Cómo Organizar una Feria de Emprendimiento Paso a Paso

Las mujeres emprendedoras están revolucionando el mundo de los negocios, y sus ideas están alcanzando el éxito empresarial. Hoy es el momento de dejar a un lado los obstáculos y sumergirse en una nueva aventura que necesitará alianzas y eventos en vivo. Es el momento de tomar las riendas de tu marca personal y crear un evento donde el networking, la inspiración y el aprendizaje sean protagonistas.

¿Te gustaría montar un evento para estas mujeres y que también puedan hacer networking entre ellas? En este artículo, exploraremos todos los pasos que debes tener en cuenta para crear un evento dedicado a mujeres emprendedoras, bajo el sello de su marca personal. No es tarea fácil, pero te ofrecemos una guía para facilitar el camino.

1. Conceptos Clave de Marca Personal

Lo primero que debes tener en cuenta es poner sobre la mesa los conceptos que giran en torno a la marca personal o el personal branding. Para crear una marca personal, debes atender a diferentes puntos:

• Conocer a la audiencia: Es muy importante si quieres emprender con la marca personal, ya que te vas a dirigir a ella en todos los canales de difusión que elijas para mantenerte en contacto.
• Tus valores: Deben ser claros y reflejar de manera exacta y clara lo que tu marca personal representa. Tu discurso tiene que forjarse gracias a estos valores, respetando sus limitaciones, ya que tu mensaje debe ser real y auténtico. Sin coherencia, no hay discurso.
• El mensaje: Debe ser algo consistente que tenga un núcleo, un desenlace, que viaje por el cerebro de los espectadores y que llame a la acción. La importancia de la comunicación está ahí y tienes que implementarla de manera adecuada para que esta haga sus funciones.

Una vez que tengas delimitado tus valores, haz de crear una relato que reproduzca la historia de tu marca. Una historia que tenga diferentes partes y que desemboque en el verdadero objetivo de la marca personal. Lo primero de todo, explica cómo empezó todo. ¿Cuál fue el desencadenante de la creación de esta marca personal? Empezaría rememorando algunas de las anécdotas que te empujaron, en un principio, a tomar la decisión de embarcarte en el mundo de la marca personal.

2. Definir la Misión y Comunicar los Servicios

¿Cómo elegir a qué vas a dedicar tu emprendimiento? Lo único que tienes que pensar es qué se te da bien, cuál es tu magia, en qué cosas crees que puedes aportar tu granito de arena, en cual de todas las acciones que el ser humano puede llevar a cabo, cuál crees que sería la ideal para ti. Cuando consigues verbalizar tu misión, estás a un paso más de conseguir planificar tu emprendimiento.

Una vez que tengas lista tu misión, planifica de la manera que vas a comunicar tus servicios. Pues empezar por darte a conocer en una web, un sitio donde tengas explicado y ordenado tu contenido. La web tiene que estar bien organizada y que sea intuitiva para su navegación, que no cause estrés en los usuarios que solo busquen una solución. No queremos dar problemas a otros, solo buscar su solución. Tu web debe de tener varios espacios que son obligatorios: sobre mí, servicios y contacto. Desde aquí puedes empezar a expandir la información que te sea necesaria.

Una de las recomendaciones que podríamos hacerte es que crees un blog donde verbalices todas las novedades, conocimientos, tips y actualizaciónes de tu eventos. La formación es una parte crucial de cualquier emprendedor, todo emprendedor que quiera convertirse en experto tiene que seguir nutriéndose de conocimientos, para llegar a ser referente hay que dar un paso más.

3. La Importancia de los Mentores

Otro de los papeles que tiene un punto importante a nivel de formación, es el papel de los mentores. Los mentores son maestros en una especialidad, en nuestro caso profesional, que te guía en el desarrollo de tu negocio.

4. Creación de un Evento Inspirador

Seguro que has pensado muchísimas veces en crear un evento que cubra las necesidades de cualquier mujer emprendedora. No hablamos de una simple cita donde se charlen algunos temas superficiales del emprendimiento, sino de un lugar vibrante donde se compartan ideas, anécdotas, tips, donde las mismas asistentes tengan la oportunidad de compartir dudas e inquietudes con estas compañeras de gremio. Un evento que inspire, pero que sobre todo que sirva de aprendizaje. Busca el lugar perfecto con una decoración acogedora.

5. Potencia tu Marca Personal a través de Eventos

¿Te gustaría catapultar tu marca personal y llevarla a otros niveles de autoridad? Los eventos de negocios son siempre el lugar perfecto para poner a prueba la visibilidad de tu negocio. Salir de la pantalla y que los usuarios te aprecien en carne y hueso, es un gran forma de hacerte notar y que ellos vean en ti la humanidad que debe caracterizar tu mensaje. Los eventos son la clave para fidelizar a tu comunidad.

¿Cómo mejorar tu tarjeta de presentación? Tiene que reflejar lo que verdaderamente es la autenticidad de tu mensaje. Todo suma, también puedes utilizar el vestuario para transmitir más sensaciones. Todo lo que te rodea es parte de tu mensaje: tu vestuario, tu eslogan, tu forma de comunicarte.

6. Involucra a tu Público

Ahora bien, cómo vamos a conseguir que nuestro público vibre a la par que nosotros. Muy fácil, haciéndoles partícipes de nuestro mensaje. Todos pensamos al día diferentes ideas o pensamientos, pero sin saberlo, tenemos algo en común: la forma en la que percibimos las cosas puede ser semejante. Para mejorar o impulsar ese pensamiento común debes tener como obligatorio, charlar con los asistentes. Conseguir saber lo que de verdad les preocupa y que se acabe convirtiendo en algo que te preocupe a ti, buscar esa solución podría ser el objetivo de tu negocio.

7. El Poder del Networking

Ahora, vamos a hablar de un término que es fundamental en el mundo de los negocios, un término que puede marcar un antes y un después en todo lo que hace referencia. Hablamos de Networking, cuando hacemos mención a aquellas relaciones que nacen con el interés del trabajo como hilo conductor. Son los vínculos que nacen desde el punto de partida empresarial y que en ocasiones puede ser fundamental para que tu negocio despegue correctamente.

Lo primero que tienes que definir es saber cuál va a ser tu postura en cada charla y cuál es el objetivo de cada relación. Lo primero de todo, lo que debes hacer de forma obligatoria es investigar. ¿Con quién compartes sector? ¿Qué es lo que ellas buscan? ¿Cuál es el objetivo de sus negocios? Las redes de contactos no se pueden construir de inmediato, pero si puedes ir puliendo tu forma de comunicarte con tus compañeras.

Comienza a documentarte por la historia que existe detrás de su negocio. Intenta empezar a acudir a su eventos para que vuestra presentación en persona no tarde mucho en llegar, aunque si esto para ti es imposible por la distancia, comienza por agregarlas a las redes sociales, contestar a sus encuestas e incluso mandar algún mensaje inspirador.

8. Alianzas y Colaboraciones

¿Tienes ya casi armado tu evento? Recuerda la importancia de las alianzas y colaboraciones. Si tu evento invita a la participación, crearás un ambiente ideal para nutrir tus ideas y generar otras sin parar. Cuando das en la tecla y encuentras emprendedores como tú, con las mismas preocupaciones, con las mismas inquietudes y que trabajan en su marca personal como lo haces tú, entenderás que no estás sola en este camino y que puedes aprender muchísimo de cada una de ellas.

9. Planificación Detallada

Otro de los puntos en los que hay que poner el foco es en la planificación. Hay planificaciones que tardan meses y meses en darle ese broche final. Tienes que tener claro que cada rincón del evento tiene que estar pensado, nada puede ser hecho por azar. Todo debe ser estudiado. Elige el espacio, no puede ser cualquier sitio, debe tener esa esencia donde los espectadores y ponentes se sientan como en casa. Esa esencia que ayude a que sus mensajes y discursos fluyan de manera relojada y hagan su magia, es decir, inspiren a otros emprendedores.

Una vez que la ubicación esté determinada, hay que ponerse manos a la obra con la decoración. Una decoración atractiva que invite a ser fotografiada y que cada rincón transmita por sí solo. Algunas de las ubicaciones que tienen que aparecer en este espacio, son pequeñas salas de reuniones o lugares para tomar el café donde nazcan los verdaderos lazos de unión.

10. Preparativos Previos a la Feria

Aquí te vamos a dar algunos consejos que te darán una idea de qué esperar y cómo aprovechar al máximo las ferias y la inversión del diseño y montaje de un stand ferial para tu negocio. Con tu traje o tu uniforme con el logotipo de tu empresa y armados con folletos y catálogos con tus nuevos productos o servicios. Las muchas conversaciones productivas con tus antiguos y posibles clientes y la oportunidad de establecer contactos y crear conciencia de marca. Estas oportunidades hacen que valga la pena asistir a las ferias. Son el escenario perfecto para presentar productos que necesitan ser vistos para ser vendidos o tienen que hacer una demostración de tu servicio cara a cara en tu relucientes stand, para obtener comentarios de primera mano de un mercado objetivo.

A. Lista de Control Previa a la Feria

Elegir una feria para asistir se reduce a elegir al promotor en la que más confianza te dé.

1. Paso # 1: Lo primero es lo primero, necesitas una feria comercial para asistir. No importa a qué feria decidas asistir, los organizadores de las ferias o congresos prometen el cielo y la tierra. Sin embargo, nunca sabrás si una feria o evento es el adecuado para su negocio hasta que asistas con tu stand de diseño o modular. Cuando haya seleccionado uno o varias ferias, intenta que su participación sea lo más rentable posible. Con el tiempo identificarás de las exposiciones que funcionan y dónde debes invertir tu tiempo y dinero. Al seleccionar una feria, evento o congreso, selecciona aquellos que te brinden el mayor rendimiento en términos de número de visitantes y calidad.
2. Paso # 2: Elija un coordinador interno para que se encargue de administrar las operaciones de la feria. Asignar la responsabilidad a una persona o a un equipo pequeño ahorra tiempo, recursos y asegura que la preparación para la feria obtenga la dedicación que merece.
3. Paso # 3: Decide a qué personal asistirá a la feria en el stand. Esto se divide en dos campos principales:
   1. Personal durante el montaje y desmontaje del stand.
   2. Personal durante el evento.
   Teóricamente, puede hacer que el mismo personal haga ambas cosas, siempre que sepa quién es responsable de cada labor. Esto reduce los costos y limita la cantidad de personal necesario para asistir a una feria. Si bien el español es el idioma universal de los negocios, hablar en la lengua materna de una persona abre un diálogo inicialmente. Al seleccionar miembros del personal de tu empresa, ten en cuenta que tendrá un impacto en en trabajo en la oficina. Su presencia en una exposición podría aumentar los volúmenes de llamadas y consultas por correo electrónico en la sede. Ten a alguien disponible para hacer esta labor. Mientras tanto, asegúrate de que el personal en el stand esté equipado para responder todo tipo de preguntas, tanto de ventas como técnicas. Tener personal en el stand con la actitud correcta es importante. Elige personas que involucren activamente con los asistentes y no se demore esperando la oportunidad "perfecta", que no existe. Cada miembro del personal debe ser proactivo y tener la capacidad de hacer preguntas abiertas.
4. Paso # 4: Organiza el alojamiento en la ciudad a la que vais a asistir y el transporte de todos para la feria. Idealmente, busca que el hotel esté cerca de la feria. Deberás organizar vuelos, cuando sea necesario, y transporte hacia y desde el aeropuerto. Recuerda que el personal de montaje y desmontaje necesitarán vuelos más temprano y vuelos de regreso más tarde.
5. Paso # 5: Dibuje tu stand en un papel. Esto te va a dar una indicación de lo que necesitará llevar y lo ayuda a hacer los arreglos para llevar el equipo a un evento, feria o congreso. Mientras tanto, vale la pena hacer una prueba ficticia para configurar tu stand, siempre que tengas espacio. Es una excelente manera de evaluar si todo lo que deseas en el stand se ajustará y funcionará como se espera. Para una feria en el extranjero, asegúrate de que tu stand tenga una fuente de alimentación eléctrica y tus aparatos o equipos tengas el voltaje correspondientes (s no es así tendrá que llevar transformadores), pero recuerde que los eventos en algunos países pueden tener diferentes especificaciones de potencia y voltaje. Asegúrese de que cualquier equipo eléctrico que planee llevar cumpla con los estándares eléctricos internacionales. Otros artículos útiles para tener incluyen tarjetas identificadoras, documentos de seguros y escáneres de códigos. Mientras tanto, vale la pena tener un plan para el manejo de todos los equipos y el almacenamiento de bienes. Al elaborar sus planes, considere tener dos stands en un espectáculo. ¿Por qué? Un gran stand no garantiza más clientes potenciales. De hecho, difundir su presencia le brinda una mayor oportunidad de captar clientes potenciales. Sin embargo, deberá considerar cómo manejará estos stands. El tipo de stand que tiene también es importante. Intenta conseguir uno que tenga tantos lados abiertos como sea posible. Debes hacer que su stand sea lo más visible y accesible posible para un acceso máximo. Igualmente, querrá asegurar un lugar que tenga un buen flujo natural. Deberá tener en cuenta las entradas y salidas de pabellón, mientras determina la mejor manera de guiar a las personas a tu stand.
6. Paso # 6: Organiza tu material de marketing para el stand. Carteles, folletos, contenido de señalización digital, tarjetas de visita, folletos, bolígrafos de marca, etc. Sea lo que sea, asegúrese de que los materiales que necesita estén en su lugar antes del evento y estén disponibles en el idioma local.
7. Paso # 7: Ten preparada la logística del montaje del stand ordenadamente. Hay varias opciones para realizar envíos internacionales, En función de las distancias y lo tiempos se puede recurrir el transporte terrestre, por avión o por mar. El envío por aire es más caro pero más rápido, mientras que el envío por mar es más barato, pero lleva más tiempo. Hay muchas empresas de transporte disponibles para darnos este servicio. Sin embargo, para envíos internacionales que suele ser más complejo, valdría la pena contratar los servicios de una empresa especializada transporte internacional y exportación.
8. Paso # 8: Antes de una feria, aprovecha todas las oportunidades para promocionar tu asistencia a la feria. Para aprovechar al máximo la asistencia a una feria, se recomienda una buena campaña de marketing por correo electrónico dirigida a cliente y a potenciales visitantes. Podría decirse que es la forma más rápida y rentable de llegar a una audiencia masiva. Promociona tu marca utilizando las redes sociales para permitir que los asistentes lo reconozcan tu stand una vez que la feria esté en marcha y puedan visitar tu stand de feria. La mayoría de las ferias comerciales tienen presencia en las redes sociales, lo que le permite acceder a hashtags y conversaciones que son relevantes para el evento. Puede continuar aprovechando al máximo las redes sociales durante el evento, publicando en tiempo real y dirigiendo a los asistentes a su stand. Explora las oportunidades de marketing de contenidos. Algunas ferias comerciales ofrecen la oportunidad de promocionar tu negocio directamente en su sitio web. Esto puede ser un blog, un comunicado de prensa o una biografía de la empresa. El perfil de una empresa es una excelente manera de aparecer en el sitio web del organizador de la feria. Asegúrate de completar todos los datos de contacto solicitados. Las ventajas incluyen publicidad y exposición adicionales, la oportunidad de crear autoridad y mejorar el reconocimiento de marca en un sitio que se dirige a un público relevante. Además, obtienes enlaces a tu propio sitio web. También debe escribir un artículo para su propio sitio web, que le permita a su base de clientes saber que asistirás. Esto les da la oportunidad de conocerte cara a cara en tu stand en la feria a la que asistes, si la oportunidad nunca antes había surgido. Del mismo modo, es una excelente manera de anunciar nuevos productos o servicios que se exhibirán en la feria, evento o congreso a que asistes con tu marca. Un artículo escrito en el blog de tu web y promocionado previo al evento que presenta al equipo que estará en el stand, es una excelente manera de romper el hielo e informar a nuestros clientes y asistentes. A continuación, intenta y asegurarte poder hacer una presentación en los eventos o ferias a los que asistes. Hablar sobre un tema en el que te especializas instantáneamente crea autoridad y una buena relación. Es una excelente oportunidad para lanzar su negocio también. Cuando cierre su presentación, informa a los asistentes sobre sus productos y servicios. Reúna las tarjetas de visita para aprovechar al máximo las oportunidadåes de marketing disponibles.
9. Paso # 9: Verifica si tienes posibilidades de obtener una subvención del gobierno. En algunos casos, los gobierno puede ayudar a financiar asistencias a una feria ya sea en tu país o en el extranjero.

B. Lista de Control Durante al Feria y el Funcionamiento del Stand

1. Paso # 10: Prepárate para que las cosas no salgan según el plan. Lo cual es normal. Es raro pasar por una feria sin problemas. La clave es no entrar en pánico, mientras permaneces con lo pies en el suelo. Todos los problemas pueden resolverse.
2. Paso # 11: El modo de configurar tu stand es crucial. Tres de las cosas clave a tener en cuenta al diseñar tu stand son:
   1. Visibilidad.
   2. Accesibilidad.
   3. Sostenibilidad
   Para que tu stand sea lo más visible posible, rotula tu stand con un eslogan o frase lo más ocurrente, divertido e ingenioso que haga pararse a los asistentes en su camino. Un slogan o frase que hace una pregunta tiende a funcionar, pero prepárate para probarla y cambiarla hasta que encuentres algo que funcione. Del mismo modo, es interesante usar la señalización digital o pantallas digitales, no sólo para la visibilidad, sino también para la sostenibilidad. La señalización digital es otro miembro adicional del personal en el stand, entreteniendo a los visitantes si el equipo participa activamente en conversaciones con otros asistentes y están ocupados. Mientras tanto, puede usarlas para demostrar productos y servicios de forma interactiva. Para que el diseño de tu stand sea accesible y atraiga a más personas, coloca los productos, los folletos y demás material de marketing que lo acompaña en la parte posterior. Esto obliga a las personas a entrar en tu stand para verlos. Está claro que colocar los productos al frente de tu stand crea barreras psicológicas que hace que las personas no quieren cruzar. Haz que su stand sea accesible desde todos los ángulos posibles, permitiendo que las personas entren desde el frente, los lados e incluso desde la parte trasera, siempre que sea posible. Mantén tu material de marketing algo desordenado, como si otras personas lo hubieran recogido. Esto suena extraño pero esto hace que su stand sea más accesible. A la gente no le gusta estropear los folletos y los catálogos perfectamente colocados.
3. Paso # 12: Mantén tu stand seguro. Ten cuidado con los robos y considere cómo mantendrá tus productos seguros, de día y de noche, y durante las averías.
4. Paso # 13: Haga un recorrido antes de que comience la feria y un paseo durante la celebración del evento. El echar un vistazo previo a la feria es una excelente manera de involucrar a otros expositores y generar clientes potenciales. Algunas de las mejores conversaciones y oportunidades comerciales ocurren antes del ajetreo entre los stands de una feria. Del mismo modo es interesante hacer un trabajo detectivesco durante un evento, haciéndote pasar por un asistente. Es una excelente manera de conocer la competencia, investigar las últimas tendencias e identificar los stands donde se producen más altos niveles de interés y funcionan mejor tanto por la estrategia comercial como por el propio diseño de stands. Al evaluar a sus competidores, puede aprender mucho sobre su propio negocio en una feria comercial.
5. Paso # 14: Comparte tu tecnología con otros expositores, cuando corresponda. Puede sonar contradictorio, pero en realidad, colocar tus productos en otro stand y por lo tanto colaborar con otra empresas afines es una excelente manera de obtener referencias y más visitantes a tu stand durante la feria.
6. Paso # 15: Mantén tu stand ocupado con actividades y presentaciones. Las citas en red y en el stand son excelentes maneras de mantener a los visitantes en su stand. Un puesto concurrido genera curiosidad y la gente no puede evitar visitar su espacio para echar un vistazo. Sin embargo, no tenga asientos en su stand (sólo en zonas de reunión privadas). Los visitantes cansados pueden terminar bloqueando tu stand.
7. Paso # 16: Ten disponible un lector electrónico de códigos de barras o de códigos QR. Los asistentes a las ferias comerciales a menudo llevarán insignias con un código QR. Escanee para capturar instantáneamente toda su información clave. Esto facilita el seguimiento con los visitantes del stand después de la feria. Además, hace que la interacción entre tu empresa y los posibles clientes sea mucho más rápida y registra todos los detalles si el personal del stand se olvida de anotar los detalles de un visitante. Anota las conversaciones, identificando cuáles son los puntos débiles de un visitante y el producto o servicio que le interesan. Más adelante, puedes recordar la conversación cuando hagas un seguimiento de los contactos después de pasar por tu stand en el evento. Las tarjetas de visita pueden perderse y los clientes potenciales escaneados pueden eliminarse. Si alguien toma en serio sus productos o servicios, solicita sus detalles verbalmente, no les importará tomarse el tiempo porque valoran lo que estás ofreciendo.
8. Paso # 17: No abandones la feria temprano. Para exprimir hasta la última oportunidad de una feria, no salgas temprano, como suelen hacer muchos expositores. En ocasiones el mejor contacto del día puede que tenga la costumbre de llegar justo al final de una feria o in...

Con estos pasos, estarás bien encaminado para organizar una feria de emprendimiento exitosa que inspire, conecte y empodere a las mujeres emprendedoras.