Cómo gestionar y eliminar conversaciones en Microsoft Teams empresarial

Microsoft Teams se ha consolidado como una de las aplicaciones más utilizadas por las empresas para la comunicación y las reuniones en línea. Su facilidad de uso y excelente integración con Windows la convierten en una herramienta indispensable. Una de las características clave de Teams es su capacidad para almacenar todas las conversaciones, por muy antiguas que sean. Si bien esto puede ser positivo, en ocasiones puede afectar la organización de la aplicación, haciendo necesario gestionar y, en algunos casos, eliminar conversaciones que ya no son relevantes.

Administración de mensajes en Microsoft Teams

En nuestras conversaciones en Microsoft Teams disponemos de la posibilidad de editar y eliminar mensajes que hemos enviado. Vamos a ver cómo podemos administrar estas características dentro de la solución.

Edición y eliminación de mensajes individuales

Para hacer una prueba, por ejemplo, desde el Chat, puedes coger alguno de los mensajes que has enviado. Seleccionándolo en "Más opciones", dispones de la posibilidad de editarlo. Aquí aparecerá como "editado". También dispones de la posibilidad de eliminarlo, y el mensaje ya habrá sido eliminado.

Lo mismo ocurre en nuestros equipos. Puedes coger cualquiera de nuestros equipos, enviar un mensaje y en "Más opciones" dispondrás de la opción de Editar. Aparecerá ya como editado y también tendrás la posibilidad de Eliminar este mensaje.

Configuración de directivas de mensajería a nivel global

A continuación, veremos dónde podemos modificar las opciones para controlar la edición y eliminación de mensajes. Para ello, nos vamos a ir al Centro de la administración de Teams.

Dentro del Centro de administración, disponemos, en primer lugar, de las Directivas de mensajería que afectan a nivel global a nuestro Teams. Aquí, en la directiva global, al editarla, encontrarás las opciones "Eliminar mensajes enviados" y "Editar mensajes enviados". Si desactivas estas opciones, no tendrás la posibilidad ni de editar ni de eliminar mensajes en las conversaciones. Es importante recordar que esta es una directiva global.

Control de la mensajería a nivel de equipo

No obstante, a nivel de equipo, también podrás controlar estas posibilidades. Para ello, ve a "Equipos" y "Administrar equipos". Selecciona cualquiera de ellos, por ejemplo, un equipo de prueba, y a continuación ve a "Editar". Aquí, en "Conversaciones", tienes dos posibilidades: "Administrar si pueden editar" y "Administrar si pueden eliminar", las cuales están actualmente marcadas. De esta forma, podrías restringirlo específicamente para un equipo, independientemente de la configuración global que tengamos en la organización.

Gestión de permisos de miembros y invitados dentro de Teams

Y, por supuesto, desde dentro de Teams, si eres administrador, también podrás gestionar esto. Para ello, dirígete a "Más opciones" dentro del equipo > "Administrar equipo". Y en la configuración tienes los permisos de los miembros y los permisos de invitado. En los permisos de miembros aquí encontrarás "ofrecer a los miembros la opción de Eliminar sus mensajes", y "ofrecer a los miembros la opción de Editar sus mensajes". Como vemos, en ambos casos está marcado. Si queremos controlar estas posibilidades, lo podemos hacer desde cualquiera de estos sitios.

Cómo "borrar" conversaciones en Microsoft Teams empresarial

Una de las cosas que debes saber es que borrar como tal no es posible lograrlo en el servicio de Microsoft Teams para empresas. Por lo tanto, debes hacer otra cosa para conseguir el orden que te gusta tener en las aplicaciones que empleas habitualmente. Y la solución es esta: ocultar las que no son necesarias. Esto verás que te lleva muy poco tiempo si sigues estos pasos:

Ocultar conversaciones en la aplicación de escritorio

1. Abre la aplicación de modo habitual y, cuando estés en la pantalla inicial, podrás ver todas las conversiones que has tenido.
2. Busca la que deseas que deje de estar a la vista.
3. Ahora, pon el puntero del ratón sobre ella y pulsa en el icono que tiene tres puntos.
4. Aparece un menú en el que tienes que buscar y utilizar la opción "Ocultar".

Comprobarás que desde ese momento ya no te molesta más el chat en cuestión.

Ocultar conversaciones en la aplicación móvil

1. En este caso, lo que tienes que hacer es abrir la aplicación y acceder a la pestaña "Chat".
2. Una vez allí, localiza la conversación a ocultar y pulsa en ella de forma continuada para que aparezcan nuevas opciones.
3. Donde tienes que elegir "Ocultar".

Hecho esto, habrás finalizado.

Como ves, es todo muy sencillo. Sí, pero no es algo muy entendible que no exista la opción para eliminar una conversación de forma definitiva en Teams empresarial. El caso es que el proceso para dejar de ver las que no te interesan es rápido y no te supone problema alguno en el funcionamiento del servicio.

Diferencias con Microsoft Teams gratuito: exportación y eliminación de datos

Es importante destacar que existen diferencias significativas en la gestión de datos entre Microsoft Teams empresarial y la versión gratuita. En Microsoft Teams gratuito, hay varias maneras de exportar y eliminar los datos.

Exportar datos en Microsoft Teams gratuito

Para exportar datos en Teams gratuito, selecciona "Crear archivo nuevo". Luego, elige la opción para descargar el historial de chat, multimedia o ambos y, a continuación, selecciona "Enviar solicitud". Se te pedirá que selecciones "Continuar". Tendrás que volver periódicamente a la página "Exportar" para ver el estado de la exportación, que puedes ver en la parte superior de la página en "Exportaciones disponibles". Los archivos y mensajes descargados se entregan en un archivo .tar. Los datos de Sondeos también se incluyen al exportar los mensajes.

Para acceder a los archivos exportados:

1. Desplázate hasta el archivo .tar que has descargado y ábrelo.
2. Si los archivos están guardados en una ubicación distinta de la carpeta de descargas, escribe CD DIRECTORY y reemplaza DIRECTORY por el nombre de la carpeta donde se guardó el archivo exportado.
3. Cuando finalice el comando, verás el archivo de mensajes extraídos denominado messages.json en el directorio.

Eliminar conversaciones y contactos en Microsoft Teams gratuito

En Microsoft Teams gratuito, puedes eliminar una conversación de chat, lo que elimina el chat. También, solo puedes eliminar los mensajes que hayas enviado a otros usuarios, lo que elimina el texto del mensaje.

Para eliminar contactos:

Solo puedes eliminar los contactos con los que te has conectado en Teams. Bloquea al usuario manteniendo el puntero sobre la persona que deseas bloquear en la pestaña chat. Haz clic en "..." y selecciona "Eliminar". Al seleccionar "Eliminar", se quitará el usuario de la lista de contactos exportada actual.

Actualmente no se admite la eliminación de contactos que se han importado desde el dispositivo desde Skype, Outlook o Google. Para esto, usa el control deslizante para desactivar "Sincronizar los contactos de mi dispositivo".

Nota: Si ya no tienes acceso al dispositivo móvil desde el que sincronizaste los contactos, puedes ir a Outlook en la Web, seleccionar "Personas", buscar la carpeta con el nombre del dispositivo y eliminarla.

Para eventos en un calendario compartido, selecciona el evento y sigue los pasos de edición y eliminación mencionados anteriormente.

Consideraciones sobre la eliminación en Teams gratuito

Una vez que pulses "Eliminar" y confirmes que deseas eliminar un chat, el chat se quitará de la lista de chats. Sin embargo, la información o los datos exportados de Microsoft Teams gratuito no incluyen chats eliminados anteriormente.

Los archivos adjuntos, mensajes y vínculos compartidos en un chat seguirán siendo accesibles para otros participantes del chat si la configuración de permisos está establecida en "Cualquier persona que tenga este vínculo". Puedes quitar el acceso a los archivos compartidos anteriormente cambiando los permisos del archivo. Es posible que el contenido compartido, como los elementos de calendario, no se elimine para todos los demás participantes.

Aunque el chat se quite de la lista de chats, los archivos, mensajes y vínculos adjuntos compartidos en un chat seguirán siendo accesibles para la otra persona del chat. Aún puedes buscar a la persona con la que estabas chateando.