Guía Completa para Entender y Registrar una PYME en España

Si estás leyendo este artículo es porque te has decidido a montar tu propia pyme. Cualquier proyecto de emprendimiento parte de una idea de negocio inicial. En ocasiones la oportunidad de mercado es muy evidente y, otras veces, es necesario reorientar la propuesta de valor hasta dar con la clave. En España existe libertad de empresa (recogida en el artículo 38 de la Constitución), que es la facultad que tiene cualquier persona para desarrollar actividades comerciales, como la venta de productos o la provisión de servicios, con fines lucrativos.

En España se crearon 109.000 empresas nuevas durante el año 2023.

¿Qué es una PYME y cómo se clasifica?

Pyme es el término utilizado para hacer referencia a las pequeñas y medianas empresas que, como tal, tienen un número reducido de trabajadores y un volumen de negocio con unos límites financieros establecidos, además de la obligación de realizar un balance general anual de las cuentas.

Dentro de las pymes, es posible diferenciar tres tipos de compañías: las microempresas -también conocidas como mypes o micropymes-, las empresas pequeñas y las medianas. La profesora de EAE Business School, Mária Ángeles Ruiz Ezpeleta, afirma que una mype es un tipo de pyme, ya que está incluida en dicha clasificación.

Clasificación de PYMES según la Unión Europea

La clasificación de la Unión Europea es fundamental para comprender las dimensiones de estas empresas:

• Una empresa mediana puede tener hasta 250 trabajadores y facturar hasta 50 millones de euros anualmente.
• Una empresa pequeña puede estar formada por hasta 50 trabajadores y facturar hasta 10 millones de euros.
• Las microempresas o mypes tienen menos de 10 trabajadores y facturan menos de dos millones de euros anuales.

Para mayor claridad, la siguiente tabla resume esta clasificación:

En Europa, en general, y en España, en particular, las microempresas suponen una parte muy importante del tejido empresarial. Según cuenta la profesora de EAE Business School, dentro de las pymes, se estima que un 95% son microempresas. Es decir, tienen menos de 10 trabajadores y facturan menos de dos millones de euros anuales.

Este año España cuenta con aproximadamente 3.3 millones de autónomos. Más de un 60% eran hombres y las restantes mujeres. El Ministerio de Trabajo y Economía Social ha afirmado que "la afiliación de trabajadoras y trabajadores autónomos ha crecido en un total de 293.985 (9,61%) desde su cifra más baja en marzo de 2014".

Ventajas y Desafíos de las PYMES

Al poner en marcha un negocio, Ruiz considera necesario tener en cuenta la necesidad de adaptación del tipo de empresa al proyecto para que este sea viable. Las PYMES, y en particular las microempresas, presentan características únicas que pueden ser tanto ventajas como desafíos.

Ventajas

• Una de las ventajas principales de una mype es la sencillez en la tramitación de los impuestos y otros beneficios en la fiscalidad.
• Aunque la pandemia haya impulsado en los últimos meses el trabajar desde casa, Rodríguez asegura que múltiples microempresarios teletrabajan desde hace muchos años. Esta práctica, que se ha vuelto aún más común con la COVID-19, les permite “ahorrarse los costes de alquiler de local o despacho”.
• Entre las ventajas de poner en marcha una pyme está que es más fácil conseguir fondos para desarrollar el proyecto.
• Ruiz menciona que dado que estas compañías emplean a un mayor número de trabajadores, es más sencillo obtener financiación externa y ayudas de las administraciones.

Desafíos

• Una de las desventajas de poner en marcha una microempresa es la dificultad para expandirse geográficamente por la falta de estructura organizativa, según cuenta la presidenta de AEMPYMES.
• “Las ayudas de la Unión Europea a España en la época COVID-19 se otorgarán a proyectos de una cierta envergadura y estarán fuera del alcance de las mypes”, añade.

Apoyo y Financiación para PYMES

Diversas entidades y administraciones públicas ofrecen apoyo y financiación a las PYMES para impulsar su desarrollo y competitividad.

• La Xunta de Galicia, por ejemplo, ha sacado varias subvenciones para equipamientos de empresas. Se destinan un total de tres millones de euros para la promoción de iniciativas que mejoren la innovación y competitividad de las PYMES gallegas. Se pretende de este modo potenciar el rendimiento y crear empleo y nuevos proyectos empresariales.
• Las subvenciones pueden cubrir hasta un 40% de los costes, alcanzando un máximo de 300.000 euros. Para no perjudicar la liquidez de los destinatarios se puede contemplar un anticipo del 100% de la ayuda.
• Modernización tecnológica y capacidad competitiva de las empresas, reduciendo los costes de inversión, son dos de los objetivos marcados por el ejecutivo gallego. Con esta ayuda, la Xunta busca mejorar el tejido empresarial gallego y su capacidad competitiva.
• La UATAE (Unión de Asociaciones de Trabajadores Autónomos y Emprendedores) reclama poner en marcha y arrancar con medidas y cuestiones que puedan favorecer el autoempleo entre los más jóvenes. Se demanda la creación de un fondo específico, simplificar los trámites administrativos para crear nuevas actividades económicas y desarrollar acciones más concretas para los más jóvenes. Los jóvenes necesitan sentirse respaldados y apoyados para poder emprender.

Cómo Registrar una PYME en España: El Proceso Detallado

Crear y registrar una pyme requiere un gran número de trámites burocráticos, que, ante el desconocimiento, plantean a menudo muchas complejidades. La creación y registro de pymes requiere de unos principios básicos. En ello, la ley apoya a los fundadores de este tipo de empresas, facilitándoles la tarea de introducirse de lleno en el derecho tributario y la contabilidad.

1. Elección de la Forma Jurídica

Además de la inversión inicial para constituirla, debes elegir la forma jurídica apropiada según los tipos de empresas en España, así como los costes fijos. En España existen varias formas jurídicas para llevar a término una empresa legalmente.

• Empresario Individual (Autónomo): Una de las más habituales para aquellos emprendedores que están empezando. No todos los que desempeñan tareas profesionales están obligados a formar e inscribir su empresa en el Registro Mercantil, pues en el caso de los autónomos, por ejemplo, estos pueden darse de alta online con el documento único electrónico (DUE) mediante un Punto de Atención al Emprendedor (PAE).
• Sociedad Limitada (SL): Es la más habitual en nuestro país. Para crear una Sociedad Limitada, la legislación obligaba a depositar un capital mínimo de 3.000 euros en la cuenta bancaria asociada. Sin embargo, la Ley “Crea y Crece” (BOE-A-2022-15818) reduce el capital social para la creación de una Sociedad Limitada a 1 euro para facilitar el proceso a los emprendedores.
• Sociedad Anónima (SA): Una forma jurídica más compleja, generalmente para proyectos de mayor envergadura.
• Sociedad Cooperativa: Se caracteriza porque sus socios son al mismo tiempo propietarios y trabajadores.
• Sociedad Civil: Otra opción para socios que desean operar bajo un acuerdo privado.

No obstante, el caso de las pymes es algo distinto, sobre todo, si estas emplean a varios trabajadores, lo que suele requerir una forma societaria.

2. Pasos para la Constitución y Registro de una PYME

Una vez decidida la forma jurídica, el proceso de registro sigue una serie de pasos esenciales:

1. Denominación Social y Certificación Negativa: Es necesario dotar al negocio de una denominación social (nombre que identifica a la empresa), que irá seguida de la forma social. La constitución de una sociedad en el Registro Mercantil requiere la obtención de una certificación negativa previa por parte del Registro Mercantil Central que deje constancia de que no hay ninguna sociedad registrada con la denominación elegida. Se trata de un documento que acredita que no existe ninguna otra empresa inscrita bajo el mismo nombre.
2. Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores: Esta declaración censal es obligatoria y marca el inicio del ejercicio de una o varias actividades económicas cumplimentando, según cada caso, el modelo 036 o el 037, para los que la Agencia Tributaria ofrece instrucciones detalladas. Ambos modelos pueden presentarse en formato papel o por vía electrónica y con ello se obtiene el número de identificación fiscal (NIF).
3. Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE): Es imprescindible darse de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas, que grava la realización de las actividades empresariales, profesionales y artísticas, y al que toda pyme debe atenerse por desarrollar sus actividades en territorio español.
4. Base de Cotización: Otro de los aspectos de los que no se puede prescindir en este sentido es de la base de cotización que depende del salario generado y que, siempre que se cumpla una cuota mínima, la cantidad que se quiera abonar puede elegirse libremente.
5. Legalización de Libros Empresariales: Otro de los pasos que también forma parte del proceso de registro de las pymes es la legalización de los libros empresariales, donde las pymes recogen sus operaciones, esto es, el libro de inventarios y cuentas anuales.
6. Inscripción en el Registro Mercantil y Notaría: La inscripción en el Registro Mercantil es obligatoria para las sociedades, y deberás pagar una tasa para inscribir tu nueva empresa. Este proceso suele requerir la intervención de una Notaría.
7. Inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas (REA): Para ciertos sectores, es necesaria la inscripción en el REA.
8. Certificado Digital: Un Certificado Digital es una herramienta indispensable para realizar trámites online con la administración pública.

El Documento Único Electrónico (DUE) puede utilizarse para poner en funcionamiento sociedades cooperativas, civiles y comunidades de bienes. También puede utilizarse para realizar por vía electrónica cualquier trámite relativo al cese de actividad y extinción de empresas, entre los que se encuentran, por ejemplo, la disolución y extinción de sociedades en el Registro Mercantil, la baja en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, la baja en el Impuesto sobre Actividades Económicas, etc.

3. Planificación Financiera y Costes

Aunque cada negocio es distinto, ciertos costes son inevitables. Además de la inversión inicial para constituirla, debes considerar los costes fijos y la planificación financiera:

• Obligaciones fiscales: Incluyen impuestos y tasas diversas.
• Página web o e-commerce: Aquí se incluye tanto los servidores como el diseño web. Aun así, existen alternativas para ahorrar dinero en esta partida.
• Software: Herramientas de gestión, contabilidad, etc.

Para una gestión financiera eficaz, ten en cuenta los siguientes puntos:

1. Estrategias de precios: Existe una variedad de estrategias para fijar los precios de tu pyme. Para orientarte, te recomendamos buscar el equilibrio entre cuánto están dispuestos a pagar tus clientes y los ingresos necesarios para que tu pyme tenga un flujo de caja positivo.
2. Presupuesto de la empresa: Es un plan que recoge los ingresos y los gastos de un negocio. Es una herramienta indispensable para la gestión de pymes. El flujo de caja debe ser saludable, es decir: las cuatro áreas de gasto combinadas deben ser menores (o como mínimo, iguales) a los ingresos mensuales.
3. Optimización de gastos: Probablemente los cálculos iniciales revelen una falta de fondos para cubrir todos los costes. Lo habitual al montar una pyme es apretarse el cinturón y priorizar el mantener el negocio a flote con un flujo de caja positivo. A la hora de reducir gastos, recuerda considerar meticulosamente los pros y los contras de cada opción.
4. Documentos financieros clave: Estos documentos son fundamentales para plasmar las cifras de tu negocio y su viabilidad financiera en el papel. Incluyen:
   • Análisis del umbral de rentabilidad: Permite identificar los costes fijos y variables en los que incurrirá tu empresa.
   • Estado de pérdidas y ganancias.
   • Estado de cuentas: Muestra los activos, pasivos y fondos propios de una empresa en un momento dado.
5. Capital externo: Aunque hay quien puede arrancar su negocio con capital propio, en la mayoría de los casos se necesita capital externo.

Digitalización y Herramientas para Impulsar tu PYME

La transformación digital es crucial para la competitividad de las PYMES en la actualidad.

• Las Oficinas Acelera pyme para Kit Digital, puestas en marcha por Red.es con la colaboración de Cámara de España, tienen como objetivo impulsar la transformación digital de las pequeñas y medianas empresas, micropymes y autónomos.
• Square ofrece herramientas gratuitas y de bajo coste para impulsar tu pequeño negocio desde el primer día. Con Ventas en línea Square ahórrate el coste inicial de diseñar una página web o crear una tienda online, tanto si es una tienda online, como si es física. También podrás configurar tu tienda online de forma rápida y fácil, para vender desde múltiples dispositivos y plataformas en un abrir y cerrar de ojos. Solo tienes que descargar la aplicación en tu teléfono o tableta y crear una cuenta gratuita. Con la versión gratuita, solo tendrás que pagar un 2,5 % por transacción. Sus equipos de pago fácil incluyen una gama de dispositivos que se adaptan a tus necesidades y presupuesto. Todos aceptan tarjetas contactless, con chip y PIN, Apple Pay y Google Pay, para mayor comodidad de tus clientes.