Beneficios clave de una gestión y administración empresarial eficaz

¿Sabías que una de las razones que llevan a una empresa a la quiebra es no contar con una gestión empresarial adecuada? La mayoría de los fracasos dentro del ámbito de los negocios se deben a una mala gestión empresarial. En un mundo en constante evolución, los negocios evolucionan más deprisa y existe una complejidad creciente en el entorno. Por ello, los negocios buscan adquirir un nuevo conocimiento, pero también adaptar el ya existente. Lo que se conoce se pretende adaptar a otros contextos diferentes. Las normas se modifican en direcciones cada vez más ambiciosas.

Una gestión empresarial eficaz lleva a una mejor producción económica, lo cual permite aumentar el bienestar de las personas y del conjunto de la sociedad. La buena administración empresarial debe optimizar el uso de recursos para tener un mejor uso. Actualmente, al Controller de gestión lo podemos definir como el asesor estratégico de la empresa. Por un lado, “se ha convertido en un apoyo esencial para la toma de decisiones rápidas y fundadas que garanticen la supervivencia y el crecimiento de la empresa”, como indica Lola Lozano, directora general del Instituto de Controllers. La principal ventaja de esta función, ejercida por la figura del Controller, es que permite evaluar la gestión de una compañía. El control de gestión es una de las posiciones más demandadas y mejor valoradas en la actualidad.

¿Qué es la gestión empresarial?

En términos generales, la gestión empresarial consiste en identificar y armonizar todos los recursos de una empresa para poder alcanzar los resultados esperados. El concepto de gestión empresarial ha evolucionado con el paso de los años. Actualmente se entiende por gestión empresarial aquella actividad orientada a mejorar la competitividad y productividad del negocio. Esto supone asumir la organización, administración y el funcionamiento de una empresa. Una mala gestión empresarial puede acabar con la productividad y las ventas de la empresa, por ello es importante tener claro que la gestión es necesaria desde el inicio.

Para que una gestión empresarial sea la adecuada, es importante que se dé en grupos formalmente organizados. Se trataría de crear un ambiente en el que los integrantes puedan cooperar y trabajar mano a mano con un objetivo común. La gestión empresarial es un trabajo continuo y permanente que requiere de profesionales preparados y dispuestos a innovar continuamente en su forma de hacer negocios.

Funciones clave de la gestión empresarial

Sus funciones se basan en los siguientes pilares:

• Organización: Se trata de la asignación y coordinación de las diferentes tareas que se tienen que llevar a cabo en la empresa, definiendo quién, cómo y cuándo se van a ejecutar. Es la función que más caracteriza a la gestión empresarial ya que implica establecer unos objetivos determinados que te llevan a priorizar tareas. A medida que la empresa crece, es esencial elegir adecuadamente quién va a hacerse cargo de ciertas funciones, ya que una mala gestión de organización puede llevar a una empresa a la crisis.
• Planificación: Consistente en fijar y programar las metas y objetivos de la empresa a nivel estratégico. No basta con saber lo que se quiere o se debe hacer, sino hay que ponerle fecha concreta. Inicialmente, toda empresa debe saber a dónde se dirige su negocio.
• Personal: El personal que trabaja y forma una empresa son la parte más esencial de la misma. Un buen clima de trabajo y la relación entre las personas que forman un departamento, son decisivos a la hora de que los trabajadores sean eficientes.
• Controlar: Se trata de supervisar y analizar el trabajo para poder saber qué fortalezas y debilidades posee la compañía. La forma principal de conseguirlo es estableciendo controles que puedan ser medidos, como por ejemplo los controles de comportamiento, las horas de trabajo, los estándares de calidad, etc.
• Dirigir: Esta función está relacionada con la figura de los líderes o ejecutivos de la empresa. El objetivo principal es conseguir motivar e impulsar a los distintos miembros de la organización para que desarrollen las funciones asignadas de la mejor manera posible. Los dueños de negocio o encargados de administrarlo aprenden cómo aprovechar al máximo a los miembros de su equipo, mejorando el desempeño y aumentando la productividad.

Antecedentes históricos de la gestión empresarial

Las primeras empresas de las que se tiene constancia se remontan a la época sumeria. En algunos casos, incluso en el antiguo Egipto por la construcción de las pirámides. No obstante, durante siglos la forma de gestionar los recursos de una empresa ha sido muy rudimentaria. No fue hasta la primera década del siglo XX en el que empezaron a ponerse en práctica algunas teorías innovadoras en gestión empresarial.

Teorías y pensadores influyentes

• Frederick Taylor: Fue uno de los primeros en estudiar científicamente el desempeño laboral a finales del siglo XIX. Sus teorías sobre la especialización de los trabajadores facilitaron la puesta en marcha de fábricas como la Ford, y también surgió la idea de que la formación de los trabajadores era fundamental para mejorar su productividad.
• Henri Fayol: Creía que los problemas de una empresa estaban directamente relacionados con los líderes y no solo con la operación.
• Max Weber: Decía que debe haber una estructuración jerárquica para que existan reglas claras.
• Douglas McGregor: Ideó la teoría X y la teoría Y. Por un lado, la teoría X se basa en la idea de que los empleados intentan hacer lo mínimo posible.

A lo largo del siglo XX, la concepción del trabajo y de la gestión de las empresas varió de acuerdo con las nuevas teorías y los métodos revolucionarios. Estos se adaptaron a los tiempos como, por ejemplo, el uso de la publicidad y el desarrollo del marketing como disciplina. Las mejoras tecnológicas y el aumento de los medios como herramienta externa trajeron consigo nuevas corrientes y disciplinas, así como nuevas formas de concebir al trabajador. Así se creó, entre otros, el área de recursos humanos. A día de hoy, la administración de empresas es una ciencia social que se estudia en universidades de todo el mundo y escuelas de negocios. Las nuevas corrientes adaptadas a la sociedad 2.0 ponen de manifiesto que el origen de la gestión empresarial poco o nada tiene qué ver con cómo es en la actualidad.

Beneficios de una gestión empresarial efectiva

Contar con una buena planificación y organización es crucial. Ayuda a alcanzar objetivos comunes ya que permite organizar los factores de producción e integra los recursos de manera efectiva para alcanzar objetivos. De esta manera, se dirigen los esfuerzos del equipo hacia el cumplimiento de unos objetivos determinados. Contribuye a una adecuada utilización de los recursos humanos y físicos de manera productiva. Algunos beneficios que la gestión empresarial puede ofrecer a tu negocio son los siguientes:

• Administración integral de la compañía: Conseguirás gestionar un proyecto desde su planeación hasta que llega al cliente final, pasando por todos los procesos de producción, logística y publicidad. Esto facilita intervenir en el momento oportuno en caso de que haya algún problema.
• Mejora la eficiencia de cada proceso.
• Integración del equipo de trabajo: Cada empleado tendrá asignado un nivel de acceso al sistema, en donde se definirán sus acciones y objetivos, facilitando su eficiencia y mejorando la productividad.
• Datos de acceso y análisis en tiempo real: Lo que permite mejoras en la toma de decisiones.
• Mejora la comunicación interna de la empresa: Ya que obtendrás datos relativos a todos los departamentos que conforman tu negocio. Esto facilita la comunicación entre los departamentos volviéndolos más eficientes.
• Reduce costes: Al conseguir máximos resultados con una inversión mínima ya que la planificación posibilita invertir poco y conseguir mucho.
• Establece equilibrio y una organización concreta: Porque consigue una organización acertada que evite solapar esfuerzos y responsabilidades. Para ello, se deben establecer relaciones efectivas de autoridad y responsabilidad.
• Fomenta la prosperidad social: Ya que lleva a una mejor producción económica que, a su vez, aumenta el bienestar de las personas y la sociedad.

La gestión empresarial moderna en un entorno digital

La gestión empresarial moderna se enfrenta a un contexto muy distinto al de las décadas precedentes. Sí, el mundo está lleno de oportunidades, pero una de ellas no es la de dormirse. En el entorno empresarial actual, quedarse atrás no es una opción. La gestión empresarial moderna ha de saber emplear las herramientas tecnológicas para responder con fluidez a los requerimientos característicos de nuestra época. Desde la planificación y la ejecución hasta la atención al cliente y la gestión de datos, cada área debe beneficiarse de estas innovaciones. Hay que incorporar las soluciones más adecuadas al nuevo entorno, lo que significa estar siempre al tanto de las últimas tendencias y avances tecnológicos.

Retos y oportunidades en la era digital

Por un lado, el alcance geográfico de las empresas es mayor. Eso hace que, en cada día más sectores, una pyme pueda tener competidores de cualquier parte del mundo. Por otro lado, los clientes pueden decantarse por productos sustitutivos muy diferentes al tuyo. En cualquier sector, el cliente tiene cada día más oportunidades. Por tanto, si no sabes satisfacerlo, es altamente probable que lo pierdas. Esa cultura centrada en el cliente o cliente-centrismo, se manifiesta desde el comienzo de cualquier planificación, que parte siempre de un mayor conocimiento del cliente.

Hoy más que nunca emprender es aprender. Debido a las nuevas tecnologías, las empresas se ven obligadas a innovar constantemente, sin perder la esencia de su marca. Ante este escenario, las empresas que triunfan son las que saben aliarse con la tecnología para hacer fluidas las transiciones. El contexto de los negocios de hoy reclama herramientas tecnológicas avanzadas que, como Sage 200, sepan ayudar a superar retos y aprovechar oportunidades. Las empresas se enfrentan a retos cada día más complejos que reclaman aportaciones de diferentes perfiles. La tecnología debe ser un puente que conecte las visiones complementarias de cada departamento.

Además, una buena gestión empresarial requiere de excelentes herramientas. Actualmente, la automatización es parte del día a día y las plataformas de control de gastos empresariales son un claro ejemplo de ello. Con una plataforma de gestión de gastos tendrás toda tu información en una sola fuente de inteligencia de datos, brindándote mayor control de los movimientos y el análisis en tiempo real.

Es importante que libere recursos materiales y humanos. La tecnología moderna hace posible que el trabajador se encargue de múltiples tareas en cada vez menos tiempo. Además, debe evitar que las empresas tengan que realizar grandes inversiones en capital físico para desarrollar sus procesos. Por un lado, es importante que responda a diferentes necesidades, que pueden ser cambiantes con el tiempo. Lo estamos viviendo con el software antifraude y seguro que lo veremos en muchos otros ámbitos.

La gestión de la información como pilar fundamental

La gestión de la información se basa en un enfoque de gestión de documentos basado en metadatos y también se combina con la capacidad de gestionar la información entre sistemas y diferentes almacenamientos, sin necesidad de migración. Debido a la ineficiente gestión de la información, las empresas pierden mucho tiempo y dinero buscando información sin encontrarla. Esta situación plantea un problema real para la rentabilidad de los empleados en las empresas. Porque en un momento en que los datos se están volviendo inteligentes y los metadatos, por definición, dicen más sobre los datos tradicionales, podemos preguntarnos si su función no optimizaría la eficiencia del negocio. Su labor será crucial para la gestión inteligente de los documentos y la información. Serán parte de la piedra angular que traerá automatismos en torno a la gestión de documentos.

Por lo tanto, la gestión de la información consiste en recopilar y gestionar esta información, procedente de una o más fuentes, y distribuirla a los usuarios que la necesiten.

Ventajas de una buena gestión de la información

• Se elimina la necesidad de migración de contenido en los sistemas de información. Esto significa que ahora es posible trabajar con cualquier tipo de información, independientemente de la ubicación del archivo de origen.
• La información es fácilmente identificable en el contexto adecuado. La misma información se puede encontrar utilizando diferentes criterios definidos.
• La duplicación de datos ya no es necesaria. En una situación en la que todo el mundo utiliza la misma versión única de un documento, también se evita la pérdida de información importante.
• Una mejor gestión de los datos críticos de la empresa es posible. Estos datos críticos, a veces poco visibles, se resaltan mejor en varios repositorios.
• El uso de metadatos puede utilizarse para categorizar y enriquecer el valor de los datos. El contenido puede entonces clasificarse entre todas las informaciones que permiten una mejor comprensión de los contextos de negocio.
• El uso de metadatos puede mejorar la eficiencia del trabajo. Estos metadatos se pueden utilizar para notificar a los empleados cuando expira un contrato o para definir tareas a programar.
• El aumento de la productividad de los empleados es notable, ya que ahora los empleados pueden centrarse en su trabajo en lugar de tener que rellenar y buscar constantemente nuevos documentos.
• La buena gestión de la información también tiene la ventaja de ayudar en el cumplimiento de leyes y reglamentos como el RGPD, así como en la gestión de riesgos en consonancia con las normas de la industria o de la empresa.
• Los recursos para los usuarios son normalizados. La interfaz de usuario está unificada en todos los dispositivos, repositorios y plataformas. Esto aumenta la productividad gracias a modelos predefinidos para todo el mundo.
• La colaboración se fortalece mediante el intercambio y la redacción conjunta de contenidos entre las distintas partes interesadas, tanto internas como externas.

Pasos para una gestión empresarial integrada

Lo primero de todo es que debemos entender que, trabajando de una manera unificada y creando una conexión entre sistemas y trabajadores, estaremos aportando una mayor efectividad al negocio. Para ello se deben seguir los siguientes pasos:

1. Contar con la aprobación de los directivos de la empresa. Es necesario para proceder a la implementación del Sistema Integrado de Gestión Empresarial, un proyecto que necesitará una importante dotación de recursos tanto humanos, financieros y técnicos.
2. Realizar una investigación en profundidad de los sistemas de gestión. La empresa debe consultarlos para comparar los resultados con aquellos que se van a implantar de nuevo.
3. Efectuar un diagnóstico oportuno. Hay que comprobar si el sistema actual es capaz de soportar la implementación del sistema de gestión. También se deben definir las estrategias a seguir para que la nueva implantación tenga un menor impacto en nuestra organización.
4. Elaborar un plan para la implementación. Lo lleva a cabo el mismo equipo encargado de elaborar el diagnóstico. Debe incluir detalladamente los pasos que se van a seguir, así como los recursos que se tienen que asignar.
5. Aprobación del plan de implementación por los Directivos de la empresa. Una vez elaborado el plan se debe superar la fase de aprobación ya que el plan se debe realizar tanto a nivel estratégico como táctico y operativo.
6. Divulgar el contenido. Los directivos serán los encargados de difundir al resto de los miembros de la empresa cuáles serán sus responsabilidades, actividades y tareas, así como los procedimientos que deben seguir para llevar a cabo la implementación del sistema de gestión.
7. Implementar el plan. El último paso para integrar el sistema de gestión consiste en llevar a la práctica todo lo detallado en el plan elaborado anteriormente. Esta fase requiere un seguimiento para controlar las actividades que se desvíen del programa y poder tomar las acciones oportunas.

En definitiva, la gestión empresarial moderna requiere una adaptación constante a un entorno cambiante y competitivo. La transformación digital y las herramientas tecnológicas ofrecen a las empresas la oportunidad de mejorar su eficiencia, centrarse en el cliente y cumplir con normativas exigentes. Al adoptar estas soluciones, las empresas pueden crear ventajas competitivas sostenibles y asegurar su crecimiento a largo plazo. Evalúa tus necesidades, implementa las soluciones adecuadas y utiliza métricas para medir el éxito.

Por ello es necesario conocer en profundidad las ventajas que puede llegar a aportarnos una buena gestión empresarial para implementarla lo antes posible y seguir cosechando éxitos.