Guía Completa para la Gestión de Equipos de Funcionarios en la Administración Española

La gestión de equipos es una de las tareas más importantes a la hora de alcanzar los objetivos empresariales. Sin embargo, esta gestión es cada día más compleja, ya que el impulso que ha recibido el trabajo remoto, junto a la globalización, que está impulsando la expansión internacional de muchas compañías, han cambiado para siempre la forma de organizar los equipos.

Debemos entender la gestión de equipos como un proceso que permite a las corporaciones coordinar, motivar y optimizar el rendimiento de cada uno de sus trabajadores, con el objetivo de alcanzar las metas fijadas por la compañía. Los informes del International Institute of Directors and Managers muestran que muy pocas personas están realmente capacitadas en esta competencia tan necesaria. Por ello, en este artículo, abordaremos qué es la gestión de equipos y profundizaremos sobre algunos de los aspectos más relevantes que esta conlleva: el cumplimiento de las normativas laborales, cómo hacer los pagos, la importancia del liderazgo y la gestión de equipos, o cómo clasificar correctamente a cada trabajador. Además, daremos algunos ejemplos para ilustrar cómo debe ser una gestión exitosa.

La Importancia de una Buena Gestión de Equipos

Una buena gestión de equipos es una de las habilidades más valoradas en los líderes porque hará que todos los miembros trabajen con un objetivo común, se sientan valorados y la productividad aumente. Las investigaciones recientes demuestran que el 80 % de los trabajadores del conocimiento a nivel global manifiestan sentirse sobrecargados y próximos al agotamiento. Además, cuatro de cada cinco (el 82 %) empleados dicen sentirse menos comprometidos con su trabajo cuando están estresados. La gestión de recursos te permite distribuir el trabajo entre tu equipo de manera más eficiente, no solo para disminuir el agotamiento y el estrés de los empleados, sino también para evitar que se sientan sobrecargados.

Una buena gestión de equipos es aquella que logra el equilibrio de cargas de trabajo entre los distintos miembros del equipo, preserva la motivación de todos y es capaz de identificar las fortalezas y debilidades de todos para mejorar el rendimiento y la productividad. Y para lograr una buena gestión de equipos es necesario:

• Que los miembros del equipo de trabajo tengan objetivos claros.
• Ayudar a aceptar la diversidad, fortalezas y debilidades de todos.
• Facilitar la comunicación entre los miembros y con el líder del equipo.
• Conocer bien el organigrama de la empresa, los roles y funciones de cada uno.

Pasos Clave para una Gestión de Equipos Exitosa

1. Definición de Roles y Responsabilidades Claras

En primer lugar, es crucial definir roles y unas responsabilidades claras. Toda organización debe tener una estructura y un organigrama que permita que cada uno de sus miembros sepa cuál es su papel. Al fin y al cabo, todos ellos tendrán que contribuir de una u otra forma al éxito del equipo.

2. Comunicación Abierta y Transparente

En la dirección de un equipo de trabajo también entra en juego la comunicación. Esta debe ser abierta y transparente, de manera que exista cierta libertad para que todos los trabajadores compartan sus opiniones con sus superiores jerárquicos. Y estos, por otro lado, hablen abiertamente sobre la realidad de la compañía. En equipos internacionales, es muy habitual que se junten en un mismo entorno laboral personas con orígenes y culturas diferentes. Esto puede ser un desafío, pero hay que verlo como una oportunidad para poner en conjunto conocimientos.

3. Reuniones Periódicas y Programas de Incentivos

Programar reuniones periódicas, cada semana o cada mes, en las que revisar el progreso de cada trabajador es algo muy útil. Crear programas de incentivos y valorar el esfuerzo individual y colectivo de los trabajadores puede ayudar a que estos sigan rindiendo por encima de lo esperado, ya que fortalece la motivación y el sentido de pertenencia, algo especialmente importante en la gestión de equipos en remoto donde es imposible crear vínculos de forma directa.

4. Liderazgo Efectivo

Contar con un liderazgo efectivo es fundamental para el éxito de cualquier compañía. Y es algo todavía más valioso en el caso del trabajo remoto. Disponer de un buen líder proporciona innumerables ventajas para la gestión de grupos dentro de una organización, y afecta directamente al rendimiento de todos los empleados a su cargo. Un buen líder debe ser experto en la gestión de personas y equipos, pero también debe ser capaz de motivar a sus trabajadores y de ayudarles a desarrollar todo su potencial. Algo que se logra prestando atención a cada empleado, conociéndolos y descubriendo sus virtudes y carencias. Por último, un liderazgo efectivo también es muy importante para resolver conflictos internos.

Desafíos y Oportunidades en la Gestión de Equipos Remotos e Internacionales

La gestión de equipos en remoto ha cobrado especial relevancia en los últimos años, trayendo consigo desafíos y oportunidades únicas. Cada vez son más los nómadas digitales que dejan atrás su vida de trabajo en la oficina para buscar nuevas perspectivas laborales. Y lo hacen por algo de lo que suele carecer el trabajo en esos entornos: la flexibilidad. Fomentar una cultura de confianza y responsabilidad en la gestión de equipos en remoto ayuda a que los trabajadores se sientan más comprometidos con la empresa. Ofrecerles autonomía y evitar que estén atados a un horario puede tener resultados a primera vista inesperados.

Gestión de Pagos y Cumplimiento Normativo

Cada región puede tener limitaciones o regulaciones diferentes y el método de pago elegido para cada una de ellas debe tenerlas en cuenta la dirección de un equipo de trabajo. Por norma general, las nóminas de los empleados suelen pagarse mediante una transferencia bancaria, sobre todo si se trata de transacciones dentro de la Unión Europea, ya que la reciente normativa de pagos hace que estas sean gratuitas e inmediatas entre los distintos países. Pero la cosa es distinta cuando se trabaja con freelancers.

El teletrabajo ha abierto la puerta a una figura que cada vez tiene más peso en las empresas: los freelancers. Se trata de profesionales que suelen trabajar por cuenta propia y que pueden ser requeridos para proyectos individuales o de forma temporal. Gracias a ellos se puede lograr una mayor flexibilidad en las compañías y se convierten unos gastos, que de otro modo serían fijos, en variables.

Por otro lado, los empleados siguen siendo una parte fundamental de las organizaciones, incluso en el trabajo remoto o cuando es necesario reclutar profesionales en el extranjero. En este último caso, hay algunos desafíos por delante, ya que las regulaciones de cada país: salario mínimo, impuestos, cotizaciones, etc., pueden variar significativamente. Llevar a cabo una clasificación adecuada garantiza que se cumple con la normativa que regula cada situación laboral y evita sanciones por incumplir con la normativa. Solo en la Unión Europea hay 27 normativas laborales diferentes. Es cierto que existen directivas comunitarias para complementar la legislación de cada Estado miembro. Sin embargo, cada uno de ellos cuenta con sus propias regulaciones internas, algo que dificulta a las empresas la gestión de las nóminas internacionales.

Un aspecto fundamental es contar con un buen asesoramiento. Trabajar con profesionales que conozcan a la perfección la normativa del país en cuestión, ya sea desde España o subcontratando a alguien en la zona, es crucial. Así, las normas locales no se convertirán en un problema. Además, es importante contar con una actualización constante.

Requisitos para un Sistema de Pagos Internacional Eficaz:

• Cambio de moneda: El sistema de pago elegido debe permitir transacciones en diferentes divisas.
• Seguridad: La plataforma elegida debe garantizar que el dinero llegue a su destino de manera rápida y sin incidencias.

Herramientas para la Gestión de Equipos y Nóminas Internacionales

Una gestión de los recursos humanos resulta esencial para optimizar el rendimiento y la eficiencia en la empresa al gestionar equipos de trabajo. Implementar herramientas de gestión que permitan el seguimiento del rendimiento y la identificación de áreas de mejora es una de las tareas básicas a la hora de gestionar equipos de forma remota.

Cegid Peoplenet se ha convertido en una herramienta fundamental para la gestión de la nómina en las empresas que cuentan con trabajadores más allá de sus fronteras. Esta aplicación permite gestionar las nóminas internacionales de un modo sencillo y sin errores, calculando cotizaciones e impuestos siguiendo la normativa vigente en cada país.

Equipos de Alto Rendimiento: Un Enfoque Estratégico

Dentro de la gestión de equipos, los equipos de alto rendimiento son grupos de trabajo creados para lograr la excelencia en los distintos ámbitos de actividad de la organización. Los forman trabajadores con un alto grado de implicación y compromiso, capaces de trabajar en equipo y asumir grandes responsabilidades sin necesidad de una supervisión.

Características de los Equipos de Alto Rendimiento:

• Objetivo Claro: Tienen un objetivo claro y la gestión de estos equipos debe ir orientada a potenciarlo.
• Roles Definidos: Todos los integrantes deben tener claro su rol individual y cómo relacionarse con los compañeros.
• Liderazgo y Autonomía: Hay un líder, pero los trabajadores tienen libertad para trabajar de forma autónoma.
• Especialización y Enriquecimiento Mutuo: Son multidisciplinares, con cada persona aportando su experiencia.
• Comunicación Interna Fluida: Es fundamental para el éxito del equipo.
• Motivación y Compromiso: Ponen la búsqueda de la mejora continua como pilar básico.
• Iniciativa e Innovación: Demuestran tener iniciativa y su apuesta por la innovación y creatividad.
• Reconocimiento de Logros: El reconocimiento de los logros es una clave importante.

Gestión de Talento para Equipos de Alto Rendimiento

Para realizar una buena gestión de equipos de alto rendimiento, RRHH debe seguir una serie de criterios comenzando por la capacidad de trabajar en equipo. Es imprescindible que haya un líder, pero alejado del modelo tradicional. Lo ideal es un estilo de liderazgo tipo director-coach, capaz de orientar a los empleados a la vez que es capaz de respetar la autonomía en la gestión de los equipos. Más allá de contar con los perfiles adecuados, una buena gestión del talento en equipos de alto rendimiento pasa por la claridad en los objetivos Smart y una definición clara de roles. Todo el mundo debe conocer su misión y papel en el equipo, además de unos objetivos definidos, consensuados entre las partes y medidos. No valen medias tintas: el proceso debe ser claro e inclusivo.

Para encontrar a los trabajadores más talentosos de la plantilla, se necesita analizar el rendimiento laboral de los profesionales mediante la evaluación del desempeño. Obviamente, se contará con los trabajadores que ofrezcan un mejor rendimiento, con los más talentosos y productivos, cuyas habilidades y competencias encajen en lo que se busca.

Herramientas para la Gestión de Talento:

• Software de Recursos Humanos: Un buen software de recursos humanos, como Sesame HR, es fundamental para el reclutamiento.
• ATS o herramienta de selección de personal: Permite seleccionar a los candidatos con mayor potencial.
• Onboarding estructurado: Ayuda a guiar la bienvenida de los trabajadores al equipo, presentando la misión, objetivos y tareas.
• Portal del empleado y el manager: Optimiza la interacción entre trabajadores y responsables, facilita la actualización de información y el intercambio de datos.
• Gestor de tareas: Permite a los diferentes integrantes del equipo y a los líderes saber qué tareas deben completar, los plazos y llevar un control de las mismas.

Las Cuatro Fases en la Gestión de Equipos de Rendimiento (Tuckman)

Tuckman definió las cuatro fases en la gestión de equipos de rendimiento:

1. Formación: Etapa inicial de dinámica de grupo, donde un buen líder es fundamental para orientar al equipo.
2. Enfrentamiento: Aparecen los primeros roces o conflictos, que el líder debe solucionar.
3. Normalización: Con una cohesión cada vez mayor.
4. Desempeño: El cénit del equipo de rendimiento, donde se alcanza la excelencia.

Cuando se busca mejorar la gestión de equipos de alto rendimiento, es fácil pensar en empresas como Google o Apple, empresas realmente innovadoras. Pero también podemos poner ejemplos como la universidad de Harvard, el Circo del Sol, Spotify o Nestlé, que también cuentan con equipos de alto rendimiento. En España, tenemos el ejemplo de Mr. Wonderful.

Optimización y Eficiencia en la Gestión de Equipos

Recursos y Capacidad Productiva

Con el trabajo de tu equipo disperso entre múltiples herramientas, planes y briefs de proyectos diferentes, es difícil entender cuánto trabajo en total hace falta abordar. Saberlo es la clave para descubrir cuánto hace cada miembro del equipo o de qué se puede ocupar. Puedes superar eso y descubrir cuáles son los recursos reales de tu equipo si pones tus planes en orden:

1. Reúne una lista completa de aquellos proyectos y procesos de los cuales tu equipo es responsable.
2. Determina el alcance y el tiempo de trabajo para cada uno.
3. Desglosa los proyectos en tareas y flujos de trabajo más pequeños.
4. Prioriza el trabajo según la importancia y la urgencia.

Saber de cuánto trabajo hay que ocuparse es solamente la mitad de la ecuación en la gestión de equipos. También necesitarás saber qué disponibilidad tiene tu equipo y cada uno de los integrantes. Una vez que hayas tenido en cuenta las reuniones, las vacaciones y las responsabilidades recurrentes, ¿cuánto tiempo le quedará a cada miembro del equipo para dedicarle a este proyecto? Evalúa la gestión de los recursos de cada miembro del equipo o pídeles que lo hagan ellos, para tener una idea de si hay algo más de lo que puedan encargarse.

Ejemplo: Medición de la gestión de recursos en acción

Tu equipo de analítica debe producir nueve informes diferentes durante el segundo trimestre. Es una mezcla de informes nuevos a los que hará falta dedicarles más tiempo y otros recurrentes para los que ya tienen los sistemas preparados. Antes de que empieces a asignarlos a miembros individuales del equipo, trata de entender bien cuáles son los plazos, la importancia que tienen y la cantidad de tiempo que esperas que requiera crear cada uno de ellos. Basándote en esta investigación, sabrás de cuánto trabajo extra será responsable tu equipo de analítica. Pero al saber que la prioridad de algunos informes no es crítica, podrás posponer de forma inteligente las solicitudes menos importantes en favor de las que tengan un mayor impacto. De esta forma, la gestión de equipos te permitirá sacar adelante tu trabajo a pesar de los inconvenientes.

Asignación de Recursos Individuales

Ahora que tienes un panorama general de todo lo que necesita hacer tu equipo, puedes descubrir quién se ocupará de qué trabajo y para cuándo lo hará. A pesar de que asignar las piezas individuales de trabajo puede parecer muy sencillo, en realidad puede ser bastante complicado. La asignación de recursos te ayudará en tu gestión de equipos y puede ayudarte a identificar y asignar los recursos disponibles a una iniciativa de manera eficaz. Si nunca antes realizaste la asignación de recursos, sigue estos cinco consejos para aprender a equilibrar y gestionar los recursos de todos:

1. Asigna primero el trabajo de mayor prioridad.
2. Equilibra las fechas de inicio y de entrega.
3. Asegúrate de elegir a las personas correctas para cada tarea o proyecto.
4. Incluye a tu equipo en la conversación.
5. Siempre hazles saber por qué les asignas una tarea a ellos en particular.

Es una forma excelente de aumentar la participación y de establecer las especificaciones desde el principio. La comunicación interna y la comunicación fluida son claves aquí para generar un clima laboral excepcional y consolidar los valores de la empresa.

Ejemplo: La asignación de recursos en acción

Necesitas dos personas para que trabajen en los diseños publicitarios para una de las próximas campañas y tienes cinco personas en tu equipo. Puedes asignar el trabajo al azar, pero obtendrás mejores resultados si observas los antecedentes de los miembros de tu equipo. Fíjate también si algún miembro del equipo tiene demasiado trabajo y después pregúntale a quien crees que sería la persona mejor calificada para este trabajo si tiene la capacidad para hacerse cargo de este proyecto nuevo. Los miembros del proyecto estarán entonces más que satisfechos con tu gestión de equipos.

Análisis y Ajuste Continuo

Incluso los planes y los cronogramas de los proyectos mejor diseñados tropiezan con obstáculos y necesitarás estar preparado para hacer ajustes en tiempo real antes de no poder cumplir con un plazo. Para dar seguimiento a la forma en que cada miembro del equipo gestiona su carga laboral actual, sé proactivo y programa reuniones individuales con los miembros de tu equipo. Si esas reuniones evidencian que un miembro del equipo se siente abrumado con las responsabilidades, fíjate quién podría asumir algo más de trabajo. Equilibrar las cargas de trabajo es fundamental también en la gestión de equipos.

Cuando reasignes tareas o proyectos, asegúrate de comunicar a tu equipo los cambios para que entiendan por qué ahora hay una orientación diferente. Esto se puede hacer a través de un proceso de control de cambios. También, como buen líder que eres, puedes ayudarlos con tu asesoramiento a volverse más eficientes y organizados, y siempre reconoce su intensa labor, para que puedan seguir creciendo en su carrera profesional. Si todavía no lo hiciste, programa reuniones de revisión con frecuencia regular de ahora en adelante con cada miembro del equipo para evitar que problemas similares a este vuelvan a aflorar en el futuro. Además de las reuniones individuales, asegúrate de dedicar tiempo para conectar y celebrar con el equipo. Es importante tener tiempo para conectarse cara a cara y generar excelentes dinámicas de grupo. Dependiendo del tamaño de tu equipo, puedes planificar reuniones semanales de actualización, happy hours quincenales o reuniones mensuales más grandes.

Mejora de la Eficiencia del Equipo

A pesar de centrarte principalmente en el panorama general, anima a tu equipo a desarrollar su propio sistema para la gestión de sus recursos. Cuando hay mucho por hacer es importante que hagan lo correcto y con eficiencia en pos de la mejora continua.

• Sugiere estrategias de gestión del tiempo que se adecuen a cada uno de los estilos individuales, como timeboxing o time blocking.
• Minimiza la cantidad de reuniones a las que tu equipo deba asistir. Encuentra otras formas de comunicar que no requieran tanto tiempo.
• Colabora para que tu equipo entienda qué es la gestión de proyectos y cuánto tiempo les ahorra tener un plan organizado.

Ejemplo: La eficiencia de un equipo en acción

Uno de tus subordinados directos entrega su trabajo temprano y al conversar con él descubres que ha estado aplicando algunas estrategias nuevas para trabajar de forma más eficiente. Alienta a esa persona a compartir su experiencia con el equipo y considera crear un espacio compartido en el que todos los miembros del equipo puedan publicar consejos para ahorrar tiempo a medida que los descubren.