Asistente Virtual para E-commerce: Funciones y Responsabilidades Clave

En el dinámico mundo del comercio electrónico, la figura del asistente virtual se ha vuelto esencial para optimizar la gestión y el crecimiento de las tiendas en línea. Con el nombre de asistente virtual podemos referirnos tanto a softwares que incorporan Inteligencia Artificial para ayudar a automatizar y realizar tareas repetitivas, como a profesionales independientes que prestan servicios de asistencia para empresas, en remoto. En este artículo hacemos referencia a los primeros, también llamados asistentes digitales virtuales o VDA (por Virtual Digital Assistants, en inglés). Este profesional asume tareas administrativas y de atención al cliente, permitiendo a los líderes de negocio centrarse en estrategias de crecimiento y sostenibilidad.

Sólo aquellos que lideran una tienda digital entienden la cantidad de trabajo que hay detrás de la operación diaria y la necesidad real que existe de tener un asistente virtual. Esta persona entra en juego para asumir ciertas responsabilidades que, si bien son clave para el alcance del éxito, no deben recaer en el dueño del negocio.

¿Qué es un Asistente Virtual en E-commerce?

Por asistente virtual nos referimos al profesional que asume tareas administrativas y de atención al cliente dentro de un negocio en línea. Por lo general, este tipo de trabajo suele ser remoto por lo que puedes contratar personas que se encuentren en cualquier lugar del mundo con conexión a Internet.

Como puedes ver las actividades que quedan a cargo de los asistentes virtuales se centran en la gestión diaria del negocio para poder dejar la parte estratégica como responsabilidad principal del equipo de liderazgo.

Su trabajo es clave para que tu tienda virtual pueda lograr las ventas estimadas. Ellos, se dedican en cuerpo y alma a asegurarse que la tienda funcione como es debido. Que los productos estén al día y con descripciones acertadas. Que los clientes potenciales reciban respuestas oportunas a sus preguntas y se enteren de las ofertas disponibles. Entre otras tareas varias.

Razones para Contratar un Asistente Virtual

Hasta aquí hemos dejado claro que los líderes de negocio no pueden, o deben, asumir ciertas tareas operativas si quieren alcanzar el éxito en el corto, mediano y largo plazo. Pero ¿qué otras razones justifican la inversión en un asistente virtual?

1. Reduce el Costo de la Operación

Existen diferentes formas bajo las que puedes contratar a un asistente virtual. Por ejemplo, puedes lograr una negociación en la que sólo pagues por proyecto completado o por horas de dedicación al mes.

Con esto queremos decir que no es un empleado fijo que se suma a la nómina de tu negocio, sino que es una persona que trabaja de forma remota. Esto, además, significa que no tienes que invertir en espacio de trabajo ni equipos.

2. Mejora tu Relación de Tiempo entre Trabajo y Vida

Una de las grandes ventajas de sumar este perfil a tu equipo es que reduce la cantidad de horas que debes dedicar a tareas en las que no pongas a prueba tus habilidades de liderazgo empresarial. Por ejemplo, la creación y diseño de publicaciones para redes sociales, la redacción de correos electrónicos, la atención de clientes, etc.

Esto no sólo abre paso para que puedas centrarte en actividades que mejoren el rendimiento y sostenibilidad del negocio, sino para que logres ese balance entre trabajo y vida al que todos aspiramos. Ya de por sí esta debería ser razón suficiente para que empieces el proceso de contratación de tu primer asistente virtual.

3. Ayuda en el Crecimiento del Negocio

En línea con los puntos anteriores, al dejar en manos de un tercero la responsabilidad de tareas repetitivas diarias, puedes concentrarte y dedicar el tiempo necesario en actividades que favorezcan el crecimiento de tu empresa y ayuden a diferenciarla de la competencia.

Un asistente virtual es clave para que asumas el control del negocio y hagas foco en los procesos y proyectos más relevantes.

Tareas Principales de un Asistente Virtual en E-commerce

Dicho eso, es importante que revisemos cuáles son esas tareas que puedes delegar en tu próximo asistente virtual. Si bien la lista que presentamos a continuación no es muy extensa no quiere decir que debes limitarte a ella. Lo que queremos es darte una idea de las diferentes funciones que suelen cumplir.

• Gestión de la tienda virtual: actualización de productos, ofertas, categorías, etc.
• Gestión de las redes sociales de la empresa: diseño, creación, publicación de piezas en cada perfil.
• Creación de contenido: análisis de palabras clave, creación de calendarios, redacción y edición de artículos siguiendo las mejores prácticas de SEO para el blog y sitio web.
• Atención al cliente: responder dudas que puedan surgir en el chat del sitio web, correo electrónico, redes sociales, llamadas, etc.
• Atención de quejas y devoluciones: velar y hacer respetar la política de devolución, análisis de los comentarios de los clientes y desarrollo de prácticas para evitar que suceda de nuevo.
• Manejo de inventario: notificación de cuándo la disponibilidad de un producto está baja, supervisión del proceso de compra, actualización constante de los números.
• Gestión de órdenes y reportes mensuales: elaboración de reportes que permitan entender el comportamiento de las compras y clientes mes a mes.
• Gestión de calendarios y agenda: asignación de fechas y horas a reuniones.
• Desarrollo de análisis competitivos: para conocer cómo se posiciona la marca respecto a la competencia.

Habilidades Esenciales en un Asistente Virtual

Antes de empezar todo el proceso de contratación de tu próximo asistente virtual es importante que te detengas a revisar cuáles son esas habilidades que debe tener. A fin de cuentas, a su cargo van a quedar una serie de responsabilidades y proyectos que son clave para la supervivencia de tu negocio en línea.

1. Dominar el mundo de las hojas de cálculo: Si bien cada negocio utiliza sistemas y herramientas diferentes, un buen asistente virtual sabe manejar a la perfección las hojas de cálculo.
2. Brindar un buen servicio al cliente: El asistente virtual va a tener que lidiar con clientes potenciales prácticamente que las 24 horas al día.
3. Cumplir con fechas de entrega: Esta habilidad no sólo demuestra compromiso y un buen manejo del tiempo, sino que sirve para gestionar de forma positiva las expectativas de los clientes y potenciales.
4. Tener una buena comunicación: Sin duda esta es una de las habilidades más importantes en cualquiera que decida trabajar brindando el servicio de asistente virtual.
5. Ser cuidadoso con los detalles: Una de las mejores formas de mostrar su nivel de eficiencia es cuidando los detalles.
6. Saber navegar el mundo de la tecnología: El trabajo del asistente virtual involucra una serie de herramientas diferentes.
7. Estar dispuesto a recibir feedback: Por último, este es un cargo que trabaja directo con el equipo de liderazgo de tu tienda en línea.

¿Cómo Contratar al Asistente Virtual Ideal?

Hasta aquí hemos dejado claro cuáles son las labores van a caer bajo la responsabilidad del proveedor de servicios de asistencia virtual. Además, revisamos las principales características y habilidades que debe tener la persona a quien le vayas a pasar una oferta de empleo. Pero ¿cómo o dónde conseguir a ese perfil ideal?

En primer lugar tienes la posibilidad de contratar estos servicios a través de las páginas de empleo de trabajadores freelance. Workana, Upwork, Toptal o Simply Hired son algunas opciones para conseguir empleados de teletrabajo en España. Pero, debemos dejar claro que si bien agilizan mucho el proceso, no tienes garantías de la calidad del trabajo de ninguno de los candidatos que allí se postulan.

La opción que desde Sortlist te recomendamos es hacerlo a través de agencias especializadas en el área. Ellas, no sólo tienen equipos formados para cada una de las necesidades que pudieran surgir en tu empresa, sino que te pueden proveer una serie de servicios adicionales para mejorar la rentabilidad y sostenibilidad.

Costos Asociados a la Contratación de un Asistente Virtual

Seguramente ahora te estés preguntando sobre el costo de sumar a este nuevo contrato a tu operación diaria. La verdad es que los precios que compartimos a continuación se limitan al territorio español, pero al ser este un teletrabajo, puedes contratar personas de cualquier lugar del mundo. Cuida siempre que dominen a la perfección el español o el idioma de tu e-commerce.

Dicho eso, las tarifas que se manejan en este momento rondan:

• Si buscas contratar una persona por hora, puedes esperar cifras que ronden entre los 10 y 55 euros por hora.
• Ahora, si los contratos que quieres hacer son por servicios mensuales, entonces el coste se ubica entre los 250 y los 1200 euros al mes.

El monto varía tanto pues depende de factores como: el tipo de contrato, las tareas a cumplir, la formación y la experiencia, las herramientas y el software, el paquete de servicios, etc.