Guía Completa para Digitalizar tu Negocio Paso a Paso

En un mercado cada vez más competitivo, digitalizar una empresa permite optimizar procesos, mejorar la experiencia del cliente y tomar decisiones más inteligentes basadas en datos, lo que hace que se pueda destacar. Las nuevas tecnologías han cambiado drásticamente la manera en que nos comunicamos, nos informamos y consumimos. La digitalización de procesos juega un papel muy importante en este camino. Aquellas empresas que no se adapten al cambio, no podrán sobrevivir. La razón es simple: las organizaciones digitales llegaron para quedarse. Lo que en su momento fue opcional ahora, y a raíz de la pandemia, se convirtió en una necesidad que obliga a realizar cambios importantes.

Digitalizar tu empresa es un reto muy emocionante, aunque sabemos que no es una tarea fácil. Pese a ello, las empresas españolas son conscientes de que los clientes son cada vez más digitales y que la forma de llegar hasta ellos es a través de la tecnología. En este artículo, te mostraremos cómo dar los primeros pasos hacia la digitalización de tu empresa, con ejemplos, herramientas recomendadas y consejos prácticos.

¿Qué es la Digitalización Empresarial?

Digitalizar una empresa significa integrar tecnologías digitales en los procesos de tu negocio para hacerlos más eficientes, ágiles y orientados a los datos. Pero no se trata solo de “pasar todo a la nube” o dejar de usar papel. La digitalización es el proceso de reinventar una organización utilizando tecnologías emergentes. Consiste en implementar herramientas modernas para mejorar y acelerar procesos, pero también en transformar la cultura empresarial para mejorar los resultados. Digitalizar no es lo mismo que informatizar. Mientras que informatizar implica simplemente incorporar computadoras o sistemas, la digitalización busca automatizar, conectar y optimizar.

En términos generales, la digitalización de las empresas es el proceso de convertir o adaptar las funciones y operaciones del mundo analógico al entorno digital. Por ejemplo, si las cuentas de un negocio se registran en grandes libros de papel y se guardan en archivadores, con la transformación digital, dicha contabilidad se puede hacer en un ordenador. Es posible que, cuando piensas en digitalizar tu negocio, lo primero que te venga a la cabeza sea crear una página web. Sin embargo, eso es solo una parte de una digitalización mayor. Para que una empresa se considere digitalizada debe transformar, siempre que sea posible, aspectos relacionados con su modelo de negocio: cadena de producción, gestión administrativa, consumo o pagos, entre otros.

Pero más allá del programa o herramienta que utilices, digitalizar implica además repensar los procesos y la cultura de la empresa. Requiere que todo el equipo entienda por qué se hacen los cambios y cómo van a mejorar el trabajo diario. La digitalización empresarial es un proceso de transformación digital del modelo de negocio. En esta transición se implementan herramientas digitales y recursos tecnológicos para optimizar los procesos y las relaciones con los agentes a nivel interno y externo. En palabras más sencillas, podríamos decir que la digitalización es el proceso de convertir los medios analógicos en medios digitales. Pero se trata de una transformación global. Es decir, que no basta con comprar unos ordenadores de última generación o un software recién salido del horno del estudio más puntero, sino que la digitalización implica una reforma estructural profunda e integral que abarca cada pequeño aspecto de la compañía y un cambio de mentalidad radical. Básicamente, se trata de redefinir el modelo de negocio y de adoptar los avances tecnológicos. El objetivo es mejorar la productividad, aumentar la satisfacción de clientes y trabajadores, optimizar los recursos y buscar nuevas oportunidades de negocio.

¿Por qué Digitalizar tu Empresa?

Digitalizar una empresa no es una opción, sino que no adentrarse en las nuevas tecnologías supone quedarse obsoletas y dejar de ser competitivas. Las necesidades de los consumidores cambian constantemente, y dado que estos sí se adaptan a las tendencias, buscan empresas que puedan satisfacer sus deseos y necesidades. La digitalización de la empresa ha dejado de ser una opción para convertirse en una imperiosa necesidad. Y precisamente esta consideración de necesidad hace que la digitalización se configure como una adaptación imprescindible a las nuevas características del mercado. Es más, la llegada de la pandemia del coronavirus aceleró esta transición para que gran parte de los equipos pudieran trabajar a distancia sin estar presente en la oficina, de forma que las compañías siguieran desarrollando sus funciones. Por lo tanto, la digitalización es necesaria para no quedarse atrás.

La digitalización empresarial sirve para mejorar los siguientes aspectos de un negocio:

• Aumentar la productividad.
• Aumentar el volumen de negocio y fomentar la escalabilidad de un proyecto.
• Mejorar la satisfacción de los clientes.
• Atraer y retener talento profesional.
• Ofrecer productos y servicios personalizados.
• Adaptar la empresa a una actualidad en constante evolución y a los cambios del mercado.
• Simplificar y agilizar los procesos, las operaciones y las transacciones.
• Ahorrar costes.
• Detectar nichos de mercado.
• Ofrecer nuevas formas de consumo.
• Facilitar la respuesta rápida a los problemas.
• Mejorar la seguridad a nivel interno.
• Facilitar las tareas de los empleados y simplificar la gestión de equipos.
• Permitir el trabajo deslocalizado.

Además, muchas soluciones digitales son hoy accesibles, escalables y adaptables, incluso para pequeñas empresas. La digitalización empresarial no solo es cosa de las grandes compañías. Incluso el más pequeño de los autónomos puede optimizar procesos y ser más eficiente.

Guía para Digitalizar tu Empresa Paso a Paso

Digitalizar tu empresa es un proceso integral que consiste en la adopción de soluciones tecnológicas que transforman tanto la operación como la cultura organizacional. Se centran en ofrecer un mayor valor a los clientes, pero también en abrir nuevas oportunidades de negocio. No se trata de tecnología por la tecnología. Se trata de resolver problemas concretos: información que se pierde, tiempo que se desperdicia en tareas repetitivas, errores que se cometen porque el proceso depende de la memoria de alguien. No todo se puede digitalizar a la vez ni tiene el mismo retorno.

1. Análisis del contexto y situación actual de la empresa

Antes de digitalizar nada, hay que entender qué procesos existen en el negocio, cómo se hacen actualmente y dónde están los problemas más grandes. Este paso se suele saltar y es el que más importa. Preguntas útiles en este paso: ¿Qué tareas se repiten cada semana? ¿Dónde se pierden más horas? ¿Qué errores ocurren con más frecuencia? El punto de partida es realizar un análisis exhaustivo de la situación actual de la empresa. Habrá que ver qué acciones o procesos ya están digitalizados y cuáles necesitan serlo.

Antes de trazar cualquier plan, necesitas conocer a fondo la situación actual de tu empresa y su mercado. Un buen punto de partida es detectar oportunidades, analizar la competencia y la ventaja competitiva que se desee alcanzar. También es importante analizar si tus equipos están preparados para el cambio: ¿hay resistencia?, ¿hay competencias digitales básicas?

2. Reorientación del modelo de negocio y definición de objetivos

Ahora que tenemos clara nuestra situación y la meta a la que queremos llegar, es el momento de cambiar el chip. La digitalización de una empresa requiere un cambio de mentalidad desde las bases, empezando por los directivos y luego los empleados. Es decir, que digitalizar la empresa supone aplicar una metamorfosis integral. Definir el para qué es clave. Digitalizar por moda o presión externa no es sostenible.

3. Investigación de tecnologías y creación de un plan de transformación

El siguiente paso es establecer qué necesitamos para llegar a donde queremos llegar. Aquí es importante empezar por investigar las tecnologías que podemos implementar en el negocio e involucrar a todo el equipo para que aporte ideas y propuestas. Con el diagnóstico y los objetivos definidos, es momento de trazar un plan realista y ejecutable. Este plan debe definir los recursos digitales a implementar, cómo se van a utilizar y cuál será el proceso de inmersión en la compañía.

4. Selección de herramientas digitales adecuadas

Existen miles de plataformas, pero no todas se adaptan a tu modelo de negocio. La tecnología tiene que estar al servicio de tu negocio, no al revés. Para cada proceso priorizado, hay que decidir si existe una herramienta estándar del mercado que encaje bien o si tiene más sentido un desarrollo a medida. Los procesos muy estándar suelen cubrirse bien con herramientas genéricas.

5. Implementación de una estrategia de marketing digital

Pasar del formato físico al virtual con éxito requiere desarrollar una estrategia integral de marketing digital. El digital manager debe desarrollar una estrategia que será la que defina con claridad cuáles son los objetivos que se desean alcanzar, pero también los canales a usar en la digitalización. En este plan de marketing deberás planificar los pasos que necesitas realizar para llegar a los objetivos definidos. Conlleva aspectos desde la creación y difusión de contenidos a través de páginas web y redes sociales, gestión del blog, campañas de correo electrónico, etc. La estrategia debe incluir cómo se va a gestionar la experiencia del usuario (UX) en cada proceso y canal. Además, hay que seleccionar los canales sociales adecuados para alcanzar al público objetivo.

6. Adopción de un CRM

Para digitalizar una empresa necesitas un CRM. Disponer de un CRM permite a las pymes obtener y almacenar toda la información en una misma plataforma. Centraliza toda la información de los clientes en una misma base de datos, posibilitando la segmentación de clientes y facilitando una mayor personalización de las acciones. Además, permiten tener acceso a estadísticas y resultados de las campañas. Un CRM o Customer Relationship Management -es decir, gestión de las relaciones con el cliente- es un software que viene a ser una base de datos que recoge toda la información de nuestros clientes en una plataforma. Con este programa tendremos un control total de las relaciones con los clientes, incluyendo el marketing, la atención al cliente, la gestión comercial y el servicio posventa. Además, nos permite consultar estadísticas y resultados para personalizar estrategias y desarrollar planes para conseguir nuevos clientes.

7. Optimización para dispositivos móviles

En los últimos años la adopción de smartphones ha dado un vuelco espectacular. De hecho, según datos de IAB Spain, casi el 70% del tiempo que navegamos por internet lo hacemos desde dispositivos móviles. Por eso la experiencia de usuario debe diseñarse en torno al móvil para posteriormente adaptarlo a ordenadores. De esta manera tan novedosa, se puede evitar que el usuario que llega a una web a través del móvil, no logra visualizarla correctamente, es probable que abandone la página aumentando la tasa de rebote.

8. Automatización de tareas

Las herramientas encargadas de automatizar procesos se han convertido en un fiel aliado de las empresas. Son capaces de desarrollar un desempeño profesional y un rendimiento laboral que marca las diferencias y reduce considerablemente los tiempos de ejecución. Gracias a ellas, se puede poner el foco en temas importantes, realizar tareas que tienen una importancia vital en la empresa, siempre con el apoyo de la inteligencia artificial. En este sentido un ejemplo claro es la atención al cliente por medio de chatbots. El error más habitual en proyectos de digitalización es intentar cambiar todo a la vez. El enfoque correcto es implementar un proceso a la vez, asegurarse de que funciona bien y está adoptado por el equipo, y luego pasar al siguiente. Al principio, tus empleados se verán impactados por el cambio. Tendrán que adquirir competencias tecnológicas, adaptarse a la nueva forma de trabajar y aprender a usar las nuevas herramientas. Si has creado un clima de confianza, tu equipo debería ser capaz de colaborar y apoyarse mutuamente durante el proceso.

9. Incorporación y formación de nuevos perfiles profesionales

Nuevos tiempos requieren de nuevos especialistas. Este nuevo escenario en el entorno digital ha despertado la necesidad de incorporar áreas y profesionales que puedan impulsar ciertos aspectos. Por ejemplo, un analista de datos, un experto en ciberseguridad, un profesional del marketing digital o de comercio electrónico, un desarrollador, etc. La digitalización implica adquirir nuevas habilidades y formas de trabajar, de ahí que estén surgiendo nuevas profesiones digitales. Hay que asegurarse de que todos los empleados comprenden las nuevas tecnologías y procesos que se implementarán. Por ejemplo, se pueden organizar sesiones de formación y talleres para que el equipo esté preparado para adaptarse a los cambios y utilizar eficientemente las nuevas herramientas. Una de las razones por las que fracasan los procesos de transformación digital es por falta de formación. Organiza capacitaciones internas o pide a los proveedores que te den tutoriales.

10. Medición y análisis de resultados

Una vez implementada una mejora, hay que medir si está funcionando: ¿Se ha reducido el tiempo dedicado al proceso? ¿Han disminuido los errores? ¿El equipo lo usa con naturalidad? Una de las grandes ventajas de lo digital es la posibilidad de medir. Usa los datos para entender qué está funcionando, dónde hay cuellos de botella nuevos, qué procesos podrían automatizarse más. Puedes hacer reuniones mensuales para revisar estos datos con tu equipo. El último paso para digitalizar una empresa es implementar las soluciones digitales planificadas. Pero ahí no acaba todo, ya que hay que monitorizar continuamente el progreso y hacer ajustes según sea necesario. Utiliza métricas y KPIs para evaluar el rendimiento y la efectividad del proceso de digitalización.

Ventajas de Digitalizar un Negocio

Independientemente del contexto actual y del instinto de supervivencia que se ha instalado en diferentes sectores, propiciar la digitalización de un negocio conlleva algunos beneficios que solo se pueden obtener después de poner la velocidad de crucero en la digitalización.

A continuación, se presenta una tabla resumen de las ventajas clave de la digitalización empresarial:

Ejemplos de Digitalización en Diferentes Sectores

La digitalización empresarial no solo es cosa de las grandes compañías. Incluso el más pequeño de los autónomos puede optimizar procesos y ser más eficiente.

• En la hostelería más tradicional, la digitalización permite aceptar pedidos de autoservicio, recibir pedidos online o modificar la carta más cómodamente.
• En las peluquerías, puede sustituir la agenda de papel por una virtual que se sincronice con el calendario y permita a los clientes reservar una cita online.

Un ejemplo destacado es el de LEGO. Al entrar en su página web, antes de pasar por la tienda, nos da la opción de entrar a la sección de ecommerce o acceder a la zona de juegos. Esto, sumado a su programa de socios y a su plataforma de crowdsourcing (LEGO Ideas), ha conseguido mejorar la fidelización de los clientes y fomentar su participación.

Otro ejemplo lo encontramos en Sea2See, una empresa que convierte los desechos del plástico marino en gafas y relojes. Gracias al software de Holded, pueden controlar la facturación, emitir facturas personalizadas en segundos, conectar con los representantes y gestionar el stock.

Este mismo programa ha ayudado también a la gestoría MANPAT a dar el salto de un modelo de negocio tradicional a uno completamente digital. La eficacia en la gestión, la agilización de las tareas administrativas y la interfaz sencilla permite a sus gestores ahorrar mucho tiempo.

Herramientas para Digitalizar tu Empresa

Existen un sinfín de herramientas gratuitas que pueden ayudarte a organizar tu empresa de forma digital sin recurrir a grandes inversiones en servidores o aplicaciones. Aquí te presentamos algunas de ellas:

• Herramientas de gestión de proyectos y tareas: Para organizar correctamente las tareas que tenemos que cumplir optimizando nuestros esfuerzos y recursos teniendo siempre en mente el deadline. Una herramienta online gratuita (aunque también ofrece un servicio Premium) te permitirá organizar y planificar todas las tareas, tanto individuales como en equipo.
• Aplicaciones de ofimática en la nube: El gran valor de estas herramientas es que nos ofrecen aplicaciones de ofimática en la nube (procesador de texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc.) a los que puedes acceder desde tu navegador.
• Gestión de gastos y recibos: Durante los viajes de negocio suelen guardarse los recibos para justificar tus gastos. Esta tarea puede automatizarse y digitalizarse gracias a esta herramienta en la nube con la que puedes escanear los recibos, apuntar el concepto y cuándo has ejecutado el gasto para poder elaborar el informe que harás llegar a tu empresa.
• Edición de imágenes y creación de infografías: Los consumidores de hoy en día buscan contenidos multimedia que llamen más su atención. Una herramienta de edición de imágenes tanto para redes sociales como para sitios web. Uno de los elementos más útiles a la hora de explicar diferentes conceptos a través de imágenes son las infografías.
• Gestión de redes sociales: Sacar el mayor provecho de la digitalización de tu empresa pasa por entrar en nuevas dimensiones en las que se mueven tus clientes reales y potenciales. Aquí cobran protagonismo las redes sociales, donde las empresas pueden conectar con los usuarios y recibir su feedback. Esta herramienta te servirá para crear una campaña como Social Media Manager.
• Reclutamiento 2.0 y RRHH: Otro de los departamentos que ha experimentado una notable transformación en los últimos años son los Recursos Humanos. Cada vez se encuentran más digitalizados, especialmente en lo que a contratación se refiere. Se han dejado de utilizar anuncios físicos y otros canales tradicionales para pasar a su versión 2.0 dando paso a herramientas tecnológicas que agilizan el proceso. Es muy útil crear Apps para el reclutamiento 2.0 desde donde mostrar las vacantes y gestionar el proceso de selección, además de dar a conocer información corporativa y añadir más valor con estrategias de geolocalización.
• Edición de vídeo: Cada vez es más evidente la importancia que están adquiriendo los vídeos a través de Internet. Muchas empresas tratan de promocionarse y atraer talento mostrando una imagen general que deje ver la cultura de la organización, el ambiente de trabajo, los beneficios de trabajar para esa marca, etc. Lightworks es un editor de vídeo profesional gratuito que ha sido premiado en varias ocasiones.

El Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025

Por suerte, las pequeñas y medianas empresas ahora pueden beneficiarse del Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025, un programa de ayudas creado por el Ministerio de Asuntos Económicos. Esta iniciativa forma parte del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia y de la agenda España Digital 2025. Está financiado por la Unión Europea y cuenta con un presupuesto de 3.067 millones de euros procedentes de los fondos Next Generation de la UE. A través de estas ayudas dirigidas a pymes, microempresas y autónomos, el Gobierno de España pretende posicionarse como uno de los principales motores de la transformación digital en Europa. Además, el programa también representa beneficios para el Estado, pues, al mismo tiempo que se fomenta la creación de nuevas empresas, va a haber un mayor control sobre la fiscalidad y la morosidad empresarial. El objetivo es ayudar a las pequeñas empresas a digitalizarse, mejorar el emprendimiento digital y establecer sistemas de ciberseguridad, entre otras cosas. Las ayudas económicas se irán lanzando en diferentes partidas hasta 2025, aunque la primera de ellas ya está disponible. Se trata del Kit Digital, una ayuda dotada con 500 millones de euros destinada a empresas de hasta 49 trabajadores. Holded es uno de los agentes digitalizadores que forman parte del programa Kit Digital.