Arquitectura de Procesos de Negocio: Diseño, Optimización e Integración

La arquitectura de procesos de negocio es la descripción general y estructurada de un conjunto de procesos de negocio que revela sus interrelaciones. En resumen, se trata de establecer las pautas que determinan las diversas relaciones entre los procesos de negocio. Permite una vista panorámica de una organización, representando una visión de pájaro de sus procesos empresariales. La arquitectura de procesos tiene el objetivo de garantizar que una empresa automatice sus procesos de negocio. Se puede decir que la arquitectura de procesos es la definición general de todo un sistema de procesos.

Al definir la arquitectura de procesos, la empresa conecta el equipo y la mano de obra disponible con los recursos y tecnologías que domina, para determinar cómo lograr sus objetivos estratégicos de la manera más eficiente posible, creando valor en cada etapa de la cadena. La intención al utilizar una buena arquitectura BPM es mejorar la gestión de procesos y, por consiguiente, optimizar los resultados. Además, es necesario que la arquitectura del proceso contenida en la herramienta de BPM utilizada permita una amplia posibilidad de personalización del sistema empleado para satisfacer las características específicas de cada organización.

En este contexto, debemos entender que la arquitectura BPM debe contener características que atiendan a todo el ciclo de vida de la gestión de procesos, de una manera amplia, desde su modelado hasta el monitoreo. El modelado de procesos de negocio, como componente fundamental de las operaciones de más del 70% de las organizaciones, es una necesidad. A medida que las empresas se adaptan y escalan, necesitan visualizar y estandarizar los procesos periódicamente. Si su equipo desea mejorar un proceso importante para la entrega de productos o servicios, uno de los primeros pasos será llegar a un entendimiento común sobre dicho proceso.

Ciclo de Vida del Proceso y Arquitectura

Los modelos de proceso se crean para que otros usuarios los visualicen y ejecuten. Por lo tanto, cada proceso sigue un ciclo de vida iterativo, que normalmente comienza con la documentación. El objetivo de un modelo de proceso es proporcionar una comprensión del proceso a todos los usuarios empresariales y, idealmente, permitirles ejecutar las tareas empresariales relacionadas.

• Documentación de Proceso

Comienza con la captura de la información fundamental del proceso, que puede realizarse a través de talleres con participantes del proceso, encuestas relacionadas con el proceso y entrevistas de procesos. El resultado de esta fase debe ser un modelo de proceso (nuevo o refinado), que se puede utilizar como base común para la ejecución del proceso, ya sea por sistemas o manualmente.

Cada recorrido del proceso comienza con documentación. Más específicamente, comienza con el modelado de la situación AS-IS para obtener un resumen visual inicial del proceso. No importa lo bueno o malo que sea un proceso en esta etapa: el único objetivo es hacer que el proceso sea "visible" para utilizar esta versión visual como base para la discusión/mejoras. El diagrama BPMN capturado proporciona principalmente información sobre pasos de proceso individuales y el flujo secuencial de actividades. Además, permite comprender los desencadenantes y resultados del proceso, e incluso algunos puntos de decisión.

En primer lugar, se captura el marco del proceso, que incluye el nombre, el propósito, el objetivo, el propietario del proceso y cualquier información adicional a nivel de proceso. En segundo lugar, se añade información adicional centrada en la ejecución del proceso, como responsabilidades, tareas y descripciones, sistemas, datos, y riesgos y controles.

¿Cómo DEFINIR PROCESOS en una EMPRESA?⏳ 5 FASES

• Ejecución del Proceso

La ejecución de procesos significa que personas y/o aplicaciones utilizan el modelo de procesos para ejecutar las tareas empresariales documentadas. De una manera más automatizada, los motores de flujo de trabajo ejecutan, controlan y supervisan las tareas. Estas tareas en un modelo de proceso se pueden asignar realmente a usuarios, quienes también reciben notificaciones sobre tareas abiertas para completarlas a tiempo.

• Análisis de Proceso

El análisis de procesos se centra en fijar KPIs de proceso para descubrir puntos débiles, cuellos de botella y/o problemas de cumplimiento. Ejemplos de KPI para un proceso de ventas podrían ser: cantidad de nuevos contratos de ventas y valor de los nuevos contratos firmados por período.

Arquitectura de Procesos en la Organización

Hoy en día, las cadenas de valor de alto nivel son bastante comunes como punto de partida para las organizaciones. Ayudan a estructurar, organizar y controlar los procesos empresariales de toda la empresa y permiten desglosar en áreas empresariales separadas para determinar los procesos finales.

Cadena de Creación de Valor

Los modelos de cadena de creación de valor representan la arquitectura de proceso de una organización desde el punto de vista superior. Una infraestructura de procesos de nivel 1 normalmente visualiza los grupos de procesos de gestión, procesos centrales y de soporte, que están alineados con los objetivos y la estrategia generales de la empresa. Un ejemplo sería el resumen de alto nivel de las áreas empresariales de una empresa. Se puede crear un punto de entrada de alto nivel a procesos y áreas empresariales. Las cadenas de valor de alto nivel pueden mostrar los servicios relacionados con el negocio en diferentes áreas.

Áreas de Proceso

Un área de proceso particular se centra en una parte funcional de la organización, por ejemplo, Recursos Humanos, Finanzas o Departamento de Ventas, y proporciona una visión de los procesos empresariales correspondientes. Consiste en una agrupación lógica de áreas de proceso relacionadas de una determinada unidad empresarial.

Procesos Integrales

El tercer nivel de la arquitectura de procesos se distingue por los procesos integrales existentes y conceptuales de un área de proceso dedicada. El BPMN se utiliza para la representación gráfica de todos los procesos empresariales. Contiene las tareas, ramificaciones y decisiones para completar el proceso.

Subprocesos

El nivel adicional de detalles y la información de proceso externalizada pueden cubrirse con subprocesos en forma de modelos BPMN que están vinculados a uno o incluso varios procesos principales en el nivel superior de la jerarquía de procesos.

Número de Niveles en la Arquitectura

El número real de niveles depende de la complejidad de las áreas empresariales. A veces es útil crear un nivel adicional si se requiere otra agrupación de procesos relacionados. Algunas empresas también crean capas intermedias que representan variantes de proceso de diferentes ubicaciones o entidades de una empresa. Un número recomendado (y también encontrado a menudo) de niveles en una cadena de creación de valor está entre 3 y 5.

Visualización de Procesos Empresariales

Los modelos de proceso proporcionan información sobre las tareas empresariales, las responsabilidades y los puntos de interacción. Todos los empleados internos deben tener una comprensión común del proceso actual solo mirando el modelo y siguiendo el flujo del proceso. Esto es aún más importante para los empleados que son nuevos en la organización para casos de incorporación. Los modelos de procesos de negocio describen cómo se ejecutan las actividades, tareas y decisiones dentro de una organización. Estos conocimientos ayudan a identificar ineficiencias, optimizar los flujos de trabajo e impulsar una mejor toma de decisiones.

La adopción de notaciones estándar como BPMN (Modelo y Notación de Procesos de Negocio) y UML (Lenguaje Unificado de Modelado) puede aportar ventajas reales a un equipo, manteniendo la coherencia y la claridad en la documentación de la organización. Cuando todos utilizan el mismo lenguaje visual, se reduce la confusión y se facilita una mejor comunicación.

BPMN (Business Process Model and Notation)

BPMN es una notación o estándar específico que se utiliza para crear modelos detallados de procesos de negocio. Proporciona un conjunto de símbolos estándar para crear diagramas de procesos. BPMN ofrece una gama muy detallada y descriptiva de elementos de diagrama. Sin embargo, no todas las organizaciones necesitarán utilizar toda la gama de símbolos BPMN. Para muchas, comenzar con un subconjunto simplificado de símbolos BPMN puede ser un enfoque más práctico. Esto permite a los equipos centrarse en la creación de modelos de procesos claros y directos sin sobrecargarse.

Un diagrama BPMN es utilizado por analistas de negocio, gestores de procesos y arquitectos empresariales para modelar y analizar procesos de negocio. Ayudan a las partes interesadas, incluyendo profesionales de TI y líderes empresariales, a comunicarse y mejorar los flujos de trabajo.

UML (Lenguaje Unificado de Modelado)

El Lenguaje Universal de Modelado (UML) es otro lenguaje gráfico utilizado para modelar procesos y diseñar sistemas de software. A menudo se asocia con la ingeniería de software, pero UML también puede utilizarse para crear diagramas detallados que ilustran flujos de trabajo e interacciones.

Integración del Modelado de Procesos con EAM y TI

El modelado de procesos más eficaz va más allá de los flujos de trabajo para visualizar cómo los cambios propuestos en un proceso se propagarán a otros sistemas y funciones vinculados. Estas integraciones ayudan a identificar cómo interactúan los procesos con diversos sistemas, aplicaciones y bases de datos, revelando dependencias y posibles áreas de optimización. Por ejemplo, al asociar una nueva herramienta de IA a una aplicación, podríamos revelar conexiones ocultas con una base de datos confidencial, como un CRM.

El objetivo de la creación de modelos en una organización es construir una base sólida para dar respuestas, por ejemplo, a la situación actual de una empresa, o descubrir problemas en etapas de trabajo individuales. Para ello, estos modelos se aplican en diversas áreas de la empresa, especialmente en la gestión de procesos clásicos (BPM), que utiliza modelos de procesos para describir las actividades de una empresa. Además del modelado de procesos, existen otros enfoques de modelización en esferas temáticas conexas, como la gestión de la arquitectura empresarial (EAM) y la tecnología de la información funcional y técnica.

El procedimiento de descripción y las notaciones utilizadas suelen diferir entre los departamentos. Estas diferencias causan problemas en la evaluación. Por ejemplo, al comparar un mapa de procesos y una arquitectura empresarial, es difícil sacar conclusiones significativas. Sin embargo, para describir con precisión el estado actual de las actividades (proceso) y las estructuras (estructura) de una empresa, es necesario realizar un análisis interdisciplinario.

El enfoque integrador vincula los modelos de procesos de BPM con EAM y TI. Esta combinación de diferentes tipos de modelados tiene un enorme potencial de uso. Hace que los diversos elementos que tienen puntos de interacción e interfaces en la empresa, sean observables conjuntamente, poniendo a disposición de todas las áreas distintos tipos de objetos (procesos, funciones, aplicaciones, etc.). Es precisamente debido al gran número de posibles objetos e interfaces que es difícil diseñar un modelo específico e integrador.

Superposiciones y Diferencias entre las Vistas de BPM, EAM y TI

Al modelar los procesos y especialmente al aplicar el enfoque integrador, es fundamental evitar las redundancias. Para ello, el modelador determina exactamente qué contenido pertenece a qué área al crear la estructura.

• Modelado de Procesos

Los modelos de procesos se centran en el proceso y las actividades de creación de valor en la empresa en cuestión. El modelado de procesos describe cómo los participantes (roles) realizan sus actividades y qué recursos intervienen en las mismas. Es importante documentar solo el contenido técnico, neutro en cuanto a la tecnología de la información, en el modelo de proceso. Además del análisis de las actividades como procesos, el modelado de procesos sirve para optimizar, documentar y comunicar los flujos de trabajo. Del modelo de proceso se derivan todas las actividades para un diseño organizativo eficaz y un mayor desarrollo, así como para procesar y medir los procesos empresariales.

• Modelado de la Arquitectura Empresarial (EAM)

En el enfoque de la arquitectura empresarial, la compañía modela una versión abstracta de sí misma. Una perspectiva general con un bajo nivel de detalle describe las interrelaciones y dependencias. La representación detallada de los contenidos individuales, como es común en los modelos de procesos, no se hace en EAM. Se trata exclusivamente de una visión abstracta de las estructuras y métodos de trabajo. Por lo tanto, la EAM tiende a modelar los niveles más altos y no tiene en cuenta las actividades en los modelos de procesos. Con la arquitectura empresarial, una organización trata de determinar cómo puede lograr sus objetivos actuales y futuros de la manera más eficaz.

Los siguientes contenidos constituyen la base de cada modelo de EA:

• Arquitectura de negocios
• Arquitectura de datos
• Arquitectura de la implementación
• Arquitectura de la infraestructura

De aquí se deriva la descripción técnica transparente de una organización y su apoyo informático.

• Arquitectura de TI Funcional y Técnica

La tarea central del mapeo de la TI funcional y técnica es documentar el contenido que una organización necesita para diseñar, implementar y operar soluciones de TI. Los requisitos de documentación y descripción de esta solución informática (por ejemplo, la introducción de SAP, la automatización robótica de procesos o la minería de procesos) constituyen la base para la definición del modelo. Precisamente por esta razón, se debe dar la misma importancia al contenido técnico especializado de los procesos informáticos individuales que a los modelos de procesos y al contenido de EAM. Las ventajas de las nuevas soluciones, como la minería de procesos y la automatización robótica de procesos, solo pueden aprovecharse si se dispone de conocimientos sobre los procesos individuales y las interrelaciones de toda la organización. Otros ejemplos son temas como la estrategia de digitalización o el gobierno de la tecnología de la información.

Arquitectura de Procesos y Herramientas de BPM

Actualmente el sistema BPM está fuertemente apoyado por softwares de BPM y herramientas de gestión que ayudan en la estructuración de la arquitectura de procesos y, por lo tanto, deben proporcionar algunas funciones:

• La visualización de los procesos
• La simulación de los procesos
• El monitoreo de las actividades
• La posibilidad de la creación y el uso de las reglas de negocio
• La integración de sistemas y datos
• La posibilidad de realizar actividades de flujo de trabajo
• La utilización de notaciones BPMMediante estos recursos, la herramienta puede ayudar a estructurar adecuadamente la arquitectura de procesos.

Además, solo se puede definir una arquitectura eficaz si la así llamada "cultura de proceso" está establecida en la empresa. Para saber si su empresa tiene esta cultura arraigada, puede aplicar la siguiente lista:

• ¿En la empresa, todos saben lo que son los procesos de negocio?
• ¿Hay propietarios de procesos formales?
• ¿Los procesos están documentados?
• ¿La cadena de valor se define claramente?
• ¿Todo el mundo es consciente de que la ejecución de un proceso interfiere con la realización de otros procesos?
• ¿Las habilidades requeridas para llevar a cabo cada proceso están definidas?
• ¿Existe la percepción de la calidad en cada proceso?
• ¿Se hace el cálculo de los resultados de cada proceso?
• ¿Las decisiones se toman en base a ese desempeño?

Si la organización no parece estar preparada para adoptar una buena arquitectura de procesos, se pueden tomar dos medidas:

• La implementación de una oficina de procesos.
• La definición del profesional responsable de la arquitectura de procesos.

Oficina de Procesos

La oficina de procesos puede convertirse en el guardián de la arquitectura, evitando la discontinuidad de las iniciativas de gestión basada en procesos. Normalmente, una oficina de procesos tiene autonomía de acción y se reporta directamente a la alta dirección de la empresa. Por otra parte, tiene un líder, el director de procesos, que además de dirigir a su equipo, es la conexión con todos los empleados de la empresa que necesiten apoyo de la oficina de procesos. Por el hecho de contar con profesionales completamente centrados en procesos, sin otras actividades operacionales en la empresa, la oficina de procesos tiene un equipo de un nivel muy alto, con estatus de expertos, que pueden mantener la arquitectura de procesos a salvo de interferencias.

El Arquitecto del Proceso

Entre los profesionales que ayudan a la oficina en esta tarea, podemos destacar al arquitecto del proceso. Es el colaborador centrado en el mantenimiento de la arquitectura de procesos para asegurar su desarrollo continuo, basado en las referencias del mercado y en las conclusiones determinadas por los procesos de mejora continua, con el apoyo de herramientas de BPM.

El modelado de procesos permite a los equipos diseñar nuevos procesos y optimizar los existentes. Los arquitectos también consideran el contexto más amplio de la estrategia de negocio de la organización, la cartera de aplicaciones, las métricas de costos y riesgos, y la infraestructura técnica. Los equipos también pueden usar modelos para obtener una visión general del efecto en las estrategias, las capacidades, los procesos, los sistemas y la infraestructura tecnológica.