Cómo calcular los costos para emprender y asegurar el éxito de tu negocio

Iniciar una empresa requiere tiempo, esfuerzo y, por supuesto, dinero. A menudo, el gasto inicial de una startup puede ser abrumador, especialmente para los nuevos emprendedores. Es importante calcular el gasto inicial de tu startup para que puedas planificar y presupuestar adecuadamente.

Crear una empresa va más allá de tener una idea de negocio y querer llevarla a la práctica. Antes de llamar a sus puertas es necesario saber cuánto necesitamos para que la idea se haga realidad. Elaborar el presupuesto inicial nos permitirá conocer este dato y decantarnos por una opción u otra de financiación.

¿Por qué es importante calcular el presupuesto inicial?

Calcular el presupuesto para iniciar un negocio es, a menudo, el primer gran desafío a la hora de emprender. No es una tarea fácil, pero es fundamental no saltársela para poder asegurar el buen funcionamiento de tu empresa y no tomar decisiones arbitrarias que puedan comprometer su viabilidad.

Manejar las finanzas de un emprendimiento es clave para garantizar su viabilidad y crecimiento. Calcular costos, planificar el presupuesto y administrar los recursos disponibles permite a los emprendedores optimizar su inversión, mejorar la rentabilidad y tomar decisiones estratégicas más inteligentes. Con un control adecuado de los gastos y un análisis claro de los precios, cualquier proyecto puede avanzar de manera sólida y sostenible.

Algunos de los beneficios de una estructura de costos bien establecida son:

• Describe los recursos que son necesarios y cuánto costará cada uno.
• Ayuda a saber cuánto se necesita invertir de forma inicial para cubrir los gastos.
• Maximiza la eficiencia.
• Permite prever meses lentos.
• Reduce la incertidumbre.
• Establece límites de gasto y de inversión.

La estimación de costes para emprendedores es la manera de averiguar hacia dónde vas y hasta dónde llegarás. Un presupuesto es el documento esencial para toda empresa que detalla cómo gastarás el dinero y en qué. Además, hacer estos cálculos iniciales te ayudará a saber si puedes financiar tu idea de negocio por ti mismo o si necesitarás recurrir a vías externas como inversores, crowdfunding o business angels.

¿Cómo calcular el presupuesto inicial de tu empresa?

La elaboración del presupuesto cuando te lanzas a emprender un negocio depende de múltiples factores, incluyendo el tipo de empresa, el sector en el que operarás y tu modelo de negocio. A continuación, se detallan los pasos clave:

1. Establece tus objetivos y necesidades

Antes de empezar a hacer cálculos, es importante que sepas qué necesidades específicas tiene tu startup y qué objetivos quieres lograr. ¿Cuáles son tus productos o servicios? ¿Qué necesidades satisfacen? ¿Cuál es tu público objetivo? ¿Cómo planeas llegar a ellos? ¿Dónde planeas establecer tu startup? ¿Cuáles son tus metas financieras a corto y largo plazo? Tener objetivos claros te ayudará a determinar qué gastos son esenciales y cuáles no lo son. Por ejemplo, si tu objetivo es ofrecer un servicio de atención al cliente excepcional, es posible que debas invertir más en contratar y capacitar a tu equipo de atención al cliente.

Para determinar los hitos más importantes para tu empresa, debes evaluar dónde te encuentras y dónde quieres estar. Algunos podrían ser sacar un producto beta, llevar a cabo un primer servicio u obtener un conocimiento sólido de tu mercado.

2. Haz una lista de gastos y costos

Una vez que hayas establecido tus objetivos y necesidades, es hora de hacer una lista detallada de los gastos y costos asociados con tu startup. Asegúrate de incluir todos los gastos que puedas anticipar, desde los costos de los productos y servicios hasta los gastos generales de la empresa, como el alquiler, los servicios públicos, los salarios, los impuestos y los costos legales. Es posible que debas investigar un poco para determinar los costos reales de cada gasto.

Tipos de gastos a considerar:

• Gastos de inicio: A la hora de poner en marcha una idea es necesario conocer y analizar el mercado en el que actuaremos. Debes fijar los gastos para realizar estudios e investigaciones de mercado, así como de tendencias en el sector para analizar a tu competencia más próxima. Aquí añadiremos otros gastos como viajes para contratar proveedores o para explicar nuestro negocio a futuros clientes, promoción y publicidad…
• Gastos de gestión y organización: En este apartado se incluyen todos aquellos gastos para inscribir a la empresa como sociedad limitada o cooperativa, todas aquellas licencias y permisos legales que requiera la apertura de un negocio de ese tipo, así como otras tareas administrativas en las que necesites ayuda externa: abogados, contables…
• Recursos Humanos y equipamiento: Una vez definido tu plan de negocio, es hora de saber cuántas personas son necesarias en tu equipo y sus respectivos sueldos. Un error muy común entre los emprendedores es intentar hacerse responsable de múltiples y diversas tareas. Aunque cuentes con poco capital es importante contratar, aunque sea puntualmente, los servicios de profesionales expertos. Además de los profesionales, tendrás que realizar un inventario de equipamiento para tu empresa: desde ordenadores hasta programas de software, así como el alquiler o compra del local y los servicios básicos: teléfono, luz, Internet…
• Gastos operativos: Nos referimos a todos aquellos gastos fijos o variables de la empresa. Dentro de los gastos fijos se englobaría el punto anterior: desde las remuneraciones a los empleados hasta todos los equipos técnicos necesarios para el funcionamiento de una empresa.

Es muy habitual empezar a gastar dinero a medida que nos vamos encontrando con partidas. “Desglosa las inversiones necesarias para poder abrir. Y no con cifras a mano alzada sino con presupuestos de cada partida y otro con el total”, explica el experto Carlos Ramos, director de Desarrollo de Negocio de Avalmadrid.

Costos fijos y variables: la base para calcular el precio

Con tus objetivos y necesidades en mente, puedes comenzar a hacer una lista detallada de los gastos y costos que puedas anticipar. Divídelos en costos fijos, es decir, los que pagarás de forma recurrente cada mes (como, por ejemplo, el alquiler de la oficina o los sueldos); y los costos variables, aquellos que varían en función de tu actividad.

Los costos variables son aquellos que dependen directamente del volumen de producción. Son aquellos costos que cambian durante un período específico y están asociados directamente a la actividad comercial, como el costo de la mercancía, envíos y pago de comisiones por ventas. Es importante notar que, a medida que aumenta el volumen de producción, el costo fijo unitario disminuye. Este fenómeno se conoce como economías de escala.

Cuando se emprende, se suele decir con demasiada osadía que nuestra obsesión debe ser la de tener el menor número posible de costes fijos para que no sean una carga excesiva para nuestras finanzas. Y eso es cierto, pero en su justa medida. “Hay empresas, como las industriales o aquellas que necesitan mucho personal, en las que los costes fijos son necesarios y muy elevados. Eso significa que tienes que vender suficiente como para poder cubrir esos costes fijos, y si no lo consigues, tendrás pérdidas”, aclara Carlos Ramos. También hay otras en las que la mayoría de sus costes son variables.

“Siempre -sostiene este experto-, se debe valorar el componente de riesgo: si emprendes en un negocio con más costes fijos, el riesgo es mayor. Si tienes más costes variables, el riesgo es menor. Riesgo y rentabilidad van en el mismo camino: a más riesgo más rentabilidad. Las empresas que tienen más costes fijos, una vez que los han cubierto, tendrán mayor rentabilidad. Esto es lo que se conoce como apalancarse operativamente. En el momento en el que llegan al punto muerto, es decir, que han cubierto todos sus costes fijos, serán más rentables.

El local y los recursos humanos son las dos principales partidas que más costes fijos generan en las empresas. El primero, porque si no tienes uno propio, tendrás que hacer frente a un alquiler periódico, así como a las fianzas que, en la mayoría de los casos, te pedirá el propietario del local. Y el local lleva aparejado otra serie de partidas, como los avales, que en muchos casos te exigen los propietarios de los locales. O el IVA de las inversiones, que tendrás que hacer, por ejemplo, con el acondicionamiento de dicho establecimiento. También los gastos relativos al mantenimiento del local: luz, agua, teléfono… Sin olvidar el sistema informático de gestión, que por mínimo que sea constará de un ordenador, un software, un TPV… Y si has decidido tirar la casa por la ventana: web, tienda online, aplicación móvil, etc.

Si necesitas tener empleados -otro de los costes fijos más caros-, no debes olvidar los relacionados con los sueldos y los seguros sociales. Tampoco los seguros de responsabilidad que, según tu actividad offline y/o online, deberás contratar. Súmale a esto los gastos de constitución de tu sociedad y los de gestoría, si decides contar con asesoramiento externo.

“El problema siempre está en los costes fijos, que son como losas. Pase lo que pase, vendas o no, los costes fijos suponen una salida importante de caja. Se suele decir que es mejor no tener costes fijos, pero si vendes lo suficiente como para cubrirlos, eso está muy bien, ya que, a partir de ahí, tendrás mayor beneficio. La cuestión de los costes fijos es que muchas empresas no los pueden cubrir y caen en pérdidas.

Si te ves obligado a tener costes fijos, por la naturaleza de tu negocio, intenta convertir algunos en costes variables. “Una vía para convertir fijos en variables es externalizar todo aquello que no forma parte de nuestro core business: gestión de recursos humanos, gestoría, tecnología, etc.”, subraya el experto Miguel Ángel Alé. Eso nos permite desahogar nuestra tesorería y descargarla de costes fijos. A lo mejor te sale más rentable alquilar, sólo cuando lo necesites, un puesto en un centro de coworking. ¿Necesitas tener stock y además un almacén? Igual puedes llegar a un acuerdo con tu proveedor para que te sirva sólo lo que vendas y/o alquilar un almacén por uso.

Costes ocultos y superfluos

Existe una serie de costes ocultos y superfluos que endeudan en exceso los proyectos. Los primeros son, generalmente, por desconocimiento, y los segundos son innecesarios.

• Costes ocultos: Según Montse Vega, directora del máster en gestión de costes y control de gestión de EOI, “la posibilidad de que tu stock se deprecie por antigüedad, por uso… y que te veas obligado a venderlo por debajo del precio o retirarlo es un coste oculto. O por ejemplo un cambio normativo que obligue a realizar una inversión inesperada, como la ley del tabaco. Otro podría ser, por ejemplo, la consecuencia de pedir más dinero del que necesitas, que se convierten en los intereses de un préstamos”. Alé añade otro: “La inflación. ¿Tienes en cuenta la inflación cuando prevés tus precios de venta? Muchas empresas no. La inflación está subiendo tus costes. ¿Puedes repercutir esa inflación en tus precios? ¿Tienes bien medida toda tu inflación (lo que te haya subido a ti tu coste de compra de materiales)?”
• Costes superfluos: Son todos aquellos gastos que no añaden valor a tu producto. “¿Puedes cargar en tu precio de venta un porcentaje de ese gasto? ¿Mi producto va a ser mejor? “Suele haber un exceso de gastos superfluos en proyectos que no tienen ingresos. Hay ejemplos bestiales de empresas que tienen gastos de consumo de servidores para tráfico web de 3.000 euros que podrían funcionar con 300 euros. O nos gusta tener la última y la mejor tecnología, que acabamos pagándola con deuda en la mayor parte de los casos. Eso suele ocurrir cuando parece que no duele gastar dinero. Lo único que permitiría tener barra libre de gastos es tener ingresos. Muchas empresas que disponen de cash flow no valoran el coste de oportunidad del dinero. Es decir, si me gasto 10.000 euros en cambiar el mobiliario de la oficina, posiblemente no obtenga ninguna rentabilidad frente a otra alternativa de inversión.

3. Calcula tus ingresos proyectados

Para calcular tu presupuesto inicial, es importante que también calcules tus ingresos proyectados. Para calcular tus ingresos, necesitas tener una comprensión clara de tu modelo de negocio y cómo planeas ganar dinero. Por ejemplo, si planeas vender productos, debes tener en cuenta el precio de venta y el número de productos que planeas vender. Por otro lado, también debes valorar todos los ingresos que esperas obtener. Para ello debes tener en cuenta tu modelo de negocio y cómo planeas obtener ingresos.

“Toma horizontes a corto plazo. Pregúntate cuánto podrías vender en un mes. “Analiza cómo es tu mercado, qué parte de la tarta quieres coger y cuánto supone esa parte”. En otras palabras, “estudia la zona en la que te vas a instalar, cuántos clientes tiene al día tu competencia, cuál es el precio medio por día. Extrapola esa facturación media diaria a la semana y al mes. Y multiplícalo por 11 meses, por si hay algún mes flojo.

Además de todos los gastos y salidas de dinero es importante estimar el porcentaje de ingresos que conseguiremos en un periodo concreto.

Cómo determinar el costo de tu producto o servicio

El primer paso es definir el producto o servicio: ¿qué vas a ofrecer? Luego, conviene identificar qué servicios y materia prima necesitas para hacerlo posible.

Para más detalle, deberás realizar una lista con todos los pasos del proceso de producción para que no se te pase nada por alto. Por ejemplo, si produces muñecos, deberás anotar cada uno de los pasos de elaboración: tejido, costuras, bordados, colocación de accesorios (ojos y boca), envoltorio, etc.

Una vez que tengas claro el proceso de producción, vas a poder sacar tanto los costos fijos como los variables. La suma de ambos será el costo de producción, concretamente será cuánto te sale hacer tu producto.

El coste de un producto es el precio de adquisición de las materias primas y otros elementos que forman parte del producto. Existen varios métodos y criterios para llegar a su cálculo, pero nos basaremos en el más simple, fácil, práctico y útil.

Por ejemplo: Si fabrico muebles pintados de colores, forman parte del coste del producto la madera y la pintura empleadas. También es asignable el coste de la mano de obra que interviene directamente en su producción como es el sueldo del carpintero y del pintor en función del tiempo que lo han trabajado. Además, le sumaremos otros gastos que de forma fácil los podemos asignar al producto o servicio. Que no requieren de ningún tipo de criterio subjetivo de reparto para imputarlos.

Podemos utilizar dos métodos para calcular el coste de un producto:

1. El primero solo tiene en cuenta los gastos directos. Los indirectos, sencillamente no los asigna para evitar cálculos de coste erróneos.
2. El segundo método, además de tener en cuenta los gastos directos, tiene en cuenta los indirectos. Siguiendo con nuestro ejemplo, se pueden asignar repartiendo estos gastos en función de los metros cuadrados consumidos de madera, o los litros de pintura que han sido necesarios, o las horas empleadas por los operarios,...

Volviendo a los muñecos tejidos, una vez que sabes el costo de producción, vas a poder sacar el costo unitario de los productos, que no es más que dividir el costo total de producción por la cantidad de productos que realizas con esos materiales. O sea, si con treinta rollos de lana tejiste diez muñecos, vas a tener que dividir por diez para saber el costo de cada uno.

Finalmente, la parte más difícil es ponerle el precio final porque vas a tener que definir cuál será tu ganancia. Este valor varía mucho según la industria o sector del que hablemos. Para poner un precio puedes averiguar quién sería la competencia y cuánto están cobrando. Es el porcentaje que se añade al costo para obtener la utilidad (ganancia). A mi precio de venta le resto el coste directo de mi producto y me dará el margen bruto que deberá absorber los gastos indirectos para una vez todos absorbidos, generar beneficio en mi empresa. De esta manera, con una simple hoja de cálculo excel podemos saber el dinero que nos proporciona cada producto, o familia de productos producidos y vendidos.

4. Haz un análisis FODA (DAFO)

Un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) te ayuda a evaluar tus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Una vez que hayas realizado un análisis FODA, debes ajustar tu presupuesto en consecuencia. A través de este análisis tendrás una visión clara de tus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas y podrás hacer posibles ajustes en tu presupuesto en consecuencia a lo analizado.

5. Ajusta tu presupuesto y considera las fuentes de financiación

Una vez que hayas completado los pasos anteriores, es hora de ajustar tu presupuesto según tus necesidades. Es posible que debas hacer ajustes para asegurarte de que estás financiando adecuadamente todas las áreas importantes de tu startup. La planificación no es importante solo antes, sino también después. Imagina que habías presupuestado 20.000 euros de costes fijos y cuando abres te encuentras con 40.000.

¿De dónde vas a sacar el dinero necesario? “O lo tienes o lo tienes que pedir. El plan de inversión y el de financiación deben cuadrar. Uno y otro se deben complementar a la perfección. No es muy lógico que si necesitas 100.000 y tu plan de financiación es solo de 40.000, decidas emprender.

Cada fuente de financiación tiene sus pros y sus contras. Todo depende de cuánto necesites. Hay que encontrar el punto de eficiencia de capital.

• Contar con entidades bancarias.
• Una de las alternativas de financiación que en los últimos años han ayudado a muchas empresas, sobre todo startups, es el Crowdlending.

Una vez que hayas determinado lo que necesitas para alcanzar tus metas, debes volver al principio y repasar las partidas para equilibrarlas con los fondos con los que vas a contar. Este no será un proceso único. Es cierto que habrá sorpresas a medida que el negocio se lance y vaya creciendo. Es una cuestión de estrategia. En BIPLAZA elaboramos planes de negocio que cubren diferentes marcos de tiempo. Generalmente se abarca un período de 3 a 5 años que incluye el estudio de costes y gastos estimados. Esto hará que destaquen tus valores y te ayudará a enfrentarte mejor al mercado y a tus competidores.

6. Calcula el punto de equilibrio

El próximo paso es calcular el punto de equilibrio, esto tiene un concepto básico y es que los ingresos equiparen los costos totales. Esta ecuación no solo sirve para establecer los precios del bien o servicio, sino que indica la viabilidad de una expansión planificada, con solo hacer unos cambios en el planteamiento de la fórmula. Precios: determina si el precio del producto es bajo para alcanzar el punto de equilibrio.

Podríamos teorizar mucho y hacer miles de cuentas, pero hay una que no falla: ¿cuánto tienes que vender al mes para cubrir, al menos, tus costes fijos? Ese es el punto muerto. Imagina que todos los meses tienes que aflojar 25.000 euros solo de costes fijos [recuerda: ¡generes o no ingresos!]. Si no vendes nada, debes contar con un colchón de tesorería que te asegure esos 25.000 euros (más, si pretendes cubrir varios meses sin generar ingresos). Y si vendes, calcula cuántos productos tienes que vender en el mes para cubrir, al menos, esos costes fijos. Ya has calculado y te salen: 400 productos. Divide esa cifra por los 30 días del mes. ¿Eres capaz de vender 14 productos cada día? Si no puedes, algo falla en tu modelo. Y aquí no vale hacerse el héroe. Si tu negocio está montado para no alcanzar, como mínimo, tu punto muerto, dale una vuelta a tu modelo.

Una startup, que vive con mucha incertidumbre en etapas iniciales, debe analizar qué gastos tendrá y qué colchón debería tener. Este experto sostiene que la clave está en conocer los costes fijos y variables, los desfases de cobros y pagos, cómo financiarás esos desfases, cuánto tiempo podrás vivir con tu caja con ese desfase…, “que es por donde mueren las empresas. Imagina a alguien que capitaliza el paro y reúne 30.000 euros y piensa cuánto tiempo podrá aguantar con ese dinero. Y a los dos días empieza a tener problemas porque ha tenido que tirar los precios debido a que el mercado no absorbe su oferta, los proveedores le exigen pagar por adelantado, porque es pequeño y se ve obligado a manejar mucho volumen para tener descuentos importantes… Y un día adicional en el cobro y en el pago tiene un impacto brutal en un negocio.

¿Y podría un negocio sobrevivir si un colchón de tesorería? Pues… sí, como se podría sobrevivir en el mar sin agua dulce para beber… Tarde o temprano, pereceríamos con mayor o menor agonía. “Para calcular el remanente de fondos necesarios, debes saber cuáles son tus plazos de cobro y pago para de esa manera conocer el saldo de clientes y proveedores que podrás sostener con el dinero que tienes en caja”, señala Alé. Paradójicamente, no es bueno tener tesorería ociosa, “porque una liquidez elevada ha tenido que salir de algún sitio: o bien se la he pedido a inversor externo o la ha aportado un socio. Si se la he pedido a un banco, es mejor no pedir de más para no pagar intereses de un dinero que no estamos utilizando. Y si es del socio, a lo mejor, se podría invertir en alternativas que aporten más rentabilidad, como cancelar préstamos o abrir nuevas líneas.