Microsoft Dynamics 365: Un ERP en la Nube para la Transformación Digital

En la actualidad, la gestión empresarial requiere soluciones tecnológicas avanzadas que optimicen procesos y mejoren la eficiencia operativa. Microsoft Dynamics 365 es una de las herramientas más completas para gestionar las áreas financieras, operativas y de recursos humanos de una empresa.

Microsoft Dynamics 365, después de un largo periodo de desarrollo y ajustes, se ha diseñado claramente para grandes empresas, aunque también ofrece soluciones para pymes. Se ha convertido en una solución que se encuentra totalmente en la nube y se puede comprar en forma de software como servicio (Software as a Service, SaaS).

La Evolución de Dynamics 365: De Paquetes a Aplicaciones Modulares

Microsoft ha estado trabajando en los últimos años en el diseño y desarrollo de un ERP totalmente ubicado en la nube. La compañía ha estado revisando muchas versiones y ha pensado muchos nombres para este producto, causando de esta manera mucha confusión.

En un principio se pensaba que Microsoft se quedaría con una estructura de paquetes bastante tradicional, de la cual se planearon dos versiones: Business y Enterprise. Estas dos versiones serían las equivalentes en la nube para Microsoft Dynamics NAV y Dynamics AX, respectivamente. De esta forma, se lanza Dynamics 365 tanto para empresas grandes como para pymes. Sin embargo, Microsoft finalmente hizo una división de lanzamiento.

La empresa dejó claro que Dynamics 365 se aleja de los paquetes fijos tradicionales cuando en noviembre de 2016 se lanzaron las primeras aplicaciones. Inesperadamente, Microsoft tomó la decisión de hacer desaparecer la edición de Dynamics 365 Business poco a poco de los mercados estadounidense y canadiense. Esto hizo que Dynamics 365 Enterprise Edition fuera rebautizada con un nombre más corto, Dynamics 365.

Mientras tanto, Microsoft presentó una alternativa para las pymes: NAV 2018. NAV se encuentra a menudo alojado en la nube por los partners, aunque en principio fue desarrollada como una solución en local. Por esta razón, Microsoft lanzó el 2 de abril de 2018 al mercado Business Central, una variante en la nube. Es posible que le suenen los nombres de Madeira y Tenerife si ha seguido a Microsoft en los últimos años.

Dynamics 365, NAV 2018 y Business Central han recibido tantos nombres como han tenido fases de desarrollo y planes modificados. Para crear una mayor confusión, el nombre Dynamics 365 se usa tanto para el paquete específico para grandes empresas como para nombrar los paquetes e innovaciones que se incluyen en toda la nueva estructura.

En el año 2018, Microsoft se sube al carro de la nube y del SaaS (software como servicio), ya que Dynamics 365 solo se puede comprar como una solución en la nube en forma de SaaS. Cada vez más empresas se unen a la nube, y cada vez hay menos en local. Aunque Microsoft se haya unido a la nube, eso no significa que abandone por completo a los clientes que trabajan en local. Microsoft afirma que seguirá existiendo la versión local de AX. Está previsto que en enero de 2023 salga el soporte para la última versión, AX 2012 R3. Hoy en día, las empresas todavía pueden elegir entre los diferentes paquetes, tanto en local como en la nube, que tiene Microsoft.

¿Qué significa el nombre Microsoft Dynamics 365?

El nombre «365» en Microsoft Dynamics 365 significa la disponibilidad y accesibilidad ininterrumpidas de su conjunto de aplicaciones empresariales durante todo el año. Como plataforma basada en la nube, esto también significa que funciona en línea y es accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. También podría referirse a la forma en que el conjunto de aplicaciones proporciona una solución para ayudar a gestionar todo tipo de operaciones empresariales cotidianas.

Microsoft Dynamics 365: Una Suite de Aplicaciones Empresariales Integradas

Microsoft Dynamics 365 es una suite de aplicaciones empresariales en la nube que combina funcionalidades de ERP y CRM. Este software ERP de Microsoft se caracteriza por su conectividad con otras soluciones de Microsoft, como Office 365, Power BI y Azure, lo que potencia su capacidad analítica y facilita una gestión centralizada de la información.

Con este sistema, Microsoft destaca la combinación de ERP y CRM. La empresa ha prometido una integración de Dynamics 365 con Office 365 y Power BI de largo alcance. Para grandes empresas, Microsoft presenta una gran integración entre las funcionalidades de CRM y ERP con su nuevo sistema ERP.

Aplicaciones empresariales de Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365, lanzado por primera vez en 2016, se presentó como una plataforma basada en la nube. Combinó Microsoft Dynamics CRM y las soluciones ERP de Microsoft, presentándolas como un conjunto de aplicaciones o módulos empresariales dedicados de Dynamics 365 para administrar varios procesos comerciales, como ventas, marketing, finanzas, gestión de la cadena de suministro, servicio de campo, servicio al cliente y recursos humanos.

Las aplicaciones de la suite Dynamics 365 que se adaptan a cada uno de estos procesos empresariales incluyen:

• Ventas de Dynamics 365: Esta aplicación brinda a los equipos de ventas herramientas para administrar los clientes potenciales y las interacciones con los clientes de manera efectiva. También proporciona información valiosa y funciones de automatización para potenciar las capacidades de toma de decisiones basadas en datos.
• Marketing de Dynamics 365: Al ayudar a aprovechar los datos de los clientes y la información sobre el comportamiento, esta aplicación permite realizar campañas de marketing personalizadas y específicas que tienen más probabilidades de captar la atención de la audiencia e impulsar una mayor participación.
• Servicio al cliente de Dynamics 365: Diseñada para potenciar el servicio al cliente, esta aplicación permite a las organizaciones gestionar las consultas de los clientes, los tickets de soporte y las solicitudes de servicio de manera eficiente, lo que mejora la satisfacción del cliente.
• Servicio de campo de Dynamics 365: Para las empresas que ofrecen servicios in situ, esta aplicación supone un punto de inflexión. Optimiza las operaciones de campo mediante la programación eficiente de las citas, la gestión de los recursos y el seguimiento de la prestación de servicios.
• Recursos humanos de Dynamics 365: Esta aplicación de Dynamics 365 ayuda a la contratación, la incorporación de empleados, la gestión del rendimiento y mucho más, lo que permite el tipo de gestión del talento que es crucial para el éxito empresarial.
• Dynamics 365 Finanzas: La gestión de los procesos financieros se simplifica con esta aplicación. Ofrece capacidades sólidas de elaboración de informes financieros, elaboración de presupuestos y previsiones, lo que permite tomar decisiones financieras bien informadas.
• Administración de la cadena de suministro de Dynamics 365: Esta aplicación de Dynamics 365 ayuda a administrar de manera eficiente la cadena de suministro. Proporciona visibilidad de principio a fin, lo que ayuda a las organizaciones a optimizar los procesos de logística, inventario y producción.

Las empresas pueden optar por implementar cada una de estas aplicaciones de Dynamics 365 de forma independiente para administrar cada uno de estos departamentos, respectivamente. O también pueden aprovechar toda la suite Dynamics 365 como una solución completa de principio a fin.

Integración de la gestión financiera y de la cadena de suministro

En los últimos años, Microsoft combinó las capacidades de Dynamics 365 Finance y Dynamics 365 Supply Chain Management en una única solución ERP integrada llamada Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management (F&SCM), más conocida como Dynamics 365 Finance & Operations. Proporciona una solución integral que ofrece herramientas para administrar los procesos financieros, las operaciones de la cadena de suministro, la fabricación, los almacenes, la inteligencia empresarial y mucho más.

Sin embargo, si bien Microsoft Dynamics 365 F&SCM se integra internamente de forma natural con otros productos de Microsoft como Power BI, Microsoft Office 365, Azure y Dynamics 365 CRM, es más difícil integrarlo con aplicaciones de terceros, como plataformas de comercio electrónico, sistemas PIM, otros sistemas de CRM, aplicaciones de automatización de marketing y más. Las empresas modernas ahora están descubriendo soluciones de middleware como la iPaaS (plataforma de integración como servicio) que proporcionan conectores especiales que simplifican significativamente las integraciones entre aplicaciones de EPR complejas como Dynamics 365 F&SCM (también conocido como Dynamics 365 Finance & Operations) y las aplicaciones de terceros y soluciones SaaS antes mencionadas.

Ventajas Clave de Implementar Microsoft Dynamics 365

Implementar el ERP Microsoft Dynamics aporta numerosas ventajas a las organizaciones. Además de proporcionar una colección holística de módulos que ayudan a administrar una amplia variedad de operaciones empresariales, optar por las aplicaciones de Microsoft Dynamics 365 brinda beneficios esenciales.

Las siguientes innovaciones de Dynamics 365 son las de mayor importancia:

1. Aplicaciones Modulares Listas para Usar: Dado que el conjunto de aplicaciones de Microsoft Dynamics 365 es modular, permite a las empresas elegir e implementar solo las herramientas que necesitan, lo que reduce la complejidad y garantiza un uso personalizado de las aplicaciones.
2. Conectividad y Análisis Eficiente: Microsoft Dynamics 365 se conecta de manera nativa con herramientas como Office 365, Power BI y Azure, lo que permite una gestión centralizada y un análisis de datos más eficiente.
3. Tiempo de Comercialización Más Rápido: Al ofrecer aplicaciones prediseñadas que están listas para usarse de inmediato, Dynamics 365 ayuda a implementar rápidamente un módulo para ampliar las capacidades empresariales de manera integrada.
4. Perspectivas Basadas en Datos: Dynamics 365 ayuda a aprovechar y analizar los datos en tiempo real en todas las operaciones con análisis avanzados y AO integrados, lo que proporciona información crítica y permite tomar decisiones informadas. La funcionalidad de la inteligencia de negocios (BI) se encuentra construida en cada aplicación. Esta funcionalidad puede realizar y mostrar (gráficamente) los análisis deseados, en función de los datos de una o más aplicaciones.
5. Experiencia de Nube Unificada: Dynamics 365 funciona a la perfección en la nube de Microsoft, lo que proporciona a las empresas una infraestructura unificada, segura y escalable para innovar más rápido, colaborar de forma remota y responder más rápido a las demandas del mercado.
6. Adaptabilidad y Personalización: Microsoft Dynamics se adapta a empresas de todos los tamaños y se puede personalizar según las necesidades específicas de cada organización, permitiendo la adición de módulos a medida que el negocio crece.
7. Optimización de Procesos: Desde la contabilidad hasta la gestión de inventarios, el software ERP Microsoft Dynamics reduce el tiempo dedicado a tareas manuales, mejorando la eficiencia y reduciendo errores.
8. Seguridad y Cumplimiento: Este ERP cumple con estrictas normativas de seguridad, protegiendo los datos empresariales y garantizando el cumplimiento de regulaciones internacionales.

Innovaciones Clave de Dynamics 365

• Common Data Model (CDM): El Common Data Model (CDM) también es conocido en español como el modelo de datos común. Es un modelo de datos estándar desarrollado por Microsoft para garantizar que las soluciones sean compatibles y fáciles de integrar. Básicamente, ya no importa de qué servidor provenga la información, ya que los datos de entrada también se almacenan en ciertos formatos básicos. El modelo de datos común tiene como segunda funcionalidad el desarrollo simplificado de aplicaciones propias.
• Microsoft Flow: Microsoft Flow ayuda a cada empresa a que configure sus propios flujos de trabajo. De esta manera, la propia organización puede elegir qué aplicaciones o sistemas se comunican entre sí y de qué manera.
• Power BI Mejorado: Microsoft trae la renovación de Power BI para grandes compañías con el modelo de datos común. Anteriormente, los usuarios de NAV ya estaban en camino de conseguirlo, pero ahora, por fin, las novedades están disponibles también para las grandes empresas.
• Inteligencia Artificial Integrada: Dynamics 365 ofrece a las empresas que lo deseen una variedad de aplicaciones basadas en la inteligencia artificial. Por ejemplo, cuando un agente está cerca de un cliente con el que no tiene contacto desde hace tiempo, puede hacer una sugerencia a través de su teléfono para poder quedar con él. Además, cabe la posibilidad de optar por la integración con hardware o software inteligente.

Implementación de Microsoft Dynamics 365

La implementación del ERP de Dynamics 365 no difiere mucho de otras soluciones ERP en la nube. Una implementación de solo el CRM tiene una duración aproximada de 30 días, y el tiempo de un ERP completo puede variar de 6 a 9 meses.

Para no entorpecer y retrasar el proceso de implementación es necesario una buena preparación. Lo más importante durante esta etapa preliminar es especificar qué datos y procesos necesitan ser administrados en el sistema. Durante esta fase preliminar se puede aprovechar para ver y procesar los requisitos, deseos y preocupaciones de los empleados. El primer paso es migrar los datos desde el sistema anterior y configurar los módulos según los requerimientos específicos de la empresa. Es esencial formar a los empleados para que aprovechen al máximo las capacidades del sistema.

No hay mucha diferencia entre cambiar a Dynamics 365 desde un sistema Microsoft de otro tipo u otro ERP. Esto quiere decir que el tiempo de implementación sigue siendo el mismo. Por lo que es una pena que los desarrollos que se le habían hecho a medida al sistema no se pueda traspasar al nuevo directamente. Para esto, tendrá que ser rediseñado en forma de Flow y Power Apps específicos. Mirándolo desde una perspectiva positiva, este dispositivo es mucho más simple y rápido que antes.

Los usuarios de AX también podrían encontrar interesante que pueden traspasar el contrato de mantenimiento de Microsoft si cambian a Dynamics 365. Los socios de implementación se ocuparán de la disposición o mapeo de los flujos de trabajo (mapping). Por tanto, la persona que se encargue de la implementación tiene que tener conocimiento de la rama específica de la empresa y experiencia con Dynamics 365.

Costos de Microsoft Dynamics 365

Los costes de Dynamics 365 están claramente definidos por Microsoft. El precio de la licencia oscila entre los 97 euros por usuario completo (full user) al mes (si solo incluye la parte CRM) y 178 euros por usuario completo al mes para la solución completa, que incluye el CRM y el ERP. Sin embargo, los costes finales dependen en gran parte de las elecciones de la compañía.

Dependiendo de las respuestas a las preguntas anteriores, el precio se verá influenciado en el precio que una empresa tiene que pagar por Dynamics 365. Si se requiere un dispositivo o aplicación específico para un sector, el coste final también se verá bastante determinado por el socio de la implementación.

El Futuro del ERP: La Nube y la Inteligencia Artificial

El futuro de la ERP se encuentra en la nube. Las empresas modernas requieren soluciones que no solo sean escalables y flexibles, sino también inteligentes y conectadas. Los sistemas de ERP basados en la nube, como Dynamics 365, están transformando el funcionamiento de las empresas. A diferencia de los sistemas locales tradicionales, los sistemas de ERP basados en la nube ofrecen a las empresas la capacidad de acceder a sus datos y herramientas desde cualquier lugar, lo que garantiza agilidad y resistencia.

Las aplicaciones empresariales modulares que componen Dynamics 365 permiten a las organizaciones adaptar sus sistemas de ERP a sus necesidades específicas, con un acceso sin problemas a herramientas y características adicionales a medida que evolucionan las demandas empresariales. Esta flexibilidad hace que el software de ERP basado en la nube sea especialmente valioso para las organizaciones que navegan por las demandas de un marketplace que cambia rápidamente.

La inteligencia artificial sigue redefiniendo el funcionamiento de las empresas. Estas son algunas tendencias e innovaciones emergentes que es probable que den forma al futuro de ERP:

• Capacidades predictivas avanzadas: Los sistemas de ERP basados en inteligencia artificial seguirán refinando el análisis predictivo, lo que ayudará a las empresas a prever todo, desde las tendencias del mercado hasta las demandas operativas con mayor precisión.
• Experiencias de usuario hiperpersonalizadas: En el futuro, los sistemas de ERP podrían ofrecer interfaces más adaptadas con tecnología de inteligencia artificial, entre las que se incluyen paneles personalizados, interacciones fluidas mediante comandos de voz y la capacidad de automatizar tareas rutinarias.
• Procesos de optimización automática: La inteligencia artificial y el aprendizaje automático podrían hacer que los sistemas de ERP sean más autónomos, lo que les permitiría identificar ineficiencias, implementar mejoras y adaptarse automáticamente a las condiciones cambiantes.
• Integración más profunda de la informática perimetral y el Internet de las cosas (IoT): A medida que las empresas adoptan más dispositivos IoT, es probable que los sistemas de ERP futuros se integren profundamente con estas tecnologías para habilitar la supervisión y administración en tiempo real de los recursos físicos.
• Herramientas de inteligencia artificial colaborativas: Los sistemas de ERP podrían incorporar herramientas de inteligencia artificial diseñadas para la colaboración, como asistentes con tecnología de inteligencia artificial que recomiendan estrategias basadas en objetivos de equipo compartidos.
• Seguimiento de sostenibilidad y medio ambiente, social y gobernanza (ESG): Los sistemas de ERP mejorados para inteligencia artificial ayudarán cada vez más a las empresas a realizar un seguimiento y optimizar sus esfuerzos de ESG.
• Integración de cadena de bloques para la transparencia: La tecnología de cadena de bloques podría convertirse en un componente principal de los sistemas de ERP, lo que mejoraría la transparencia, la seguridad y la comprobación de la integridad de los datos.
• Estrategia basada en inteligencia artificial y toma de decisiones: Los sistemas de ERP futuros podrían actuar como asesores estratégicos, usando inteligencia artificial para simular posibles resultados de decisiones empresariales, optimizar estrategias y proporcionar planificación de escenarios.

A medida que los sistemas de ERP continúan evolucionando, las empresas que adoptan soluciones de ERP basadas en la nube con IA están mejor posicionadas para mantenerse competitivas, innovar y crecer en el futuro. Dynamics 365 es un conjunto de aplicaciones empresariales con tecnología de inteligencia artificial diseñado para simplificar las operaciones, mejorar la involucración de los clientes e impulsar mejores resultados empresariales.