de integración con otras herramientas. La digitalización de la facturación y la contabilidad ha modificado la forma en la que las pymes españolas gestionan su actividad.

OpusFlow y Exact: Flexibilidad en las Condiciones de Pago

OpusFlow se integra con muchas otras aplicaciones, como Zapier, Exact, Holded o Quipu. También conectamos con Verifactu en España. Además, ofrece una API abierta que te permite conectarte con cualquier otro software para importar o exportar datos fácilmente. Las condiciones de pago dentro de OpusFlow son variables y, por lo tanto, puedes elegirlas tú mismo. OpusFlow se conecta fácilmente con tu programa de contabilidad favorito. Tenemos amplia experiencia con plataformas como Exact y Quipu, y gracias a la integración con Zapier, podemos enlazarnos sin problema con una gran variedad de programas financieros. Además, OpusFlow está conectada con Verifactu, por lo que cumplimos al 100% con la legislación española.

Payhawk: Automatización y Sincronización con Exact

La integración de plataformas como Payhawk con Exact facilita la automatización de tareas contables y el cierre mensual. Desde Exact Online podrás importar tus planes generales de contabilidad, proyectos, tasas de IVA e información de departamentos a Payhawk de forma automática. Payhawk admite la integración en vivo con Exact Online. La conexión con Exact Globe a través de nuestra integración permite disfrutar de sus ventajas.

Los datos contables maestros y personalizados, específicos del sistema ERP, se comparten automáticamente entre Payhawk y el software de contabilidad. Esto incluye la automatización de la conciliación de recibos y transacciones gracias a la integración directa. Con la integración de Payhawk y Exact se logra una sincronización automática de datos maestros, facturas de compra, pagos y transacciones bancarias, lo que optimiza la gestión financiera.

El Business Intelligence para pymes engloba los procesos y herramientas que permiten recoger, analizar y visualizar datos empresariales con el objetivo de apoyar la toma de decisiones. Disponer de datos no genera valor por sí mismo. El beneficio aparece cuando la información se centraliza, se cruza y se analiza con un enfoque práctico. La facturación es uno de los pilares del Business Intelligence en la pyme.

Una pyme del sector servicios emite facturas con vencimiento a 30 días. El análisis histórico de los datos permite identificar patrones de comportamiento que no siempre son visibles a simple vista. Aplicar metodologías como el análisis ABC permite clasificar clientes y productos según su aportación real al negocio.

Tabla de Integraciones Clave con Exact para Gestión de Pagos

La siguiente tabla resume algunas de las capacidades de integración relevantes para la gestión de pagos y condiciones:

Exact Dimoni es un software de negocio que permite la gestión de empresas con puntos de venta. Con la integración de Exact Dimoni con Exact Synergy se puede proporcionar acceso estructurado a información relevante del negocio al 100% de los empleados. Además, se consigue contar con una única solución y base de datos para la gestión de todos los procesos de negocio de la empresa con beneficios importantes en aspectos de eficiencia, agilidad operativa y colaboración entre los empleados.