Estrategias Clave para la Reducción de Gastos en PYMES y el Impulso de la Rentabilidad

Analizar las cuentas para reducir costes sin que disminuyan los ingresos es un ejercicio recomendable para cualquier negocio y en cualquier momento. Sin embargo, en las microempresas, y en algunas pequeñas empresas, el recorte de gastos se suele plantear como respuesta a una amenaza o a unos resultados negativos. Las pequeñas y medianas empresas (pymes) enfrentan múltiples desafíos financieros y operativos en su camino hacia la sostenibilidad y el crecimiento. La importancia de reducir gastos está en alcanzar la rentabilidad. En el momento en que una empresa llega a ser rentable, puede comenzar a crecer.

En los últimos años, debido a la inflación provocada por la guerra en Ucrania, personas y negocios han visto cómo sus costes se han incrementado mucho más de lo que cualquier previsión hubiese podido estimar. No es de extrañar, por tanto, que cuatro de cada cinco empresas europeas se hayan visto obligadas a reducir lo que se conoce como gastos de estructura o indirectos en los últimos tres años, según un estudio elaborado por el Instituto Strascheg de Innovación e Iniciativa Empresarial (SIIE) de la EBS Business School. En la mayoría de los casos analizados, ese proceso de reducción de costes se inició tras valorar unos resultados a corto plazo o como reacción a alguna amenaza.

Reducir costes operativos no es solo una estrategia financiera, sino un cambio de mentalidad que permite a las pymes ser más competitivas y sostenibles a largo plazo. Según los datos proporcionados por el informe 'Cifras PYME' de la Dirección General de Industria y de la Pyme, en España existen tres millones de pequeñas y medianas empresas (pymes), de las cuales el 44,06% correspondía a microempresas y pequeñas empresas, es decir, negocios con menos de 50 empleados. Tales cifras muestran que la salud financiera de las pequeñas y medianas es de vital importancia ya que son ellas las que conforman parte del tejido empresarial de una región o país como pieza clave de dicha actividad económica.

Las pequeñas y medianas empresas encaran 2026 con un optimismo renovado, pero el aumento de los costes, la inflación y la incertidumbre económica siguen poniendo presión sobre los márgenes. Un gestor debe tener claro que la cuenta de resultados puede inclinarse a nuestro favor bien aumentando los ingresos o bien reduciendo los costes. Gracias a este ejercicio, se puede conocer “el volumen de ventas que necesito para encontrar el equilibrio y así cuantificar objetivos. El primer paso es establecer una foto de la situación económica de la empresa, para lo cual hay que estudiar bien sus cuentas y ver por dónde se puede recortar sin perjudicar su buen funcionamiento o la calidad del producto o servicio que vende. Aquí hemos seleccionado 5 consejos que podrás implantar desde ya mismo.

Identificación y Análisis de Gastos

No importa si eres autónomo o gestionas una pyme, es fundamental analizar cada uno de los gastos detalladamente. Deberás entenderlos, controlarlos y perder el miedo al cambio. Porque cambiar es la única manera de reducir los gastos de tu empresa. Y hazlo ya, porque puede que más tarde ya sea demasiado tarde.

1. Registra todos los gastos

Si todavía no estás llevando un control exhaustivo de los gastos que genera tu empresa, deberías empezar. La única manera de controlar las finanzas es saber en qué te estás gastando el dinero. Y esta premisa es igual de válida para ahorrar en tu vida personal. Escoge un programa de contabilidad para llevar las cuentas de tu empresa de forma intuitiva y empieza a registrar todos los gastos. Fíjate en que decimos todos. Puede que los gastos pequeños pasen inadvertidos uno por uno, pero al final estos son los que pueden arruinarte. Podrás llevar un estricto control de cada gasto: sabrás qué tipo de gasto es y cuál es el importe.

Antes de reducir costos, es esencial conocer en qué se está gastando el dinero. Lo primero es entender en qué se te está yendo el dinero. Haz un desglose detallado de todos tus gastos fijos y variables. Usa datos reales de al menos los últimos 6 meses y clasifícalos por categorías. Con esta información podrás detectar patrones, áreas problemáticas y oportunidades de ahorro. Este paso es clave, ya que no puedes reducir lo que no conoces a fondo.

2. Analiza cada uno de los gastos

Bien, ya has empezado a registrar los gastos de tu empresa. Ahora necesitas estudiarlos a fondo. Deberás entender el flujo de gastos, es decir, qué gastos son continuados en el tiempo y cuáles son excepcionales. Atenderemos a los dos tipos, pero vamos por orden.

Gastos Ordinarios

• Piensa si existe algún gasto que no sea necesario y elimínalo sin contemplaciones. Ten en cuenta que si estás pagando un servicio que no has usado en los tres últimos meses, difícilmente lo necesites. Y lo mismo podríamos decir para las compras.
• Piensa también en los gastos que sí son necesarios y estudia otras ofertas para ver si puedes abaratar algún coste. Por ejemplo, la factura de la luz o de teléfono. Si buscas y comparas es muy probable que encuentres mejores ofertas.

Gastos Extraordinarios

• Deberás empezar por entender el motivo de su existencia. Quizás son gastos relacionados con ferias a las que solo acudes dos veces al año. Piensa cuál es el beneficio que te repercute la asistencia a estos eventos y determina si es realmente rentable.
• Realiza este análisis mental para cada uno de los gastos extraordinarios. Y si decides que son gastos necesarios, trata de abaratarlos buscando ofertas, cupones, negociando mejor...

Es capital, pues, priorizar los gastos esenciales porque es lo que más impacto tiene en la facturación. "Muchas empresas tienen gastos que no conocen", reconoce este experto. Y este tipo de casos sucede más a menudo de lo que pensamos. Hay muchos microempresarios que solo conocen cómo va su negocio cada trimestre cuando se produce el periodo de liquidación de impuestos. Para evitarlo, es necesario idear un buen sistema de cierre mensual para que, en los primeros días de cada mes, ya se hayan entregado todos los documentos a la gestoría y conocer la contabilidad al detalle.

Estrategias Específicas para la Reducción de Costes

3. Renegocia con tus proveedores

Deberás hablar con tus proveedores para buscar una mejor relación comercial. Estos son algunos trucos que te pueden ayudar:

• Apóyate en argumentos coherentes que justifiquen la necesidad de reducir costes. Bajada de ingresos, fluctuaciones del mercado, necesidad de atraer más clientes.
• Ofrece a tu proveedor algo a cambio para evitar que tenga que invertir tantos recursos en ti. Por ejemplo, facilitar la comunicación, el transporte, etc.
• Argumenta que la bajada de precios repercutirá en un mayor volumen de pedidos. Y es que si la reducción de las tarifas repercute en un incremento en las ventas, necesitarás aumentar los pedidos a tus proveedores.

Una vez que conoces tus números, utilízalos a tu favor. Prepara tu argumento con cifras concretas de cuánto gastas con ellos y cuánto representa esto de tus costos totales. También puedes buscar otros proveedores que ofrezcan lo mismo a mejor tarifa. Una PYME donde asesoré logró reducir en 20% los costos de su hosting web simplemente comparando opciones y negociando con datos duros. El hecho de que el proveedor sepa que tú sigues buscando, le hace que siga alerta y siga procurando conseguir la mejora continua de prestaciones y costes.

Una de las ventajas con las que juegan las grandes empresas es que tienen su propia base de datos de potenciales proveedores. ¿Que cómo los buscamos? Hay muchas fuentes donde obtener información de nuevos proveedores y directorios comerciales al estilo de las páginas amarillas. Además de las clásicas como la asistencia a ferias para intercambiar información de proveedores, pregunta en las cámaras de comercio o las asociaciones profesionales y de compras y compara en portales sectoriales; aunque suelen ser de pago y con un coste de suscripción más o menos alto, también los hay libres.

Las subastas electrónicas son otra excelente vía para conseguir buenos precios. Si es la primera vez que lo haces, vas a conseguir más. Otro gran ventaja es que estas plataformas pueden hacer agregación de volúmenes. ¿Cómo localizar los que puedan interesarte? Los puedes buscar por productos o por sectores; por ejemplo, material de oficina.

4. Céntrate en los componentes del producto o servicio

Pregunta a tus clientes si están satisfechos con el producto o servicio que ofreces. Céntrate, sobre todo, en averiguar si hay algún componente que no les aporte valor y que sería conveniente eliminar. Es posible que esto incremente la calidad del producto o servicio de modo que la satisfacción de tus clientes aumente. La fidelidad se incrementará y, por lo tanto, tus ventas se estabilizarán y pueden llegar a incrementarse gracias a las recomendaciones.

Un clásico en la forma de perder dinero de forma tonta es querer ofrecer todo tipo de productos y servicios para llegar a más clientes. La típica empresa que se dedica a hacer millones de cosas y un día se para y dice, es que de las cien que hago de verdad, de verdad, gano dinero en 50; en las otras no gano mucho. Y la misma idea recomienda para una red de tiendas o cualquier red comercial, de oficinas, etc. Si soy una red de tiendas, debo pensar, oye, ¿y si dejo de tener tiendas en Valencia? Cuando estábamos todos ‘gorditos’ era mucho más fácil hacer recortes importantes.

5. Elabora un presupuesto

Desde el momento en que empieces a analizar tus gastos, aprenderás a optimizar la gestión de tu negocio, sabrás cuáles son los gastos necesarios, aquellos que podrían reducirse y cuáles son totalmente prescindibles. Gracias a esto, podrás crear un presupuesto donde indiques cada una de las partidas de gasto y el importe máximo que puedes dedicar a cada una de ellas. Te recomendamos que cada año elabores un nuevo presupuesto basado en las experiencias del anterior. En cualquier caso, para estructurar un presupuesto anual es importante pensar en distintos escenarios. Poner objetivos en función del caso optimista, tomar decisiones para las situaciones realistas y financiarse para afrontar la situación pesimista es el planteamiento más adecuado que esgrime el director general de The Startup CFO para estructurar un presupuesto anual en una pyme. Y bajo esa premisa es necesario dedicar colchones financieros para hacer frente a posibles imprevistos o meses de baja actividad.

A la hora de planificar el año es importante identificar y reducir gastos innecesarios, pero siempre sin comprometer las operaciones y viabilidad de la empresa. "Lo más importante es tener muy claros los números históricos. Es decir, muchos empresarios se lanzan a hacer un pronóstico de ventas sin tener en cuenta qué está ocurriendo." "Muchos empresarios se lanzan a hacer un pronóstico de ventas sin tener en cuenta qué está ocurriendo. Enero, por ejemplo, suele ser un mes clave en la evolución de una empresa, puesto que es un periodo donde se acumula el pago de impuestos y cierres del año con muchos gastos y adelantos. A juicio de este experto, hay que ser prudente a la hora de realizar una previsión o forecast porque "no quiere decir que se repita", pero es clave saber lo que se está gastando en cada tipo de partida y conocer el impacto de otras métricas en los ingresos totales para poder optimizar el negocio.

Otras Áreas Clave para la Reducción de Gastos

Costes Financieros

En 2022, casi un 25% de las pymes contrató un préstamo bancario, el producto de financiación más utilizado. También son populares las líneas de crédito (23,2%), créditos de proveedores, leasing, etc. Todos estos productos, que bien utilizados resultan útiles e incluso vitales para una empresa, tienen también un coste que en ocasiones se incrementa "por una falta de planificación y una mala estructura de deudas y productos financieros", indica Petisco. Si quieres eficiencia y productividad, debes invertir en tu negocio. Claro, no malgastes en tecnologías innecesarias o de moda pasajera. A veces, a pesar de todos los esfuerzos por controlar costos, necesitas un dinero extra por una situación puntual o para crecer. Evita tarjetas de crédito, pues los intereses son elevados. Analiza préstamos bancarios moderados que puedas pagar sin ahogarte. Si compartes propiedad del negocio, no dudes en aprovechar inversión de socios. Una PYME minorista necesitaba capital rápido para abrir 3 nuevas sucursales. Lo logró mediante aportes de los socios, sin endeudarse.

Ahorro Fiscal

Analiza bien los impuestos locales, como el IBI y el IAE. Debes revisar y optimizar el valor catastral, que es la base de cálculo de estos impuestos. El Impuesto de Sociedades recoge deducciones para empresas que inviertan en instalaciones de tipo sostenible. Estas son menos conocidas y también pasan desapercibidas para las empresas como gastos con posibilidad de recuperar.

Optimización de la Logística y el Inventario

La logística suele representar uno de los rubros más grandes en los estados financieros. Primero, asegúrate que tu cadena de suministro sea lo más directa y corta posible. Segundo, lleva un control estricto de tu inventario. No sobreabastescas ni tengas dinero inmovilizado en productos obsoletos. Finalmente, aprovecha al máximo el espacio físico de tu almacén o centro de distribución con una disposición ordenada y ergonómica. Dentro de los procesos de la cadena de suministro, otro punto clave es la optimización del inventario. Y a ese primer paso se le añade otro estratégico: con qué lógicas estoy fabricando, reaprovisionando y comprando. Si calculo que voy a vender 100 unidades, hacer una apuesta de inventario por arriba o por abajo que significa voy a fabricar tal cantidad para absorber tal grado de riesgo. Un envase circular es más difícil de manejar, la manipulación en los almacenes es más costosa. Si los pones en un palé, entre tambor y tambor se quedan huecos.

Gestión de Recursos Humanos

Los salarios suelen ser uno de los principales gastos para cualquier empresa. Por eso es tentador recortar personal cuando hay que reducir gastos. Pero ¡ojo! En vez de despedir, mejor reubica talento en áreas clave y rescinde de forma selectiva con bajos desempeños. Renegocia aumentos y bonos, o congela nuevas contrataciones. También puedes ofrecer planes de retiro voluntario. Recuerda, tu talento es tu activo más valioso. Una empresa de software donde colaboré pudo reducir su nómina un 15% con un plan de retiros voluntarios, sin tener que llegar a despidos. Es recomendable externalizar la gestión de nóminas y de personal para reducir costes de personal. Y los salarios de las personas de administración de personal.

Eficiencia Energética

Solamente optimizando el contrato de suministro, es decir, cuánto pagamos por la electricidad que consumimos, ya podemos conseguir un ahorro de un 10% o un 20%. Una forma de obtener mejores precios es contratando la electricidad en grupo para conseguir volumen y mayor capacidad para negociar. Es lo que hacen, a menudo, los gestores comerciales cuando tienen clientes con necesidades similares. Hay polígonos industriales que se están poniendo de acuerdo entre todas las empresas que lo forman para comprar conjuntamente la electricidad y obtener mejores precios. Otra idea se refiere a los ‘clientes multipunto’: emprendedores o empresas con distintos puntos de comercialización, como una cadena de tiendas, una red de agencias de viajes, una red de oficinas bancarias, etc. es muy habitual que contraten los suministros cada uno por separado.

El siguiente paso para conseguir mayores ahorros está en hacer una auditoría para detectar las ineficiencias energéticas y adoptar medidas de ahorro. Para detectar posibles medidas de ahorro de energía. Por ejemplo, un hotel tiene que conocer cómo funciona la iluminación, el aire acondicionado, el bombeo, la caldera de la calefacción, etc. También hay que analizar si las instalaciones no están bien mantenidas y eso redunda en un mayor consumo energético. Una clave fundamental para animarse a hacerlo: el gestor cobra por resultados; si no consigue ahorro no pagas nada. Los precios son muy dispares. Con todas estas medidas, los ahorros medios pueden alcanzar un 33%.

Automatización de Procesos y Servicios Contratados

La automatización es una palanca poderosa para ahorrar tiempo y dinero en cualquier organización. Todo esto que suele hacerse manualmente puede programarse para que ocurra solo. Claro, la automatización requiere una inversión inicial, pero te garantizo que verás retorno rápidamente. Una empresa de retail que apoyé logró automatizar su facturación electrónica ahorrando 20 hrs/semana de trabajo manual. También gestiona mejor tus servicios contratados. Inicialmente requerirá una inversión, pero el retorno será rápido. No es tanto por el ahorro de cada factura, aunque también, sino por el ajuste de los tiempos de cobro y pago al evitar pérdidas de facturas, devoluciones por incorrecciones, etc. Se consigue una gestión de cobros mucho más eficiente. Los hay gratuitos que funcionan bien. Cualquier empresa que emita o reciba más de 100 facturas al mes, debe ver la factura electrónica como un mecanismo de mejora continua para ser más competitivo.

Entre esos proveedores también está el uso de herramientas digitales, tales como los servicios de Google en los que, en ocasiones, se paga de más por empleado a pesar de infrautilizar muchas de sus funcionalidades. Ahí una pyme se puede ahorrar mucho dinero.

Revisión de Gastos Generales de Oficina

Los gastos generales de oficina, como papelería, café, utensilios y otros, pueden parecer pequeños, pero suman rápidamente. Por ejemplo, imprime solo lo estrictamente necesario, apaga luces y aires acondicionados cuando no se usen, limita los servicios de comida, etc. También puedes renegociar la renta de tu oficina o local comercial, o mudarte a un lugar más económico. No descuides ningún gasto, ni el más mínimo. Una consultora de marketing redujo en 10% su renta de oficina simplemente mudándose 2 cuadras más abajo y conservando la misma zona. Facturas de teléfono, de Internet, de energía, compra de material de oficina… todos estos gastos que consideramos inamovibles en la mayoría de los casos son susceptibles de ahorro. Debemos revisar los contratos de servicios y las marcas de consumibles que adquirimos y comprobar que son las adecuadas a nuestras circunstancias. No necesitamos la conexión a Internet más rápida del mundo si sólo vamos a enviar un par de correos; de la misma manera, intentaremos elegir la oferta telefónica más barata que se ajuste a nuestras necesidades. En cuanto al material de oficina… ¿realmente necesitamos primeras marcas? En la actualidad hay marcas blancas que cumplen perfectamente su función y supondrán un ahorro. La factura de la luz también puede reducirse si hacemos un uso consciente de la electricidad: podemos instalar detectores movimiento que permitan el apagado automático cuando no haya nadie en la habitación, o lámparas LED que nos proporcionarán un ahorro increíble, o apagar los equipos y monitores al final de la jornada de trabajo.

Fórmulas Colaborativas de Costes y Reutilización de Medios

Igual que no tiene sentido comprarse un coche, tenerlo en un garaje alquilado y usarlo solo unas pocas veces al año, las pequeñas empresas deberían investigar también si hay algo similar en su negocio (quizá no tan exagerado) que está generando gastos innecesarios o fácilmente prescindibles. Buscar de forma periódica si podemos acceder a los mismos servicios por menos dinero. A veces, a pesar de todos los esfuerzos por controlar costos, necesitas un dinero extra por una situación puntual o para crecer.

Tipos de Gastos a Considerar

Para entender mejor la estructura de costos, es útil clasificar los gastos de la siguiente manera:

En muchas ocasiones, el empresario se obsesiona con gastos menores como las líneas de teléfono pero no son conscientes de que “lo que de verdad mueve la aguja” son otros aspectos. "Uno de los aspectos más determinantes para gestionar una empresa es conocer por dónde se va el dinero. Lo más importante es mantener una estrategia para optimizar los gastos. Y, para ello, hay que prever todos los imprevistos aprovechando este momento en el que arranca un nuevo año."