Guía Completa para Contabilizar un Pase en Coworking y Optimizar la Gestión de Gastos

La flexibilidad y la eficiencia son clave para el éxito empresarial en la actualidad. Por ello, cada vez más empresas eligen los servicios de espacios flexibles como los coworkings para sus oficinas o salas de reuniones, evitando así los largos periodos de contratación de las oficinas convencionales.

Sin embargo, para aprovechar al máximo sus ventajas, es necesario contar con una gestión financiera efectiva. En este artículo, te explicaremos cómo contabilizar el alquiler de un pase en un coworking, así como otros gastos relacionados, y las mejores prácticas para mantener un control preciso de estos elementos en tu presupuesto.

¿Qué es un Coworking y Cómo se Contabiliza?

Un coworking es un lugar de trabajo de uso común, un espacio abierto donde diferentes profesionales comparten gastos por un módico precio. Ofrecen mesas, teléfono, wifi, aire acondicionado y otros servicios. Contablemente, el alquiler de un espacio de coworking se entiende como un arrendamiento.

Categorización Precisa de Gastos

El alquiler de un espacio de coworking puede considerarse un gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades (para empresas) o en el IRPF (para autónomos), siempre y cuando se utilice exclusivamente con fines comerciales. Es fundamental mantener una clara separación entre el uso personal y comercial para garantizar la elegibilidad de esta deducción.

La cuenta 621 en el plan contable se destina a los arrendamientos y, por lo tanto, es la categoría contable clave para registrar los gastos relacionados con el alquiler de salas de reuniones y coworking.

Documentación Justificativa

Asegúrate de mantener un registro detallado de todas las transacciones relacionadas con el alquiler de la sala de reuniones o el pase de coworking. Esto incluye facturas, recibos y cualquier otro documento que respalde el gasto. Conserva todos los comprobantes de pago y contratos de alquiler asociados.

Gastos Deducibles en Hacienda

Comprender cuáles son los gastos deducibles es esencial para maximizar los beneficios fiscales de tu empresa.

Alquiler de Salas de Reuniones

Las empresas que buscan espacios profesionales para llevar a cabo sus reuniones pueden deducir el gasto asociado al alquiler de salas de reuniones. Guarda una documentación exhaustiva que respalde estos pagos, incluyendo facturas detalladas y contratos de alquiler. Esta deducción puede ser clave para optimizar la carga tributaria de tu empresa.

Alquiler de Salas de Formación

Cuando se requiere un espacio especialmente diseñado para actividades formativas, el alquiler de salas de formación también puede considerarse como un gasto deducible en Hacienda. La capacitación y el desarrollo del personal son aspectos fundamentales para el crecimiento empresarial, y aprovechar las deducciones asociadas puede ser una estrategia financiera inteligente.

Alquiler de Coworking

El alquiler de espacios de coworking puede ser considerado un gasto deducible, siempre y cuando se utilice exclusivamente con fines comerciales.

Domicilio Fiscal y Social

Muchos coworkings ofrecen la posibilidad de utilizar su dirección como domicilio fiscal y social de la empresa. Si bien esto no es un gasto en sí mismo, facilita la gestión fiscal y la domiciliación de la empresa en una ubicación estratégica.

La Importancia del Tipo de Contrato: NIIF 16

El tipo de contrato que se escoja puede tener repercusiones significativas en diversos aspectos, desde la gestión financiera hasta la conformidad con normativas contables específicas.

¿Contiene Arrendamiento de Acuerdo con la NIIF 16?

La Norma Internacional de Información Financiera 16 (NIIF 16) ha introducido cambios sustanciales en la forma en que las empresas deben contabilizar los arrendamientos. Es muy importante determinar si un contrato contiene un arrendamiento bajo los términos de la NIIF 16, ya que esto puede tener implicaciones significativas en la presentación de estados financieros y en la evaluación del rendimiento financiero de la empresa.

Contabilización de Gastos de Viaje Profesionales

Los gastos de viaje profesionales son costes en los que incurre un trabajador al desplazarse para realizar sus tareas a un lugar diferente al de su centro de trabajo habitual. Si estos tienen que ver con el transporte, la comida o el hotel, hablamos de los gastos de viaje profesionales.

Estos gastos se consideran gastos externos y se contabilizan en el subgrupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).

Cuentas 627 y 629: Diferencias Clave

• Cuenta 627 ("Publicidad, propaganda y relaciones públicas"): Se utiliza para contabilizar aquellos gastos necesarios para lograr un fin comercial, como los gastos de representación (regalos de empresa o invitaciones a clientes).
• Cuenta 629 ("Otros servicios"): Es donde se anotan todos los gastos que no encajan en otra cuenta contable. Aquí se suelen recoger los gastos de viaje del personal de la empresa, incluyendo transporte (peajes y parkings), viáticos y alojamiento.

Cómo Incluir los Gastos de Viaje en la Nómina

Otra opción es incluir los gastos de viaje en la nómina de los empleados, siempre teniendo en cuenta que no forman parte del salario. Por eso, lo ideal es contabilizar los importes en una cuenta separada por empleado. Cuando las dietas se abonan en nómina, el apunte contable va a la cuenta 640.

Límites para Deducir Gastos de Viaje

Los límites para deducir el kilometraje exento de IRPF han subido a 0,26 euros por kilómetro. Los límites para el resto de los gastos de viaje son:

• Gastos de transporte y de alojamiento: No hay límites.
• Gastos de comida:
  • 58,34 euros en los viajes por España con pernocta.
  • 26,67 euros en los desplazamientos por España sin pernocta.
  • 91,35 euros en los traslados temporales fuera de España con pernocta.
  • 48,08 euros en los viajes fuera de España sin pernocta.

La Importancia de Registrar Correctamente y Justificar los Gastos

La correcta gestión contable de los gastos de viaje y coworking es fundamental para optimizar la contabilidad de la empresa y poder deducir los importes a los que se tiene derecho. Además, de la correcta gestión contable de los gastos de viaje depende que la empresa pueda deducir los importes a los que tiene derecho.

Todos los gastos de empresa deben anotarse en los libros contables, siguiendo la normativa contable vigente, y es necesario justificar que se han producido. De esta forma, es más fácil demostrar que los gastos están ligados a la actividad de la compañía.

Ventajas de la Digitalización y Automatización de Gastos

Contar con una solución de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales ofrece numerosas ventajas:

• Los gastos de empresa se mantienen al día, fundamental para afrontar procesos como una auditoría contable.
• La información está disponible en tiempo real, lo que ayuda a la toma de decisiones informadas.
• Se obtiene trazabilidad de los gastos, permitiendo analizar fácilmente las hojas de gastos por categorías, fecha, usuario o área.
• Se controla mucho mejor el flujo de efectivo.
• Facilita el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales.
• Se optimizan los recursos, liberando al equipo para tareas de mayor valor productivo.
• Los gastos innecesarios y los errores asociados a la gestión manual se minimizan, lo que supone un importante ahorro de dinero.
• El pago de los salarios en tiempo y forma contribuye a mejorar el ambiente laboral, el rendimiento y la lealtad del equipo.
• Todos los gastos deducibles quedan registrados, permitiendo beneficiarse de las ventajas fiscales.
• Se facilita la detección de fraudes y errores de registro.
• Posibilidad de integrar las soluciones de digitalización con el resto de sistemas de la empresa.

Importancia de Automatizar la Conciliación Bancaria

La conciliación bancaria es un proceso que permite comparar los movimientos de los apuntes contables con los movimientos bancarios. Al cotejar ambas informaciones, es posible detectar desajustes en la contabilidad. Esto ayuda a eliminar errores de registro y asientos que no se corresponden con los extractos bancarios.

Contabilizar Gastos sin Factura

Es importante comprender lo que es una factura y la necesidad de contar con ella para la deducción del IVA. En el caso de tener un ticket o factura simplificada, no podrás deducirte el IVA, ya que no se considera un documento legal para ello. Sin embargo, sí es posible computar el gasto en su totalidad (con el IVA agregado), siempre que el gasto esté debidamente justificado para la gestión de tu empresa.

Para contabilizar este tipo de gastos, lo recomendable es hacer un desglose en la cuenta 631.

Aunque es posible contabilizar tickets sin factura, esto puede conllevar ciertos riesgos y limitaciones en términos de control y transparencia financiera. Por lo tanto, se recomienda que se utilicen tickets sin factura únicamente en situaciones excepcionales y siempre que se adopten medidas adicionales para garantizar la trazabilidad y el cumplimiento normativo.

Sistemas de Pago en Coworking: Automatización y Beneficios

Un sistema de pago para un espacio de coworking es la posibilidad de pagar para reservar con una tarjeta bancaria o con cualquier otro método de pago. La mayoría de las personas buscan un espacio de coworking en línea y están dispuestas a pagar por la reserva si esta opción está disponible.

Beneficios de Aceptar Pagos en Línea

• Ahorro de tiempo y automatización de ganancias, ya que no se necesita realizar ningún esfuerzo para recibir el pago.
• El dinero es transferido de inmediato a la cuenta bancaria.
• Resuelve el problema de usuarios que reservan su estación de trabajo y nunca aparecen.
• Aumenta las ganancias, ya que los residentes pueden pagar con tarjeta cuando se queden sin créditos de salas de reuniones.
• No hay necesidad de un community manager para gestionar estos pagos.
• El sistema de pagos en línea puede ser usado para reservar un hot desk o fixed desk.

Tipos de Sistemas de Pago

Existen dos tipos principales de sistemas de pago:

1. Opciones de pago global: Presentadas por corporaciones reconocidas globalmente como Stripe, PayPal y MercadoPago.
   • Pros: Más fáciles de integrar con el software de coworking, proporcionan documentación extensa para desarrolladores, y los usuarios confían en sistemas conocidos.
   • Contras: Las tarifas suelen ser más altas y ofrecen un soporte ligeramente limitado a los métodos de pago locales.
2. Opciones de pago locales: Presentadas por empresas populares más pequeñas entre los emprendedores locales. Ejemplos: KakaoPay, Transbank, iPay.
   • Pros: Más baratos, aceptan más tipos de métodos de pago locales y proporcionan un mejor soporte para los idiomas locales, adaptando mejor las facturas y documentos financieros.
   • Contras: Más difíciles de integrar con la página web o software de coworking debido a las malas API, suelen soportar solo idiomas y métodos de pago locales (dificultad para clientes extranjeros), y las posibilidades de que el software de coworking soporte la integración son bajas.

¿Es Necesario un Sistema de Pago?

Aceptar pagos virtuales para un espacio de coworking es conveniente tanto para el proveedor como para los clientes. Permite que los residentes paguen facturas y reservas con tarjetas de débito y crédito, lo que significa menos procesos de pago largos y complicados y activa los pagos instantáneos.

Algunos clientes prefieren pagar luego con una factura. Una herramienta incorporada de facturas simples puede ahorrar tiempo y dinero al no necesitar la compra de un software de facturación individual o procesar la reserva de cada salón por separado. Los miembros reservan habitaciones y añaden un gasto a la factura del mes. Al final del mes, el administrador finaliza la factura y los miembros pueden pagar con tarjeta de crédito o por transferencia bancaria.

La decisión de integrar un sistema de pagos de coworking se reduce a los números. Calcula el costo de la oportunidad. Por ejemplo, si automatizas la reserva de una habitación, puedes ahorrar significativamente en costos de gestión.

Cómo Escoger el Mejor Sistema de Pago

Al escoger soluciones de software, el precio puede ser un factor decisivo. Sin embargo, el pago más barato no siempre significa que sea el mejor. Siempre se debe considerar el costo total de implementación. Si estás automatizando pagos de salas de reuniones o hot desks, una opción astuta es optar por un sistema de pagos que sea muy fácil de integrar y amigable para los desarrolladores. Si estás automatizando pagos de oficina, podría ser mejor optar por el más barato.

Es muy valioso conversar con una asesoría para determinar las necesidades específicas de información contable. La labor de los expertos en contabilidad no solo se limita a la presentación de declaraciones de impuestos, sino a proporcionar información contable relevante y oportuna que mejore la toma de decisiones en cualquier tipo de negocio.