El Canon de Franquicia: Tratamiento Contable Detallado bajo el PGC para PYMES

El canon de franquicia es un pilar fundamental en la relación entre franquiciador y franquiciado, y requiere una atención contable meticulosa.

Contabilización de los Contratos de Franquicia como Inmovilizado Intangible

El Plan General de Contabilidad (PGC) define al inmovilizado inmaterial como el activo no monetario de la empresa sin apariencia física, pero que tiene una valuación económica y monetaria. Así, podemos encontrar las concesiones administrativas, el fondo de comercio, el derecho de traspaso, aplicaciones informáticas, etc. Otro aspecto contable que podemos encontrar englobado dentro de este elemento patrimonial de la empresa es el contrato de franquicia.

Este derecho de uso y disfrute puede incluir, en función del contrato y acuerdo pactado, la marca, el producto y/o servicio propio, publicidad, apoyo técnico y comercial, formación de los empleados, promociones, ofertas, etc., consiguiendo de esta manera que el franquiciado comience un negocio ya forjado a través del propio know-how y avance empresarial del propio franquiciador.

Criterios de Reconocimiento y Registro

Inicialmente debemos tener en cuenta que el inmovilizado intangible se define como los activos no monetarios sin apariencia física susceptibles de valoración económica, al definir los elementos que componen el subgrupo 20. Inmovilizado intangible (PGC Parte 4ª). Dado lo anterior habrá que tener en cuenta si es un elemento de activo viendo si cumple las condiciones establecidas para ello en el marco conceptual de la contabilidad, a través del cual también se establece cuándo debe reconocerse o registrarse dicho activo.

Sin embargo, el hecho de que cumpla la definición de activo no es motivo para su reconocimiento contable. El registro o reconocimiento contable es un proceso por el cual los elementos de las cuentas anuales se incorporan al balance o cuenta de resultados.

Asimismo, la norma de registro y valoración del inmovilizado intangible, al tratar el reconocimiento establece que para el reconocimiento inicial de un inmovilizado de naturaleza intangible, es preciso que, además de cumplir la definición de activo y los criterios de registro y reconocimiento contable contenidos en el marco conceptual de la contabilidad, cumpla el criterio de identificabilidad (PGC MC NRV 5ª.1).

El importe satisfecho en contraprestación del canon de asociación a una franquicia se contabilizará como un inmovilizado intangible. Este derecho deberá amortizarse de forma sistemática durante el periodo en que contribuya a la obtención de ingresos, no pudiendo exceder el plazo de duración del contrato de franquicia, teniendo en cuenta, en su caso, las posibles prórrogas que se pudiesen acordar.

La calificación contable del importe satisfecho por la empresa franquiciada en concepto de canon de entrada, vendrá pues condicionada por su proyección económica futura. Es decir, por su contribución a la obtención de ingresos futuros y su recuperación, desde una perspectiva económica racional, a lo largo de un determinado periodo de tiempo. Si estas circunstancias concurren, deberá calificarse como un activo y, en particular, como un inmovilizado intangible que con posterioridad a su reconocimiento inicial será objeto de amortización y, en su caso, corrección valorativa por deterioro.

Si los términos del acuerdo obligan a la empresa a realizar pagos anuales al franquiciador a lo largo de la vida del contrato, el valor actual de los citados compromisos no se incluirá en el precio de adquisición del activo salvo que a la vista de los términos del acuerdo exista un arrendamiento financiero implícito de un inmovilizado material, en cuyo caso la operación deberá contabilizarse de acuerdo con la norma de registro y valoración del Plan General de Contabilidad sobre arrendamientos y operaciones de naturaleza similar.

Tipos de Canon y sus Implicaciones Contables

El canon puede adoptar diversas formas, cada una con sus propias implicaciones contables:

• El denominado Canon de entrada es la cantidad monetaria que el franquiciado debe pagar al franquiciador en el momento en que forma parte de la franquicia.
• Los Pagos periódicos o royalties se trata de un pago que puede ser mensual o trimestral normalmente.
• Canon Fijo: Pago mensual o anual preestablecido. Es simple de contabilizar.
• Canon Variable: Depende de las ventas, beneficios u otros indicadores de rendimiento del franquiciado. Requiere un seguimiento más detallado y un control exhaustivo de las variables.
• Canon Mixto: Combina un canon fijo con un canon variable. La contabilidad exige registrar cada componente por separado para una mayor transparencia y precisión.
• Canon de Entrada (Royalty Inicial): Pago único al inicio de la franquicia. Se contabiliza como un ingreso anticipado para el franquiciador y un gasto inicial para el franquiciado.

Tratamiento Contable desde las Perspectivas del Franquiciador y Franquiciado

Desde el Punto de Vista del Franquiciador

Desde el punto de vista del franquiciador, el ingreso obtenido por los pagos realizados en función de los beneficios obtenidos por el franquiciado podrá registrarse contablemente en la cuenta 75, «Otros ingresos de gestión».

De acuerdo a la NRV 14.ª del Plan General de Contabilidad (NRV 16.ª PGC PYME), el importe del canon de afiliación a la red de franquicia, que permite el uso de la marca, habrá de reconocerse al cobro dentro del pasivo del balance como un anticipo, para posteriormente ir imputando en el resultado del ejercicio, el ingreso conforme se va utilizando ese derecho de uso.

Desde el Punto de Vista del Franquiciado

Sabemos que el franquiciado contabilizará este canon como un intangible que amortizará en los años de duración del contrato. Supongamos que tenemos el cobro de un canon inicial de 50.000 euros por un contrato de franquicia que durará diez años.

Casos Prácticos de Contabilidad del Canon de Franquicia

Caso Práctico: Contabilización desde la Perspectiva del Franquiciador

Una empresa de reciente creación "XXX" (franquiciado), se une a una red de franquicias denominada RCRCR a partir de 1 de enero del ejercicio 20X1. La adhesión a la empresa franquiciadora (franquiciador), supone las siguientes condiciones:

• Pago de canon inicial de franquicia, por uso de la marca, por importe de 80.000 euros, abonados íntegramente a la firma del contrato. La duración del contrato de franquicia es durante 10 años.
• Además se pagarán dos royalties, aplicables sobre el volumen de ventas anual de la entidad, consecuencia de:
  • Liquidación mensual: 1% para publicidad (en el primer ejercicio el importe es un importe fijo de 500 euros mensuales).
  • Liquidación anual: 4% para formación y asesoramiento para la explotación del negocio.
• "XXX" corre con todos los gastos necesarios para el acondicionamiento del local de negocio siguiendo las "pautas" marcadas por la empresa franquiciadora.
• Las ventas del ejercicio 20X1 han supuesto 560.000 euros.

Realizar los registros contables, desde el punto de vista del franquiciador, acordes con la operación planteada.

Solución: Registros Contables para el Franquiciador

A la formalización del contrato se produce el pago del canon:

96.800 Bancos c/c (572)
80.000 Anticipos recibidos por prestaciones de servicios a L/P (181)
16.800 H.P. IVA repercutido (477)

Por la liquidación del servicio de publicidad (500€ fijos mensuales + IVA 21%):

605 Bancos c/c (572)
500 Servicios de Publicidad por Franquicia (705-)
105 H.P. IVA repercutido (477)

31.12.20X1. Periodificación del canon inicial (80.000 / 10 años = 8.000 euros anuales):

Como refleja el caso práctico planteado, "el derecho de franquicia" tiene una vida útil de 10 años, establecido en el contrato; entendiendo que existe una imputación anual, por la periodificación del ingreso total, durante los 10 años de vigencia del contrato, y por cada uno de ellos habríamos de realizar un asiento a modo de:

8.000 Anticipos recibidos por prestaciones de servicios a L/P (181)
8.000 Cesión de uso de franquicia (705-)

31.12.20X1. Por la liquidación del servicio de formación y asesoramiento (560.000 x 4% = 22.400 euros + IVA 21%):

En cuanto a la liquidación anual recibida para hacer frente a los procesos de formación y asesoramiento para la explotación del negocio por parte del franquiciado, el registro contable vendría desarrollado en los mismos términos establecidos para el canon mensual, pues la prestación del servicio en sí responde al ejercicio en curso:

27.104 Bancos c/c (572)
22.400 Servicios de Formación y Asesoramiento de Franquicia (705-)
4.704 H.P. IVA repercutido (477)

Ejemplo Práctico: El Caso de "Cafés Alegría" (Franquiciado y Franquiciador)

Imaginemos "Cafés Alegría", una franquicia de cafeterías con un modelo de canon mensual fijo más un porcentaje sobre las ventas. Analicemos la contabilidad de un solo mes para entender los detalles:

Franquiciado (Cafetería "Alegría Central")

Recibe la factura del franquiciador por el canon mensual de €1.500 y un 5% de las ventas, que en este mes fueron de €10.000. El franquiciado registra:

• Asiento contable: Debe: Gastos de Canon (€1.500 + €500 = €2.000); Haber: Banco (€2.000).
• Implicaciones fiscales: El franquiciado deberá considerar la deducibilidad del canon como gasto en su declaración de la renta, sujetándose a la normativa vigente.

Franquiciador (Cafés Alegría Central S.L.)

Recibe el pago de €2.000 del franquiciado. El franquiciador registra:

• Asiento contable: Debe: Banco (€2.000); Haber: Ingresos por Canon (€2.000).
• Implicaciones fiscales: El franquiciador deberá declarar estos ingresos en su declaración de impuestos sobre la renta de las sociedades, atendiendo a la legislación aplicable.

Este simple ejemplo ilustra la base de la contabilidad del canon. Sin embargo, la realidad es mucho más compleja.

Consideraciones Adicionales en la Contabilización del Canon

• IVA: El IVA aplicable al canon debe ser contabilizado correctamente, diferenciando entre la cuota soportada por el franquiciado y la cuota repercutida por el franquiciador.
• Retenciones: Dependiendo del país y la normativa vigente, pueden existir retenciones sobre los pagos del canon que deben ser contabilizadas por ambas partes.
• Amortización de Activos Intangibles: El franquiciado puede tener que amortizar el costo de adquisición de la franquicia a lo largo del tiempo. Este proceso debe ser registrado con precisión.
• Derechos de uso de marca: La contabilidad debe reflejar adecuadamente el uso de la marca y otros activos intangibles cedidos por el franquiciador.

Análisis de la Credibilidad y la Precisión Contable

La credibilidad de la información contable depende de la precisión y la consistencia en el registro de todas las transacciones relacionadas con el canon. Utilizar un software contable adecuado y seguir las normas contables generalmente aceptadas (NGAAP o IFRS, según el caso) son cruciales.

Cualquier inconsistencia o falta de precisión puede afectar la toma de decisiones tanto del franquiciador como del franquiciado. Las decisiones contables relativas al canon tienen implicaciones de largo alcance. Por ejemplo, una mala contabilización puede afectar la toma de decisiones estratégicas, la planificación fiscal, la capacidad de obtener financiación y, en última instancia, la viabilidad del negocio tanto para el franquiciador como para el franquiciado. Analizar las implicaciones de segundo y tercer orden es crucial para una gestión empresarial sólida.

Comprensión para Diferentes Audiencias

Para principiantes, es fundamental explicar los conceptos de forma clara y concisa, utilizando ejemplos sencillos y evitando tecnicismos innecesarios. Para profesionales, se requiere un nivel de detalle mayor, incluyendo análisis más complejos y la consideración de aspectos legales y fiscales específicos.

Resumen de Tipos de Canon y su Contabilización