Guía Completa para Autónomos: Deducción del IVA antes de darte de Alta y su Funcionamiento

Cuando se piensa en iniciar una actividad económica, una de las primeras preocupaciones es la gestión de las obligaciones fiscales. Es común que los futuros autónomos se pregunten si es posible deducir el IVA de las compras y gastos realizados antes de formalizar su alta. La buena noticia es que sí, la normativa lo permite, pero con ciertas precauciones y pasos específicos.

Deducción del IVA antes de empezar como autónomo

Es posible que estés organizando tu empresa, localizando proveedores y contactando futuros clientes, incurriendo en gastos antes de generar cualquier ingreso. En este escenario, surge la pregunta crucial: ¿puedo adquirir bienes o servicios, que luego resulten deducibles en IVA, con fechas anteriores al inicio de actividad? La respuesta del Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC) en su resolución del 26-1-2017 es afirmativa, aunque se deben considerar ciertas precauciones.

Para poder deducir el IVA de los gastos y compras realizados antes de la fecha de inicio de actividad, basta con demostrar que se tenía la intención de iniciar dicha actividad. Los medios de prueba que admite la Agencia Tributaria para probar esa intencionalidad son:

• Que hubieras solicitado las autorizaciones y licencias que precises para el ejercicio de tu actividad.
• Que los bienes y servicios adquiridos estén relacionados con la actividad.
• Haber presentado un modelo 036 con carácter previo al inicio de operaciones.
• Que el tiempo transcurrido entre la adquisición de bienes y servicios y el inicio de la actividad sea razonable.

Si te ciñes a lo afirmado por el TEAC, basta con que se demuestre la intención de iniciar una actividad, lo que significa que no es necesario llegar a ejercerla. Sin embargo, en la práctica lo realmente importante es afectar los bienes o gastos a la actividad que se va a iniciar, teniendo mucho cuidado con no adquirirlos con excesiva antelación o adquirir bienes susceptibles de utilización privada.

Si lo que vas a adquirir está considerado bien de inversión, la deducción se efectuaría siguiendo el mismo sistema que si ya estuvieras recibiendo ingresos. Además, se aplicaría la misma normativa para saber qué porcentaje del IVA te puedes deducir de tus gastos, dependiendo de tu actividad económica. Asimismo, recuerda que si en vez de tributar en Régimen General, estuvieras encuadrado en regímenes de IVA especiales como el Recargo de Equivalencia, no podrías deducir el IVA de ningún gasto.

El sistema indicado está pensado sobre todo para aquellos autónomos que necesitan tanto comprar material, como subcontratar servicios, o incluso asistir a cursos, de cara a preparar su empresa bastante antes de su alta como autónomo. El objetivo es que indiques a Hacienda que vas a empezar a hacer compras relacionadas con tu negocio, aunque todavía no vas a iniciar del todo tu actividad, por lo que aún no recibirás ingresos.

Requisitos para la deducción de gastos previos

Si quieres deducir gastos previos antes del inicio de la actividad, debes tener claro que se exigen una serie de condiciones respecto a esos gastos, pero también respecto a tu situación:

• Gasto afecto al negocio: el gasto realizado, y cuyo IVA te quieres deducir, tiene que estar relacionado de forma directa y exclusiva con el negocio que vas a poner en marcha. El artículo 95 de la LIVA destaca expresamente que no es posible la deducción de cuotas soportadas o satisfechas por adquisiciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a la actividad empresarial o profesional.
• Intencionalidad de emprender: se permite la deducción porque se entiende que hay una intención de iniciar una actividad. Para poder demostrar de manera objetiva que se tiene intención de poner en marcha un negocio, pueden aportarse pruebas como la solicitud de licencias o autorizaciones, o haber adquirido bienes que guarden relación con el negocio planeado.
• Alta en Hacienda: para poder aplicar la deducción tienes que avisar previamente a Hacienda de tu intención de emprender, dándote de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores a través del modelo 036. En ese caso, hay que marcar la casilla 504 relativa a comunicación de inicio de actividad. En la casilla 505 se señala la fecha de inicio de actos preparatorios (no de inicio de actividad). Son las facturas expedidas a partir de esa fecha, las que se pueden deducir. Una vez que se inicia la actividad, se presenta un nuevo modelo 036 para confirmar esta situación.

A efectos del IRPF, sin embargo, estos gastos no son desgravables. Para considerar que una renta procede de una actividad económica (y que se le pueda aplicar la desgravación correspondiente por los gastos soportados), es necesario que el sujeto esté en activo en el RETA.

Gastos previos a la actividad deducibles más comunes

Te puedes deducir el IVA de todos aquellos servicios o bienes que necesites para poner en marcha tu negocio, pero no olvides pedir factura y guardarla a buen recaudo por si Hacienda te realiza una inspección. Algunos ejemplos de gastos previos al inicio de la actividad que se pueden deducir en el IVA son:

• Reforma del local: el IVA que pagues por estos servicios será desgravable si cumples los requisitos.
• Preparación online del negocio: si contratas los servicios de un profesional para que diseñe tu web, la posicione, o lleve tus redes sociales, este gasto también es desgravable.
• Formación específica: debes asegurarte de que exista una relación directa entre la formación y el negocio que emprendes.
• Adquisición del stock: el IVA que pagues por esos productos también te lo vas a poder deducir.
• Gastos en material de oficina, equipamiento informático: si son necesarios y están directamente relacionados con tu proyecto de negocio, Hacienda no te pondrá pegas para aceptar la deducción.

Es muy importante llevar un registro meticuloso de todos los gastos y facturas, ya que la fecha de la factura debe ser posterior a la fecha que facilitaste en tu alta en Hacienda.

Alta en Hacienda para la deducción del IVA

Para deducir el IVA de compras antes de ser autónomo, primero tienes que darte de alta en Hacienda. Antes de darte de alta en el Régimen Especial de Autónomos de la Seguridad Social (RETA), primero tienes que darte de alta en el Censo de Empresarios y Retenedores de Hacienda.

Para ello, cuando cumplimentes el Modelo 036, tendrás que hacerlo rellenando la casilla 504. Así, estarás informando de que te das de alta porque vas a adquirir o importar bienes y servicios "con la intención, confirmada por elementos objetivos, de destinarlos a la realización de actividades de naturaleza empresarial o profesional". En la casilla 505 debes poner la fecha en la que te das de alta para poder deducir los gastos previos al inicio de tu actividad. No se refiere a la fecha en la que empezarás a vender.

Modelos 036 y 037

Antes de empezar a trabajar por cuenta propia debes presentar la declaración censal y darte de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores:

• El modelo censal 036: es el modelo de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores en régimen general, también se utiliza para las sociedades de capital y cooperativas.
• El modelo censal 037: este modelo censal es más simple y no es apto para todos los casos. Si nuestra actividad se desarrolla solo en territorio español y no está regida por ningún régimen ni impuesto especial, lo más probable es que el modelo 037 sea suficiente.

Mediante estos modelos informas a la Hacienda Foral correspondiente o, en su caso, a la Agencia Tributaria de la actividad que vas a realizar, de cuándo la vas a empezar y del sistema de cálculo que utilizarás para confeccionar tus impuestos. Para la de Hacienda hay que entrar en la página web www.aeat.es y acceder a la Sede Electrónica - Presentación de modelos - 036/037. La presentación electrónica ofrece más facilidades.

Declaración trimestral sin ingresos

Efectivamente, como te das de alta en Hacienda, tienes que presentar los trimestres como cualquier otro autónomo. Recuerda que no tiene que ver nada con la cuota de autónomo, ya que eso está regulado por la Seguridad Social. Es necesario que presentes los trimestres porque sólo así podrás deducirte el IVA que te corresponda de los gastos que has tenido para poner en marcha tu negocio. La única diferencia con el trimestre de cualquier otro autónomo es que éstos deben declarar sus gastos e ingresos, mientras que tú sólo tendrás que declarar gastos al presentar el Modelo 303. El resultado lógicamente será siempre negativo. Como consecuencia, este tipo de alta sirve sólo para deducirte IVA de los gastos, antes de tener ingresos. Así, lo que consigues es evitar que Hacienda te requiera que estás de alta sin recibir ingreso alguno.

Alta en la Seguridad Social

Hace muy poco, el CIRCE justamente especificó el criterio a seguir en este tipo de casos. Esto quiere decir que cuando te des de alta en Hacienda tienes que darte de alta en la Seguridad Social en el mismo mes natural. Es decir, si te dieras de alta en el Censo de Empresarios, por ejemplo, el 25 de octubre, tendrías que darte de alta en la Seguridad Social antes del 31 de octubre. Por eso, es recomendable que te des de alta en Hacienda a principios de mes. No hacerlo de esta manera, podría provocarte problemas una vez te dieras de alta en la Seguridad Social. Se han dado muchos casos en los que han reclamado las cuotas de autónomo no ingresadas desde la fecha de alta en Hacienda. Ten mucho cuidado con esto.

Funcionamiento del IVA para autónomos

El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto que grava el consumo. Es un impuesto indirecto, es decir, afecta a todos los ciudadanos por igual independientemente de su nivel de ingresos. Es un porcentaje que se añade al precio final del producto o servicio que adquiramos. El vendedor por su parte no se queda con ese porcentaje, si no que cada 3 meses tiene que ingresarlo a Hacienda a través de las facturas emitidas. El importe que devolverá es la diferencia entre el IVA repercutido a sus clientes y el que soporte de las compras a sus proveedores. Al fin y al cabo, el autónomo o empresario actúa como intermediario entre la Administración y el consumidor.

Actividades sujetas al IVA

Las actividades que están sujetas al IVA son:

• Entregas e importaciones de bienes.
• Prestaciones de servicios.
• Adquisiciones intracomunitarias.

Es importante que se declare ya que los autónomos tienen dos funciones con este impuesto: por un lado, repercutirlo a los clientes para que sean ellos quienes lo paguen. Y por otro, soportarlo al comprar los productos o servicios que se necesiten para desarrollar la actividad. Es decir, los autónomos cobran y pagan el IVA, pero ninguno de los dos tipos, ni el soportado ni el repercutido, se lo queda el propio autónomo. Hace de recaudador para devolverlo a Hacienda. Es por ello que, los autónomos están obligados a declarar el IVA.

Tipos de IVA y Régimen General

Hay diferentes tipos de IVA, que se diferencian por el porcentaje de impuesto final que se añade al producto o servicio que compremos:

Cuándo pagar el IVA siendo autónomo

El IVA de los autónomos se presenta a Hacienda por trimestres. En concreto, en los meses de abril, julio, octubre y enero. Se presenta a través del modelo de autoliquidación que te corresponda según tu actividad (Modelo 303). En ese modelo tendrás que rellenar toda la información del IVA repercutido y soportado en esos 3 meses anteriores.

Podrás presentarlo desde el día 1 del mes que hay que presentar hasta los días 20, 21 o 22, dependiendo del ejercicio fiscal, aunque durante el mes de enero se permite presentar hasta el final de dicho mes. Sin embargo, si quieres hacer el pago bancario domiciliado, solo tienes hasta los días 15 de cada mes, y hasta el 25 en el caso del mes de enero.

Además, tendrás que presentar el IVA anual, aparte del trimestral, durante el mes de enero (el cuarto trimestre). Se trata de un resumen anual del IVA repercutido y soportado. Es obligatorio presentarlo ya que de este modo Hacienda comprueba que no hayas cometido ninguna infracción o error durante todo el año.

Sanciones por retraso en el pago del IVA

Si te retrasas en el pago del IVA hay una serie de sanciones económicas. Hacienda te puede aplicar un recargo desde el 5% hasta el 100% del importe de este impuesto. El recargo depende del tiempo que haya pasado desde la fecha de finalización del plazo hasta que se paga:

• Menos de 3 meses, el recargo será del 5%.
• Menos de 6 meses, será de un 10%.
• Menos de 12 meses, será del 15%.
• Más de 1 año, el recargo será de un 20%.

En el caso de no pagarlo y es Hacienda la que te notifica, tendrás sanciones de hasta el 100%. Así que ya sabes, mejor estar pendiente de las fechas y que no se te pase el plazo.

Cómo calcular el IVA a pagar

Calcular la cantidad de IVA a pagar en tus facturas es algo sencillo. Tendrás que indicar la base imponible del producto o servicio, o de tus ingresos, y poner el tipo impositivo del IVA correspondiente. Por ejemplo, si un producto cuesta 5€ y el IVA a aplicar es del 21%, se suman 1.05€ al precio final, lo que da un total de 6.05€.

El cálculo del IVA trimestral es simple. Multiplica el importe antes de impuestos por el porcentaje de IVA (21 / 100) para obtener la cuota de IVA de la factura. El resultado puede salir positivo o negativo. En la declaración del 4º trimestre, puedes pedir la devolución. Suma por separado la cuota tributaria de IVA de las distintas facturas y la base imponible. Resta a la cuota de IVA de tus ventas (el IVA devengado) la cuota de IVA de tus compras (el IVA deducible).

IVA en operaciones internacionales

Si realizas una venta con clientes que no están en España, tendrás que realizar facturas al extranjero. Hay que diferenciar entre los países miembros de la Unión Europea (comunitarios) y los que están fuera de las fronteras comunitarias.

• Clientes dentro de la UE: tendremos que darnos de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios para poder facturar las operaciones. Como norma general, las facturas tienen que llevar IVA como si fuera dentro de España. Si el destinatario es un particular, en vez de una empresa, el IVA por regla general se tributará en el país de origen, es decir, en España.
• Clientes en un país no comunitario: al tratarse de una exportación, no tendremos que incluir el IVA en las facturas. Pero se tendrá que informar de estas operaciones en los modelos respectivos.

Consejos para la gestión del IVA

A simple vista puede parecer demasiada información, sin embargo, os dejamos algunos consejos para tenerlo todo en orden:

• Guarda las facturas del IVA percibido: Es importante guardar los justificantes de pago correspondientes y tener a mano las cantidades recaudadas, para que cuando llegue el momento de ingresarlo a Hacienda, tengamos el dinero accesible.
• Llevar la contabilidad al día: Es importante llevar las facturas emitidas al día, ya que será la forma de gestionar el pago del IVA de forma correcta. Lo mejor es contabilizarlas en un programa informático y de forma diaria.
• Contar con un asesoramiento profesional: Aunque no es necesario, ayuda mucho tener a un profesional en el tema para que te aconseje y te mantenga al día con las noticias y cambios actuales.

Como ves, sí puedes deducir el IVA de tus gastos previos al inicio de tu alta como autónomo y conseguirlo no es complicado desde el punto de vista burocrático. Eso sí, piensa siempre que puede que tengas derecho a deducir ese IVA soportado, pero Hacienda no tiene por qué permitirte deducir el 100%.