Cómo Gestionar un Coworking Exitoso: Guía Completa

Las oficinas de coworking ya no son cosa del futuro: forman parte del presente más inmediato. Este nuevo concepto de trabajo se ha caracterizado por la innovación y la tecnología.

Gestionar un espacio de coworking implica coordinar múltiples aspectos como membresías, reservas, pagos, accesos, eventos y comunicación interna. Para que todo funcione como un reloj, es fundamental apoyarse en herramientas informáticas diseñadas para este tipo de entornos.

¿Qué es un Coworking y por qué son tan Populares?

Un coworking es un espacio de trabajo compartido que ofrece a profesionales independientes, startups, pequeñas empresas y freelancers un entorno flexible y colaborativo. A diferencia de las oficinas tradicionales, los coworkings no están sujetos a contratos a largo plazo, lo que permite a los usuarios alquilar un espacio por horas, días, semanas o meses, según sus necesidades.

Además de escritorios y salas de reuniones, los coworkings suelen incluir servicios compartidos como internet de alta velocidad, impresoras, áreas de descanso, e incluso servicios adicionales como cafeterías o eventos de networking.

Orígenes del Coworking

El concepto de coworking tal como lo conocemos hoy en día comenzó a tomar forma a principios de la década de 2000. El término “coworking” fue acuñado oficialmente en 2005 por Brad Neuberg, un programador de San Francisco. Neuberg buscaba una solución a la soledad del trabajo freelance y la rigidez de las oficinas tradicionales.

El Auge de los Coworkings y su Popularidad Actual

El boom del coworking realmente despegó después de la crisis financiera de 2008. Muchos profesionales, especialmente freelancers y emprendedores, buscaban una solución económica que les permitiera trabajar en un entorno profesional sin los altos costos de alquilar una oficina privada.

Hoy en día, el coworking sigue siendo extremadamente popular por varias razones:

1. Flexibilidad: Adaptándose a las nuevas formas de trabajo.
2. Fomento de la colaboración y la comunidad: Uno de los principales atractivos de los coworkings es la oportunidad de colaborar y crear una red con otros profesionales.
3. Costos más bajos y optimización de recursos: Los coworkings ofrecen planes flexibles que permiten a los usuarios acceder a un entorno profesional sin esos costos elevados.
4. Espacios diseñados para la productividad y creatividad: Los coworkings han entendido que el diseño del espacio juega un papel fundamental en la productividad.
5. Diversidad de servicios y comodidades: Además del espacio de trabajo, los coworkings suelen ofrecer una serie de servicios adicionales que mejoran la experiencia del usuario.
6. Un modelo de trabajo alineado con las tendencias actuales: El modelo de coworking está alineado con algunas de las tendencias laborales más actuales, como el auge de los nómadas digitales y el crecimiento del trabajo freelance.

¿Qué Define al Espacio Coworking?

Para saber cómo crear un coworking, primero debemos tener claro de qué se trata. Es un espacio en el que emprendedores de diferentes sectores tienen a su disposición recursos para trabajar, generalmente ordenadores y una buena conexión a Internet.

En los espacios de coworking existe la figura del gestor, un profesional que se encarga de que los emprendedores que trabajan allí se conozcan y establezcan relaciones entre ellos. Es decir, que además de la dimensión profesional también se busca darle una dimensión algo más social.

Tipos de Coworking

• Coworking inmobiliario: Espacio compartido por agentes inmobiliarios y pequeñas empresas.
• Educativos: Oficina + Cursos. Espacios con una fuerte apuesta por la innovación y el diseño.
• Incubadoras y aceleradoras: Espacios que ofrecen servicios y programas de aceleración.
• Coworking específicos: Espacios creados para reunir a un determinado perfil profesional.
• Coworking para grandes empresas: Espacios capaces de admitir a equipos de más de 50 personas.
• Agregadores: Buscadores agregadores de espacios que aúnen la posibilidad de encontrar espacios en cualquier parte.
• Coworking Marketplaces: Un supermercado digital de espacios únicos para cualquier actividad.
• Cafeterías como coworking espacios: Restaurantes que transforman o dedican un espacio específico al Coworking.
• Coliving: Vida en comunidad de los nuevos profesionales.
• Coworking para comunidad: Por ejemplo: mujeres.

Guía Paso a Paso: Cómo Montar un Coworking Exitoso

Montar un coworking desde cero puede parecer un desafío abrumador, pero si sigues un enfoque organizado y planificado, el proceso será mucho más manejable. Desde elegir la ubicación adecuada hasta decidir los servicios que ofrecerás, cada detalle cuenta para garantizar el éxito de tu coworking.

Paso 1: Realiza un Estudio de Mercado Detallado

Antes de iniciar cualquier proyecto, es vital conocer el mercado local. La demanda de coworking varía según la ciudad y el tipo de público que deseas atraer.

• Identifica tu público objetivo: ¿A quién quieres atraer a tu coworking?
• Analiza la competencia: Visita otros coworkings en la zona y evalúa sus características.
• Demanda local: Asegúrate de que existe demanda en el área donde planeas abrir tu coworking.

Paso 2: Elige la Ubicación Ideal

La ubicación de tu coworking es uno de los factores más importantes para su éxito.

• Accesibilidad: Busca un lugar que esté bien comunicado, cerca de estaciones de transporte público.
• Entorno del barrio: Evalúa los servicios que ofrece la zona.
• Competencia y visibilidad: Asegúrate de que la ubicación sea visible desde la calle o tenga fácil acceso.
• Tamaño y estructura del local: Elige un local que tenga suficiente espacio para acomodar tanto áreas de trabajo comunes como oficinas privadas.

Paso 3: Define el Diseño y los Espacios Clave

El diseño de interiores de tu coworking es crucial para atraer y retener a tus usuarios.

• Área de trabajo abierta: Elige mobiliario cómodo y funcional.
• Oficinas privadas y salas de reuniones: Son esenciales para quienes necesitan recibir clientes o realizar videollamadas.
• Zonas de descanso y networking: Crea espacios donde los miembros puedan relajarse, conversar o simplemente tomar un café.
• Espacios adicionales: Dependiendo de tu presupuesto y público objetivo, puedes ofrecer servicios adicionales como una cafetería o gimnasio.

Paso 4: Adquiere el Mobiliario y la Tecnología Adecuada

El mobiliario y la tecnología son dos aspectos esenciales para que tu coworking sea funcional y atractivo.

• Mobiliario ergonómico: Las sillas y escritorios deben ser de alta calidad y diseñados para promover la comodidad y el bienestar de los usuarios.
• Iluminación adecuada: Aprovecha la luz natural tanto como sea posible y complementa con iluminación LED.
• Tecnología y conectividad: El acceso a internet de alta velocidad es imprescindible en cualquier coworking.
• Software de gestión para coworking: Utiliza una plataforma de gestión que te permita administrar las reservas de espacios, la facturación y el acceso de los miembros de forma eficiente.

Paso 5: Cumple con los Requisitos Legales

Abrir un coworking también implica cumplir con ciertos requisitos legales.

• Licencias de actividad y uso de suelo: Necesitarás obtener una licencia específica para operar tu coworking.
• Seguridad y normativas laborales: Tu coworking debe cumplir con las normas de seguridad y accesibilidad.
• Seguro para el negocio: Contrata un seguro comercial que cubra tanto el local como el equipamiento.

Paso 6: Ofrece Servicios Adicionales que Marquen la Diferencia

Para que tu coworking destaque entre la competencia, debes ofrecer servicios adicionales que atraigan a tus usuarios.

• Climatización eficiente: Un sistema de climatización que mantenga una temperatura agradable durante todo el año es crucial.
• Consignas o taquillas: Instalar consignas o taquillas personales es una buena opción.
• Cafetería o cocina compartida: Un espacio de cocina o cafetería es fundamental para ofrecer una experiencia completa.
• Salas de eventos o formaciones: Puedes ofrecer salas polivalentes para eventos, talleres o formaciones.

Paso 7: Diseña tu Estrategia de Marketing

Una vez que tengas todo listo, es momento de darte a conocer.

• Crea un sitio web atractivo: Tu página web debe ser clara y funcional, mostrando las diferentes áreas de trabajo, precios y beneficios de tu coworking.
• Posicionamiento SEO: Utiliza técnicas de SEO para que tu coworking aparezca en los primeros resultados de búsqueda de Google. Comparte fotos del espacio...

¿Cómo Gestionar un Espacio Coworking?

Lo primero es contar con una web atractiva y posicionarla bien. A través de la misma o de una app puedes crear un sistema de reserva de puestos de trabajo.

Ten un gestor de confianza que sepa tratar a la gente y ayudar a entablar relaciones. También pueden ser de ayuda herramientas digitales que permiten a los emprendedores seguir conectados incluso cuando no están en el espacio de coworking.

Presta atención a los detalles. Prepara una pequeña sorpresa si es el cumpleaños de alguno de los miembros, lleva un aperitivo especial de vez en cuando, etc.

También puedes proponer actividades alternativas al trabajo. Charlas, eventos, quedadas, cursos específicos, entre otros. Esto anima a los emprendedores a relacionarse más entre ellos y además les anima a dar a conocer el espacio de coworking a otros profesionales.

Software de Reserva de Espacios de Coworking

Un sistema CRM confiable para automatizar y gestionar alquileres de oficinas y espacios en lugares de co-working. Permite la reserva de espacios en tiempo real con confirmación inmediata.

• Gestión de Miembros: Mantén un registro de tus miembros, sus reservas, pagos y comunicaciones en un solo lugar.
• Facturación Automática: Cobra a tus miembros automáticamente a través de diversos métodos de pago.
• Soporte: Proporcionamos asistencia al cliente en español para resolver cualquier problema que pueda surgir.
• Integración de Calendario: Permite a los miembros ver la disponibilidad de los espacios de trabajo y programar sus reservas de acuerdo a su conveniencia.
• Análisis y Reportes: Obtén información valiosa sobre el uso de tu espacio de coworking para ayudarte a tomar decisiones de negocio informadas.

Algunos de los software de gestión de espacios de Coworking son:

1. Nexudus: Software español con base en Inglaterra.
2. Archie: Plataforma diseñada para facilitar la administración y mejorar la experiencia de los miembros.
3. Cobot: Nacida en Alemania y base en Berlín.
4. Spacebring: Adopta un enfoque único e innovador de "plataforma unificada".

Elegir el software adecuado para gestionar un espacio de coworking es clave para mejorar la experiencia de los miembros y optimizar las operaciones del día a día. Elegir las herramientas adecuadas, adaptadas a las necesidades específicas de tu espacio, te permitirá mejorar la eficiencia operativa y ofrecer una experiencia de alto nivel a tus miembros.

Control de Accesos

Existen diferentes formas de acceder a estos espacios de trabajo compartido: desde las llaves mecánicas y convencionales, hasta gestión con recepción durante el horario de apertura. Pero lo cierto es que estos espacios “nativos digitales” han sabido adaptarse a la perfección a las necesidades de sus usuarios.

El acceso mediante Smartphone permite que los coworkers puedan abrir la puerta principal y las interiores mediante su App. También es posible gestionar las reservas de salas concretas otorgando el permiso a un usuario determinado para que acceda durante el tiempo en el que ha solicitado el alquiler de un espacio. Y todo ello sin la necesidad de que una persona de la organización esté presente, ya que son gestiones que se pueden hacer online.

Gestión de Equipos en un Coworking

En un entorno de coworking, los recursos, como el espacio de trabajo, salas de reuniones y equipamiento, son compartidos. Una gestión efectiva de equipos en un coworking puede promover la colaboración entre los profesionales que comparten el espacio.

La gestión de equipos eficaz implica una comunicación clara y fluida entre los miembros. Con una gestión adecuada, se puede coordinar eficientemente el trabajo de diferentes profesionales o equipos que utilizan el coworking.

La gestión de equipos en un entorno de coworking puede beneficiarse enormemente de herramientas que faciliten la comunicación, la colaboración y la organización. Algunas de estas herramientas son:

• Slack: Plataforma de mensajería instantánea diseñada para mejorar la comunicación interna del equipo.
• Trello: Herramienta de gestión de proyectos basada en tarjetas.
• Zoom: Plataforma popular para reuniones virtuales, presentaciones o sesiones de trabajo remoto.
• Asana: Herramienta de gestión de proyectos que permite planificar, organizar y seguir el progreso de las tareas.