Soluciones Integrales de Facturación para PYMES: Combatir la Morosidad y Optimizar la Gestión Financiera

Los pagos atrasados son una realidad cotidiana para muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES). Una investigación de Xero encontró que el 48% de las facturas emitidas por pequeñas empresas se pagan después de su fecha de vencimiento. Los empresarios pasan dos semanas laborales al año persiguiendo pagos, y el 44% dice que ha tenido un impacto negativo en su salud mental. Dicho estudio concluyó que abordar este problema agregaría 2.5 mil millones de libras a la economía nacional. Los pagos atrasados hacen que una compañía tenga que mantener mucho más en reservas de efectivo de lo que normalmente haría. Una deuda con pagos atrasados puede dañar el puntaje crediticio de una empresa, lo que dificulta la recaudación de fondos. Rob Drake, cofundador de Brave Spark Media, es un emprendedor con más de 10 años de trayectoria al que todavía le preocupan los pagos atrasados, un problema en todas partes del mundo, como en España. D.T., directora del citado estudio, dice que el problema incluso está empeorando. Con algunos pequeños ajustes, las PYME pueden prepararse mejor contra el daño causado por los pagos atrasados.

La Importancia Vital de una Gestión de Facturación Eficaz

En las empresas existen ciertos aspectos que son fundamentales para que funcionen correctamente. Además de los empleados, encontramos el control y el seguimiento tanto de los cobros como de los pagos. La contabilidad de una empresa es un aspecto básico. Estar al día en nuestros pagos proyectará una imagen de nuestra empresa profesional y, además, conseguiremos una mayor confianza por parte de nuestros proveedores. Asimismo, lograr una óptima gestión de cobros y de pagos, posibilitará una mayor gestión respecto a la tesorería, que incluirá directamente en gran parte de los casos, en una mayor liquidez para prever existentes tensiones.

A la hora de hablar de gestión de los pagos y cobros, no hablamos exclusivamente de empresas grandes, sino que tanto las pequeñas, como las medianas y las grandes deben hacer lo propio. Llevar una mala gestión de ellos, implicaría no disponer de liquidez para realizar las operaciones diarias o bien, que la empresa no tenga la oportunidad de planificar el crecimiento a mediano o a largo plazo. Además, si controlamos los pagos de una forma óptima, también estaremos contribuyendo a que nuestra relación con clientes y proveedores sea amistosa.

Estrategias Proactivas para Combatir la Morosidad

Cobrar las facturas suele dar más de un dolor de cabeza, si tenemos en cuenta que los pagos suelen retrasarse más de lo debido. Para que este periodo se acorte, es fundamental superar la cortesía: pedir dinero es incómodo en el mejor de los casos, pero no tengas miedo de pedir lo que te deben. Con el soporte y la tecnología adecuados, hay cambios que las pequeñas empresas pueden hacer para minimizar estos problemas, como negociar plazos de pago más cortos, ya que con una ventana de pago larga, hay más posibilidades de que se pierda una factura.

En primer lugar, es aconsejable ofrecer una factura detallada para evitar excusas o malentendidos. Disponer de toda la información de la empresa también es importante, más allá de los datos bancarios. Algunos métodos como bonificaciones por pago adelantado, planes de pago o domiciliación bancaria pueden ser eficaces para prevenir facturas impagadas. Lamentablemente, en ocasiones no percibir el dinero es inevitable. Para empezar, contacta con tu cliente. Quizás el impago se deba a un error o puede que tu cliente tenga problemas de liquidez en ese momento, pero está dispuesto a hacer frente a la deuda. Podéis llegar a un acuerdo y definir un plan de pago que beneficie a ambos. Este puede ser: aplazar el cobro de la deuda hasta que tu cliente cobre algunas facturas, fraccionar el pago fijando una fecha para cada uno de los cobros o acordar que realice un pago en especie.

Financiación y Recobro de Deudas

También podemos utilizar la financiación de facturas con nuestro banco, lo que nos permite reducir el valor de una factura si no se ha pagado a tiempo. En el caso de los seguros de crédito, las aseguradoras indemnizan al asegurado con la cantidad que se ha pactado si el deudor se declara insolvente o no ha pagado la cantidad exigida en el periodo acordado. Un pago moroso se refiere al incumplimiento de una obligación financiera, especialmente el no realizar un pago o cumplir con una deuda en la fecha acordada.

El impago de deudas afecta a numerosas pymes y autónomos. Plataformas como PayPymes ponen a disposición especialistas en el cobro de morosos y cuentan con el mejor equipo de asesores profesional y legal en el recobro de deudas e impagados. Gestionan tus impagos y cobran lo que te deben. Sin compromiso y sin coste, se desplazan a tu negocio para analizar tu situación y ofrecer el mejor servicio de prevención y recuperación de tus deudas, permitiéndote despreocuparte mientras ellos se encargan de recuperar tu dinero.

La Tecnología como Aliada en la Gestión de Pagos

Una forma idónea de facilitarnos una tarea que para muchas empresas resulta tediosa es la tecnología.

Soluciones de Pago Digital

BBVA ofrece un completo ecosistema de soluciones de pago -desde TPVs físicos hasta plataformas digitales como Social Pay o Wipöp- para que autónomos y pequeñas empresas puedan cobrar a sus clientes de forma rápida, segura y adaptada a sus canales de venta.

• Cobra con tu móvil: Esta solución permite a profesionales y autónomos aceptar pagos con tarjeta directamente desde su smartphone, sin necesidad de datáfono físico.
• TPV BBVA: Permite aceptar pagos con tarjeta tanto en el establecimiento como en desplazamientos o eventos. Es ideal para negocios con atención directa al público, ofreciendo una experiencia ágil, segura y con soporte técnico especializado. Desde la banca ‘online’, el empresario puede consultar la facturación por TPV, filtrar por comercio o fecha, y acceder a informes para controlar su actividad diaria.
• Wipöp: Esta nueva plataforma digital de BBVA simplifica la gestión financiera de pymes y autónomos. Integrada con el TPV Virtual, permite crear enlaces o códigos QR personalizados de productos o servicios para compartir fácilmente en canales digitales, iniciando una venta en segundos. El comercio puede personalizar su perfil, añadir productos con imágenes y descripciones, y gestionar pedidos, cobros, devoluciones, promociones o stock desde un único panel.
• TPV Paygold: Permite enviar a los clientes un enlace de pago o un código QR por redes sociales, correo electrónico o mensajería instantánea.
• TPV Virtual: Es una pasarela de pagos para vender ‘online’. Está diseñado para que las pymes puedan aceptar pagos en sus tiendas de comercio electrónico, ‘apps’ o ‘call centers’. Es compatible con tarjetas y medios digitales como Bizum, y facilita el control de devoluciones, la conciliación automática de cobros y la integración con las principales plataformas de ‘e-commerce’.
• Bizum para empresas: BBVA permite a las empresas integrar Bizum como método de pago en su comercio electrónico o en sus canales digitales.
• Gestión de cobros y pagos desde la banca ‘online’: El área de empresas de BBVA ofrece herramientas avanzadas para gestionar cobros y pagos de manera integrada. Desde la emisión de adeudos SEPA (Core o B2B) hasta la gestión de pagos a proveedores, impuestos o transferencias masivas, estas funcionalidades permiten automatizar tareas administrativas y tener una visión completa de la tesorería.
• Click&Pay: Es una línea de financiación que permite disponer de entre 2.000 y 25.000 euros para afrontar pagos recurrentes como nóminas, impuestos o proveedores, ofreciendo liquidez inmediata.
• POS Linked Loan: Solución de financiación para negocios que operan con TPV de BBVA. Permite obtener liquidez rápida y devolverla mediante un porcentaje de la facturación diaria del TPV, de forma automática y sin cuotas fijas, adaptándose al ritmo real del negocio.
• Cobros programados: Herramientas avanzadas para gestionar cobros y pagos de manera integrada.
• Cobros con tarjetas extranjeras: Opciones como DCC y Tax free.
• Funcionalidades específicas para Restauración: Venta dividida y recepción de propinas.

Desde los TPVs físicos hasta las soluciones digitales más avanzadas como Paygold, Social Pay o Wipöp, BBVA ofrece un ecosistema integral para que las empresas puedan crecer, vender y gestionar sus finanzas con total confianza.

Software de Facturación y Gestión

Plataformas como Xero son muy útiles porque ayudan a automatizar algunas gestiones de procesos: mantenerse al tanto de las facturas pendientes, enviar recordatorios automáticos para el pago o crear calendarios de pago a medida para clientes individuales son ayudas muy útiles para empresas con poco personal, donde un profesional orquesta tiene que asumir miles de tareas a la vez. Los programas de facturación electrónica para pequeñas empresas deben hacer la vida más sencilla tanto a los administradores como a los clientes. Con estas herramientas, puedes gestionar tanto las facturas emitidas como las recibidas, sin importar si tus clientes o proveedores están registrados previamente. Un programa de gestión de facturas como Billin es un software de facturación empresarial que ofrece ventajas y ahorro en tiempo a los responsables de gestionar el negocio.

El administrador de la empresa puede tener que organizar muchos clientes y a la vez tener muchos proveedores, con lo que esto supone un gasto titánico de trabajo. Con Facturas Billin, por ejemplo, tendrás un panel de administración del flujo de dinero y de gastos de la empresa, además de comprobar el estado de cualquier factura en segundos. Por otra parte, la presentación de los impuestos no será una incertidumbre, ya que en su panel verás cuál es la parte que tienes que pagar y cuál es el dinero real de la empresa. Con STEL Order puedes tener cada cliente con sus presupuestos, facturas, albaranes y documentos asociados en un mismo lugar. STEL Order puede adaptarse a distintos ritmos de trabajo: desde una pyme que solo necesita ordenar presupuestos y facturas hasta otra que también gestiona compras, proveedores, productos, cobros o equipo. Con STEL Order puedes crear presupuestos, guardarlos por cliente y ver cuáles siguen pendientes, aceptados o necesitan revisión, y consultar facturas pendientes, vencidas o cobradas para saber qué clientes tienen pagos al día y cuáles requieren seguimiento. También permite registrar proveedores, compras y documentos relacionados para tener más control sobre lo que entra en tu negocio, y ayuda a sustituir hojas separadas por una gestión más centralizada. A través del software de Gespymes, podrás hacer el seguimiento tanto de los cobros como de los pagos de forma fácil e intuitiva, sabiendo la situación financiera de la empresa con solo unos clics.

Algunas de las funcionalidades clave que ofrecen estas herramientas de facturación electrónica para PYMES incluyen:

• Gestión de facturación: Genera presupuestos, facturas, proformas, tickets de caja, albaranes, facturas Facturae, etc.
• Automatización avanzada: Emite facturas recurrentes y olvídate de volver a hacerlas.
• Seguimiento en tiempo real: Conoce el estado de cada factura (Emitida, Cobrada, Vencida, No cobrada, Sustituida) de un vistazo. Ten visibilidad del estado de cada envío en cada momento.
• Gestión de gastos: Controla y digitaliza tus gastos. Sube los gastos y las facturas de los proveedores para contabilizarlas a la hora de llevar un control del negocio y presentar los impuestos.
• Informes personalizados: Accede a informes personalizados de la facturación de cada cliente y proveedor.
• Personalización de documentos: Diseña tus facturas y presupuestos con plantillas personalizables y añade tus colores corporativos y tu logo.

App de Facturación Online para PYMES

Toma el control de tu empresa desde cualquier sitio. Con la app de Facturas Billin, por ejemplo, podrás acceder desde tu smartphone al panel de tu negocio para visualizar el estado de las facturas y subir gastos. Haz una fotografía a cualquier gasto que tengas y súbelo al momento a la plataforma para que no pierdas nada. Estas aplicaciones suelen estar disponibles para iOS y Android.

Cumplimiento Normativo y Seguridad

Un programa de facturación para gestores fiscales y contables permite dar acceso a cualquier persona a la plataforma, incluido tu gestor contable que lleva los impuestos de la empresa. De esta forma, el mismo será el responsable de coger las facturas emitidas y de gastos de la propia plataforma para presentar los impuestos. Con un sistema de facturación adecuado, no tendrás que preocuparte de buscar y organizar facturas; tu gestor tendrá acceso a todo en un mismo sitio, lo que se traduce en puras ventajas y ahorro de tiempo para ambas partes.

Software como TS Facturas Billin ya está adaptado a Verifactu y conectado a Hacienda. Usando un programa de facturación que cumpla con la normativa vigente, no tendrás que preocuparte por nada. 2026 es el año de transición a Verifactu. A partir de 2027, tendrás que usar un programa de facturación que cumpla con el reglamento Verifactu (Ley Antifraude). Ya no vas a poder crear facturas en programas que no estén homologados y tendrás limitaciones en Excel, Word y PDF. Como afirma Marcos de la Cueva, CEO de TS Facturas Billin: “Ya tenemos TS Facturas Billin adaptado a todos los requisitos de Verifactu (Ley Antifraude). El siguiente paso, es adaptar TS Facturas Billin a los requisitos que se publiquen del reglamento de la Ley Crea y Crece. Con TS Facturas Billin puedes estar tranquilo, siempre gestionarás tu facturación cumpliendo con la normativa actual.”

Además, un programa de facturación para pymes fiable y seguro, como Facturas Billin, cuenta con el respaldo de cumplimiento de Google Cloud, con seguridad perimetral garantizada, hace copias de seguridad periódicas y tiene certificados como RGPD y GeoTrust. Esto permite a los empresarios preocuparse solo de gestionar su facturación, mientras sus datos están almacenados en la nube de forma segura. Estos servicios suelen ofrecer respuestas en horario laboral en menos de 1 minuto y resuelven dudas sobre facturación y sobre el software.

Comparativa de Software de Facturación

Para ayudar en la elección, hemos preparado una selección de algunos de los programas de facturación más utilizados, considerando requisitos como la relación calidad-precio.

Marco Legal y Apoyo Institucional

La lucha contra la morosidad comercial supone un lastre importante para la economía española, muy especialmente para la PYME. A pesar de los años transcurridos desde la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, las prácticas de pago con demoras excesivas siguen estando extendidas en nuestro país.

Para facilitar la transparencia en el tráfico mercantil, siendo una medida clave para poder atajar de manera eficaz la morosidad en las operaciones comerciales, las sociedades mercantiles que no sean pymes publicarán en la memoria de sus cuentas anuales su período medio de pago a proveedores. Esto proporciona información fiable sobre los plazos de pago efectivos. Adicionalmente, se pueden establecer incentivos para el cumplimiento de los plazos de pago, incluyéndose como requisito de acceso a subvenciones o a través del establecimiento de una condición penalizable en el ámbito de la Ley de Contratos del Sector Público. El Observatorio Estatal de la Morosidad Privada se encarga del seguimiento de la evolución de los datos de pago y la promoción de buenas prácticas en este ámbito.

La Compañía Española de Reafianzamiento (CERSA) del Ministerio de Industria y Turismo, junto con las Sociedades de Garantía Recíproca de las Comunidades Autónomas, ofrece un sistema de reafianzamiento para facilitar a las pymes y autónomos en España la obtención de todo tipo de financiación, con especial incidencia en las empresas de reciente creación y menor tamaño y, por tanto, con mayores dificultades de acceso a recursos ajenos. La Agencia Española de Crédito a la Exportación (CESCE) cuenta con un programa llamado Póliza Emprende, compuesto por una plataforma 100 % online para el asesoramiento y gestión de riesgos de impago con unas condiciones especiales y únicas para emprendedores, donde se ofrecen descuentos del 30 % en tarifas de gastos de análisis de clientes y en tarifas de cobertura sobre ventas a deudores.

EARLY WARNING EUROPE, proyecto financiado por la Unión Europea, a través del Programa COSME, tiene como objetivo general promover el espíritu empresarial y el crecimiento de las PYME en toda Europa. Dicha ayuda puede contribuir a prevenir quiebras y sus consecuencias negativas, como la pérdida de puestos de trabajo, un mayor riesgo económico para los proveedores en la cadena de valor de la empresa y un posible desvío económico, social y personal para los propietarios de la empresa y sus familias. La intervención temprana aumentará la probabilidad de un cambio de rumbo de la empresa que dé como resultado una situación económica estable e incluso un crecimiento sostenible. También facilita la gestión de una crisis, el manejo de la quiebra y la obtención de una segunda oportunidad, permitiendo iniciar una nueva empresa.

Aspectos Fundamentales de la Gestión de Facturas

La gestión de facturas debe ser una obsesión para todo autónomo. La desorganización, el no incluir conceptos e incluso su custodia, si se hacen mal, puede conllevarte algunos problemas con el fisco. Facturas con numeración desordenada, errores en los documentos, conceptos mal puestos y con información errónea, cantidades mal calculadas… son solo algunos de los problemas que se pueden producir en el día a día de tu actividad. Contar con profesionales que gestionen esta documentación es imprescindible. La optimización de esta gestión es de vital importancia para PYMES y autónomos por varias razones:

1. Custodia y Plazos Legales: Las facturas, actualmente, deben guardarse cuatro años para las que tienen IVA y cinco para las que tienen IRPF. No importa que estén en formato digital o físico. Destruirlas antes de tiempo puede ponerte en serios apuros con la Agencia Tributaria si el organismo te las pide para una inspección.
2. Numeración Correlativa y Única: Una de las obligaciones más importantes es la de la numeración. Todas las facturas deben contar con un número, el cual debe ser único en su año fiscal, correlativo y que guarde cierta lógica con la fecha de emisión del documento.
3. Seguimiento de Pagos: Uno de los problemas más frecuentes de un negocio son las facturas pendientes de pago, tanto las que debes tú como las que te adeudan a ti. Un seguimiento eficaz es crucial.
4. Libro de Registro Actualizado: Es importante llevar un libro de registro de facturas expedidas. Puede que, como autónomo, se te olvide enviar una factura a la asesoría y que la contabilidad descuadre. Al no realizar una factura, no se envía el pago del servicio que hayas realizado. Por estos motivos, el libro de registro al día es importantísimo.
5. Presentación de Modelos Tributarios: Cuentas con unas fechas cerradas para presentar los modelos tributarios trimestrales. Marca en el calendario junto con tu asesoría el día que presentaréis los modelos. Lo ideal es que cuentes con un certificado digital para poder realizar todos los trámites de manera telemática, por lo que es conveniente relegar estas tareas a profesionales asesores.

La gestión de la facturación por medio de una aplicación para autónomos es vital para que el negocio funcione más que correctamente.