Alta en la Seguridad Social para Empresarios: Guía Completa de Plazos y Obligaciones

La relación entre una empresa y sus empleados conlleva una serie de obligaciones legales ineludibles, siendo una de las más cruciales la correcta gestión ante la Seguridad Social. Dar de alta a un trabajador es un acto administrativo fundamental que establece la relación jurídica con la Seguridad Social, asegurando que tanto el empresario como el trabajador cumplan con sus deberes de cotización y, a su vez, generen derechos a diversas prestaciones.

En este artículo, desglosaremos los requisitos, los procedimientos y, especialmente, los plazos que los empresarios deben observar para el alta, la baja y las variaciones de datos de sus trabajadores, tanto por cuenta ajena como por cuenta propia.

¿Qué es el alta en la Seguridad Social y su importancia?

Dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social es un paso obligatorio para todas las empresas al firmar un contrato de trabajo. Este trámite no es opcional, ya que refleja la situación real de los trabajadores en función de su actividad y garantiza el acceso a beneficios esenciales como la asistencia sanitaria o la prestación por desempleo.

Es importante destacar la principal diferencia entre afiliación y alta. La afiliación es un acto que se realiza una única vez y puede ser gestionada por el trabajador, la Seguridad Social o la empresa. Por otro lado, el alta ocurre en múltiples ocasiones, es decir, cada nueva contratación o cese conlleva un alta y una baja, siendo responsabilidad de la empresa.

Si el alta no se realiza correctamente, la empresa puede enfrentarse a sanciones considerables, y el trabajador perdería derechos fundamentales como la cobertura sanitaria o la cotización para su pensión.

¿Qué se necesita para dar de alta a un trabajador?

Para poder realizar el alta de un trabajador con éxito, este debe cumplir con algunos requisitos. Dar de alta en la Seguridad Social a una persona conlleva, por lo menos, que se haya afiliado con antelación. En general, todos podemos afiliarnos sin problema a la Seguridad Social, pero se deberá tener especial cuidado con los extranjeros, ya que deben contar con el visado o el NIE.

El alta de los trabajadores, bien solas si se tratare de altas sucesivas, o bien juntamente con las solicitudes de afiliación si se tratare de altas iniciales, deberán ir dirigidas a la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administraciones de la misma en la provincia en que esté domiciliada la empresa a la que preste sus servicios el trabajador por cuenta ajena o asimilado o en la que radique el establecimiento o, en su defecto, tenga su domicilio el trabajador por cuenta propia.

El organismo encargado de gestionar estos trámites es la Tesorería General de Seguridad Social de la provincia en que se encuentra la empresa. La iniciación en la prestación de servicios a la empresa o el cese en la misma por los trabajadores por cuenta ajena y la iniciación o el cese en la actividad desarrollada por los trabajadores por cuenta propia se comunicarán necesariamente mediante los correspondientes modelos oficiales de solicitud, acompañados de los documentos establecidos al efecto en los artículos 30, 31 y 40 y siguientes del Reglamento, o por los procedimientos especiales establecidos al efecto.

Si se parte de la base de que se da de alta a un trabajador que ya ha sido afiliado a la Seguridad Social, el alta se realiza mediante la presentación del Modelo TA.2/S. En este modelo deben aparecer todos los aspectos relativos a la incorporación:

• Datos personales del trabajador
• Datos identificativos de la empresa
• Información relativa al puesto de trabajo que se va a desempeñar
• Fecha de inicio del contrato
• Especificación de la jornada laboral
• Tipo de contrato de trabajo
• Grupo de cotización, etc.

El Modelo TA.2/S se puede descargar fácilmente desde el portal web de la Seguridad Social e incluye todos los campos a rellenar para poder dar de alta un trabajador en la Seguridad Social. Tanto el alta como la baja laboral se pueden tramitar presentando el modelo oficial o a través de medios telemáticos en los términos establecidos reglamentariamente.

Además, para dar de alta una empresa en la Seguridad Social, es necesario obtener el Código de Cuenta de Cotización (CCC) y solicitar la inscripción como empresario en el Régimen de Seguridad Social correspondiente. Esto es un paso indispensable para poder dar de alta a futuros trabajadores.

Costos asociados al alta de un trabajador

Al pensar en contratar, es común preguntarse cuánto cuesta dar de alta en la seguridad social a un trabajador. Lo cierto es que, más allá del salario base del trabajador, existen partidas que se deberán abonar a la Seguridad Social por parte de la empresa. Estas incluyen:

• Cotización por contingencias comunes
• Cotización por desempleo
• Cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales
• Cotización por formación profesional
• Cotización al Fondo de Garantía Salarial (FOGASA)

En España, es obligatorio dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social antes de que empiece a trabajar, incluso aunque solo vaya a desempeñar sus funciones durante unas horas.

Modelo TA.2/S para el alta de trabajadores en la Seguridad Social.

Plazos para las solicitudes de alta, baja y variaciones de datos

Las solicitudes de alta, baja y variaciones de datos de los trabajadores deberán formularse en los plazos siguientes:

Plazos de alta

Las solicitudes de alta deberán presentarse por los sujetos obligados con carácter previo al comienzo de la prestación de servicios por el trabajador, sin que en ningún caso puedan serlo antes de los 60 días naturales anteriores al previsto para el inicio de aquella.

El plazo para dar de alta a un trabajador en la seguridad social es antes del inicio de la actividad en la empresa, como máximo 60 días antes de la incorporación.

En todo caso, cuando el empresario no cumpliera su obligación de solicitar el alta de sus trabajadores o asimilados dentro de plazo, estos, sin perjuicio de las responsabilidades en que aquel pueda incurrir, podrán solicitarla directamente en cualquier momento posterior a la constatación de dicho incumplimiento. En estos supuestos, la dirección provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o la administración de la Seguridad Social dará cuenta de tales solicitudes a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, al objeto de las comprobaciones y efectos que procedan.

Plazos de baja y variaciones de datos

Las solicitudes de baja y de variaciones de datos de los trabajadores deberán presentarse dentro del plazo de los tres días naturales siguientes al del cese en el trabajo o a aquel en que la variación se produzca.

Las variaciones de los datos relativos a los trabajadores facilitados en las solicitudes de alta, en todo lo que no se halle previsto en el número anterior, se regirán por lo dispuesto en el artículo 28 de este Reglamento.

Cuando la Tesorería General de la Seguridad Social tramite la baja de oficio, la obligación de realizar los pagos finalizará el día en que se lleve a cabo la actuación inspectora, o en el que reciban la información o los documentos que proporcionen la prueba de la finalización del empleo.

El empresario está obligado a comunicar las altas, bajas o cambios en los datos de los empleados que trabajan para su empresa.

Excepciones a los plazos generales

Excepcionalmente, el Director General de la Tesorería General de la Seguridad Social podrá autorizar la presentación de las solicitudes de alta, baja y variación de datos de los trabajadores en otros plazos distintos a los establecidos con carácter general a aquellos empresarios que justifiquen debidamente su dificultad para cumplirlos. Las autorizaciones concedidas podrán ser revocadas si se pusiera de manifiesto que con ellas se originan perjuicios a los trabajadores en orden a su derecho a las prestaciones o se dificulta el cumplimiento de las obligaciones de los responsables del pago en materia de Seguridad Social o la gestión y el control del proceso recaudatorio de la Tesorería General de la Seguridad Social, conforme al Art. 32 R.D. 84/1996, punto 3.3º.

La potestad de la Administración en estos casos no es discrecional, sino que está sometida a prueba. Si la empresa logra acreditar, de manera fehaciente, su dificultad en cumplir con estas obligaciones dentro del plazo establecido para ello, la Tesorería General de la Seguridad Social estaría obligada a conceder la autorización (Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Madrid 21-5-1998).

Tabla resumen de plazos de comunicación a la Seguridad Social

Esquema simplificado de los plazos de comunicación a la Seguridad Social.

Aspectos adicionales a considerar

Dirección de las solicitudes

Las solicitudes para la baja y variaciones de datos de trabajadores deberán dirigirse a la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administración de la misma en que aquéllos hayan sido dados de alta. Si las solicitudes de altas, bajas o variaciones de datos se presentaren en otra Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administración de la misma o en los lugares previstos en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, se estará a lo dispuesto en el apartado 1.1.º del artículo 27 y, en su caso, en el artículo 39 de este Reglamento.

Registro del contrato en el SEPE

Una vez se ha dado de alta al nuevo trabajador en la Seguridad Social mediante el modelo TA.2/S, se debe registrar el contrato laboral en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE). El plazo máximo para realizar el registro del contrato en el SEPE es de 10 días desde la fecha de alta del trabajador en la Seguridad Social, independientemente de si se trata de un contrato de trabajo indefinido o temporal.

Casos especiales

• Traslado de trabajadores: Cuando el trabajador se traslade a un centro de trabajo del mismo empresario situado en diferente provincia, deberá promoverse la baja en la provincia de procedencia y el alta en la de destino.
• Trabajadores por cuenta ajena extranjeros: Los trabajadores por cuenta ajena extranjeros de países que hayan ratificado el Convenio número 19 de la Organización Internacional del Trabajo, de 5 de junio de 1925, que presten sus servicios sin encontrarse legalmente en España y sin autorización para trabajar o documento que acredite la excepción a la obligación de obtenerla, se considerarán incluidos en el sistema español de Seguridad Social y en alta en el régimen que corresponda a los solos efectos de la protección frente a las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
• Empleados de hogar: Dar de alta en la seguridad social a una empleada de hogar conlleva un procedimiento distinto al habitual: el portal virtual de la Tesorería de Seguridad Social permite llevar a cabo este trámite de manera online y en solo 9 pasos. Este trámite lo puede realizar la empresa o la misma persona trabajadora del hogar.
• Hijos de autónomos: La declaración señalada en el párrafo anterior no será objeto de presentación cuando se trate de hijos menores de 30 años de trabajadores autónomos que sean contratados por éstos como trabajadores por cuenta ajena, aunque convivan con ellos, conforme a las disposiciones adicionales tercera de la Ley 18/2007, de 4 de julio, y décima de la Ley 20/2007, de 11 de julio, circunstancia que se hará constar en los documentos o sistemas especialmente establecidos para solicitar el alta de los trabajadores por cuenta ajena.

Proceso de afiliación a la Seguridad Social.