Cómo Presentar Tu Proyecto en Eventos de Emprendimiento: Una Guía Práctica para Impactar

Presentar un proyecto es una habilidad crucial para cualquier emprendedor. Es como contar una gran historia: necesitas un comienzo que enganche a tu audiencia, un desarrollo contundente y un final que deje huella. Da igual de qué tipo de proyecto estemos hablando; una buena parte de su éxito radicará en cómo lo cuentas. Y, precisamente, es en la presentación de nuestros proyectos donde más solemos fallar. Este artículo es una guía práctica para crear una presentación irresistible, paso a paso, con ejemplos claros para que te puedas inspirar.

La Importancia de una Presentación Efectiva

Saber cómo presentar un proyecto de negocio es, muchas veces, tan importante como el propio proyecto. Puedes invertir muchas horas en su elaboración y tener las ideas más brillantes, pero si no lo puedes presentar correctamente a tus compañeros, ejecutivos, clientes u otras partes interesadas, es muy probable que no tenga mucho éxito. Como afirma Alejandro Durán, joven emprendedor y cofundador de Beebrite: "Es muy importante aprender a presentar, solo vas a tener una oportunidad para convencer a un inversor".

Cuando se presenta un proyecto de negocio, lo primero que hay que tener en cuenta es el interlocutor. No es lo mismo hacer una presentación a un banco para pedir financiación, que a una institución para solicitar una subvención o a un potencial socio. De la misma manera, no podemos obviar la calidad del propio plan de negocio. Sin un buen plan de negocio, por muy bien que hagamos la presentación, el esfuerzo será en vano.

Preparación Previa: Claves para el Éxito

Podemos dividir los consejos que puedes tomar en cuenta para presentar un proyecto en tres pasos. La primera es una serie de pasos para cuando estás preparándote para la presentación.

1. Define y Pulula Tu Idea Central

¿Qué haces? ¿Cómo puedes resumir la esencia de lo que te hace diferente en una frase? Define qué hace especial tu proyecto. No intentes comunicarlo todo y céntrate en esa experiencia única que solo tú puedes ofrecer. Que, tras escucharte, a todo el mundo le quede claro qué haces. Y no solo eso. Necesitas trasladar a la audiencia la emoción con la que tú sientes tu proyecto. Si tú no crees en él, es difícil que puedas enganchar a otras personas.

• Ejemplo: «Vive un día como un granjero de verdad: cuida animales, recoge productos frescos y disfruta de la naturaleza en nuestra granja familiar.»
• Tips: Resume tu experiencia en una frase y busca la emoción. No uses palabras genéricas como «único» o «maravilloso». Trata de ser específico.

Es esencial que los objetivos de tu proyecto sean definidos correctamente de antemano. Este paso debe ser fácil si tienes un buen plan del proyecto y has definido correctamente el alcance del proyecto.

2. Conoce a Tu Audiencia y Adapta Tu Mensaje

El hecho de analizar tu público objetivo te ayudará a definir qué puntos son críticos para ellos y qué se puede omitir. Presta especial atención a la cantidad de personas a las que presentarás tu proyecto. Si hablas con diez personas, la presentación puede llevarse en modo de una conversación. Si es un grupo de veinte, ya es un discurso.

Es una obviedad, pero, evidentemente, si lo que buscas es financiación en una entidad bancaria, habrá que priorizar todo el aspecto económico. Y así con todo. Cada presentación tendrá un objetivo y es importante que tanto la presentación como el discurso se adapten a él. Un error habitual es dar más datos de lo necesario. Lo que la audiencia necesita es entender qué le va a aportar nuestro proyecto como usuario (o al target al que nos dirigimos).

3. Estructura Tu Presentación de Forma Lógica

Para presentar un proyecto, el mejor consejo es seguir una estructura lógica. Para ello es necesario que entiendas qué quiere escuchar tu audiencia y cómo puedes sorprenderlos. Para ello, la firma de consultoría financiera Augeo Consulting Group ha lanzado un decálogo de consejos para que los emprendedores preparen sus discursos de presentación de proyectos. Todo emprendedor debe tener listo su 'Elevator pitch', porque nunca se sabe en qué momento puede aparecer una oportunidad.

Estructura Sugerida para un Plan de Negocios (Base para la Presentación)

Un plan de negocios es la herramienta más poderosa que tenés en la etapa inicial de un emprendimiento. Para conseguir financiamiento, es tu carta de presentación ante un banco o potenciales inversores. Un buen proyecto de emprendimiento responde a todas las preguntas clave. Si seguimos la estructura del plan de negocios, nos resultará más sencillo materializarla claramente en la presentación, ya que suele ser la utilizada y la que van a esperar encontrarse.

El valor diferencial es lo más importante de cualquier proyecto de negocio. ¿Qué hace que nuestro negocio merezca la pena? ¿Por qué es diferente de otras opciones? Sea cual sea el tipo de presentación que vamos a hacer, esta información va a ser la más importante que traslademos.

4. Define los Indicadores y Datos Relevantes

Define todos los indicadores del proyecto y los datos que pueden ser relevantes para el público. Puede que tengas que presentar delante de varios grupos con diversos intereses. De este modo, asegúrate de que la presentación aborde varios grupos.

5. Prepara con Antelación las Posibles Preguntas

Otra clave que nos ayudará en la presentación del proyecto es preparar con antelación las posibles preguntas y dudas que pueden surgir. También podemos preparar la presentación y las dudas con un consultor independiente. Igualmente, es importante preparar esos puntos débiles que tenemos identificados y que a lo mejor no van dentro de la presentación. Tener controladas las dudas y preguntas más comunes nos hará tener una mayor confianza a la hora de presentar y eso se va a notar en el resultado final.

Durante la Presentación: Captura y Mantiene la Atención

Una vez que la preparación está lista, el siguiente paso es la ejecución. La segunda serie de consejos se aplica para cuando ya estás presentando tu proyecto.

1. El Gancho Inicial: Una Invitación a la Aventura

Los primeros segundos son fundamentales para captar la atención de nuestra audiencia. No los desperdiciemos con agradecimientos y saludos. Usa preguntas que intriguen y hagan que queramos saber más de lo que nos vas a contar, danos un dato que sorprenda o transpórtanos con imágenes mentales al lugar donde quieres que estemos.

• Ejemplo: «¿Te imaginas ordeñar una vaca al amanecer y preparar tu propio queso artesanal?»
• Errores a evitar: Comenzar con frases aburridas como «Hoy voy a hablar de…». Recitar listas de actividades sin emoción.

No te presentes en el primer momento; ya lo harás en la diapositiva destinada al equipo en el momento adecuado de la presentación. Empieza con una pregunta, con un dato sorprendente, con una historia graciosa, con un vídeo o cualquier otro contenido que haga que la audiencia se enganche desde el primer momento. De esta manera te aseguras de que la audiencia te preste atención.

2. Claridad, Sencillez y Concisión

Utiliza frases cortas. Parece un consejo muy simple, pero no lo es. Cuanto más cortas sean las frases que utilices, más impactarán sus contenidos; no subestimes esto. Con frases largas, los conceptos importantes pueden quedarse en el aire y una gran presentación puede verse arruinada o no impactar de la manera adecuada.

No llenes las diapositivas de información. Esto solo te distraerá, hará que quieras leerlo para decirlo correctamente y que tu audiencia lea la diapositiva en lugar de escucharte. Las presentaciones deben ser minimalistas, visuales y con una plantilla personalizada y organizada en la que el espectador no se pierda y sepa en todo momento dónde estás y qué pasos vas a seguir. La presentación es un apoyo visual para lo que quieres comunicar, pero es eso: apoyo visual, no lo olvides.

3. Transmite Emoción con Tu Voz y Lenguaje Corporal

Cambia de tono de voz en función de lo que quieras enfatizar. Con esto no quiero decir que chilles o susurres, sino que transmitas emociones con la voz. No hay nada peor que una presentación en la que el tono es uniforme y quien habla no muestra emoción o pasión por lo que se está presentando. La comunicación no verbal, incluyendo el vestuario que llevemos, también va a decir muchas cosas sobre nosotros. Sé expresivo. Usa tu cuerpo: Muévete en el escenario, mira a toda la audiencia.

Si te sientes relajado y seguro a la hora de presentar, el público lo reflejará. Si has usado todas las técnicas que hemos recopilado en este artículo, seguramente todo saldrá bien. Y si aún hay algún imprevisto, no pasa nada. El hecho de cómo sales de los imprevistos también es importante para los empresarios, inversores u otras partes interesadas que te escuchen. Así que, soluciónalo, ¡y sigue a lo que ibas!

4. Problema y Solución: Tu Proyecto es la Respuesta

Identifica el problema que tu proyecto resuelve y muestra cómo tu experiencia es la solución perfecta.

• Ejemplo: «Muchos niños nunca han visto de cerca animales de granja y las familias buscan experiencias como las de antes lejos de la ciudad. Nuestra granja permite reconectar con la naturaleza, aprender y disfrutar de un día inolvidable en familia.»

Presenta siempre en la primera diapositiva la empresa o el tema que se va a tratar y ve contando el porqué de la idea, las razones por las que has decidido llevar a cabo esa idea de negocio, el tamaño del mercado y todo lo relacionado con la competencia (incluyendo comparables y cuerpos o corpses). De esta manera, el espectador podrá darse cuenta del tamaño del mercado, de si realmente hay hueco para esa idea de negocio, el porqué del valor diferencial que propones y si este es real o no.

5. Usa Historias e Imágenes para Conectar

Agrega historias interesantes para mantener la atención de las personas. Las historias con situaciones similares permitirán a los participantes extrapolar el significado relevante para su aplicación personal. Usa imágenes que aclaren lo que dices. Si es posible, agrega gráficos y diagramas. Con un programa de diagramas de Gantt puedes hacer elementos visuales enseguida.

En el momento de presentar, eres el experto o la experta en la sala. El objetivo es convencer a los oyentes de que sabes lo que haces. Para aumentar la confianza, puedes mencionar en breve tu experiencia con el tema, los casos prácticos o los logros conseguidos.

6. Proyección a Futuro y Llamada a la Acción

Termina hablando sobre el futuro de tu proyecto y explica claramente lo que necesitas de tu audiencia, ya sea apoyo, colaboración, inversión o difusión. Solo tú sabes lo que tienes en tu mente: los demás no somos adivinos.

• Ejemplo: «Queremos construir nuevas cabañas ecológicas y ampliar nuestra huerta para que más familias puedan disfrutar de esta experiencia única. ¡Súmate a nosotros y juntos haremos realidad este proyecto. Así podrás vivir la naturaleza como nunca antes lo habías hecho!»

Cuanto mejor termine la presentación, más posibilidades hay para su éxito. Sin embargo, no es fácil hacerlo con una presentación en el entorno empresarial.

Ensayo y Preparación Impecable

La clave de una gran experiencia es una preparación impecable. Ensaya tu presentación como si no hubiera un mañana. Cuando creas que ya la tienes lista, vuélvela a ensayar. Piensa en el número de veces que Rosalía ensaya para un concierto: se sabe todas las canciones… y sus coreografías… Ensaya delante de un espejo, ensaya con público (tu familia y amigos, por ejemplo). Grábate en vídeo para analizar fallos.

• Para ensayar:
  • Practica hablando como si le estuvieras contando tu historia a un amigo.
  • Cronometra tu presentación para no extenderte. El tiempo es oro.

Ensayadlo, ensayad y ensayadlo. No te presentes ni te des paso en la presentación. No hay nada que quede peor que un «ahora mi compañero o compañera os va a presentar…». No hace falta; si la presentación fluye y está claro el contenido, no tienes que leer títulos. Debe haber un storytelling durante todo el flujo de la presentación. Tienes que demostrar que estás comprometido con el contenido y con su exposición.

Participación en Ferias y Eventos de Emprendimiento

Participar en ferias comerciales como empresa puede ser una gran oportunidad para aumentar la visibilidad y generar nuevas oportunidades de negocio. Ya sea tu primera vez o no, aquí tienes algunos consejos para asistir como empresa a una feria y asegurar que tu diseño de stand sea un verdadero éxito.

1. Planificación Estratégica del Evento

La clave fundamental para tener éxito en una feria está en la planificación. El primer paso es escoger correctamente la feria comercial o empresarial que esté alineada con nuestros intereses y objetivos. A pesar de todos nuestros esfuerzos, siempre puede surgir algún imprevisto, por lo que es mejor contemplar todos los detalles y calcularlo con el tiempo necesario.

En algunos eventos, existe la posibilidad de elegir la ubicación de tu stand para exposición. Es recomendable examinar el plano general de ubicaciones para comprender la disposición general. Normalmente, los asistentes tienden a dirigirse hacia los puestos más cercanos a la entrada, por lo que elegir un lugar en esa zona suele ser una decisión acertada. Sin embargo, hay que considerar que los primeros lugares suelen tener un precio más alto.

2. La Primera Impresión Cuenta: Diseño del Stand y Material Promocional

Como dice el famoso dicho, la primera impresión es la que cuenta. En esta clase de acontecimientos, diferenciarse de la competencia es algo esencial. El diseño de tu stand debe ser visualmente bonito pero también coherente con la identidad corporativa de tu marca.

Preparar material promocional, ya sea para ferias comerciales, de negocios o para congresos, es imprescindible. Según la Asociación Internacional de Productos Promocionales (PPAI), el 85% de las personas que reciben un artículo promocional recuerdan a la compañía que se lo entregó. Así que, si vas a acudir a un evento como empresa, prepara muestras de productos y artículos publicitarios, todos ellos con el logo de tu marca. Recuerda ser creativo. Lo más probable es que el resto de empresas también tengan su material promocional, por eso ser diferente es clave para que te recuerden.

3. Personal Capacitado y Actividades Interactivas

Entrena a tu personal para que estén bien informados sobre los productos o servicios que están promocionando. Es esencial que los asistentes puedan acceder tanto al expositor como al equipo. Por esta razón, se aconseja contar con personal asignado para permanecer en el stand y ocuparse de los visitantes, así como con personas que se muevan por el recinto encargadas de captar al público y guiarlos hacia la marca.

Organiza actividades interactivas o demostraciones en tu stand para atraer la atención de los visitantes. Esto puede incluir demostraciones de productos, sorteos o concursos. Si vas a hacer la demostración de un producto, publica un horario para que las personas que pasen por tu stand sepan cuándo pueden volver.

4. Networking y Redes Sociales

También puedes aprovechar la oportunidad para establecer relaciones con otros expositores y hacer networking. Esto puede llevar a colaboraciones futuras o a la creación de una red empresarial valiosa. Si se trata de un evento con presentaciones y charlas, asiste al menos a una.

Aprovecha al máximo las redes sociales para llegar a más personas y darle más visibilidad a tu participación en el evento. Mientras estás allí, comparte actualizaciones sobre lo que está sucediendo en tu stand, como las actividades que estás realizando y dónde te encuentras exactamente. Anima a la interacción invitando a los asistentes a compartir sus experiencias con tu marca o a unirse a desafíos y sorteos. Responde a los comentarios y mensajes directos, tanto de los asistentes como de otros expositores, para crear una conexión más personal.

5. Evaluación y Medición del Impacto

No te olvides de evaluar el impacto de tu participación en el evento midiendo el retorno de inversión (ROI). Analiza cuáles han sido los resultados de tus esfuerzos. Calcula los costes de asistir al evento y compáralos con los beneficios obtenidos, considerando tanto los ingresos directos como las oportunidades generadas. Si decides ofrecer descuentos durante el evento, introduce códigos promocionales diseñados específicamente para esa ocasión. Para entender mejor lo que funcionó y lo que no, usa herramientas analíticas y encuestas.