Skype Empresarial: Gestión de archivos enviados y la evolución hacia Microsoft Teams
Skype Empresarial ha sido una herramienta fundamental para la comunicación y colaboración en el ámbito empresarial, permitiendo a los equipos mantenerse informados a través de chats de grupo, reuniones online, llamadas y conferencias web. Su integración con aplicaciones de Office como Word, Excel, PowerPoint y SharePoint ha facilitado la colaboración en archivos, personalizando el área de trabajo con aplicaciones de Microsoft y servicios de terceros.
Con la tecnología de Microsoft 365, Skype Empresarial ofrecía seguridad integral, control administrativo y cumplimiento para mantener a los equipos protegidos. Sin embargo, el panorama de las comunicaciones unificadas ha evolucionado significativamente.
La transición a Microsoft Teams
Microsoft Teams es ahora el cliente principal de mensajería, reuniones y llamadas en Office 365. A partir del 1 de octubre de 2018, los nuevos clientes con 500 puestos o menos se incorporaron a Microsoft Teams y no tuvieron acceso a Skype Empresarial Online. A partir del 1 de septiembre de 2019, esta política se extendió a todos los nuevos clientes.
Skype Empresarial Online Plan 2 se retiró de la venta el 1 de julio de 2019, lo que significa que ya no es posible adquirir este plan para mensajería instantánea, presencia, reuniones, vídeo y voz punto a punto. No obstante, estas características seguirán siendo compatibles con todos los planes que incluyen Teams, incluyendo los conjuntos de aplicaciones de Office 365.
Si el plan actual de un usuario expira al final del período, para tener acceso continuo a estas características, deberá cambiar a otro plan. Para aquellos que deseen una comparación más detallada de las características, se recomienda consultar las tablas de características de Microsoft y buscar el Microsoft Teams adecuado para su empresa.
Licencias y compatibilidad
Skype Empresarial Online es un servicio de comunicaciones alojado en servidores multi-inquilino que dan soporte a varios clientes a la vez. Para elegir la versión adecuada, se recomienda utilizar la página de comparación de Microsoft.
- El cliente de Skype for Business (Lync) es compatible con diversas opciones de suscripción, pero no siempre está incluido. Lync 2013 Basic está disponible para todos los clientes y es una aplicación instalada localmente que proporciona presencia, mensajería instantánea y características de conferencia para planes que incluyen Skype Empresarial Online.
- Aplicaciones Microsoft 365 para empresas y Office 365 E3 incluyen la aplicación de Skype Empresarial completa (Lync), que abarca características adicionales como la compatibilidad con telefonía avanzada, el archivado y las características de cumplimiento.
- Se debe asignar una licencia de Skype for Business Online a cada usuario.
- Para que los usuarios tengan correo de voz, es necesario asignar un plan de Exchange Online (plan 2).
La clave de cliente permite a las organizaciones controlar las claves de cifrado y configurar Microsoft para usarlas en el cifrado de datos en reposo en sus centros de datos. Esto incluye datos de Exchange Online y Skype Empresarial almacenados en buzones y archivos en SharePoint Online y OneDrive para la Empresa, lo que ayuda a cumplir las obligaciones de cumplimiento.
La siguiente tabla muestra las características de Skype Empresarial Online disponibles en las distintas opciones independientes:
| Característica | Skype Empresarial Online Plan 2 (Stand-alone) | Skype Empresarial Online Plan 3 (Stand-alone) | Planes con Teams (Ej. Office 365) |
|---|---|---|---|
| Mensajería Instantánea y Presencia | Sí | Sí | Sí |
| Reuniones Online | Sí | Sí | Sí |
| Vídeo y Voz Punto a Punto | Sí | Sí | Sí |
| Cliente de Escritorio Skype Empresarial (Completo) | No (Básico) | Sí (Básico) | Sí (Completo) |
| Soporte para Telefonía Avanzada | No | No | Sí |
| Archivado y Cumplimiento | No | No | Sí |
| Difusión de Reunión de Skype (Organizador/Productor) | Requiere licencia | Requiere licencia | Requiere licencia |
| Sistema Telefónico (voz híbrida) | Requiere complemento | Requiere complemento | Incluido en planes específicos |
Los usuarios con licencia de Plan independiente 2 de Skype Empresarial Online obtendrán el cliente de Skype Empresarial Basic, no el cliente completo. Para el cliente completo, se necesita actualizar a una licencia que lo incluya, como una licencia basada en Enterprise.
Funcionalidades de Skype Empresarial
Skype Empresarial compartía muchas similitudes con la versión de consumo de Skype, como la lista de contactos, los indicadores de presencia, los botones, los iconos y los sonidos. En la ventana de reunión, la organización simplificada de controles y menús facilitaba la búsqueda de comandos.
Una característica destacada es la vista previa de la transferencia de archivos, que permitía ver los archivos enviados durante una conversación de mensajería instantánea sin necesidad de descargarlos manualmente.
Conexión con usuarios externos y telefonía
Skype Empresarial permitía a sus usuarios conectarse a través de Internet con cientos de millones de usuarios de Skype directamente desde su interfaz. En el cuadro de búsqueda de la vista de contactos, se podía buscar por nombre, dirección de mensajería instantánea o número de teléfono. Si el contacto no estaba en la organización, se podía utilizar la ficha "Directorio de Skype" para buscar entre los usuarios de Skype.
El administrador de la organización tenía la capacidad de habilitar o deshabilitar la búsqueda en el directorio de Skype. Al encontrar un contacto de Skype, se podía agregarlo a la lista de contactos, iniciar una conversación de mensajería instantánea, ver su información de presencia y realizar llamadas de audio o vídeo. Es importante señalar que el directorio de Skype solo contiene información de contacto de usuarios de Skype, no de usuarios de Skype Empresarial.
Si el departamento de TI había configurado un sistema telefónico en Microsoft 365 teléfono de escritorio para trabajar con Skype Empresarial, era posible buscar personas de la organización y realizar llamadas desde la interfaz de usuario, con el audio fluyendo a través del teléfono de escritorio. También se podían realizar llamadas desde el cliente de Skype Empresarial utilizando cualquier teléfono cercano (móvil, particular, etc.), y la persona a la que se llamaba vería el número de teléfono de la empresa.
La característica "Vía trabajo" permitía a los administradores de servidores habilitar y configurar la integración telefónica, mientras que los usuarios finales podían activarla o desactivarla para su cuenta y configurar el número de teléfono PBX o RTC al que Skype Empresarial debería llamar.
Mejoras en la experiencia de llamada
- Monitor de llamada: Esta popular característica de Skype también estaba disponible en Skype Empresarial. La ventana del Monitor de llamada en miniatura aparecía durante una llamada de vídeo o audio cuando la ventana de conversación principal estaba minimizada.
- Calificar mi llamada: Permitía a los administradores de Skype Empresarial Server 2015 recopilar datos de llamadas, acceder a informes estándar y exportar datos sin procesar para análisis adicionales. Sin embargo, los informes de "Calificar mi llamada" no estaban disponibles para los administradores de Skype Empresarial Online.
- Se mejoró el acceso al teclado de marcado y a los controles de llamada. En el caso de los planes de llamadas en Microsoft 365, el teclado de marcado y los controles de llamada permanecían visibles durante la llamada.
- Skype Empresarial incluía el mismo conjunto de emoticonos que la versión de consumo de Skype, con la opción de desactivarlos en las Opciones > Mensajería instantánea.
Microsoft 365 - Mejoras en la Gestión de Archivos en canales de Teams
Gestión de archivos enviados en Skype (versión de consumo y su impacto en la empresarial)
Aunque la discusión se centra en Skype Empresarial, es relevante mencionar que Microsoft ha estado probando nuevas dinámicas en la versión de consumo de Skype que facilitan la gestión de archivos enviados a través de los chats. Una nueva opción de gestión de archivos busca evitar la descarga manual de cada archivo para visualizarlos en el chat, ofreciendo la posibilidad de habilitar la descarga automática.
Esto significa que a medida que los archivos llegan, se descargarán automáticamente en el chat sin necesidad de acciones adicionales por parte del usuario. Esta opción no está habilitada de forma predeterminada, por lo que los usuarios deben activarla desde la configuración de Skype. Una vez habilitada, la dinámica cambia: no será necesario pulsar "Descargar" y luego "Abrir", ya que el proceso se produce de forma automática, y solo es necesario tocar cualquier parte del archivo para visualizarlo en el chat. Esta nueva dinámica no anula la opción de guardar los archivos en el dispositivo.
Envío de archivos con Skype para empresas
Enviar archivos con Skype para empresas era muy sencillo. El método tradicional consistía en abrir una ventana de conversación y, durante o incluso antes de iniciar la conversación, hacer clic en el pequeño icono de "Adjuntos" para seleccionar y enviar un archivo.
Además, existían otras dos opciones: ambas pasaban por abrir una ventana de archivo. Si el archivo estaba localizado en el explorador de archivos de Windows, se podía simplemente arrastrarlo y soltarlo en la ventana de conversación para añadirlo. Incluso, no era necesario abrir la ventana de conversación; simplemente arrastrando el archivo directamente encima del contacto, se abría una ventana de conversación y se enviaba el archivo automáticamente.
Skype Empresarial Server: Opciones locales y en la nube
Para las empresas que preferían una implementación local, Skype Empresarial Server ofrecía la posibilidad de ejecutar la carga de trabajo de Comunicaciones unificadas íntegramente desde sus propios servidores, manteniendo la seguridad bajo su control y sin necesidad de la nube. Contaba con soporte técnico para la infraestructura más moderna, permitiendo implementar y ejecutar Skype Empresarial Server en los últimos servidores de Windows Server y SQL Server en el centro de datos.
Asimismo, se podían elegir servicios propios en la nube, seleccionando qué funcionalidad se deseaba mejorar a través de la nube, como informes de calidad de las llamadas, reuniones o correo de voz, permitiendo una solución híbrida adaptada a las necesidades específicas de cada organización.