Gestión y Presentación del Modelo 111: Retenciones de IRPF para Pymes y Autónomos

Si tienes empleados o recibes facturas de profesionales con retención, cada trimestre te toca rendir cuentas con Hacienda. El modelo 111 es una autoliquidación trimestral con la que empresas y autónomos declaran a Hacienda las retenciones de IRPF que han practicado a trabajadores y profesionales durante el trimestre.

Es decir, no declaras lo que tú ingresas, sino el dinero que has restado en las nóminas o en las facturas de otros y que te toca ingresar por cuenta suya. La clave está en entender que el 111 no es un impuesto tuyo: es dinero que has retenido a otros y que actúas como intermediario para ingresar en Hacienda. Por eso mismo, no se puede aplazar.

¿Qué es el Modelo 111 y qué declara?

El modelo 111 es el formulario oficial de la Agencia Tributaria (AEAT) para declarar e ingresar trimestralmente las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF sobre diversas rentas. Este modelo es el más general de los modelos de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF, refiriéndose a la mayoría de las rentas sujetas a retención, es decir, a todas aquellas que no tengan un modelo específico.

Las retenciones e ingresos a cuenta son uno de los cauces más habituales de pago de impuestos. De hecho, los retenedores o los obligados a realizar el ingreso a cuenta no satisfacen el total de la renta a quien la deba cobrar.

Los conceptos principales que se declaran en el Modelo 111 incluyen:

• Nóminas de trabajadores por cuenta ajena e indemnizaciones por despido.
• Facturas de profesionales autónomos con retención de IRPF (abogados, consultores, diseñadores y en general cualquiera que facture con retención).
• Rendimientos de actividades económicas en régimen de estimación objetiva (módulos) sujetos a retención.
• Cursos, conferencias, coloquios, seminarios y elaboración de obras literarias, artísticas o científicas.
• Premios en metálico derivados de juegos, concursos, rifas o combinaciones aleatorias.
• Cesión de derechos de imagen.

Para las empresas y los autónomos, esta obligación de retención genera otras paralelas. Por un lado, debe haber un reflejo de estos pagos a cuenta en ciertos documentos, como nóminas o facturas.

¿Quién está obligado a presentar el Modelo 111?

Están obligados a presentar el modelo 111 todas las personas físicas o jurídicas que durante el trimestre hayan practicado retenciones sobre alguno de los conceptos listados en el apartado anterior. En la práctica, la lista se resume así:

• Empresas con empleados: Cualquier sociedad o autónomo con personal en nómina, aunque la retención de IRPF de ese mes sea cero.
• Autónomos que reciben facturas con retención: Si pagas a un profesional autónomo y su factura lleva retención del 7% o del 15%, esa cantidad la ingresas tú mediante el modelo 111.
• Profesionales que pagan a otros colaboradores: Autónomos que subcontratan a otros autónomos profesionales.
• Administraciones Públicas y grandes empresas: Con presupuesto o facturación superior a 6 millones de euros anuales, que además lo presentan mensualmente.

El pagador es el obligado a aplicar la retención, para ello le deja de pagar al prestador del servicio un porcentaje del importe total de los servicios que figura en la factura o en la nómina. El «vendedor» cobra el importe neto de la factura o nómina (descontada la retención) y el resto lo recuperará al hacer su declaración de la renta o el impuesto de sociedades.

¿Quién NO está obligado a presentar el Modelo 111?

Los autónomos sin trabajadores y sin facturas recibidas con retención no tienen que presentar el modelo 111. Y ojo con un detalle importante: el modelo 111 no se presenta a cero. Si en el trimestre no has aplicado ninguna retención, no tienes que declarar nada, a diferencia del modelo 130, que sí admite presentación sin resultado. Lo que no puede suceder es un resultado a devolver.

Si has dejado de tener empleados o proveedores con retención y no prevés volver a tenerlos en breve, lo más sensato es comunicar la baja de la obligación a Hacienda a través del modelo 036. Así evitas requerimientos automáticos cada trimestre.

Existe obligación de presentar declaración negativa cuando, satisfechas rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta, no hubiese sido obligatorio practicar retención (con los límites establecidos).

Plazos de Presentación del Modelo 111

El modelo 111 se presenta dentro de los 20 días naturales siguientes al final de cada trimestre. Dos avisos importantes que a menudo pasan desapercibidos:

1. Primero, si el último día del plazo cae en sábado, domingo o festivo, el plazo se traslada automáticamente al siguiente día hábil. De forma paralela, el plazo de domiciliación se ampliará tantos días como se haya ampliado el de presentación.
2. Segundo, si quieres domiciliar el pago en tu banco, la AEAT exige presentar la autoliquidación 5 días antes del final de plazo, o sea, tienes hasta el día 15 en lugar del 20.

La mayoría de los obligados lo hacen en los 20 primeros días (15 si domicilian el pago) de los meses de abril, julio, octubre y enero. Para grandes empresas y Administraciones Públicas (con presupuesto o facturación superior a 6 millones de euros) la presentación es mensual: los 20 primeros días del mes siguiente al de las retenciones.

Cómo se rellena el Modelo 111 casilla por casilla

El modelo 111 consta de seis bloques, cada uno correspondiente a un tipo de rendimiento sujeto a retención. En la página de la AEAT, se puede acceder al formulario del modelo 111.

Declarante y Devengo

Lo primero es rellenar los datos identificativos. En el apartado de declarante va tu NIF y tus apellidos y nombre si eres autónomo, o la razón social si eres sociedad. En el apartado de devengo indicas el año y el período: 1T, 2T, 3T o 4T, en modalidad trimestral, o 01 a 12, en modalidad mensual. Por ejemplo, para declarar el primer trimestre de 2026 marcarías ejercicio 2026 y período 1T.

Rendimientos del Trabajo (Casillas 01 a 12)

Esta es la categoría más común. En estas casillas se incluyen las retenciones practicadas sobre nóminas de trabajadores, aunque el tipo de retención sea 0% (si se aplica exención o tarifa reducida).

Tipos de Retención habituales

El tipo de retención de los rendimientos de trabajo se calculará en función del importe de las retribuciones del trabajo, así como, de las circunstancias personales y familiares del perceptor. No obstante, el tipo de retención no podrá ser inferior al 2 % para contratos o relaciones de duración inferior al año o derivados de la relación laboral especial de las personas artistas que desarrollan actividades escénicas, audiovisuales y musicales, así como de quienes desarrollan actividades técnicas o auxiliares necesarias para el desarrollo de dicha actividad, ni inferior al 15 % para otras relaciones laborales especiales de carácter dependiente (y distintas también de las de penados en instituciones penitenciarias y de las personas con discapacidad en centros especiales de empleo).

El tipo de retención de los rendimientos profesionales es, con carácter general del 15 %, no obstante, para determinadas actividades profesionales establecidas reglamentariamente, el tipo de retención será del 7 %.

Un recordatorio rápido sobre los tipos de retención habituales en 2026:

Premios y ganancias patrimoniales (Casillas 13 a 18)

Las casillas 13 a 18 recogen retenciones sobre premios en metálico de juegos, concursos, rifas y combinaciones aleatorias, además de determinadas ganancias patrimoniales como los aprovechamientos forestales de vecinos en montes públicos. Si tu actividad no tiene nada que ver con esto, se quedan a cero.

Cesión de derechos de imagen (Casillas 19 a 24)

Este bloque aplica sobre todo a contratos con deportistas, artistas o influencers cuando parte de su retribución procede de la cesión de sus derechos de imagen. En la mayoría de pymes y autónomos, también se queda a cero.

Liquidación (Casillas 25 a 30)

Es el bloque final, el que resume todo lo anterior:

• Casilla 28: Total a ingresar, la suma de todas las retenciones declaradas en los bloques anteriores.
• Casilla 29: Resultado a ingresar si se trata de una autoliquidación complementaria (tienes que marcar la casilla de complementaria y enlazar el número del 111 anterior que corriges). El importe resultante en dicha ocasión se especifica en la casilla 29. Hay que tener en cuenta que las autoliquidaciones complementarias se presentan para el caso en el que resulte a ingresar una cantidad superior a la que resultaba en el modelo presentado anteriormente.
• Casilla 30: Importe final del ingreso, que puedes domiciliar hasta 5 días antes del fin de plazo. El resultado, reflejado en la casilla 30, será el de la casilla 28 en el caso de que no se trate de una complementaria.

Este último bloque es donde se producen la mayoría de errores de cuadre. Nuestro consejo: antes de presentar, cuadra casilla 03 + casilla 06 + casilla 09 + casilla 12 y comprueba que el total coincide con la casilla 28.

El apartado «Autoliquidación negativa» indica que, a pesar de haber satisfecho rentas susceptibles de generar retenciones o ingresos a cuenta, no ha procedido de forma efectiva realizar tales retenciones o ingresos a cuenta del IRPF.

Cómo se presenta el Modelo 111

La presentación del modelo 111 es exclusivamente telemática para sociedades, grandes empresas y entidades sin personalidad jurídica de cierto volumen. En cualquier caso, lo que antes se hacía imprimiendo el PDF predefinido y llevando el papel al banco ya no funciona: la presentación es digital y, si domicilias, el cargo lo hace la propia AEAT el último día del plazo.

Los restantes obligados tributarios pueden optar por la presentación electrónica o en papel. Para la presentación electrónica se requiere un sistema de identificación, autenticación y firma electrónica.

Introduce los datos: identificación (NIF), el período (trimestre) y los totales calculados de bases y retenciones. Confirma la declaración y procede al pago, si resulta a ingresar (lo habitual). Puedes domiciliar el pago para futuras declaraciones.

El ingreso se produce con la presentación del modelo. Lo más habitual será que el modelo 111 presente como resultado una cantidad a ingresar.

Desde la propia web de la Agencia Tributaria es posible consultar todas las declaraciones 111 que se hayan presentado con anterioridad.

¿Qué pasa si presento el Modelo 111 fuera de plazo?

Hay dos escenarios distintos, y la diferencia entre uno y otro puede costarte mucho dinero. Si te das cuenta del error y presentas antes de que Hacienda reclame, pagas recargos, pero no sanción (art. 27.5 Ley General Tributaria). Si es la AEAT la que te reclama antes de que lo regularices, ya no hay recargo: hay sanción. La multa puede ir del 50% al 150% de la cantidad no ingresada, más intereses de demora. Por eso, si te das cuenta tarde, la regla es clara: mejor presentar cuanto antes, aunque sea con recargo.

Hacienda no permite aplazar el pago del modelo 111, según lo dispuesto en el artículo 65.2 de la LGT. La razón es que estas cantidades no son tuyas, las has retenido a trabajadores o profesionales y tienes que ingresarlas íntegras. No, la ley establece que las retenciones del IRPF deben pagarse en su totalidad en los plazos establecidos para ello, sin que sea posible aplazar el importe.

Si el error te ha hecho ingresar de menos, presenta una autoliquidación complementaria marcando la casilla correspondiente y enlazando el número del 111 original.

¿En qué se diferencian el Modelo 111 y el Modelo 190?

Es una de las confusiones más habituales, y tiene sentido: ambos modelos hablan de retenciones de IRPF, pero cumplen funciones distintas y se presentan en momentos distintos.

El modelo 111 es la autoliquidación trimestral o mensual de las retenciones practicadas. El modelo 190 es la declaración anual que recoge todos tus modelos 111. La regla oro para evitar requerimientos: la suma de las retenciones de los cuatro modelos 111 del año tiene que coincidir exactamente con el total del modelo 190. Si no cuadra, Hacienda abre un cruce automático.

Retenciones en Nómina: Aspectos clave para Pymes

Las retenciones en nómina en 2026 son uno de los aspectos más sensibles en la gestión laboral de cualquier empresa. Aunque muchas pymes delegan su cálculo en la asesoría, es importante entender cómo funcionan y qué implicaciones tienen, especialmente en un contexto como 2026, marcado por cambios normativos y ajustes fiscales.

Una retención mal aplicada no solo afecta al trabajador, sino que puede generar problemas con Hacienda, reclamaciones internas o diferencias en la regularización anual del IRPF. Por eso, conviene tener claro qué debe saber una pyme para gestionar correctamente las retenciones en nómina este año.

¿Qué son exactamente las retenciones en nómina?

La retención es el importe que la empresa descuenta del salario bruto del trabajador a cuenta del IRPF. Es decir, la empresa actúa como intermediaria entre el trabajador y la Agencia Tributaria, ingresando periódicamente esas cantidades mediante los modelos correspondientes. El porcentaje de retención no es fijo para todos los empleados. Depende de factores como el salario anual, la situación familiar, el tipo de contrato o el grado de discapacidad. Por eso, aplicar el mismo porcentaje a todos los trabajadores suele ser un error.

Cambios y ajustes que pueden afectar a las retenciones

Actualización de tramos y mínimos personales

En 2026 pueden producirse ajustes en los tramos del IRPF o en los mínimos personales y familiares. Estos cambios influyen directamente en el porcentaje de retención que debe aplicarse. Si la empresa no actualiza correctamente estos parámetros, puede estar reteniendo de más o de menos, lo que generará diferencias en la declaración anual del trabajador.

Impacto del nuevo SMI

La subida del Salario Mínimo Interprofesional también tiene efectos indirectos en las retenciones. Trabajadores que antes no alcanzaban determinados niveles de retención pueden verse afectados por los nuevos umbrales. Revisar las retenciones tras cambios salariales es fundamental para evitar desajustes.

Cómo se calcula correctamente la retención

El cálculo de la retención se basa en una estimación de los ingresos anuales del trabajador y en su situación personal comunicada mediante el modelo 145. Este documento es clave, ya que recoge datos como hijos a cargo, discapacidad o estado civil.

Si el trabajador no actualiza su situación o la empresa no aplica correctamente la información recibida, el porcentaje resultante puede no ser el adecuado. Además, cuando se producen variaciones salariales importantes durante el año, es necesario recalcular la retención para ajustarla a la nueva previsión de ingresos.

Regularización de retenciones durante el año

Cuándo es obligatoria

La normativa obliga a regularizar la retención cuando cambian las circunstancias personales del trabajador o sus ingresos previstos. Esto puede ocurrir por una subida salarial, una reducción de jornada o un cambio en la situación familiar. No realizar esta regularización puede provocar que el trabajador tenga que pagar una cantidad elevada en su declaración anual, generando malestar interno.

Importancia de la comunicación interna

Es recomendable que la empresa informe a los trabajadores de la importancia de comunicar cualquier cambio en su situación personal. Una buena comunicación evita errores y posibles reclamaciones.

Obligaciones formales de la empresa

La pyme no solo debe calcular correctamente las retenciones, sino también ingresarlas en plazo mediante el modelo 111 y presentar el resumen anual a través del modelo 190. Cualquier error en estos modelos puede derivar en requerimientos o sanciones por parte de la Agencia Tributaria. Por eso es fundamental que la información coincida exactamente con las nóminas emitidas.

Errores frecuentes que conviene evitar al gestionar el Modelo 111

Al gestionar el modelo 111, es crucial evitar ciertos fallos comunes que pueden generar requerimientos, liquidaciones complementarias y recargos por parte de la Agencia Tributaria:

• Aplicar un porcentaje fijo: Uno de los errores más habituales es aplicar un porcentaje fijo sin tener en cuenta la situación personal del trabajador.
• No recalcular la retención: Es frecuente no recalcular la retención tras cambios salariales.
• No presentar correctamente los modelos: Otro error común es no presentar correctamente los modelos trimestrales y anuales.
• Declarar bases o retenciones mal sumadas: Un error en un solo dato puede invalidar toda la declaración.
• Confundir IRPF de autónomos con IVA: La retención de IRPF (7%, 15%) se aplica sobre la base imponible de la factura de un profesional, mientras que el IVA es un impuesto aparte que se suma. En el caso de las facturas se aplica sobre el importe antes de aplicar el IVA correspondiente.
• Presentar fuera de plazo: Las fechas son inamovibles (20 de abril, julio, octubre y enero).
• No conservar la documentación: Otro fallo común es no conservar adecuadamente la documentación que justifica el cálculo aplicado.

¿Cómo afecta Verifactu al Modelo 111?

Verifactu será obligatorio para empresas desde el 1 de enero de 2027 y 6 meses más tarde para autónomos. Aunque no cambia el contenido del modelo 111, sí cambia la forma en que se calcula. Al estar todas las facturas registradas en tiempo real en la AEAT con un hash único, el cálculo de las retenciones del trimestre deja de ser un ejercicio manual de revisión factura a factura. Si tu software está adaptado, el borrador del 111 se construye solo a partir de las facturas recibidas con retención y las nóminas del período.

Otros modelos de retenciones: El Modelo 115

Aunque el Modelo 111 es el más general, existen otros modelos de retenciones e ingresos a cuenta. El Modelo 115 de la AEAT, conocido comúnmente como la declaración trimestral de las retenciones por alquileres. El modelo 111 declara retenciones de IRPF sobre nóminas y facturas de profesionales. El modelo 115 declara retenciones de IRPF sobre los alquileres de locales de negocio. Son obligaciones distintas y se presentan por separado, aunque coinciden en los plazos trimestrales.

En primer lugar, el Modelo 115 lo debe cumplimentar quien pague rentas o rendimientos procedentes del arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos. Aquí se incluyen las viviendas, los locales comerciales, oficinas, locales industriales, etc. En segundo lugar, debe tratarse de sujetos obligados a retener o ingresar a cuenta. En esta categoría se incluyen, como supuestos más destacados, las personas jurídicas y las personas físicas que desarrollan actividades económicas. En este último caso, cuando satisfagan rentas en el ejercicio de sus actividades.

En tercer lugar, existen algunos rendimientos procedentes de arrendamientos o subarrendamientos urbanos que no están sujetos a retención.

La importancia del asesoramiento laboral y fiscal

Las retenciones en nómina no son un simple trámite administrativo. Cumplir con las obligaciones fiscales y laborales en una pyme no solo es una exigencia legal, sino la base para evitar sanciones y garantizar la continuidad del negocio. Conocer estas obligaciones es fundamental para una correcta gestión fiscal de la actividad económica.

Ante cualquier duda, lo más aconsejable es contar con el respaldo de una asesoría legal o fiscal que ayude a minimizar riesgos.