Centro de Coste en SAP ERP: Gestión y Control de Costes Empresariales

En el ámbito de la contabilidad de costes, el centro de coste representa una de las herramientas más importantes y utilizadas para el control y seguimiento de los gastos de una organización. Esta vez, vamos a explicar en qué consiste un centro de coste y cómo usarlo correctamente en SAP Business One y en SAP S/4HANA, así como su relevancia dentro del módulo de Controlling.

¿Qué es un Centro de Coste?

Un centro de coste es básicamente una ubicación donde los costos se producen dentro de la organización. Representan a un elemento organizativo que necesita un control y seguimiento de los costes. Los centros de coste son áreas de responsabilidad de los costos dentro de la organización y se utilizan para capturar los costos reales. Pueden crearse en función de distintos criterios, como por ejemplo por ubicación (delegación de Madrid, Barcelona, etc…), o por un criterio funcional (serían los departamentos de la empresa). El centro de costos es el nivel en el que se asignan los costos del período, se establece la responsabilidad presupuestaria y el gerente del centro de costos es responsable de garantizar el gasto correcto. Cuando se observa el flujo de valor de control, se puede ver que el centro de costos es donde se recaudan los costos y se proporciona un servicio. Este flujo de valor se garantiza integrando el centro de costos en los datos maestros, donde se incurre en los costos y se brinda el servicio.

La asignación de los costos a los centros de costos determina dónde se incurren los costos dentro de la organización. Por ejemplo, la asignación de un empleado a un centro de costos garantiza que los gastos salariales periódicos se contabilicen en el centro de costos asignado. El centro de costo se asigna al centro de trabajo en producción y puede acceder al centro de trabajo con transacciones para crear (Transacción CR01), cambiar (Transacción CR02) y visualizar (Transacción CR03) los datos. El centro de trabajo, a su vez, se incluye en la ruta, que define los pasos de producción utilizados para producir un producto manufacturado.

SAP Controlling y sus Datos Maestros

El SAP Controlling (SAP CO) es un módulo financiero del sistema SAP que se encarga de la gestión y del control de costes y de la planificación a nivel contable de la empresa que lo implementa. El término SAP CO como denominación a este módulo del ERP proviene del término en inglés "Controlling", su traducción en español cuando nos referimos a este módulo sería el Módulo Control o Módulo de Contabilidad de Costos para ser más específicos y estar dentro de contexto. CO o Controlling pertenece al sector de módulos financieros de SAP junto con los otros módulos Financieros más comúnmente utilizados de SAP son FI (Finanzas) y TR (Tesorería).

El componente de centros de coste forma parte del submódulo de Gastos Generales, y parte de una serie de datos maestros. En concreto, vamos a tener 4 datos maestros fundamentales:

1. Clases de Costes/Ingreso: Sirven para identificar los gastos e ingresos.
2. Centros de Coste: Representan a un elemento organizativo que necesita un control y seguimiento de los costes.
3. Clase de Actividad: Representa la actividad prestada por otros centros de coste, y se utiliza como herramienta para realizar repartos de gasto entre los centros de coste.
4. Valores Estadísticos: Representan características cuantificables de un centro de coste (el número de empleados, los metros cuadrados de cada centro de coste, etc.). Los valores estadísticos se utilizan como base para realizar repartos entre centros de coste.

De estos 4 datos maestros, los dos primeros (clases de coste y centros de coste) son fundamentales para trabajar con este componente. No obstante, los dos últimos sólo se utilizan para hacer repartos, por lo que es posible que nunca se lleguen a utilizar en el módulo de Controlling.

Dentro del módulo de Controlling la Sociedad CO es un dato que se fija al principio, es decir, al realizar la primera transacción de CO, y a partir de ese momento el sistema trabaja siempre con esa Sociedad CO. Para cambiar la Sociedad CO una vez que estamos dentro de una transacción utilizamos el Menú Detalles o Entorno - Fijar Sociedad CO. También existe una transacción específica para Fijar la Sociedad CO: Finanzas - Controlling - Contabilidad de centros de coste - Entorno - Fijar Sociedad CO (OKKS).

Clases de Coste o Ingreso en SAP

Las clases de coste son un elemento fundamental dentro de Controlling, y tienen la misma funcionalidad que las cuentas contables (todas las operaciones de controlling deben ir referenciadas a una clase de coste).

Clases de Coste Primarias

Las clases de coste primarias son las cuentas contables del grupo 6 y 7 (gastos e ingresos). Son las que reciben directamente la imputación del asiento contable, es decir, son las encargadas de trasladar la información del asiento contable (módulo FI) al módulo de CO. Por lo tanto, es imprescindible que previamente exista la cuenta contable en la sociedad.

Podemos crear las clases de coste primarias de dos maneras:

• Manualmente: Debemos utilizar la transacción Finanzas - Controlling - Contabilidad de centros de coste - Datos maestros - Clase de coste - Tratamiento individual - Crear primario (KA01). Indicamos los siguientes campos:
  • Clase de coste: Es el código de la clase de coste, y que debe ser exactamente igual al de la cuenta contable.
  • Periodo de validez: Es la fecha a partir de la cual podemos empezar a utilizar ese dato maestro. Una vez creada la clase de coste este dato ya no se puede modificar.
  • Tipo de clase de coste: Para las cuentas de gasto (grupo 6) se indica tipo 1 - costes primarios.

  Esta transacción sirve tanto para crear clases de coste como para modificarlas. También es posible visualizarlas (KO03) o borrarlas (KO04). El sistema internamente ya comprueba que la clase de coste no se haya utilizado, en caso contrario no nos dejaría eliminarla.

• Automáticamente: Existen dos posibilidades para que el consultor cree clases de coste primarias de forma automática:
  • Se le puede indicar al sistema que cada vez que se cree una cuenta contable del grupo 6 y 7, automáticamente se cree en el sistema la clase de coste primaria correspondiente. Esto requiere que en el plan contable de la Sociedad FI se indique que la integración entre FI y CO es automática (SPRO - Gestión financiera - Contabilidad principal - Cuenta de mayor - Datos maestros - Tratamiento inicial - Tratar índice planes de cuentas).
  • Podemos configurar una tabla de equivalencias para que el sistema cree de forma automática las clases de coste (SPRO - Controlling - Contabilidad de clases de coste - Datos maestros - Clases de coste - Crear clases de coste primarias y secundarias automáticamente).

Clases de Coste Secundarias

Las clases de coste secundarias son específicas del módulo de controlling, es decir, no tienen ninguna relación con las cuentas contables. En concreto, las clases de coste secundarias sólo se crean a la hora de realizar repartos. También se pueden crear de forma automática o manual (Finanzas - Controlling - Contabilidad de centros de coste - Datos maestros - Clases de coste - Tratamiento individual - Crear secundario).

Grupos de Clases de Coste

El sistema nos permite crear Grupos de clases de coste tanto primarias como secundarias. Estos grupos de clases de coste se pueden utilizar para: repartos, planificación y reporting. Para crear un grupo debemos indicar el código de grupo (alfanumérico de hasta 15 caracteres) y a continuación con el botón “Clase de coste” se insertan las clases de coste que formarán parte del grupo.

Centros de Coste en SAP

Un centro de coste es el elemento organizativo de Controlling que recibe los gastos, y es la unidad que se analiza y controla dentro de CO. Estos centros de coste pueden crearse en la práctica como departamentos, delegaciones, etc, dependiendo del punto de vista de cada empresa.

Jerarquía Estándar

La Jerarquía estándar es el organigrama de la empresa desde el punto de vista de los centros de coste. Dentro de este organigrama estarán los centros de coste, que serán la unidad más pequeña dentro de la Jerarquía. Estos centros de coste son los que recibirán las imputaciones de controlling. Es necesario crear en primer lugar la Jerarquía estándar, y luego podremos crear los centros de coste. La jerarquía estándar se define por área de control y esto es para garantizar que cada centro de costos esté asignado en esta jerarquía especial.

Accedemos a la Jerarquía estándar desde: Finanzas - Controlling - Contabilidad de centros de coste - Datos maestros - Jerarquía estándar - Modificar (OKEON). Para crear Grupos de Jerarquía utilizamos el botón derecho o el icono Crear (hoja en blanco).

Creación de Centros de Coste

Podemos crear centros de coste desde cero mediante la transacción: Finanzas - Controlling - Contabilidad de centros de coste - Datos maestros - centro de coste - Tratamiento individual - crear (KS01). También se puede acceder al maestro de centros de costos a través de Transacciones KS01/KS02 y KS03, que se utilizan para crear, cambiar o mostrar el centro de costos.

En cualquier caso, los datos a indicar serán:

• Código: Alfanumérico de hasta 8 caracteres (no admite espacios en blanco).
• Periodo de observación: Es la fecha de validez del dato maestro, la fecha a partir de la cual podremos empezar a utilizar ese dato. En la cima de la pestaña Datos básicos, se verán Válido desde y A fechas; los elementos de datos maestros del centro de coste dependen del tiempo.
• Denominación: Nombre del centro del coste.
• Usuario responsable: Es el código de Usuario dentro de SAP.
• Responsable: Es el nombre de la persona responsable del centro de coste.
• Clase de centro de coste: Sirve para hacer una clasificación de los centros de coste. Este dato es parametrizable por el consultor. Con la Categoría de centro de costos, se pueden clasificar los centros de costos, aunque hay controles habilitados por defecto. Se definen las categorías y sus parámetros predeterminados en el IMG siguiendo la ruta del menú Controlador > Contabilidad de centros de costos > Datos maestros > Centros de Costo > Categorías de centros de costos.
• Pestaña Organización: En esta pestaña podemos asignar los centros de coste a otras unidades organizativas de SAP, como divisiones, Sociedades, etc. Se debe asignar un centro de costo a un Código de empresa. El Área de Negocios es una unidad organizativa financiera que se puede definir en IMG y, al igual que el centro de beneficios, representa un área de responsabilidad. Se puede asignar cada centro de coste a un Área funcional; esto permite clasificar los costos publicados en el centro de costos por funciones. El campo Divisa refleja la moneda del código de empresa. Si la contabilidad de centros de beneficio está activa, se debe introducir un Centro de beneficio también.
• Pestaña indicadores: Sirve para bloquear determinadas operaciones dentro de un centro de coste. La clase de coste define las operaciones que aparecen por defecto bloqueadas. Al marcar Cantidad récord, se permite que la cantidad se registre para contabilizaciones en el centro de costos que lleva una cantidad. En Plantillas se pueden activar asignaciones de plantillas y tasas de gastos generales asignando hojas de costos.

Modificación y Borrado de Centros de Coste

Desde la Jerarquía estándar es posible crear, modificar e incluso reclasificar los centros de coste (cambiarlos de jerarquía), y lo podemos hacer en cualquier momento del tiempo, aunque ya tengan movimientos. Desde la transacción de Modificar (Finanzas - Controlling - Contabilidad de centros de coste - Datos maestros - centro de coste - Tratamiento individual - Modificar también es posible reclasificar el centro de coste, cambiando el campo “Área de Jerarquía”. Lo que no podemos hacer es eliminar un centro de coste si ya tiene movimientos.

Clase de Centro de Coste

La clase de centro de coste es un dato que el consultor puede configurar y que define las operaciones que van a aparecer bloqueadas por defecto a la hora de crear el centro de coste. También sirve para realizar una clasificación de los centros de coste. Estos bloqueos son valores propuestos, es decir, el valor puede modificarlo posteriormente el usuario.

Las operaciones que podemos bloquear por defecto, son las siguientes:

• Ctd (Gestionar cantidad): Si este campo está marcado, el sistema nos avisa si al realizar imputaciones contra el centro de coste no indicamos un importe o cantidad.
• RrReal (costes primarios reales): Si lo activamos estamos bloqueando la contabilización de costes primarios, que son lo que se trasladan directamente del asiento contable.
• ScReal (costes secundarios reales): Si lo activamos se bloquean las operaciones de repartos entre centros de coste.
• IgReal (ingresos reales): Si está activado implica que no se pueden imputar ingresos a los centros de coste.
• CPP (costes primarios plan): Si se activa se impide planificar ingresos en los centros de coste.
• CSP (costes secundarios plan): Sirve para bloquear las planificaciones de clases de coste secundarias.
• IngPlan (ingresos plan): Sirve para bloquear la planificación de ingresos.
• Comp (Act. Comprometido): Si activamos el campo, el sistema bloquea la actualización automática de los gastos comprometidos (gastos de pedidos de compra).
• Área: Podemos asignar la clase de centro de coste a una determinada área funcional.

Datos Temporales de Datos Maestros

Todos los datos maestros (centros de coste, clase de coste, clases de actividad…) pueden actualizarse en dependencia con el tiempo, es decir, podemos realizar modificaciones en los datos maestros para un periodo de tiempo determinado. De esta forma, pueden existir varios registros maestros con distinta información dependiendo del momento del tiempo.

En la sección Datos dependientes del tiempo, se puede asignar el centro de costo. Se pueden crear intervalos de tiempo para un centro de costos para atributos específicos y se pueden definir los atributos para los cuales esto se admite en el Customizing siguiendo la ruta del menú Controlador > Contabilidad de centros de costos > Datos maestros > Centros de Costo > Definir campos basados en tiempo para centros de costos. Un caso de uso podría ser que se cambie la asignación a un Centro de beneficio de un período a otro o se cambie la Persona Responsable.

La dependencia temporal de los campos ya viene definida en el estándar de SAP y no es modificable. La dependencia temporal puede ser de varios tipos:

• Por día: Implica que se puede llegar a almacenar datos distintos para cada día.
• Por periodo: Implica que el dato debe ser el mismo para todo un periodo. En caso de modificarlo, se modifica para todo un periodo entero (mes).
• Por Ejercicio: Implica que el dato debe ser el mismo al menos durante un ejercicio. Por ejemplo, la asignación entre centro de coste y Sociedad FI.
• Sin dependencia: Implica que el dato se modifica para todo el periodo de vida del dato maestro.

Grupos de Centros de Coste en SAP

Al igual que con las clases de coste, el sistema nos permite crear grupos de centros de coste, que posteriormente podremos utilizar para sacar informes, planificaciones y repartos. Al crear la Jerarquía estándar ya estamos creando Grupos de centros de coste, que son parte de esta jerarquía. También se pueden crear grupos de centros de costos totalmente independientes de la Jerarquía estándar. Se pueden crear, editar y cambiar grupos de centros de costos con Transacciones KSH1, KSH2 y KSH3. Para agrupar centros de costos, hay grupos de centros de costos disponibles. En el Customizing, los verá en lugares donde desee definir una regla para un grupo de centros de costos y no desee enumerarlos todos individualmente. También puede crear jerarquías en estos grupos de centros de costos.

Figura 1: Representación esquemática de la estructura de un centro de coste en SAP.

Centros de Coste en SAP Business One

Un software ERP puede ayudarte a gestionar los recursos de tu negocio de una forma mucho más estratégica y organizada. Cuando una empresa es nueva, es más que necesario mirar con lupa hacia donde se va cada centavo; de lo contrario, se corre el riesgo de estancar el crecimiento y fracasar. Contar con un sistema ERP es sin duda una gran ayuda en la administración de las pequeñas y medianas empresas. Un software ERP puede ayudarte a gestionar de una forma muy fácil e intuitiva cada centro de costos de tu pequeño o mediano negocio.

Para comenzar a utilizar los centros de coste en SAP Business One, debes asegurar tener disponible un apartado de finanzas. En primer lugar, es necesario crear una dimensión. Las dimensiones son las que brindan diferentes vistas del análisis de gastos e ingresos.

Se nos abre una ventana donde podremos indicar el código por el que identificaremos al centro de coste o CeCo, su nombre y el titular de éste, en caso de que tenga uno. También podremos asignarle un código de clasificación; estos códigos sirven únicamente como método para filtrar a la hora de realizar informes, es decir, puedes catalogar los centros de coste en base a distintos códigos y a la hora de generar informes pedirle al sistema que solo te enseñe los CeCos con un determinado código. En el caso de llevar una contabilidad de costes con varias dimensiones, tendremos que indicar a qué dimensión pertenecerá el CeCo que estamos creando.

Siempre que se crea un centro de costos en un ERP es importante ingresar un rango de fechas y un código para cada centro de costo. Una vez tenemos todos los artículos creados, para poder asignarles centros de coste tendremos que hacer doble click encima de dicho artículo en el gráfico de la derecha.

A un mismo modelo podemos insertarle distintos centros de coste e indicar si estos tienen que estar al mismo nivel o si por el contrario son posiciones subordinadas. Otra opción que nos da Business One es la de poder calcular un subtotal para el modelo indicándole la fórmula que tiene que seguir para calcularlo.

En el ERP de SAP Business One también pueden crearse repartos de costos que no sean por porcentajes sino por valores absolutos. Por ejemplo, puede crearse una norma de reparto para los departamentos en función a los metros cuadrados que ocupa cada uno. Supongamos, por ejemplo, que como centros de coste tenemos los distintos departamentos de una empresa y que queremos repartir los gastos de consumos de materiales fungibles entre estos departamentos. Una norma de reparto posible sería definir el porcentaje de esos gastos de limpieza que le corresponde a cada departamento.

La función de centro de costos ERP SAP también permite generar informes analíticos que pueden ayudar a tomar decisiones críticas en tu empresa. Ofrecemos asesoría en base a conocimiento actualizado, nuevas prácticas y herramientas, y coaching tecnológico para llevar a cabo tus proyectos de crecimiento y mejora continua. ¿Te interesa conocer más sobre centro de costos SAP? Solicita una Demo de SAP Business One. Es totalmente gratuita y es la mejor oportunidad de observar este software ERP operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu empresa.

Ejemplo de Datos de Centros de Coste

La siguiente tabla muestra un ejemplo de la clasificación y el uso de centros de coste en una empresa ficticia, ilustrando cómo se pueden asignar y gestionar los gastos.

Código CeCo	Nombre CeCo	Responsable	Clase CeCo	Dimensión	Área Funcional	Descripción
DPTO_VENTAS_MAD	Departamento de Ventas Madrid	Ana García	Ventas	Región	Comercial	Costes asociados a las operaciones de venta en la oficina de Madrid.
DPTO_PROD_BCN	Departamento de Producción Barcelona	Carlos Ruiz	Producción	Región	Manufactura	Costes de fabricación de productos en la planta de Barcelona.
DPTO_MARKET	Departamento de Marketing	Laura Gómez	Marketing	Global	Comercial	Gastos de campañas de marketing y publicidad.
DPTO_RRHH	Departamento de Recursos Humanos	Pablo Martín	Administrativo	Global	Administración	Costes de personal y gestión de recursos humanos.
DPTO_TI	Departamento de Tecnologías de la Información	Sofía Castro	Soporte	Global	Soporte	Gastos de infraestructura tecnológica y soporte informático.

Figura 2: Proceso simplificado de cómo los costes se asignan a diferentes centros de coste dentro de una organización.