Guía Esencial para el Envío de Paquetes en tu Negocio

Hoy en día, iniciar un negocio ya no significa únicamente abrir una tienda física en una calle transitada. Muchos emprendedores comienzan vendiendo desde casa, a través de redes sociales, marketplaces o recomendaciones de boca en boca.

El comercio electrónico en nuestro país sigue creciendo cada año, y cada vez más personas prefieren comprar productos que lleguen directamente a su casa. Enviar un paquete de manera eficiente y segura es una tarea fundamental en el mundo empresarial. Este artículo te guiará paso a paso para asegurarte de que cada paquete enviado desde tu empresa llegue a su destino correctamente.

Si estás iniciando con una tienda en línea, un aspecto clave son los envíos por paquetería. Hay muchos aspectos a tomar en cuenta: desde la preparación correcta de los productos para que lleguen en buen estado, hasta la selección del mejor proveedor.

Un envío eficiente y bien preparado no solo evita incidencias, también refuerza la imagen profesional de tu e-commerce.

Paso a Paso: Cómo Realizar Envíos para tu Negocio

Coordinar los envíos de tu pequeña empresa es solo una parte del proceso. Si aún no sabes cómo enviar un paquete, continúa leyendo esta guía para que sepas cómo hacer envíos por paquetería y qué tipos de servicios de envíos existen para tu ecommerce.

1. Evaluación del Tipo de Envío y Selección del Transportista

Lo primero que tienes que hacer es valorar qué tipo de envío quieres realizar. Por ejemplo: ¿quieres hacer envíos al extranjero o solo en España? ¿Quieres que el mensajero recoja el paquete en casa? Si eres un comercio electrónico y, por tanto, tienes un alto volumen de envíos, puedes contactar por teléfono con distintas empresas de mensajería para negociar tarifas ventajosas.

El primer punto para los envíos es estudiar cuáles son las empresas que te dan buenas condiciones, cuáles están más asentadas en el mercado y apostar por el sistema de mensajería que ofrezca garantías y que sea de fiar. Una vez que elijas la empresa de mensajería o el servicio de envíos que más se ajuste a tus necesidades, te recomendamos que dediques unos minutos a comprobar otros detalles importantes, como las limitaciones y las mercancías prohibidas.

Depender de terceros para cumplir con tus fechas de entrega puede ser estresante. Para evitar quedar mal con tus clientes, al momento de elegir una empresa de paquetería investiga su reputación y sus tiempos de entrega. Otros factores importantes a considerar son su cobertura, las tarifas y las opciones de rastreo, sobre todo si los productos son de alto valor. Además, es importante tener en cuenta cuáles son las políticas de la empresa en caso de que el paquete se pueda extraviar.

Tipos de Paquetería

Si tu objetivo es hacer envíos de mercancía con frecuencia, es conveniente que conozcas los tipos de paquetería que existen. Además, en los últimos años han surgido servicios de envíos online, como Packlink, que permiten tramitarlo todo para enviar un paquete directamente desde una página web y contratar al transportista que más te convenga.

2. Preparación y Embalaje del Producto

Para embalar el paquete que quieres enviar, hay que ser muy cuidadosos y hacer una buena elección de los materiales a utilizar. Si tienes un comercio electrónico, te aconsejamos también que prestes atención a la estética de tu paquete. Utilizar embalajes con tu imagen corporativa o de bajo impacto medioambiental es muy útil para que los clientes tengan un mejor recuerdo de ti.

Ya identificaste qué vas a enviar, a dónde va y qué empaquetado usar. Selecciona el tipo de empaque (en contacto directo con el producto) y embalaje (material externo para transporte) correcto para que el producto llegue en perfectas condiciones hasta las manos del cliente final. No es lo mismo enviar algo muy pequeño, como un juego de pendientes, que enviar algo muy grande y pesado, como podría ser por ejemplo una mesa. Independientemente de si el contenido a enviar se trata de un objeto delicado o no, siempre es recomendable protegerlo para evitar posibles deterioros en su transporte.

Aunque tu producto o artículo vaya con caja, siempre es preferible introducirlo en otra caja de cartón adicional, de mayor tamaño y con mayor robustez para una protección mayor. Los suministros de empaquetado, como bolitas y sobres con burbuja, pueden ayudar a que tu envío llegue sin daños. Empaquetar eficientemente tus envíos también mantiene tu producto seguro durante el trayecto.

Utiliza una buena cinta adhesiva teniendo en cuenta el material del embalaje, el peso del paquete y la duración del viaje. Cierra y sella correctamente. Asegúrate de utilizar cinta adhesiva de buena calidad y precintar todas las aperturas del paquete para evitar manipulaciones.

Toma en cuenta que el costo de envío en las empresas de paquetería es por peso volumétrico, es decir, el espacio que el embalaje ocupa dentro del medio de transporte. En ocasiones un producto pequeño necesita, por sus características, un empaque grande para estar protegido. En este caso se pagará más por él que un producto con el mismo peso pero en un empaque pequeño. Por último, recuerda escoger el tamaño de la caja o el sobre que mejor se adapte al contenido. No uses cajas excesivamente grandes si no es necesario.

Tipos de Sobres para Envíos

En la actualidad podemos distinguir entre dos grandes grupos de sobres para envíos: los sobres de mensajería y los sobres de documentación. Los sobres desechables son el envoltorio perfecto para realizar envíos de documentación de una manera rápida, segura y cómoda.

• Sobres de Mensajería: Son desechables, fabricados en polietileno coextruido y cuentan con una solapa adhesiva de encolado permanente para un perfecto sellado. Disponibles con el exterior en blanco y el interior en negro, estos sobres de mensajería ofrecen una gran opacidad para no revelar información sobre el contenido.
• Sobres de Documentación: Fabricados en papel, silicona y polipropileno, este tipo de sobre es la opción perfecta para enviar documentación de una forma completamente segura con la que poder realizar envíos nacionales e internacionales con total tranquilidad. Además, destaca por su buena fijación en el cierre y una buena transparencia.

3. Etiquetado y Documentación Necesaria

Los métodos para indicar la dirección en el paquete son diferentes según la empresa de mensajería que elijas. Por ejemplo, a veces hace falta imprimir una etiqueta que te proporciona el propio transportista. Deberás señalar también quién es el remitente y cuáles son sus datos de contacto. Un buen consejo es confirmar siempre la dirección con tu cliente antes de enviar el paquete. Un consejo: no tengas prisa en rellenar la dirección.

Incluir etiquetas con información completa ayudará a que el producto llegue a tiempo y en las mejores condiciones. Las etiquetas contienen información esencial como el número de seguimiento, el destino, el remitente, indicaciones sobre el manejo adecuado y otros datos que permiten cumplir con las regulaciones legales, sobre todo en envíos internacionales. Etiqueta con precisión. Imprime etiquetas legibles y colócalas bien visibles.

Si el paquete va a llegar a un bloque de pisos, hay que indicar la escalera, el portal o el piso en el que hay que entregarlo para que el repartidor no tenga ninguna dificultad. Si envías un paquete a una empresa, es de mucha ayuda incluir el nombre de una persona o el departamento al que quieres que llegue el paquete.

Para envíos internacionales, la documentación aduanera debe estar completa y adherida al paquete de manera visible y segura. Estos documentos deberán presentarse a la administración en el momento del despacho aduanero o en cualquier control no programado de las autoridades aduaneras. La gestión de los documentos aduaneros es otro de los procesos y requisitos que necesitarás tener para tu envío internacional.

Mercancías Prohibidas y Restricciones

Por lo general, no hay ningún tipo de problema a la hora de enviar objetos personales, documentos o alimentos. Una vez que elijas la empresa de mensajería o el servicio de envíos que más se ajuste a tus necesidades, te recomendamos que dediques unos minutos a comprobar otros detalles importantes, como las limitaciones y las mercancías prohibidas.

Además, si vas a hacer envíos al extranjero, es importante que compruebes que el contenido del paquete no esté sujeto a las restricciones IATA y que la entrada del producto esté permitida en el país de destino. Independientemente de su origen o destino, algunas mercancías están sometidas a restricciones de circulación por su carácter sensible.

Para ayudarte hemos elaborado un listado de los objetos que no están permitidos, independientemente del destino de tu envío:

• Baterías de ión o litio: instaladas en un equipo (ONU 3481) según la instrucción de embalaje 967.
• Baterías de metal litio: instaladas en un equipo (ONU 3091) según la instrucción de embalaje 970.

4. Selección del Servicio de Envío y Costos

Ya sea que estés empezando a vender productos o aumentando tus ventas, crear una estrategia de envíos para tu negocio es esencial. Hay varios factores que debes considerar al planear una estrategia de envíos inteligente para tu método.

Explora recursos según lo que envías, el destino, los costos de envío, la velocidad que necesitas y la frecuencia de los envíos. Tú y tus clientes quieren un equilibrio entre costos de envío y velocidad de entrega cuando se trata del envío de paquetes. Por lo general, cuanto más lejos deba ir tu envío, más pagarás por enviarlo.

Una vez que decidas con cuál empresa vas a trabajar para hacer envíos, es momento de conocer el tiempo de entrega que deseas pagar para tu ecommerce.

Tipos de Envíos

• Envíos estándar: Servicio de entrega con tiempos de entrega regulares, ideal para envíos no urgentes. Es el servicio postal que opera en el país y hoy cuenta con envíos de mercancías a precios accesibles. Los tiempos de entrega pueden ser largos.
• Envío exprés: Servicio de entrega rápida, generalmente en uno o dos días hábiles. Para envíos urgentes o delicados, puede ser preferible un servicio exprés o especializado.
• Envío internacional: Para entrega fuera del país. Hacer envíos de paquetes o sobres es más común que nunca debido al auge de las ventas online. Si hacer crecer tu negocio globalmente forma parte de tu estrategia, necesitas considerar tarifas internacionales de envío, horarios y documentos.

Si vas a enviar sobres o paquetes dentro del país, tienes varias opciones de entrega nacional. Si vas a enviar sobres o paquetes a otro país, elige entre estas opciones de entrega internacional.

Opciones de Recolección y Entrega

El proceso de envío de cada paquetería tiene su propio proceso de envío. Al asociarte con alguna de estas compañías investiga qué información se necesita para que puedan transportar tus paquetes, si debes llevarlos a sucursal o la empresa se encarga de recogerlos. No es necesario estar pendiente de la hora a la que el mensajero pasará por casa y arriesgarse a un intento de entrega fallido. Con esta modalidad, el paquete se quedará a buen recaudo esperando en el punto de entrega seleccionado, cerca de su domicilio, para que pueda pasar a recogerlo en el momento en que mejor le venga.

Si tu negocio apenas comienza, podrías dejar paquetes en una ubicación minorista. Elige entre miles de ubicaciones, se incluyen las oficinas de los transportistas, y algunas tiendas de abarrotes. Algunas incluso están abiertas las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Otra opción disponible las 24 horas es un buzón de paquetería. Puedes dejar tu envío exprés o terrestre.

A medida que aumentan tus ventas, también lo harán el volumen y la frecuencia de tus envíos. Será en ese entonces cuando tendrá sentido programar una recolección única, automática o recurrente. Si tienes que recoger algunos paquetes, programa una recolección única en línea. Si realizas envíos con regularidad, pero no todos los días, programar recolecciones automáticas puede ser tu mejor opción. Si necesitas que recojan paquetes con frecuencia, programa recolecciones recurrentes.

Envíos de Carga

Si vas a enviar algo que pesa más de 68 kg, considera los servicios de carga aérea o de carga consolidada (LTL). El transporte de carga para pequeñas empresas es mucho más que elegir un servicio. La carga se puede transportar en todo, desde una carretilla elevadora hasta un camión, por lo que el empaquetado correcto es importante. Usa una guía de empaquetado de carga para ayudar a asegurar tu envío. Si envías una carga LTL o exprés, revisa las opciones de cajas con tarifa fija y gran durabilidad.

5. Gestión Post-Envío y Servicio al Cliente

Fortalece tu negocio y a tus clientes con herramientas de seguimiento y entrega. Al permitir que tus clientes gestionen sus propias experiencias de entrega, sabrán dónde están sus envíos en cada paso del camino.

Rastreo y Notificaciones

Puedes ver los rangos de entrega estimada para mantener al tanto a tus clientes. Los clientes pueden rastrear paquetes, recibir notificaciones, solicitar redirigir paquetes, pedir una retención por vacaciones y mucho más. Uno de los grandes beneficios es recibir notificaciones proactivas con prueba fotográfica de la entrega. Brinda tranquilidad al mostrar a los clientes que sus paquetes han llegado.

Puedes rastrear hasta 20,000 envíos. Dirigir tu propio negocio no deja mucho tiempo para estar quieto. Pero es fácil gestionar envíos y rastrearlos sobre la marcha con aplicaciones móviles. Tú y tus clientes pueden rastrear paquetes, crear etiquetas de envío, firmar virtualmente por envíos y mucho más.

Gestión de Devoluciones

Sin importar qué tan bueno sea tu producto, las devoluciones son parte de hacer negocios. Una de las maneras más fáciles para que los clientes regresen es ofreciéndoles soluciones flexibles. También es una buena idea dar a los clientes diferentes opciones de etiquetas de devolución. Algunos clientes tienen impresora en casa y no les importa imprimir una etiqueta. Otros prefieren que les envíes un código QR que puedan llevar a una oficina para imprimir. Incluso si tu cliente no tiene una caja, hay una forma de hacer que la devolución sea fácil. Te ayudarán a brindar soporte a tus clientes durante todo el proceso de devoluciones.

Envíos Sostenibles

Hacer que tu estrategia de envíos para pequeñas empresas sea más sostenible es un beneficio para el medioambiente, para ti y para tus clientes. Los embalajes reutilizables protegen tu producto, usando solo los materiales necesarios. También facilita las devoluciones. Además, este también es un tipo de envío mucho más sostenible, ya que reduce sustancialmente el número de desplazamientos que las mensajerías deben hacer, por lo que también es un bonito guiño para el planeta.

Puedes usar herramientas de sostenibilidad para hacer seguimiento de tus emisiones cuando haces envíos. Luego, usa esa información para tomar decisiones de envío más sostenibles.

Enviar un paquete se ha vuelto mucho más fácil. Un buen consejo es confirmar siempre la dirección con tu cliente antes de enviar el paquete. Si tienes un negocio online, sabes que el éxito no termina cuando el cliente hace clic en “comprar”. La experiencia de compra también depende de que el pedido llegue en perfectas condiciones y dentro del plazo establecido.

No se trata de trámites complicados ni procesos difíciles. Hacer un envío por paquetería por primera vez es un paso gigante. Si tienes pensado realizar envíos nacionales o internacionales, recuerda prestar atención no solo en la compañía de mensajería y el precio de los gastos de envío, es imprescindible proteger bien el producto con el material adecuado para garantizar que el producto se ha enviado correctamente y ha sido recibido en las mejores condiciones.