La Aplicación de eFactura: Herramienta Esencial para el Control de tu Negocio

En el dinámico entorno empresarial actual, la digitalización fiscal en España está dando un paso importante. Para autónomos y empresas, elegir un software de facturación adecuado no solo es una cuestión de eficiencia, sino también de cumplimiento normativo. Una aplicación de facturación efectiva es crucial para gestionar de manera integral el negocio, desde la emisión de documentos hasta el control financiero y la relación con clientes y proveedores.

La Obligatoriedad de la Factura Electrónica y Verifactu

Desde julio de 2025, todos los programas de facturación deben cumplir con los requisitos de Verifactu, que incluyen un registro inalterable, la inclusión de un código QR en la factura y el envío a la AEAT. Además, la factura electrónica obligatoria entre empresas entra en vigor progresivamente desde 2025. Cualquier software que elijas debe ser compatible con ambas normativas.

Contar con un software que ya esté preparado para estos requisitos no solo facilita el cumplimiento normativo, sino que también evita tener que cambiar de herramienta cuando la normativa sea obligatoria.

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, conocida como ley Crea y Crece, ha introducido la obligatoriedad de las facturas electrónicas en España. Esta medida busca facilitar la creación de empresas, agilizar su digitalización, luchar contra el fraude fiscal, aumentar el control de Hacienda y reducir la morosidad.

Tipos de Facturas Electrónicas según la Ley

Es importante diferenciar entre una factura en formato digital y una factura electrónica legalmente válida:

• Facturas en formato estructurado: Contienen datos y han sido generadas automáticamente por el programa de facturación del emisor, tramitándose de manera automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Las facturas que utilizan el lenguaje XML son el ejemplo más característico.
• Facturas en formato no estructurado: Son básicamente imágenes (como un documento PDF) que requieren la intervención manual del receptor o un software OCR para su procesamiento. Las facturas creadas en Excel y guardadas en XML o PDF son digitales, pero no se consideran facturas electrónicas según los requisitos de la ley, ya que no están generadas en un formato estructurado ni aseguran su trazabilidad.

Lo que la ley pretende es que todos los negocios se pasen a las facturas electrónicas en formato estructurado.

Calendario de Obligatoriedad de la Factura Electrónica

La factura electrónica es obligatoria para trabajar como proveedor de servicios de la Administración Pública desde el 15 de enero de 2015. Para el resto de las empresas, las previsiones, según el Real Decreto que regula la entrada en vigor obligatoria de la factura electrónica, son:

• Negocios con facturación superior a los 8 millones de euros: octubre de 2027.
• Negocios con facturación inferior a los 8 millones de euros: octubre de 2028.

En el caso de transacciones B2C (con usuarios particulares o consumidores finales), las facturas se pueden seguir entregando en papel, a no ser que el cliente solicite la copia digital.

Ventajas de la Factura Electrónica

La adopción de la factura electrónica ofrece múltiples beneficios:

• Ahorro de costes y recursos.
• Cálculo automático de impuestos.
• Menor probabilidad de cometer errores humanos.
• Automatización de la contabilidad.
• Mayor seguridad.
• Integración con el ERP de la empresa.
• Favorecer la transparencia mercantil.
• Impulsar la transformación digital en el ámbito empresarial.
• Digitalización de las relaciones comerciales.
• Reforzar el control de Hacienda sobre las facturas y las transacciones comerciales.
• Creación de copias de seguridad automáticas.
• Acceso más rápido y sencillo a las facturas emitidas y recibidas.
• Garantía de trazabilidad, legibilidad, integración, inalterabilidad e integridad.

¿Qué debe tener una App de Facturación?

Una aplicación de facturación efectiva debe contar con una serie de características clave para facilitar la gestión financiera de una empresa. Te las describimos a continuación:

1. Creación rápida de documentos: Debe ofrecer la capacidad de generar cualquier documento (facturas, presupuestos, albaranes) de forma rápida y sencilla.
2. Gestión de tesorería: Un panel de control que ofrezca una visión clara y rápida del estado financiero, así como del flujo de caja en tiempo real. Permite identificar facturas pendientes, pagadas, caducadas y prever la liquidez del negocio.
3. Gestión de Impuestos: Una visualización clara de las obligaciones fiscales, permitiendo conocer los impuestos pendientes de pago. La generación automática de modelos tributarios es esencial.
4. Digitalización de tickets y facturas: La capacidad de capturar imágenes de tickets y facturas mediante la cámara del dispositivo y la función de carga directa a la aplicación.
5. Integración con bancos: Una conexión directa con las cuentas bancarias que proporciona una visión en tiempo real de los saldos y transacciones, facilitando la conciliación de datos contables.
6. Base de datos de clientes y proveedores: Permite acceder fácilmente a datos relevantes, como información de contacto, historial de transacciones y términos contractuales.
7. Integraciones: La posibilidad de integración con sistemas de gestión empresarial (ERP), herramientas de gestión de proyectos y otras soluciones empresariales es crucial para centralizar la información.

Comparativa de las Mejores Apps de Facturación para Negocios

Establecer cuál software de facturación es el mejor depende del tipo de emprendimiento y la actividad en la que este se inscribe. La siguiente lista fue confeccionada tomando como principal factor el alcance de la cobertura de funciones disponibles en el programa, su precio y el soporte para el usuario. Asimismo, se incluyen únicamente las alternativas que cumplan con la Ley Antifraude y que además dispongan de la capacidad de operar a través de la nube.

1. STEL Order

En base a las valoraciones y opiniones de emprendedores y empresarios, STEL Order es uno de los más recomendados en los portales especializados y tiendas de aplicaciones. Facilita la gestión de facturación, inventarios y relación con clientes. Es un software de gestión empresarial que integra la gestión de catálogo y stock, proceso comercial, facturación, incidencias, proyectos, pagos y cobros.

Lo que nos gusta:

• Gestión integral: Permite gestionar clientes, proveedores y socios comerciales de manera actualizada, posibilitando la confección de reuniones, documentación y mejora de la relación comercial.
• Informes avanzados: Permiten visualizar el estado de la facturación por cliente, empleado y catálogo.
• Cumplimiento normativo: Cumple con las disposiciones fiscales y legales, las cuales se actualizan regularmente.
• Soporte técnico: Responde sin demoras por distintas vías y cuenta con un índice de resolución de problemas muy alto.
• Compatibilidad: Ha sido diseñado para ser compatible con los mejores programas de contabilidad que utilizan asesores y contables (A3, Sage, Contaplus, Contasol, entre otros).
• Precio: Desde 0€/mes, siendo uno de los más accesibles del mercado a pesar de su completitud.

Lo que podría mejorar:

• Requiere un periodo de aprendizaje para familiarizarse con sus funciones.
• No dispone de contabilidad propia, aunque es compatible con otros programas.

2. Quipu

Quipu es uno de los softwares de facturación más completos del mercado, con todas las funcionalidades necesarias para digitalizar y automatizar la gestión contable diaria. Es perfecto para autónomos y pymes.

Lo que nos gusta:

• Lector de gastos e ingresos: Convierte el móvil en un digitalizador de facturas, permitiendo subir fotos de tickets y facturas para su validación en 24 horas.
• Creación de documentos: Permite crear distintos tipos de facturas (recurrentes, rectificativas, simplificadas) y documentos comerciales (presupuestos, pedidos, albaranes), con seguimiento detallado.
• Visualización del negocio: Informa de un vistazo sobre ingresos, gastos, facturas pendientes e ingresos netos, IVA e IRPF.
• Diseño: Vanguardista e intuitivo, fácil de usar.
• Visualización de clientes: Muestra una lista de clientes como contactos de teléfono.
• Precio: Competitivo, entre 14€ y 49€ al mes.

Lo que podría mejorar:

• La sesión en la app no se mantiene iniciada, requiriendo reintroducir la contraseña con frecuencia.
• No incluye función de regularización de inventario.
• La integración bancaria y la preparación automática de modelos tributarios solo están disponibles en la versión para PC para usuarios básicos.

3. Billin

Billin es uno de los principales programas en la nube para facturas electrónicas, orientado a autónomos y pymes. Se centra en la generación y envío eficiente de facturas, con una interfaz intuitiva y fácil de usar.

Lo que nos gusta:

• Generación rápida de facturas: Genera facturas rápidamente, incluyendo el importe bruto y calculando impuestos, recargos y descuentos.
• Digitalizador de facturas: Cumple con la función de digitalizar facturas físicas.
• Integración con Shopify: Convierte pedidos en facturas con facilidad, muy útil para e-commerce.
• Facturas electrónicas FACe y TicketBAI: Permite crear y descargar facturas electrónicas válidas para la Administración pública y TicketBAI.
• Soporte: Buen soporte por chat en directo en horario laboral o por correo fuera de horario.
• Conexión con el gestor: Permite dar acceso al gestor para la presentación de trimestrales.
• Facilidad de uso: Es muy fácil crear una factura desde la app, incluso más sencillo que desde la versión de escritorio.
• Multi-divisa: Permite elegir la divisa de la factura.

Lo que podría mejorar:

• El plan Pro tiene un límite de hasta 50 clientes. Para más, se requiere el plan Unlimited.
• El registro de gastos requiere adjuntar un documento o imagen digitalizada, no contempla la introducción manual sin soporte documental.
• No incorpora un sistema de autorrelleno de modelos tributarios.
• Plantillas de personalización de facturas limitadas.

4. Anfix

Anfix, según las estimaciones de usuarios y referentes del sector, se encuentra entre los más completos programas de facturación y gestión del mercado. Facilita la contabilidad, facturación y pago de impuestos.

Lo que nos gusta:

• Contabilidad y impuestos: Dispone de instrumentos para la contabilidad y el pago de impuestos (modelos y liquidaciones).
• Emisión de facturas: Permite emitir facturas en el acto, desde cualquier locación.
• Gestión de clientes y proveedores: Mantiene cuentas de clientes y proveedores.
• Personalización: Capacidad de personalizar la facturación y establecer criterios estéticos de marca con diversas plantillas.
• Vinculación bancaria: Admite la vinculación bancaria y la conciliación de las transacciones realizadas, manteniendo un registro de plazos de cobro, vencimientos de pago y liquidación tributaria.

Lo que podría mejorar:

• La gestión de stock requiere de un complemento excesivamente costoso para una cantidad superior a cien productos.

5. Contasimple

ContaSimple destaca como uno de los programas de facturación en la nube más completos, incluso en su versión para móviles. Ofrece prácticamente todas las funcionalidades esenciales para autónomos y pymes, destacando en su función de gestionar stock e inventario.

Lo que nos gusta:

• Funciones completas: Cumple con las funciones de lector de gastos e ingresos, digitalización de facturas y visualización de la contabilidad.
• Catálogo de productos: Permite subir productos con precios y stock, facilitando la gestión de inventario, ideal para e-commerce o tiendas.
• Disco virtual: Acceso a todos los archivos de contabilidad y posibilidad de descargarlos, incluso desde la app.
• Registro de horario laboral: Permite registrar las horas trabajadas (manual).

Lo que podría mejorar:

• Difícil acceso al lector de ingresos y gastos, y el lector OCR presenta limitaciones y errores.
• Carece de validación humana en el OCR y es más lento que otras opciones.
• No tiene reconocimiento facial para entrar en la app y la sesión caduca con frecuencia.
• Diseño simple y no muy atractivo.
• La sincronización bancaria y el proceso de conciliación no se realizan de manera automática y requieren un pago adicional.
• Al ser una herramienta online, no permite operar sin conexión.

Otras Opciones Destacadas

• Facturas Cloud: Herramienta online sencilla y fácil de usar, con un plan freemium atractivo para autónomos de bajo volumen. Su principal desventaja es la imposibilidad de digitalizar facturas con el móvil y que no está disponible para iOS.
• Factura Directa: Programa de facturación para pymes y autónomos, ofrece un resumen financiero con desglose de impuestos y la opción de completar automáticamente modelos de liquidación tributaria. Su principal inconveniente es la imposibilidad de pago online y la falta de digitalización de facturas.
• Sage 50: Software de gestión empresarial que combina facturación, contabilidad y gestión comercial en una única plataforma. Permite crear facturas, registrar gastos y controlar ingresos, además de generar distintos modelos fiscales.
• Holded: Solución integral en la nube con herramientas para contabilidad, inventario, equipo, proyectos, clientes, ventas e impuestos.
• FactuSol: Programa gratuito enfocado en pequeñas y medianas empresas, con posibilidad de emitir facturas periódicas y un resumen de impuestos. Su plan gratuito es muy limitado en facturación mensual.
• SERES y B2Brouter: Soluciones globales para optimizar procesos de compras P2P y ventas 02C, con factura electrónica conectada a Administraciones públicas y empresas privadas.

Consideraciones Clave al Elegir un Software de Facturación

No todos los negocios necesitan el mismo tipo de software de facturación. Por eso, antes de elegir un programa, conviene analizar el tamaño de la empresa, el volumen de operaciones y el tipo de actividad. Elegir el software adecuado desde el principio puede ahorrar mucho tiempo en gestión administrativa y evitar tener que cambiar de herramienta cuando el negocio crezca.

Factores Cruciales a Evaluar:

• Necesidades del negocio: Analiza las necesidades de facturación de tu negocio y comprueba que el programa las cubre.
• Facilidad de uso: La interfaz y el aprendizaje deben ser intuitivos.
• Escalabilidad: El programa debe poder evolucionar a la vez que tu negocio crece.
• Automatización: Que favorezca la automatización de los procesos es fundamental.
• Cumplimiento normativo: Asegúrate de que hace facturas electrónicas según los parámetros exigidos en la ley y que tiene actualizaciones periódicas.
• Precio: Valora si el precio se adapta a tu presupuesto, considerando modelos de suscripción según funcionalidades y número de usuarios.
• Seguridad y privacidad: Comprueba si el software cumple los estándares mínimos.
• Opiniones de usuarios: Echa un ojo a las valoraciones y experiencias de otros usuarios.
• Soporte técnico: Investiga qué tipo de soporte de atención al cliente ofrece y su eficacia.
• Prueba gratuita/demo: Prueba la demo antes de tomar una decisión.
• Prestaciones adicionales: Considera si el software incluye otras funciones como CRM, gestión de inventario, ERP, o integración con otras aplicaciones.

Tabla Comparativa de Apps de Facturación para Móviles