Cómo Estructurar una Pyme en España: Pasos Esenciales para el Éxito

La creación y puesta en marcha de un negocio puede suponer un verdadero reto. Son muchos los aspectos que hay que tomar en cuenta, especialmente al principio, para poder tener un comercio online consolidado. Pero no te preocupes, estamos aquí para guiarte. Te contamos cuáles son los pasos que debes seguir para que puedas arrancar lo antes posible tu emprendimiento.

El año pasado se crearon 102.169 nuevas empresas en España, lo cual significa que la actividad emprendedora registró su tercer máximo histórico desde el año 2008, superando la barrera de las 100.000 nuevas constituciones en un ejercicio, según reveló Axesor. Tras la caída de la actividad empresarial provocada por la pandemia, una recuperación económica más rápida y sólida de lo previsto ha incitado al optimismo, de manera que muchos emprendedores se han animado a poner en marcha sus ideas de negocio. Si tú también estás pensando en abrir una empresa, te explicamos los requisitos y pasos para formalizar su constitución, de forma que puedas comenzar a facturar lo más rápido posible.

1. Elige la forma jurídica de tu pyme

El primer paso para abrir una empresa es decidir su forma jurídica, la cual dependerá de factores como la naturaleza de la actividad, el alcance del proyecto, el número de socios y la responsabilidad legal que estás dispuesto a asumir. De esa elección también dependerán las obligaciones fiscales y de contabilidad que asumirás, así como la inversión económica inicial para la constitución de la empresa. Si no tienes socios, puedes crear una sociedad limitada unipersonal (SLU) para restringir tu responsabilidad fiscal al capital aportado. En cambio, si vas a asociarte con otras personas, podrías crear una sociedad de responsabilidad limitada (SL). Otra posibilidad es crear una sociedad anónima (SA), cuyo capital puede ser fraccionado en acciones y repartido entre los socios, o una sociedad cooperativa, en cuyo caso necesitarás al menos tres socios y estos ejercerán al mismo tiempo como trabajadores de la empresa.

La forma jurídica de una empresa es la modalidad legal que un profesional o sociedad escoge para llevar a cabo una actividad económica. Para una correcta decisión es importante conocer las características particulares de cada fórmula jurídica. A continuación, se presenta una tabla con algunas de las formas jurídicas más comunes:

2. Obtén la certificación negativa del nombre

Entre los requisitos para montar una empresa se encuentra obtener la certificación negativa del nombre que hayas elegido para tu negocio. Puedes pedirla en el Registro Mercantil Central acudiendo a sus oficinas físicas, rellenando el formulario web en su sede online o remitiendo una carta por correo postal.

Este documento acredita que no existe otra sociedad operando con ese mismo nombre, por lo que evita duplicidades y problemas legales de cara al futuro. Si el nombre que solicitas está libre, quedará reservado durante seis meses. Transcurrido este periodo de tiempo, si no has inscrito la sociedad en el Registro Mercantil Provincial, el nombre quedará libre y otras entidades podrán reclamarlo. De hecho, la certificación negativa tiene una vigencia de tres meses, prorrogable por otros tres, el tiempo necesario para realizar el resto de los trámites legales para constituir la empresa.

3. Redacta los estatutos sociales

Los estatutos sociales rigen el funcionamiento de la empresa y, aunque se pueden modificar posteriormente, lo ideal es dejarlos claros desde el inicio para evitar posibles controversias entre los socios. Deben reflejar la información básica de la empresa, como su denominación, domicilio social, duración prevista, objeto social y público al que se dirige. También deben recoger todo lo relacionado con el capital social inicial para constituir la empresa, así como la política de participaciones; es decir, su división entre los socios y formas y circunstancias de los traspasos.

Los estatutos sociales también deben incluir la estructura organizativa de la empresa, indicando desde cómo se administrará hasta qué retribución recibirá el administrador. Señalarán, además, cómo se votan las decisiones y cómo se distribuyen los beneficios y pérdidas entre los socios, cuál será el fondo de reserva y por qué causas y cauces se puede disolver la sociedad.

4. Abre una cuenta bancaria a nombre de la empresa

Uno de los requisitos para montar una empresa consiste en aportar un capital social mínimo. Según el tipo de sociedad que constituyas, tendrás que depositar ese dinero en una cuenta bancaria a nombre de la empresa. En el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, el capital mínimo que establece la ley es de 3.000 euros, mientras que para las sociedades anónimas esa cifra asciende a 60.000 euros. En cambio, para las sociedades cooperativas, el capital social mínimo depende de la regulación autonómica y del sector de actividad, aunque normalmente oscila entre 1.500 y 3.000 euros.

5. Solicita el número de identificación fiscal en la Agencia Tributaria

El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un código alfanumérico que tendrás que usar en todos los documentos relacionados con tu negocio, tanto para la constitución de la sociedad como para la presentación de impuestos y la facturación de la actividad. Para obtener el NIF, tendrás que rellenar el modelo 036, que puedes presentar telemáticamente en la Agencia Tributaria. Recibirás un NIF provisional con el que puedes comenzar a facturar y en un plazo de seis meses te proporcionarán el definitivo, cuando presentes una copia de la escritura de constitución de la sociedad.

6. Firma la escritura pública ante notario

Si tienes socios, tendréis que acudir ante un notario para firmar la escritura pública de constitución de la sociedad. Tendrás que presentar una serie de documentos, entre ellos los estatutos sociales, la certificación negativa del nombre de la empresa expedida por el Registro Mercantil Central, la certificación bancaria del depósito del capital social y los documentos de identificación de cada uno de los socios. Cabe aclarar que, si los socios están casados en régimen de separación de bienes, tendrán que presentar las capitulaciones matrimoniales. Si están casados en régimen de gananciales, el cónyuge tendrá que acudir a la firma de la escritura pública.

Si la aportación al capital social de alguno de los socios no es dineraria, deberá presentar una relación de los bienes en la que se desglose su descripción y valoración, así como la cantidad de acciones o participaciones que se atribuyen a esa aportación. Cuando se trata de bienes inmuebles, por ejemplo, tendrá que presentar los datos registrales.

7. Inscribe la empresa en el Registro Mercantil

El Registro Mercantil da constancia de la creación de la empresa. Al inscribir los actos de los empresarios, otorga a la sociedad plena capacidad jurídica y le permite ser reconocida por proveedores, entidades bancarias, inversores, entidades públicas y otras figuras con las que se relacionen. De hecho, todas las sociedades deben estar inscritas en el Registro Mercantil.

Para ello, solo tienes que acudir a la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliado tu negocio e inscribirlo. Deberás presentar todos los documentos que acrediten la constitución de la sociedad, como la escritura pública y el NIF. Y no olvides legalizar los libros de sociedades. Para realizar este trámite tienes un plazo de dos meses desde el momento en que firmes la escritura de la constitución.

8. Date de alta en IAE

El Impuesto de Actividades Económicas se aplica a todas las pymes y autónomos que desempeñan una actividad profesional, empresarial o artística en España. Por consiguiente, para abrir una empresa tienes que tramitar el alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas en la Agencia Tributaria, indicando la actividad empresarial que vas a desarrollar, un trámite que puedes hacer de manera presencial en las sedes físicas o directamente online. Si vas a ejercer como administrador de la sociedad, también tendrás que darte de alta en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria y en el RETA, donde figurarás como autónomo societario. Ten en cuenta que los autónomos societarios no pueden acogerse a las bonificaciones para autónomos y que tu cuota de la Seguridad Social será más alta que la de los autónomos inscritos en el régimen general.

9. Registra patentes y marcas

Inscribir tu empresa en el Registro Mercantil no te garantiza que tu logotipo, eslogan o cualquier producto que crees estén protegidos. Necesitas registrarlos en la Oficina Española de Patentes y Marcas. Tu marca es uno de los activos intangibles de tu negocio y cuando la registras, la proteges para que otras empresas o personas no puedan usarla, lo cual aporta un valor añadido a tu actividad. Por otra parte, registrar la patente te ofrecerá la titularidad y derecho exclusivo de explotación, impidiendo que terceros puedan plagiarla o usarla sin tu consentimiento.

10. Obtén el certificado electrónico

La Administración está apostando cada vez más por los medios electrónicos, por lo que el último paso para crear una empresa en España consiste en obtener el certificado electrónico para tu negocio, el cual te facilitará muchos trámites y te ahorrará muchísimo tiempo.

Estructura Organizativa de una Pyme

Si quieres que tu empresa funcione de forma eficiente, planificar correctamente la estructura organizativa es clave. A continuación, se describen algunos departamentos esenciales:

• Dirección: Este departamento es el eje central de la empresa y su función principal es la de coordinar las actividades, tomar decisiones estratégicas y asegurarse de que todos los demás sectores trabajen de manera alineada con los objetivos de la organización.
• Operaciones y procesos: Este departamento se encarga de la gestión y optimización de los procesos diarios de producción y entrega de productos o servicios.
• Ventas: Tanto si tu negocio ofrece productos como servicios, un equipo de ventas es imprescindible para generar ingresos.
• Marketing: Es el motor para generar visibilidad de marca y atraer clientes potenciales, un trabajo que sirve para complementar el que hace el equipo de ventas. Incluye toda la parte de investigación de mercado, de creación de la marca y de publicidad y promoción, campañas y comunicación en los principales canales usados por la empresa como las redes sociales.
• Atención al cliente: Los clientes captados gracias a marketing y ventas representan uno de los activos más importantes de una empresa y es esencial ser capaces de mantenerlos a lo largo del tiempo.
• Finanzas y contabilidad: Las finanzas son un factor clave para el éxito de cualquier empresa y su mala gestión es una de las principales causas de fracaso. Este departamento supervisa cuentas por cobrar y pagar, los presupuestos y la estrategia financiera general.

Ahora ya conoces todas las partes que componen una organización, pero no te preocupes, en tu negocio no tienes que mantener todos estos departamentos de una pyme. Por supuesto, este tipo de sistema requiere de una cierta flexibilidad y, sobre todo, de una buena organización. Este departamento es el eje central de la empresa y su función principal es la de coordinar las actividades, tomar decisiones estratégicas y asegurarse de que todos los demás sectores trabajen de manera alineada con los objetivos de la organización. En muchas pymes es el fundador o gerente que asume todas estas responsabilidades y, aunque la carga de trabajo es considerable, existen herramientas de gestión empresarial que pueden ser de gran apoyo, como softwares para organizar tareas y simplificar la contabilidad diaria. Este puede considerarse un departamento único siempre que el volumen de ventas sea asumible. Después, es recomendable que la atención al cliente tenga una estructura más organizada y autónoma. De todas formas, para empezar, tanto las estrategias de marketing para atraer clientes, como las diferentes acciones para garantizar su satisfacción, se pueden unir en un única sección. Gracias a las herramientas digitales, una sola persona puede gestionar tareas de marketing y atención al cliente sin demasiados problemas. Este departamento se centra en generar ingresos y asegurar la calidad en la entrega de productos o servicios. En las empresas pequeñas no es extraño que estas funciones recaigan en el gerente o en los socios principales. Quizás estés pensando ¿y recursos humanos o el departamento de IT? También son fundamentales en una empresa, pero se trata de áreas de trabajo que se pueden implementar cuando la empresa ya empieza a crecer. Además, muchas de las tareas que corresponden a estos departamentos de una pyme pueden asumirlas organismos externos, cuya contratación resulta prácticamente inevitable al iniciar un pequeño negocio. Por ejemplo, una gestoría puede encargarse de supervisar todos los aspectos relacionados con los contratos y cuestiones legales de la actividad.

Presencia Digital y Promoción Online

Tener presencia digital es clave para el desarrollo de tu comercio. De esta forma podrás promover tus productos o servicios y llegar a muchas más personas. Sin embargo, puede pasar que desees comenzar a hacerlo y no sepas por dónde empezar.

El dominio web o URL, es la dirección virtual de tu negocio. Hay muchas formas de elegir el nombre de tu dominio, pero primero tienes que verificar que esté disponible. En adición al dominio, necesitas un web host o servidor donde albergar el contenido de tu sitio web. Un plan de hosting es el espacio que te proporciona un servidor web para que tu página esté visible en internet en cualquier momento y desde cualquier parte del mundo.

Estructurar la información de tu página web de manera ordenada hará que los usuarios encuentren lo que están buscando fácilmente. Aunque existe una gran cantidad de redes sociales (RRSS), no todas van a ser adecuadas para tu comercio. Para seleccionar la RRSS que se adecúe más a tu negocio, deberás tener claro dónde están tus clientes y qué red social encaja mejor en el entorno de la marca.

Consejos Adicionales para la Gestión de una Pyme

• Automatización: Utiliza herramientas digitales para reducir el tiempo invertido en tareas repetitivas. Plataformas como Asana o Trello pueden ayudarte a organizar proyectos.
• Formación continua: Invierte en cursos y capacitaciones para mejorar tus habilidades en diferentes áreas.
• Red de apoyo: Externaliza servicios como la contabilidad o el diseño web, que requieren de un conocimiento más específico.
• Gestión del tiempo: Investiga y prueba metodologías de optimización de productividad. Por ejemplo, puedes usar el sistema de los bloques de tiempo para organizar el calendario y evitar hacer muchas cosas al mismo tiempo de forma desorganizada.
• Cuidado personal: Por último, pero no menos importante, no descuides tu bienestar físico y mental.

En conclusión, encontrar un equilibrio entre las necesidades de la empresa y las capacidades del personal es clave para lograr resultados sostenibles y positivos. Verás que, con organización, las herramientas de apoyo adecuadas y una actitud proactiva, será posible gestionar estas responsabilidades de manera eficiente. Lo fundamental es empezar con el reconocer las áreas clave de tu negocio y trabajar en los procesos de mejora de forma continua.