La Gestión Digital para Autónomos: Sistema RED y Exoneraciones en ERTES

La actividad como autónomo implica un variado conjunto de obligaciones relacionadas con ámbitos como, por ejemplo, el fiscal, el contable, el de los registros públicos, la conservación de determinados documentos y las relaciones con la Seguridad Social. La relación entre los autónomos y la Seguridad Social necesita de un flujo habitual de información.

Introducción al Sistema RED

El Sistema RED es, precisamente, una forma de establecer esa comunicación que se basa (como indica su propio nombre) en la remisión electrónica de datos. Es un servicio que ofrece la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) a las empresas y profesionales. Es una plataforma online que permite gestionar telemáticamente todos los trámites relacionados con la afiliación, la cotización y la recaudación de cuotas de la Seguridad Social. Se posibilita así que el autónomo realice todas esas gestiones evitando desplazamientos.

Mediante el sistema RED, tanto los trabajadores autónomos inscritos como la TGSS, pueden intercambiar todo tipo de información y documentos de cotización, afiliación y partes médicos.

La Obligatoriedad del Sistema RED para Autónomos

La nueva normativa da la posibilidad de que sean los propios autónomos los que se afilien al sistema. El sistema permite que tú mismo, como autónomo, te afilies al sistema RED. Estos trabajadores por cuenta propia tendrán obligación de incorporarse al Sistema de Remisión Electrónica de Datos (Sistema RED), lo que quiere decir que tendrán que realizar por esta vía los trámites relacionados con la afiliación, la cotización y la recaudación de cuotas.

Así lo determina la Orden ministerial ESS/214/2018 de 1 de marzo de 2018, que otorga un plazo de seis meses (entre el 1 de abril y el 1 de octubre) para que los trabajadores por cuenta propia se vayan adaptando. Esta Orden Ministerial establece la obligación de gestionar por vía electrónica todos los trámites relacionados con la afiliación, la cotización y la recaudación de cuotas. La Orden Ministerial fija un período transitorio de adaptación de seis meses desde su entrada en vigor, que se produce el 1 de abril. Por tanto, la obligación será efectiva a partir del día 1 de octubre de 2018 para todos los trabajadores autónomos que en esa fecha se encuentren en alta en los regímenes afectados.

La inscripción es obligatoria para todos los autónomos a partir de octubre de 2018. Con la última modificación reglamentaria, los autónomos que no se han dado aún de alta en el Sistema RED deberán hacerlo antes del 1 de octubre de 2018. Si aún no están incluidos como autónomo en el Sistema RED, se da de plazo hasta el 31 de agosto para hacerlo.

Este anuncio estuvo rodeado de incertidumbre por lo reciente de la norma siendo numerosas las preguntas que nuestros usuarios nos hacían llegar después de que la Seguridad Social nos trasladara que solo los autónomos con trabajadores contratados debían darse de alta en el sistema RED. Un criterio que aún hoy en día se mantiene y que sigue haciendo referencia en la página de la Seguridad Social sobre el sistema RED a la Orden anterior ESS/484/2013, de 26 de marzo. Con la andadura de la nueva orden y las primeras notificaciones de la Seguridad Social en nuestras manos ya podemos confirmar cuál es el criterio definitivo de la Administración respecto a este tema.

¿Cómo Pueden los Autónomos Gestionar sus Trámites con la Seguridad Social?

Los trabajadores autónomos pueden gestionar sus trámites con la Seguridad Social a través de dos canales principales:

• El Sistema RED (Remisión Electrónica de Datos): A través de este sistema, el autorizado RED (representante) actuará en representación del trabajador autónomo. En el sistema RED se puede actuar en nombre propio o de terceras personas. Esto último permite que, por ejemplo, actúe en nuestra representación un asesor. Para esto, debes rellenar el Modelo FR y, una vez presentada la autorización, transcurridos unos días te llegarán las copias de la resolución de autorización.
• La Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS): El trabajador autónomo puede realizar directamente sus trámites con la TGSS a través de diversos servicios electrónicos disponibles en la SEDESS. Para acceder a los servicios de la SEDESS, el autónomo debe disponer de un sistema de autenticación que garantice su identidad, como el certificado electrónico admitido por la Seguridad Social y que puede gestionar en las oficinas de la Seguridad Social. Todos los servicios dirigidos a los trabajadores autónomos son accesibles con este medio de autenticación, incluido el servicio de consulta y firma de notificaciones telemáticas. Sin embargo, a la alternativa de la comunicación a través de SEDESS no pueden acceder las empresas, solamente los trabajadores autónomos. En la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS) se encuentran ubicados los servicios que permiten la gestión de la asignación o desasignación del número de Afiliación (NAF) del trabajador autónomo a un autorizado RED.

Trámites Disponibles y Requisitos

Los trabajadores autónomos cuentan con un amplio catálogo de servicios en la SEDESS para la gestión de los trámites relacionados con la afiliación y la cotización a la Seguridad Social. Es muy importante que los autónomos tengan siempre el certificado digital habilitado antes de iniciar sus trámites de alta de autónomo para que puedas autorizar a tu gestor o representante a realizar el alta en tu nombre.

• Cotización y afiliación: Es obligatorio que la cuota de autónomos se pague por domiciliación bancaria.
• Prestaciones por maternidad y paternidad: Ya puedes realizar todas estas gestiones en el Sistema RED.
• Otras prestaciones: Con respecto a las prestaciones por riesgo durante el embarazo, riesgo durante la lactancia natural y cuidado de menores afectados por cáncer u otra enfermedad grave, estos trámites podrán hacerse mediante el Sistema RED a partir del 1 de enero de 2019.

Exoneraciones en Seguros Sociales y ERTES

Para empresas que gestionan Expedientes de Regulación Temporal de Empleo (ERTEs), se han introducido diversas exoneraciones en las cuotas de la Seguridad Social. Si tu empresa está en ERTE de fuerza mayor, podrás mantenerlo si tu actividad se sigue viendo afectada, como máximo hasta el 28 de febrero de 2021. Si tu ERTE es de rebrote, también se mantendrá.

Nuevas Exoneraciones a Partir de Octubre y Noviembre de 2021

Hay nuevas exoneraciones a partir de noviembre de 2021. Las exoneraciones en seguros sociales se aplican en los ERTES desde octubre de 2021. Las empresas con ERTES limitativos, ERTES del listado CNAE, su cadena de valor, ERTES ETOP y ERTES que transiten a ETOP podrán beneficiarse de exoneraciones, que dependerán del tamaño de la empresa.

Tipos de ERTEs y sus Exoneraciones

La siguiente tabla resume los tipos de ERTEs y cómo las exoneraciones pueden variar según la situación y el tamaño de la empresa, un factor clave en la aplicación de estas medidas.

Exoneraciones por Formación de la Plantilla

Las empresas con ERTES que formen a su plantilla también pueden beneficiarse de exoneraciones en las cuotas de la Seguridad Social. La declaración responsable para la formación se presentará por cada uno de los trabajadores para los que se vayan a realizar acciones formativas, marcando S en el campo «Declaración responsable formación».

Si los trabajadores figuran en tipo de inactividad con un valor que pueda conllevar más exoneraciones, estas no se ampliarán hasta que no se marque esta opción. Si finalmente no vas a realizar formación, se podrá comunicar la variación en el campo «Declaración responsable formación» indicando N, el valor 2.

Consideraciones Clave para las Exoneraciones

Para aplicar las exenciones de cotización a partir de noviembre será imprescindible haber presentado la relación de trabajadores incluidos en ERTE en el Ministerio de Trabajo. Parece que las claves están dando problemas en estos días y es posible que tengas que solicitar la mecanización manual en TGSS. Si renuncias a la exención de cuotas por reparto de dividendos: 064.