Guía Completa para la Contabilización de la Formación Bonificada en PYMES

La formación bonificada es una herramienta clave para que las empresas en España mejoren las competencias de sus trabajadores sin que ello suponga un coste adicional. Cada vez está más claro que la formación no debe verse como un gasto aislado, sino como una inversión estratégica en capital humano. El sistema de bonificaciones de Fundae permite que las empresas accedan a formación de calidad sin comprometer su presupuesto, ya que ese gasto puede recuperarse a través de las cotizaciones sociales. La formación bonificada es una ayuda que reciben las empresas en España para costear la capacitación de sus empleados, financiada a través de las cotizaciones de la Seguridad Social.

¿Qué es la Formación Bonificada?

La formación bonificada es un sistema de ayudas públicas orientadas a la capacitación de empleados en España, que permite a las empresas ofrecer cursos de formación a sus trabajadores sin que suponga un coste adicional. Este sistema está gestionado por la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE) y se financia mediante las cotizaciones que las empresas realizan a la Seguridad Social. A través de este mecanismo, las empresas pueden descontar el coste de la formación de sus aportaciones a la Seguridad Social, fomentando así el desarrollo profesional y la mejora de competencias de sus empleados. La formación bonificada no solo permite a las empresas reducir sus costes de capacitación, sino que también favorece el desarrollo profesional de los empleados sin impactar excesivamente en los recursos de la empresa.

Desde el año 2004, las empresas privadas con al menos un trabajador pueden ofrecer formación bonificada o programada a sus empleados. La formación bonificada se caracteriza por permitir a las empresas privadas que paguen Formación Profesional descontar el total o parte del importe de los cursos de los Seguros Sociales que pagan mensualmente, siempre que los empleados estén contratados el primer día lectivo.

Requisitos para acceder a la Formación Bonificada

Para acceder a la formación bonificada, las empresas deben cumplir ciertos requisitos y seguir un procedimiento específico. Primero, deben identificar las necesidades formativas de sus empleados y seleccionar los cursos adecuados. Luego, deben comunicar a FUNDAE el inicio de la formación y, una vez completada, justificar los gastos incurridos. De esta manera, las empresas pueden recuperar total o parcialmente el coste de la formación, incentivando la inversión en el desarrollo continuo de sus trabajadores y mejorando su competitividad en el mercado. No todos los cursos son bonificables. La formación bonificada debe cumplir con los requisitos de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE) y estar alineada con la actividad de la empresa o con el desarrollo de habilidades relevantes para los empleados.

Contexto Normativo, Sanciones y Requerimientos de Fundae

La contabilización de las bonificaciones y gastos asociados a la formación bonificada está estrictamente regulada por la Ley 30/2015, que establece el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral. Esta ley es complementada por el Real Decreto 694/2017 y la Orden TAS2307/2007, que detallan las obligaciones de las empresas beneficiarias en relación con la formación profesional. El artículo 12.2 del Real Decreto 694/2017 establece que:

• "Los gastos incurridos en la formación del personal de la empresa tienen la naturaleza contable de gastos de personal y figurarán en la cuenta de pérdidas y ganancias formando parte integrante de los resultados de explotación. A tal efecto, podrá utilizarse la cuenta 649. Otros gastos sociales, creando una subcuenta específica para ello."

Sanciones y Consecuencias Legales

El incumplimiento de las directrices contables puede acarrear sanciones severas. Según el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, las empresas que no identifiquen en una cuenta separada o epígrafe específico todos los gastos y bonificaciones bajo la denominación «Formación profesional para el empleo» podrían enfrentar sanciones administrativas y financieras.

Requerimientos de Fundae

Recientemente, Fundae ha intensificado sus esfuerzos para asegurar el cumplimiento de estas normativas, solicitando evidencias sobre la adecuada contabilización de las bonificaciones y gastos relativos a la formación bonificada. Estos requerimientos aleatorios subrayan la importancia de adherirse estrictamente a las directrices legales y contables para evitar posibles sanciones y garantizar la transparencia en la gestión de los fondos destinados a la formación. Desde AGL, reiteramos la necesidad de que conste registrada correctamente tanto el coste por formación como especialmente la bonificación en las cuotas de Seguridad Social, dado que se están realizando revisiones sobre este tema, que puede suponer la imposición de sanciones y/o la anulación de las bonificaciones practicadas.

Cuentas Contables Relacionadas con la Contabilización de la Formación Bonificada

Para contabilizar correctamente la formación bonificada, es necesario dividir el proceso en dos partes: el gasto por la formación y la bonificación recibida. Las cuentas relacionadas con la formación bonificada son las siguientes:

• 649 - Otros gastos sociales: Esta cuenta está orientada a registrar aquellos gastos sociales que no se incluyen en otras cuentas más específicas. Estos gastos están relacionados con el bienestar social de los empleados, pero no encajan directamente en las cuentas de salarios, sueldos o cotizaciones a la Seguridad Social. Respecto a la cuenta 476 Seguridad Social acreedora, al contabilizar los costes de personal del mes, deberá indicarse el importe total de la Seguridad Social, coste empresa y cuota obrera, antes de aplicar dicha bonificación, es decir sin deducirla. Se recomienda que los gastos de ejecución de las acciones formativas, incluidos los gastos de viajes, se incluyan en el epígrafe específico de la contabilidad bajo la denominación «Formación Profesional para el Empleo», cuenta 649.
• 471 - Organismos de la Seguridad Social; deudores: La cuenta 471 del Plan General Contable español se utiliza para registrar los importes que los organismos de la Seguridad Social deben a la empresa. Esta cuenta refleja una situación en la cual la empresa tiene un derecho de cobro frente a dichos organismos, como puede ser las ayudas a la formación.
• 740.2 - Bonificaciones por AAFF (Formación profesional para el empleo): Esta cuenta está diseñada para registrar las bonificaciones que las empresas reciben por la formación profesional para el empleo. Estas bonificaciones son incentivos otorgados por el gobierno para fomentar la formación continua de los trabajadores, tal como lo establece la normativa vigente. Sí, el importe bonificado debe registrarse como un ingreso en la cuenta de subvenciones, lo cual permite reflejar el efecto positivo de la ayuda en los resultados de la empresa.

IMPORTANTE: En todas las cuentas donde aparece entre paréntesis (Formación Profesional para el Empleo), queremos indicar que es aconsejable crear una subcuenta específica para ello.

Asientos Contables de la Formación Bonificada: Ejemplo Práctico

Con este contexto normativo y regulatorio en mente, es crucial que las empresas comprendan cómo realizar una contabilización adecuada de la formación bonificada. A continuación, presentamos un ejemplo práctico de asiento contable para ilustrar este proceso.

Supuesto práctico

• FACTURA EMITIDA POR LA GESTORA DE FORMACIÓN A LA EMPRESA BONIFICADA: Coste de la gestión: 100 € + 21%IVA = 121 €
• FACTURA EMITIDA POR EL CENTRO DE FORMACIÓN A LA EMPRESA BONIFICADA: Coste de la formación: 900 € (exenta de IVA)
• DATOS DE NÓMINAS EN LA EMPRESA QUE VA A BONIFICAR:
  • Retribuciones brutas: 10852,88 €
  • SS a cargo de la empresa: 3682,80 €
  • SS a cargo de los trabajadores: 1069,20 €
  • IRPF: 8%
• OTROS DATOS: La formación se imparte (se inicia y finaliza) en el mes de abril.

Asientos contables

La entidad organizadora presenta la factura a la empresa bonificada por la gestión de la formación y por la formación.

La empresa paga a la entidad organizadora.

Asientos nóminas y seguros sociales del mes de abril.

Pago de nóminas.

Contabilización de la bonificación.

Pago de los seguros sociales.

Nota: Si se va a bonificar por trabajadores incluidos en diferentes Códigos de Cuenta de Cotización de la misma empresa, las bonificaciones por la totalidad del grupo o grupos de formación podrán aplicarse en los boletines de cotización de cualquier Código de Cuenta de Cotización que cotice por Formación Profesional.

Consideraciones Finales

Es fundamental que las empresas se adhieran estrictamente a las normativas y directrices para evitar posibles sanciones. Además, se recomienda mantener toda la documentación justificativa de la formación y las bonificaciones aplicadas durante un período mínimo de 4 años. Este artículo tiene un carácter informativo y está exento de cualquier responsabilidad. Para una asesoría más detallada, recomendamos consultar con expertos en el área. Las empresas bonificadas que recuperan los costes de formación en sus seguros sociales deben llevar un control detallado de su contabilidad, incluyendo asientos contables en el libro diario y mayor, indicando sus ingresos, gastos y pagos de los importes indicados en Fundae. Las cantidades, importes y cuentas deben quedar claramente definidas e identificadas, o bien disponer de un documento archivado complementario con todos los detalles de dicha identificación. Si una empresa aplica una bonificación mayor al crédito disponible, la diferencia no será bonificada y el negocio tendrá que asumir ese coste adicional. La bonificación puede aplicarse en los seguros sociales del mes en que se haya terminado y justificado la formación, siempre que esta se haya realizado conforme a los requisitos de FUNDAE.

Preguntas frecuentes sobre la contabilidad de la formación bonificada

• ¿Cómo se justifica ante una inspección? Las empresas deben conservar toda la documentación relacionada con la formación bonificada (facturas, justificantes de pago, informes de seguimiento…) durante al menos cuatro años.
• ¿Cómo afecta la bonificación a la contabilidad de la empresa? El gasto en formación bonificada se registra inicialmente como un coste, pero posteriormente se compensa con la bonificación aplicada. De este modo, el impacto en la cuenta de resultados es neutro, puesto que al principio es un gasto pero luego pasa a ser un ingreso por la deducción.
• ¿Hay un límite en la bonificación por trabajador? Sí, FUNDAE establece límites en función del coste máximo por hora de formación y del crédito del que dispone cada empresa.
• ¿Se pueden bonificar cursos para autónomos? No, la formación bonificada está destinada exclusivamente a empresas con trabajadores dados de alta en el Régimen General.

En un mundo empresarial tan dinámico y que avanza a tanta velocidad, las necesidades de formación de los empleados son cada vez más acuciantes. Las empresas y las administraciones públicas son conscientes de esto, y muchas de ellas ya se han beneficiado de formación bonificada adaptada a sus necesidades y circunstancias.