Certificados de Aprobación de Cuentas para PYMES: Guía Completa

En el mundo empresarial, la contabilidad no es solo una obligación, sino una fuente vital de datos que pueden ser de gran utilidad para el devenir de cualquier negocio. En este contexto, la elaboración y presentación de las cuentas anuales es uno de los trámites más importantes. Sin duda, la elaboración y presentación de las cuentas anuales es uno de los trámites más importantes dentro de las obligaciones formales que tiene cualquier empresa. Este artículo detalla en qué consisten los certificados de aprobación de cuentas para PYMES, para qué sirven, qué documentos incluyen y cómo debe realizarse su presentación ante el Registro Mercantil.

¿Qué son las Cuentas Anuales de una PYME?

Las cuentas anuales (CCAA) son la síntesis informativa de todos los procesos contables que ha practicado una empresa durante un ejercicio económico concreto. Dicho de otro modo: hablamos de documentos que recogen la información financiera de una empresa. Estas cuentas deben elaborarse al cierre de cada ejercicio, por lo que tienen periodicidad anual. Las únicas excepciones son los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre del ejercicio social o disolución de la empresa.

Las cuentas anuales deben redactarse con claridad, de forma que la información suministrada sea comprensible y útil para los usuarios al tomar sus decisiones económicas, debiendo mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, respetando siempre la normativa contable.

En función de la empresa, existen diferentes modelos de cuentas anuales:

• Cuentas anuales ordinarias.
• Cuentas anuales abreviadas.
• Cuentas anuales PYMES.
• Cuentas anuales consolidadas.

Por su parte, las PYMES pueden optar por escoger el modelo específico de cuentas anuales para PYMES. Eso sí, la opción que escojan deberá mantenerse al menos durante 3 ejercicios consecutivos. Es importante mencionar que los Modelos Abreviados de Cuentas Anuales son un formato de presentación de la información financiera con menos desglose. Las empresas que no superen ciertos límites pueden (o deben, según el caso) presentar sus cuentas (balance, memoria, etc.) en este formato simplificado. Es una obligación o facultad sobre cómo presentar la información.

Requisitos para PYMES

La respuesta a quién puede presentar las cuentas anuales PYMES la encontramos en el Plan General de Contabilidad para Pequeñas y Medianas Empresas, un documento específico para este tipo de empresas con el que se pretende dotarlas de un marco normativo simplificado. Podrán aplicar este Plan todas las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias:

• Que el total de las partidas del activo no supere los 4 millones de euros.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8 millones de euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

Es decir, las empresas que cumplan esta situación son consideradas como pequeña o mediana empresa y pueden presentar sus cuentas ante el Registro Mercantil.

Quiénes no pueden aplicar el Plan General de Contabilidad de PYMES

En ningún caso podrán aplicar este Plan las empresas que se encuentren en alguna de las siguientes circunstancias:

• Que cumpla la definición de entidad de interés público.
• Que forme parte de un grupo de sociedades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas.
• Que su moneda funcional sea distinta del euro.
• Que se trate de entidades financieras que capten fondos del público asumiendo obligaciones respecto a los mismos y las entidades que asuman la gestión de las anteriores.

¿Eres una microempresa?

Dentro del régimen de PYMES, existe una categoría especial con mayores simplificaciones: las microempresas. Si tu negocio cumple durante dos ejercicios consecutivos al menos dos de los siguientes requisitos, puedes acogerte voluntariamente a criterios contables aún más sencillos:

• Activo total: No superior a 1 millón de euros.
• Importe neto de la cifra de negocios: No superior a 2 millones de euros.
• Número medio de trabajadores: No superior a 10.

Acogerse a este régimen permite simplificar la contabilización de operaciones como los arrendamientos financieros (leasing) o el impuesto sobre sociedades, lo que supone una ventaja administrativa considerable.

Documentos Obligatorios para PYMES en las CCAA

Las cuentas anuales de una PYME deben estar formadas por:

• Balance de situación: Recoge de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto de la empresa. El activo comprende el activo fijo o no corriente y el activo circulante o corriente. En el pasivo también se diferenciarán el pasivo no corriente y el pasivo circulante o corriente. En el patrimonio neto se diferenciarán, al menos, los fondos propios de las restantes partidas que lo integran.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: Muestra los ingresos (haber) y los gastos (de un periodo económico concreto. Refleja el resultado del ejercicio, separando debidamente los ingresos y los gastos. Se distinguirán los resultados de explotación, de los que no lo sean.
• Memoria: Amplía y comenta la información contenida en el balance de situación y en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Estos documentos son la base, pero las PYMES pueden incorporar voluntariamente otros dos estados financieros que para las grandes empresas son obligatorios. Las PYMES podrán incorporar en sus cuentas anuales un estado de cambios en el patrimonio neto, y un estado de flujos de efectivo que se elaborará de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad. El Estado de cambios en el patrimonio neto refleja ingresos y gastos, así como todos los movimientos y ajustes habidos en el patrimonio neto. El Estado de flujos de efectivo pone de manifiesto los cobros y pagos realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio.

Los cuadros relativos al Balance, a la Cuenta de pérdidas y ganancias y al Estado de cambios en el patrimonio neto SON DE UTILIZACIÓN OBLIGATORIA. Los cuadros que normalizan la contestación a los diferentes puntos de la Memoria SON DE UTILIZACIÓN POTESTATIVA. Las empresas deberán añadir la información no normalizada en estos modelos incorporando las páginas que consideren ofrecen la imagen fiel de la empresa, completando con ellas los cuadros normalizados.

En cada página de las cuentas anuales normalizadas se habilita un espacio para la antefirma y firma de los administradores. Junto a ellas deberá expresarse también la fecha en que las cuentas se hubieran formulado. Las cuentas anuales se elaborarán expresando sus valores en euros. Los importes en euros deberán redondearse, por exceso o por defecto, al céntimo más próximo. No obstante, podrán expresarse los valores en miles de euros o millones de euros cuando la magnitud de las cifras así lo aconseje.

Presentación y Depósito de las Cuentas Anuales de una PYME

Las cuentas anuales se elaborarán con una periodicidad de 12 meses, salvo en los casos de constitución, modificación de fecha del ejercicio social, o disolución. Deben ser formuladas por el empresario o los administradores, quienes responderán de su veracidad, en el plazo máximo de 3 meses a contar desde el cierre del ejercicio. Lo normal es que estemos hablado del 31 de marzo como fecha tope para la formulación de las cuentas anuales (siempre y cuando el ejercicio coincida con el año natural).

Antes de presentar las cuentas anuales en el registro mercantil correspondiente hay que cumplir con dos pasos:

1. La legalización de los libros contables.
2. La aprobación de las cuentas en la Junta General de socios o accionistas.

Una vez aprobadas las cuentas, el empresario o administrador tiene un mes para presentarlas ante el Registro Mercantil del domicilio social correspondiente. Siempre y cuando el fin del ejercicio coincida con el año natural, estaremos hablando de que la fecha de presentación o depósito de las cuentas cumple generalmente el día 30 de julio.

Plazos de Presentación de las Cuentas Anuales (Ejercicio coincidente con el año natural)

La siguiente tabla resume los plazos clave para la presentación de cuentas anuales, asumiendo que el ejercicio fiscal finaliza el 31 de diciembre:

¿Quién firma las Cuentas Anuales?

Las cuentas anuales deben ser formuladas por el empresario o los administradores, quienes responderán de su veracidad. En lo que se refiere a quién debe firmar las cuentas anuales, esta norma dice que deberán ser firmadas por:

• El propio empresario, si se trata de persona física.
• Todos los socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales.
• Todos los administradores de las sociedades.

Además, si faltara la firma de alguno de ellos, se hará expresa indicación de la causa, en cada uno de los documentos en que falte.

Aprobación de las Cuentas Anuales: Plazo y Competencia

Las cuentas anuales deben aprobarse por la junta general de accionistas en el plazo de los seis meses siguientes al cierre de ejercicio social, es decir, antes del 30 de junio. De este modo, lo normal es que se aprueben en la junta general ordinaria convocada al efecto, reflejándose en la correspondiente acta.

Cómo Presentar las CCAA de una PYME | Depósito Cuentas Anuales

El depósito de las CCAA que debe realizar una PYME se puede llevar a cabo de manera telemática con certificado digital mediante el programa D2. También se puede optar por presentar las cuentas en formato CD, DVD o en papel. La presentación de las cuentas anuales es la que incluye la certificación de aprobación de cuentas y la huella digital.

La presentación telemática de las cuentas anuales se realiza a través de la web del Colegio Oficial de Registradores. Los pasos fundamentales son los siguientes:

1. Darse de alta en el portal de envíos telemáticos, para ello, se requiere un certificado digital válido.
2. Descargar el programa informático D2.
3. Acceder al programa y cubrir los datos necesarios en relación con la empresa y las cuentas a presentar.
4. Generar el depósito digital y enviar las cuentas anuales. Esto puede hacerse en dos modalidades:
   • Presentación telemática completa, que es la que incluye la certificación de aprobación de cuentas y la huella digital.
   • Presentación telemática mixta. Se envían las cuentas en un fichero zip, pero el certificado de aprobación se presenta posteriormente en papel.
5. Pagar la tasa correspondiente por la presentación de las cuentas anuales.

Confeccionar, transcribir y depositar las cuentas anuales de una PYME no es tarea sencilla. Requiere de tiempo y conocimientos de contabilidad, por lo que, en caso de no disponer de los medios necesarios, se recomienda ponerse en manos de expertos contables.

La aplicación desigual de criterios estaría creando inseguridad jurídica entre los negocios a la hora de llevar a cabo este procedimiento. Como ejemplo, en el caso del servicio de presentación de cuentas anuales del RM de Barcelona, se ofrecen dos opciones. Teniendo en cuenta lo anterior, se permite que la certificación del acta sea firmada con firma autógrafa como se viene haciendo habitualmente. Sin embargo, a raíz de la falta de homogeneidad en la práctica, desde el Registro de Economistas Contables han estado recomendando desde entonces presentar el certificado con firma electrónica. Por ello, los negocios deberán estar atentos a las posibles modificaciones que puedan presentarse en el cumplimiento de esta obligación.

La Dirección General concluye que es válida la firma manuscrita. En su argumentación sostiene lo siguiente: Los arts. 279 y 280 LSC regulan los documentos que se deben presentar para depositar las cuentas anuales y su calificación por el registro, que ha de comprobar si la certificación de la junta se ha firmado debidamente por un miembro del órgano de administración inscrito con facultades para ello.

El depósito de cuentas incluye la información de las cuentas individuales y de las consolidadas si las tuviera, así como el cuadro de posición económico-financiera relativa de la sociedad en su sector correspondiente al último año disponible. Se podrá solicitar, si estuviera disponible el depósito en formato XBRL (eXtensible Business Reporting Language), que es el lenguaje, de libre uso, basado en los estándares XML, que permite la interoperabilidad y análisis de cualquier tipo de información financiera y empresarial a través de Internet al integrar directamente las reglas de negocio en su desarrollo.

¿Las Cuentas Anuales son Públicas?

Sí, cualquier persona puede solicitar en el Registro Mercantil las cuentas anuales de una empresa. Al considerarse información pública, cualquier persona o empresa puede acceder a la información recopilada en las cuentas. Esto es un conjunto de documentos de gran utilidad para cualquier persona que tenga interés en conocer el estado real de una empresa, a nivel económico - financiero. Por ejemplo, para realizar una inversión en ella, adquirir el negocio, compararla con empresas competidoras, etc.

Certificaciones Mercantiles y su Importancia

La certificación de las cuentas anuales es imprescindible para realizar el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil. La finalidad de este informe es realizar y mostrar al usuario una evaluación de la viabilidad de los estados contables subidos a la plataforma. Este procedimiento no solo cumple con las obligaciones legales, sino que también refuerza la confianza de los socios, accionistas y terceros en la gestión financiera de la empresa.

La certificación del acta firmada debe incluir el código alfanumérico resultante o huella que crea el programa de formulación y envío de cuentas. Al enviar el acta de la junta con su huella insertada debiera servir, pero se recomienda añadir la última hoja del Formulario del D2 donde se ve que esa huella es la misma que la que se ha insertado en el Acta y que por lo tanto se da fe que esa es la huella del depósito que se ha generado y que figurará en el libro de Actas de la Sociedad.

Tipos de Certificaciones Mercantiles

A través de la web, se pueden obtener diversos tipos de certificaciones mercantiles, las cuales tienen por objeto dar información general de sociedades:

• Certificación de un cargo determinado: Certifica el cargo vigente que una persona determinada ostenta en la representación orgánica de la sociedad.
• Certificación de vigencia y cargos: Certifica la existencia de la sociedad y de todos los cargos vigentes que integran el órgano de representación de la sociedad.
• Certificación para la emisión de certificado electrónico de representante de persona jurídica: Certifica el cargo vigente que una persona determinada ostenta en la representación orgánica o que es apoderado, con la finalidad de solicitar el certificado electrónico de firma de la sociedad.
• Certificación de poderes: Certifica que determinada persona es apoderado de la sociedad y cuáles son sus facultades.
• Certificación de estatutos sociales: Certifica el contenido literal de los estatutos sociales vigentes de la sociedad.
• Certificación de reglamento de junta: Certifica el contenido literal del reglamento de junta vigente de la sociedad.
• Certificación de reglamento de consejo: Certifica el contenido literal del reglamento de consejo vigente de la sociedad.
• Certificación de pactos parasociales: Certifica el contenido literal de los pactos parasociales vigentes de la sociedad.
• Certificación de facultades de Consejero Delegado: Certifica el cargo vigente de Consejero Delegado de una persona determinada, con expresión de la forma de actuación (solidaria o mancomunada) en caso de ser varios y las facultades delegadas.
• Certificación de titularidad real: Certifica la persona o personas que son titulares reales de la sociedad, por aportación personal de más del 25% del capital social (titular real directo) o a través de otra entidad (titular real indirecto) o, en su defecto, la persona o personas que forman parte del órgano de administración (titular real asimilado), con indicación, de su nombre y apellidos, DNI, fecha de nacimiento, nacionalidad, país de residencia, y en su caso, el porcentaje de la titularidad real que ostenta en la sociedad.

Cómo Solicitar Certificaciones Mercantiles

Para solicitar una certificación, no es necesario abonarse al servicio, pero sí disponer de un certificado electrónico válido si se solicita como usuario esporádico. Para que la solicitud sea tramitada, es necesario expresar el interés que motiva la consulta, para que dicha expresión pueda ser calificada y reputada legítima por el Registrador que expedirá la información, así como para que quede a disposición del titular de la finca, que en cualquier momento podrá a su vez consultar las informaciones expedidas respecto de sus fincas y las causas de interés alegadas.

El precio de la expedición de la certificación devengará los honorarios establecidos en el arancel de los Registradores Mercantiles, aprobado por D 757/1973 de 29 de marzo. Una vez expedida, se remitirá a la dirección de correo electrónico indicada un mensaje que incluirá un enlace a una página web donde se podrá descargar la información en formato PDF.

El despacho de la certificación podrá dar lugar a la cancelación de los asientos caducados, por lo que los honorarios devengados podrán incrementarse en el caso de que sea necesario cancelar dichos asientos.

Información Adicional en Notas Informativas Mercantiles

La nota informativa mercantil puede llevar consigo los siguientes segmentos de información, siempre y cuando la sociedad lo permita:

• Datos básicos como denominación social, el NIF, C.N.A.E, Relación de dominios en la Red, domicilio, objeto social, datos registrales de la inscripción, asientos de presentación vigentes, situaciones especiales y último depósito disponible.
• Relación de Actos inscritos en el BORME.
• Relación de cuentas depositadas.

La solicitud de la nota informativa se realizará a través de una búsqueda previa por sociedad introduciendo la denominación social o el NIF o una búsqueda por representación social. No es necesario darse de alta en el servicio, se puede solicitar la información como usuario esporádico.

Los honorarios varían según el nivel de información solicitada, desde 2,103542€ por los datos identificativos hasta 0,601012€ por cada asiento de presentación vigente, situación especial, o inscripción de administradores y apoderados.