La Nueva Era de la Comunicación de Bajas por Incapacidad Temporal: Obligaciones y Procedimientos para Empresas y Trabajadores

En un entorno laboral cada vez más dinámico y digitalizado, comprender nuestras obligaciones como empleados y empleadores es clave para una relación laboral sana y eficiente. La rápida evolución de los sistemas informáticos ha ocasionado cambios constantes en la forma de comunicación entre la ciudadanía, empresas y administración. Una importante modificación, que entró en vigor el 1 de abril de 2023, ha simplificado los trámites relacionados con las bajas por enfermedad, conocidas como Incapacidad Temporal (IT).

Cambios Fundamentales en la Gestión de la Incapacidad Temporal

Desde el 1 de abril de 2023, los partes de baja, confirmación y alta se tramitan de forma completamente telemática, conforme al Real Decreto 1060/2022 y la Orden ISM/2/2023. Esta reforma, que modifica el Real Decreto 625/2014 y la Orden ESS/1187/2015, es amplia, pues afecta a diez de sus artículos, muchos de ellos relacionados con la elaboración de los partes médicos y revisión de datos. Estas novedades afectan tanto a los nuevos procesos de incapacidad temporal como a los que estaban en curso y no habían superado los 365 días.

El Fin de la Entrega Manual de Partes Médicos

Antes de esta reforma, la normativa determinaba que el facultativo médico debía expedir los comunicados médicos de baja, confirmación y alta y debía entregar a la persona trabajadora dos copias, una para ella y otra copia para entregar a la empresa. El trabajador/a disponía de tres días para entregar los comunicados médicos a la empresa.

A partir de abril de 2023, los trabajadores ya no tienen que entregar los partes de baja, confirmación o alta a la empresa. Se suprime la segunda copia del parte médico de incapacidad temporal dirigida a la empresa. Por lo tanto, se elimina la obligación de la persona trabajadora de recibir y presentar los partes médicos de incapacidad temporal a la empresa. El médico ya no entregará al trabajador la copia en papel del parte facultativo destinada a la empresa, durante los 365 primeros días de la incapacidad temporal.

La digitalización simplifica los procesos de comunicación de bajas médicas entre facultativos, INSS y empresas.

El Nuevo Procedimiento Telemático: Roles y Responsabilidades

El nuevo sistema de comunicaciones se aplicará a la gestión de los procesos de incapacidad temporal en los primeros 365 días de su duración. Se modifican los modelos de los partes médicos de baja/alta y de confirmación de la incapacidad temporal.

Flujo de Información entre Médico, INSS y Empresas

• El médico o la Mutua emiten el parte y lo envían al INSS el primer día hábil siguiente a la expedición.
• El INSS, a su vez, por vía telemática, comunicará a las empresas los datos relativos a los partes médicos de baja, confirmación y alta al día hábil siguiente a su recepción.
• La asesoría o gestoría recibe la información y la comunica a la empresa.
• Una vez recibida esa información, las empresas podrán consultar los datos a través del Fichero INSS Empresas (FIE/FIER).

La carta del FIE/FIER se enviará diariamente siempre que la base de datos del INSS genere una modificación en cualquiera de los campos incluidos en la FIE. El FIE está estructurado en etiquetas que incluyen información sobre la empresa, el trabajador y las prestaciones de la Seguridad Social.

Obligaciones de la Empresa en el Nuevo Sistema

Las empresas tienen la obligación de transmitir al Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) a través del Sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED) de manera inmediata y, como máximo, en el plazo de tres días hábiles contados desde la recepción de la comunicación de baja médica, los datos necesarios para tramitar el proceso de incapacidad temporal. Las empresas únicamente deberán remitir al INSS los datos económicos necesarios en los partes de baja, siempre y cuando exista en la base de datos del INSS un parte de baja previamente comunicado a la empresa vía telemática (FIE/FIER).

Se suprime la obligación de las empresas de transmitir dicha información en los partes de confirmación y de alta.

Nuevos Campos de Datos Obligatorios

Como novedad, en el Modelo III de la Orden ISM/2/2023 relativo a los datos económicos a cumplimentar por la empresa se han introducido dos campos nuevos, relativos al puesto de trabajo y a la descripción de funciones de la persona trabajadora. Estos nuevos campos son relevantes para el control médico respecto a los procesos de incapacidad temporal de los trabajadores/as que deba realizar el INSS y las Mutuas, puesto que podrán ajustar la duración de los procesos y, por tanto, la reincorporación al trabajo, en función de las tareas realizadas por estos.

• Puesto de trabajo: Tiene que tener al menos 4 caracteres y no se puede rellenar únicamente con números o símbolos.
• Descripción de funciones: El contenido debe suponer al menos 15 caracteres y tampoco es posible rellenar sólo con números o símbolos.

Diagrama del proceso telemático de comunicación de bajas IT.

Particularidades de la Gestión según la Duración de la Baja

El parte de baja, y el posterior de alta, se gestionará dependiendo del periodo en el que el médico conceda la baja:

• En caso de enfermedades de menos de 5 días: el alta y la baja se darán en el mismo acto médico. En estos procesos, se establece como novedad que la persona pueda solicitar un reconocimiento médico en el día fijado para el alta.
• Si se trata de una enfermedad en la que la baja esté prevista en un periodo de entre 5 y 30 días: el médico emitirá igualmente la baja y una fecha para la revisión, en la que se le dará el alta u otro parte de baja.

En cualquiera de los procesos los facultativos van a poder fijar plazos de revisión médica inferiores a los señalados, según la evolución de la baja. Se introduce la posibilidad de que el médico o la mutua puedan establecer una revisión médica en un periodo inferior al indicado.

El parte médico de alta expedido por la inspección médica del INSS o ISM, se comunicará a la mutua de forma inmediata y, en todo caso, en el primer día hábil siguiente al de su recepción.

Obligaciones del Trabajador y la Buena Fe Contractual

Aunque no haya obligación de entregar partes médicos, el deber de buena fe contractual (art. 20 del Estatuto de los Trabajadores) implica que el trabajador debe informar de cualquier circunstancia que afecte al normal desarrollo de sus obligaciones laborales. La eliminación de la obligación de entregar el parte médico no implica que el trabajador pueda dejar de informar sobre su situación.

Importancia de la Comunicación Directa

Aunque la notificación del parte médico se realiza automáticamente por el sistema sanitario, el trabajador debe avisar personalmente a su empresa. Un ejemplo reciente del Tribunal Superior de Justicia de Madrid ha declarado procedente el despido de un trabajador por no informar a la empresa que estaba de baja y limitarse a no ir a su puesto de trabajo, sin comunicación alguna.

Si un trabajador no se presenta a su puesto y no comunica que está de baja, el empleador tiene derecho a actuar. En caso de despido, este solo será legal si no se basa en la baja médica en sí, sino en la falta de comunicación, la reincidencia o el perjuicio para la organización. Recibir confirmación de la situación de baja por vía telemática (Sistema RED) - RD 1060/2022, art. Exigir al trabajador que comunique su situación por buena fe contractual - art.

Cuando un empleado no acude a su puesto y no avisa, la empresa (o autónomo empleador) se encuentra en una situación de incertidumbre. No sabe si se trata de una ausencia justificada o no, ni cuánto tiempo podría prolongarse. En especial para los autónomos y pequeñas empresas, donde cada persona cuenta, una simple llamada o mensaje puede marcar la diferencia entre el caos y el control. Por ello, es perfectamente entendible que muchos autónomos pidan a sus trabajadores avisar lo antes posible si están de baja.

Reincorporación al Puesto de Trabajo

Con carácter general, cuando un trabajador recibe el alta médica tiene derecho a reincorporarse al mismo puesto que ocupaba antes de la baja. Así lo establece el Artículo 48 del Estatuto de los Trabajadores. La aptitud para el trabajo la determina el médico y, en su caso, el INSS o la Mutua. Las empresas no pueden condicionar la vuelta al trabajo a su propia valoración del estado del trabajador.

El alta médica extinguirá el proceso de incapacidad temporal del trabajador con efectos del día siguiente al de su emisión, sin perjuicio de que el referido servicio público, en su caso, siga prestando al trabajador la asistencia sanitaria que considere conveniente. Es decir, el INSS podrá reconocer la situación de prórroga expresa o alta médica. Una cuestión que está generando muchas dudas es si impugnar el alta médica justifica la ausencia al trabajo, y la respuesta es no.

Futuras Obligaciones para la Reincorporación

El borrador del anteproyecto de reforma de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, publicado por el Ministerio de Trabajo el 16 de marzo de 2026, introduce una obligación nueva para las empresas: establecer un procedimiento formal de retorno al trabajo para bajas superiores a seis meses, tanto por contingencias comunes como profesionales. Este cambio convierte en obligatorio algo que hasta ahora era solo una buena práctica recomendada.

En paralelo a la reforma de la Ley PRL, el Ministerio de Seguridad Social trabaja en un modelo de reincorporación progresiva que permita a los trabajadores volver de forma gradual, comenzando con jornadas reducidas que se amplían progresivamente.

Casos Especiales y Consideraciones Técnicas

Empleadas de Hogar

Las personas que prestan servicios retribuidos en el ámbito del hogar familiar tampoco tienen que efectuar las comunicaciones de baja IT al titular del hogar familiar, sino que será el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) quien lo comunique. Así, cuando la persona empleada de hogar inicie una baja médica, el INSS dirigirá una comunicación vía SMS al empleador. Además, se enviará una comunicación postal, para informarle de esta situación.

Herramientas de Transmisión Electrónica

Todas las notificaciones entre el INSS, mutuas y empresas se tienen que realizar por vía telemática. Si el medio de transmisión de mi Autorización de Transferencia de Datos Electrónicos es el Sistema de Liquidación Directa, se puede utilizar SILTRA.

En el nuevo parte RED se incluyen dos nuevos campos de datos a informar: relativos al puesto de trabajo y a la descripción de funciones de la persona trabajadora. En orden a adaptar la remisión de los partes de IT por parte de los usuarios del Sistema RED a la nueva normativa, se ha desarrollado una nueva versión - versión 6.0 - de los ficheros FDI y FRI.

Cuando la empresa o el empleador no tenga obligación de incorporarse al Sistema RED, las comunicaciones se realizarán por correo ordinario y por SMS.

Resumen de la Transición: Antes y Después del 1 de abril de 2023

A continuación, se presenta un resumen de los cambios clave en las obligaciones de comunicación de bajas IT:

Síntesis de las reformas legislativas que rigen la comunicación de bajas IT.