7 Consejos Esenciales de Bierens para PYMES en el Cobro de Facturas Impagadas

Cobrar las facturas suele dar más de un dolor de cabeza, si tenemos en cuenta que los pagos suelen retrasarse más de lo debido. El 43% de las empresas españolas admiten tener facturas impagadas, según indican los datos del 'Análisis del comportamiento de pago empresarial' realizado por Informa D&B. Si los pagos se retrasan estructuralmente o no se reciben, una PYME puede tener problemas para pagar sus propias facturas.

En el peor de los casos, se producirá la quiebra, y es que, en conjunto, el retraso de pagos de facturas ha supuesto un coste total de 1.967 millones de euros tan sólo en los últimos 3 meses de 2020. “Todas las PYMEs tienen que lidiar con facturas que han estado abiertas durante demasiado tiempo, hasta el punto de que el cobro ya no es posible. Esto causa estrés e inconvenientes entre las partes involucradas; la empresa sufre y los intentos de cobrar las facturas pendientes de pago cuestan dinero.”

No por falta de ventas, sino por falta de cobros. Una empresa puede ser rentable sobre el papel y aun así quedarse sin liquidez si sus clientes no pagan en plazo. En la práctica diaria, nuestra firma de abogados especializada en recobro de deudas, hemos observado que la gestión de créditos y riesgos en las pequeñas y medianas está menos desarrollada que en las grandes empresas. Ello conduce a que estas empresas se vean confrontadas con facturas impagadas con más frecuencia. Si su empresa genera una gran cantidad de ventas, tendrá serios problemas con el flujo de caja y liquidez si los clientes no pagan a tiempo.

¿Por qué las Cuentas por Cobrar Merecen Toda su Atención?

Un entorno económico incierto, exigencias regulatorias, problemas de liquidez, complejidad administrativa y plazos de pago cada vez más largos, favorecen que las pymes y microempresas se enfrenten a una presión constante. En España, el plazo medio de pago real supera con frecuencia los términos acordados.

Para una pyme, una factura impagada de 5.000 € implica generar 50.000 € adicionales en ventas solo para recuperar ese margen. El control de las facturas por cobrar no es una tarea administrativa: es una prioridad estratégica.

Proyectar el flujo de caja a 30, 60 y 90 días permite identificar con antelación períodos de tensión de liquidez y actuar antes de que se conviertan en una crisis. Esta previsión debe incluir los vencimientos esperados de cobro y no solo las facturas emitidas. La diferencia entre 'factura emitida' y 'cobro confirmado' puede ser de semanas o meses. Gestionar el flujo de caja en base a cobros reales -no a facturación- es la base de una tesorería sana en una pyme.

El flujo de caja neto es la diferencia entre las entradas y salidas reales de dinero en un periodo. Al contrario que el beneficio contable, refleja la capacidad real de la empresa para hacer frente a sus compromisos a corto plazo. Una pyme con beneficios pero flujo negativo puede no ser capaz de pagar a sus proveedores. En ese caso, es urgente actuar: reclamar a los deudores para acelerar los cobros, negociar con los proveedores, reducir inventarios o ajustar ciertos gastos. Calcular y revisar el flujo de caja neto cada semana o quincena te da una visión clara de cuánto dinero real entra y sale. Esta métrica es especialmente crítica en sectores con estacionalidad o ciclos de cobro largos.

7 Consejos Destinados a PYMES para el Cobro de Facturas Impagadas

A continuación, enumeramos 7 consejos que servirán de ayuda a PYMES para reducir el riesgo de impagos:

1. Solicite un Informe de Solvencia de su Cliente

Reduzca el riesgo de impago de las facturas vencidas realizando una verificación de la solvencia de su cliente potencial. Intente conseguir referencias sobre su estado financiero antes de que se complete la venta. Ponga atención a señales perturbadoras como, por ejemplo, las posibles insolvencias de los clientes de su cliente. Recabe información de posibles socios comerciales de su nuevo cliente.

Las señales de deterioro en un cliente suelen aparecer antes del impago: retrasos progresivos en pagos anteriores, cambios en la frecuencia de pedidos, dificultades para contactar con responsables financieros o noticias negativas sobre su sector. Identificarlas a tiempo permite reducir la exposición antes de que el daño sea irreversible. Monitorizar activamente a tus principales clientes -especialmente los de mayor volumen de crédito concedido- es una práctica de gestión del riesgo básica. Los servicios de información comercial permiten acceder a datos actualizados sobre la solvencia de tus clientes y recibir alertas ante cambios significativos.

2. La Comunicación es la Clave

Sea claro con sus clientes sobre sus plazos y expectativas de pago. Antes de completar una venta, acuerde el método y plazo de pago y asegúrese de que el cliente esté de acuerdo con esos términos. Sea cortés, breve y profesional. Cuanto más liviana es la relación con un cliente, más suave se vuelve esa relación. Las líneas más cortas ofrecen una mejor comprensión de las cotizaciones y cualquier reclamo sobre servicios no prestados por parte del cliente. No espere demasiado y llame al cliente para preguntar. De esta manera, tendrá la certeza más rápido y el cliente verá que está atento y se asegura de que todo funciona sin problemas, evitando así las facturas impagadas.

3. Confirme las Condiciones de Venta por Escrito

Redacte por escrito los términos en los que se realiza la venta. Incluya en ellos los plazos y métodos de pago y las consecuencias del incumplimiento como, por ejemplo, el devengo de intereses de demora a cierto porcentaje o recargos por incumplimiento. Incluya estos términos en toda la documentación intercambiada con el cliente y, lo más importante, inclúyalos en su oferta o confirmación de pedido.

Los acuerdos sobre papel funcionan mejor que los acuerdos telefónicos, especialmente cuando se trata temas relacionados con pagos y facturas. Estos deben estar en blanco y negro, acompañados de las condiciones de pago. Si registra esto con anticipación, evitará la discusión posterior. Las condiciones de pago no son una formalidad: son una herramienta de gestión del riesgo. Plazos cortos, descuentos por pronto pago y penalizaciones por demora -establecidas contractualmente desde el inicio- reducen tanto la probabilidad de retraso como el impacto si este ocurre. Las condiciones contractuales deben ser claras, accesibles y comunicadas antes de la venta.

En España, la Ley de Morosidad establece un plazo máximo de 60 días para operaciones entre empresas. Pero la ley no cobra: sus procesos internos sí pueden hacerlo. Incluya el vencimiento en un sistema de seguimiento automatizado y activa el proceso de reclamación de forma sistemática. Las penalizaciones por retraso tienen un doble efecto: disuasorio y compensatorio. Aunque rara vez se aplican, el simple hecho de mencionarlas anima a los clientes a respetar los plazos. No dude en recordárselas en sus comunicaciones de seguimiento.

4. Revise el Comportamiento de Pagos del Cliente Mensualmente y Optimice la Emisión de Facturas

Si realiza controles mensuales y verifica si sus clientes le pagan a tiempo, evitará problemas de impagos y podrá tomar medidas a tiempo. Cobrar las facturas suele dar más de un dolor de cabeza, si tenemos en cuenta que los pagos suelen retrasarse más de lo debido. ¿Qué hacer para que este periodo se acorte? En primer lugar ofrecer una factura detallada, aconsejan desde la plataforma de facturación electrónica Keyandcloud, de esta manera se evitan excusas o malentendidos, aseguran. Disponer de toda la información de la empresa también es importante, más allá de los datos bancarios.

Una factura con errores -número de pedido incorrecto, datos fiscales desactualizados o sin el detalle que el cliente requiere- es motivo frecuente de retraso en el pago. Una facturación organizada y rigurosa reduce significativamente el plazo medio de cobro y elimina excusas administrativas. Cuanto más corto sea este tiempo, más saludable será tu flujo de caja.

Establezca un proceso estándar de emisión: confirme con el cliente los datos requeridos antes de emitir, utiliza software que automatice la numeración y los cálculos, y envía la factura el mismo día de la entrega o la prestación del servicio. No olvide incluir las menciones legales obligatorias y sus condiciones de pago, así como establecer un sistema de seguimiento sistemático de sus facturas. Cada día de retraso en la emisión es un día de retraso en el cobro.

Automatice la gestión de sus deudores y de las facturas impagadas. Ahorre tiempo y dinero invirtiendo en soluciones inteligentes de gestión de crédito para pagar facturas. De esta manera puede crear y enviar facturas con tan solo unos pocos clics. O puede configurar un flujo de facturación que envíe automáticamente recordatorios de pago cuando un cliente no lo haya realizado después de x días. O si una factura no se paga dentro del plazo de pago, recibirá un aviso. De esta manera, siempre tendrá una idea clara de la situación y dedicará menos tiempo a la gestión de deudores.

La facturación electrónica, las alertas automatizadas y los recordatorios programados son herramientas que reducen el ciclo de cobro al ahorrar tiempo, reducir errores de procesamiento manual y aumentar la visibilidad sobre su flujo de caja. Además, facilita el seguimiento automatizado de vencimientos y la integración con sistemas de contabilidad, permitiendo una visión en tiempo real de las cuentas pendientes. Con la entrada en vigor de la factura condi obligatoria en España para empresas y autónomos, digitalizar este proceso deja de ser una ventaja competitiva para convertirse en un requisito. Hacerlo bien desde el principio -con sistemas que automaticen también el seguimiento y las alertas de vencimiento- es una inversión con retorno inmediato en liquidez. La clave está en elegir herramientas sencillas, interoperables y adaptadas a sus necesidades.

5. Envíe un Recordatorio y Realice un Seguimiento Proactivo

Si no recibe el pago antes de la fecha de vencimiento de la factura, envíe un recordatorio. Siempre guarde copias de los documentos y la correspondencia intercambiada con su cliente. El seguimiento de una factura vencida debe comenzar el día siguiente al vencimiento, no semanas después. Un contacto rápido y directo -por teléfono, no solo por correo- demuestra que monitoriza los cobros activamente y reduce la posibilidad de que la deuda se normalice o se postergue indefinidamente. Esta disciplina es esencial para evitar que los retrasos se conviertan en impagos.

El primer contacto no tiene que ser conflictivo. Un '¿ha llegado correctamente nuestra factura?' es suficiente para activar el proceso de pago en muchos casos. Si un cliente tiene problemas financieros, mejor saberlo pronto para actuar con tiempo. Es importante: conserve un registro de cada intercambio para poder justificar sus acciones en caso de litigio.

6. Tome Acción Rápida y Profesional

Aunque sea una pequeña empresa y quiera mantener una buena relación comercial con sus clientes, es importante que, en caso de incumplimiento de pago, tome acción rápidamente. Una actitud pasiva ante un impago empeorará las cosas y enviará una señal a su cliente de que puede alargar el plazo de pago de sus facturas sin consecuencias. Muestre a su cliente que se toma en serio la gestión de la cartera de clientes y la contabilidad de su empresa. El recobro es más efectivo cuanto antes se inicia. Una deuda con menos de 90 días de antigüedad tiene una probabilidad de recuperación significativamente mayor que una deuda de más de un año. La experiencia muestra que un cliente que no paga raramente se convierte en un buen cliente a largo plazo. Actuar con profesionalidad y celeridad es lo que protege tanto el cobro como la reputación de su empresa.

7. Llame a un Profesional y Externalice Cuando Sea Necesario

No pierda de vista su objetivo: cobrar las facturas pendientes de pago con la menor cantidad de esfuerzo y coste. Si después de varios intentos su deudor sigue sin pagar, es hora de llamar a un especialista. Bierens Group es una firma de abogados especializada en el recobro de deudas internacionales en el sector B2B.

Externalizar la gestión del riesgo de crédito o el recobro de deudas tiene sentido cuando el volumen de impagos compromete los recursos internos, cuando se opera en mercados internacionales con jurisdicciones desconocidas, o cuando el coste de oportunidad de gestionar deudas internamente supera el de contratar a un especialista. A pesar de ello, el Seguro de Crédito o los servicios de recobro son opciones que siguen siendo poco utilizadas por los responsables de las microempresas y pymes, a menudo por desconocimiento o por temor a su complejidad.

En el caso de los seguros de crédito, las aseguradoras indemnizan al asegurado con la cantidad que se ha pactado si el deudor se declara insolvente o el deudor no ha pagado la cantidad exigida en el periodo acordado. No obstante, contar con un seguro de crédito para pymes, como EasyLiner, le ayuda a desarrollar su negocio anticipando los impagos y delegando el recobro en caso de siniestro. Un seguro de crédito no solo cubre pérdidas: transfiere la responsabilidad de evaluar el riesgo, monitorizar clientes y gestionar el recobro a una compañía especializada. Para muchas pymes, esto libera tiempo y recursos para centrarse en el negocio. Los 200 expertos en Recobro de Deudas de Coface y sus 250 socios legales pueden recuperar sus deudas en 190 países: así podrá obtener los fondos debidos más rápidamente, preservando al mismo tiempo la relación con sus clientes deudores.

Como PYME, asegúrese de abordar el comportamiento de los morosos de la manera correcta y de que la gestión de las facturas impagadas esté en orden. Las facturas impagadas son uno de los principales motivos de quiebra entre las pymes europeas. Estos consejos le ayudan a construir un sistema de cobro sólido, desde la emisión de la factura hasta el recobro de deudas.