El Aviso de Despido por el Empresario: Guía Completa de Requisitos y Buenas Prácticas

La comunicación del despido de un trabajador es un proceso que exige rigor y respeto por la normativa laboral vigente. Un procedimiento incorrecto puede acarrear graves consecuencias legales para el empresario. Es fundamental comprender las formalidades, los tipos de despido y las buenas prácticas que deben seguirse para asegurar que la extinción de la relación laboral se realice de manera adecuada y conforme a la ley.

1. La Comunicación del Despido: Obligatoriedad y Formas

El despido de un trabajador se debe comunicar siempre por escrito, tanto si se trata de un despido por causas objetivas, un despido colectivo o un despido disciplinario. El despido debe comunicarse por escrito, haciendo constar las razones que lo motivan y la fecha en que tendrá efectos. La carta indicará la fecha a partir de la cual el despido surtirá efectos, así como los motivos que lo fundamentan. El término 'fecha de efectos' hace referencia, sencillamente, al día en el que acabará la relación contractual.

1.1. Medios de Notificación Válidos

El empresario debe tener constancia de que el trabajador ha recibido la carta de despido. Por ello se aconseja remitirla por burofax o conducto notarial. También se admite como válido a la hora de notificar un despido, un burofax con acuse de recibo y certificación de contenido. En el caso de un trabajador que no se encuentra en la empresa, bien por estar de vacaciones o por otros motivos, el despido deberá ser notificado por escrito, haciendo figurar los hechos que lo motivan y la fecha en que tendrá efecto. La mejor forma para comunicar un despido a un trabajador que no se encuentra en la empresa es mediante burofax.

1.2. Prácticas Incorrectas y sus Consecuencias

A la hora de comunicar el despido de un trabajador, algunas empresas están llamando la atención por sus formas rocambolescas de formalizar despidos. Algunas compañías están haciendo uso de inteligencias artificiales para decidir y comunicar despidos, otras despiden a trabajadores durante sus vacaciones y otros trabajadores se enteran de que han sido despedidos cuando reciben antes el ingreso del finiquito en su cuenta corriente que la notificación del despido. Sin embargo, estas formas de despido no son válidas y si el trabajador reclama en el juzgado de lo social el despido puede ser declarado improcedente. Por tanto, si has recibido un despido a través de un correo electrónico podrías impugnar el despido porque no ha cumplido el primer requisito legal.

No realizar correctamente la comunicación de un despido puede considerarse un defecto de forma que provoque que el despido pueda ser declarado improcedente. Los defectos de forma pueden hacer que un despido sea declarado improcedente. En ese caso, el empresario podrá efectuar un nuevo despido en el que se cumplan los requisitos formales omitidos en el inicial, siempre y cuando mantenga las mismas causas.

2. La Carta de Despido: Un Documento Fundamental

La carta de despido es usada como medio para comunicar a un trabajador la finalización de la relación laboral con la organización. El motivo fundamental del escrito es la notificación por la cual se llevará el cese de la actividad laboral, así como los motivos que llevan al empresario a despedir al empleado. Es un documento en el que el empresario comunica al trabajador el cese de su contrato laboral.

Se exige la comunicación escrita al trabajador, expresando la causa concreta que motiva el despido. La concreción de la causa del despido es fundamental para que el trabajador pueda impugnarlo, por ello, el contenido de la carta tiene que ser suficientemente claro y expresivo. En el caso del despido disciplinario, se deben de incluir los hechos que lo motivan y la fecha en la que tendrá efecto (art. 55. ET).

3. El Preaviso Laboral: ¿Cuándo es Necesario?

El preaviso es la forma que tiene el empresario de comunicar, con antelación, al trabajador que va a ser despedido. Antes de despedir a un trabajador, hay que avisarle con unos días de antelación, pero no siempre es obligatorio.

3.1. Tipos de Despido y la Obligatoriedad del Preaviso

La necesidad de preaviso depende del tipo de despido:

• El despido objetivo se produce por causas relacionadas con la producción o la organización del trabajo, como pueden ser dificultades económicas o cambios tecnológicos. En estos casos, el Estatuto de los Trabajadores exige un preaviso de 15 días naturales. Se debe avisar con 15 días de antelación.
• El despido disciplinario no requiere preaviso, ya que se basa en conductas que justifican una terminación inmediata del contrato. Por contrapartida, la ley no exige a la empresa la concesión del plazo de preaviso de quince días.

3.2. Consecuencias del Incumplimiento del Preaviso

Si el aviso de 15 días no se cumple en su totalidad en un despido objetivo, la indemnización no se pagará en su totalidad, sino que se pagará en proporción a la cantidad de días de aviso no cumplidos. Es importante destacar que las empresas no pueden obligar a los trabajadores a tomar vacaciones durante el preaviso de 15 días, ya que las vacaciones tienen la finalidad de dar a la persona trabajadora un período de descanso y ocio.

Tabla Comparativa: Preaviso según Tipo de Despido

4. Tipos de Despido y Sus Particularidades

La normativa laboral permite a los empresarios dar por terminada la relación laboral con sus trabajadores en determinadas circunstancias, por ejemplo, cuando exista ineptitud, falta de adaptación, o por causas económicas, técnicas, organizativas, de producción o por causas de fuerza mayor.

4.1. Despido Disciplinario

El despido por causas disciplinarias viene regulado por el Estatuto de los Trabajadores, y se define como la extinción del contrato de trabajo por decisión unilateral del empresario, basada en un incumplimiento grave y culpable del trabajador. Las causas de despido han de figurar en la carta de comunicación al trabajador para que puedan ser admitidas, posteriormente, por los tribunales. La pérdida de confianza es, por ejemplo, uno de los argumentos más utilizados para justificar esta decisión. Pero hay que tener en cuenta que un incumplimiento aislado del deber no puede servir de base a la argumentación.

Acudir al despido disciplinario es algo que puede resultar atractivo para el empleador en el momento en que un trabajador causa problemas. De primera impresión, puede parecer que cualquier indisciplina es suficiente para practicar este tipo de despido, pero no es así. No obstante, si bien no hay que avisar con antelación, sí es necesario brindar al afectado la oportunidad de explicarse en una audiencia previa al despido. Esto lo dispuso el Tribunal Supremo en noviembre de 2024 para los despidos disciplinarios que tengan lugar a partir de esa fecha. Por ejemplo, un empleado de contabilidad ha estado desviando dinero a sus diferentes cuentas bancarias externas a la empresa. Esta forma de actuar es una causa muy grave y es despedido de manera disciplinaria sin preaviso.

4.2. Despido Objetivo

El despido objetivo se produce por causas relacionadas con la producción o la organización del trabajo, como pueden ser dificultades económicas o cambios tecnológicos. En estos casos, el Estatuto de los Trabajadores exige un preaviso de 15 días naturales. Por ejemplo, si un trabajador es despedido por causas objetivas y no recibe el preaviso de 15 días, la empresa debe pagarle una indemnización equivalente al salario que hubiera percibido durante esos 15 días.

4.3. Despido Colectivo

En el despido colectivo, conocido también como Expediente de Regulación de Empleo (ERE), se extinguen varios contratos por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción.

4.4. Despido Improcedente

El despido improcedente es aquel que sucede cuando una empresa da por finalizado el contrato de un trabajador sin una causa justificada, o incumpliendo el procedimiento establecido en la ley. Por ejemplo, si un trabajador es despedido porque la empresa decide que su salario es demasiado elevado -aunque no tenga razón reglamentaria alguna para echarle-, y por ese motivo reclama y lleva su caso a los tribunales (pasando antes por el SMAC).

En la gran mayoría de los casos, un despido improcedente puede llevar a que éste sea declarado improcedente por el juzgado competente, lo que supone que la empresa deberá optar, en el plazo de cinco días desde la notificación de la sentencia, por la readmisión del trabajador pagándole los salarios de tramitación o por el abono de una indemnización equivalente a 33 días por año de servicio, prorrateándose por meses los periodos de tiempo inferiores a un año, hasta un máximo de veinticuatro mensualidades (a partir de 12 de febrero de 2012).

5. Recomendaciones para el Empresario al Notificar el Despido

Para el empresario, el momento de comunicar un despido es delicado y requiere una planificación cuidadosa y una ejecución empática para minimizar el impacto negativo.

• Planificación y Sensibilidad: Planificar anticipadamente y comunicar de manera clara y empática los despidos puede reducir el impacto negativo, y ayudar a mantener una relación laboral respetuosa hasta el final del contrato.
• Notificación Personal y Clara: Una carta de despido se entregará en mano al trabajador. Es una buena práctica notificarlo personalmente y hacer entrega del finiquito, pero no se debe alargar este momento más de lo estrictamente necesario. A la hora de despedir a un trabajador no se le debe soltar toda la retahíla de causas y motivos que justifican su despido, sobre todo si este ya sabe que su rendimiento o comportamiento no es el adecuado. Un despido puede ser una situación muy incómoda para todos, por lo que ponerse a divagar o contar cosas que no vienen a cuento no es una buena idea. Además de lo que se dice, también es importante el cómo se dice.
• Discreción y Respeto: El trabajador despedido debe ser el primero en enterarse. No es de recibo que cuando este acuda a su puesto de trabajo todos sus compañeros sepan antes que él que se le va a entregar el finiquito. A veces el empresario puede no querer prescindir de un trabajador, pero tiene que tomar esta decisión por la mala marcha del negocio. En esta situación no se debe pretender dar pena al trabajador contándole todos los problemas del negocio.
• Recuperación de Bienes de la Empresa: Hay empleados que manejan información muy sensible, por lo que es conveniente procurar que el trabajador no pueda llevarse información interna de la empresa. Si un trabajador tiene un ordenador portátil, un teléfono móvil y un vehículo de la empresa, será mejor ejecutar el despido en un momento en que se encuentren en la empresa todos los bienes que deban ser entregados. En el caso de que el trabajador tenga que hacer entrega de un vehículo, hay que asegurarse de que tenga facilidades para volver a su domicilio.
• Presencia de Testigos: No es conveniente ejecutar un despido en solitario, ya que puede ser una situación tensa que puede complicarse. En las empresas más grandes esto es mucho más fácil, ya que puede estar el superior directo y alguien del Departamento de Recursos Humanos. Además, en el caso de que el trabajador se niegue a firmar la notificación del despido, la empresa puede hacer que dos testigos firmen la carta como prueba de la notificación.
• Manejo de la Reacción del Trabajador: Puede que la persona despedida quiera entablar una discusión por los motivos del despido, o aprovechar para criticar a compañeros y superiores, pero no se debe caer en el juego de ponerse a discutir. Se supone que la decisión está ya tomada, aunque, no obstante, se puede tomar nota de las sugerencias o quejas del trabajador para contrastarlas y, si procede, ejercitar medidas correctoras.
• Valoración y Despedida Respetuosa: Salvo casos de despidos disciplinarios muy graves, es importante valorar la aportación del trabajador a la empresa durante su estancia en ella. Agradecer su esfuerzo y dedicación y valorar su contribución le será de ayuda para su autoestima. También se le puede desear suerte y éxito en su carrera profesional.

6. Derechos del Trabajador ante el Despido

Al recibir una notificación de despido, el trabajador tiene derechos que debe conocer y ejercer adecuadamente.

6.1. Plazo para Impugnar el Despido

El trabajador tiene 20 días para poder impugnar el despido. Hay numerosos motivos que pueden llevar al trabajador a querer impugnar un despido; el más habitual es un defecto en el tipo de despido, por ejemplo, cuando la empresa quiere hacer ver al empleado que se marcha por su propia voluntad cuando en realidad lo están despidiendo. Existe un abismo entre una baja voluntaria y un despido improcedente respecto a las cantidades de liquidación del contrato.

6.2. El Derecho a No Firmar o Firmar "No Conforme"

El trabajador tiene que recordar que el hecho de firmar es un acto reflexivo por el cual sabemos lo que firmamos, así pues, a veces lo mejor es no firmar la carta de despido. Cuando recibimos una carta de despido, es normal que no tengamos el tiempo ni el temple necesario para poder comprobar que aquello que está escrito es correcto. El hecho de firmar "No conforme" no implica que estemos necesariamente en desacuerdo con el contenido de lo escrito o del finiquito; quiere decir que nos reservamos el derecho a examinarlo todo tranquilamente.

Durante el despido, el trabajador tiene el derecho de no firmar. Si por casualidad la persona que tenemos delante nos dice que no podemos poner "No conforme" o que si firmamos ‘No conforme’, no nos podrán tramitar el paro y no nos van a pagar el finiquito, lo mejor es no firmar. Conviene recordar que no pasa nada por no firmar. Hay algunas excepciones muy contadas por las que se debe firmar, pero en la mayoría de los supuestos, si tenemos alguna duda, no pasa nada por no firmar. De hecho, tu empresa siempre será la primera interesada en que lo firmes, de esta manera se pueden asegurar mejor que no reclames una cantidad que no está estipulada en el finiquito.